Die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2018 bis 2020 des Marktes Altomünster für den Allgemeinen Bereich wurde vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband im Zeitraum vom 04.10.2021 bis 16.03.2022 mit zeitlichen Unterbrechungen durchgeführt.
Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses:
Die finanziellen Verhältnisse des Marktes waren im Berichtszeitraum geordnet, die Kassenlage war zeitweise angespannt.
Der Haushaltsausgleich wurde auch in der tatsächlichen Haushaltswirtschaft in allen Berichtsjahren erreicht.
Der Markt verfügte insgesamt über eine günstige finanzielle Bewegungsfreiheit. Das Nettosteueraufkommen stieg kontinuierlich an, lag jedoch - bezogen auf die Einwohner - unter den bis einschließlich 2019 vorliegenden Vergleichswerten.
Die Personalausgaben stiegen im Berichtszeitraum deutlich an. Neben tariflichen und gesetzlichen Steigerungen ist dies auch auf eine Erhöhung des Personalstandes zurückzuführen.
Das Investitionsvolumen von insgesamt rd. 17,1 Mio. € konnte zum größten Teil aus Eigenmitteln und staatlichen Investitionszuweisungen finanziert werden. Kreditaufnahmen waren i.H. von rd. 1,5 Mio. € erforderlich. Trotzdem ging der Schuldenstand um rd. 406 T€ auf rd. 15,1 Mio. € zurück. Zum 31.12.2020 lag die Verschuldung mit 1.898 € je Einwohner aber weiterhin deutlich über dem zuletzt für 2019 verfügbaren Vergleichswert von 728 € je Einwohner.
Die allgemeine Rücklage konnte im Berichtzeitraum um rd. 3,5 Mio. € auf rd. 4,6 Mio. € und die Gebührenausgleichsrücklage (Abwasser) um rd. 77 T€ auf rd. 564 T€ erhöht werden.
TZ 1 Folgenden Feststellungen aus dem Bericht „Allgemeiner Teil“ vom 18.03.2019 wurden nicht oder nicht ausreichend beachtet wurden:
TZ 1 Für den Pausenverkauf an der Schule wäre eine Zahlstelle einzurichten.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Zahlstelle wird innerhalb der nächsten 12 Monate eingerichtet. Im Übrigen vgl. Stellungnahme zu TZ 3.
TZ 1 Unerledigte Verwahrgelder und Vorschüsse konnten nicht nachgewiesen werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Verwahrgelder werden zukünftig möglichst laufend, jedoch spätestens zum Jahresende ausgeglichen.
Vorschüsse werden sofort gebucht.
TZ 1 Die Dienstanweisung für das Kassen- und Finanzwesen wäre zu überarbeiten. Zahlstellen und Handvorschüsse sowie zum eingesetzten automatisierten Verfahren wären noch Dienstanweisungen zu erlassen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die erforderlichen Dienstanweisungen werden innerhalb der nächsten 12 Monate überarbeitet bzw. erlassen.
TZ 3 Fehlende Anordnungen und Belege bei Integrationsbuchungen
Stellungnahme der Verwaltung:
Die erforderlichen Maßnahmen werden inzwischen komplett umgesetzt.
TZ 8 Notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der System- und Netzwerksicherheit“ Buchst. a) „Verbesserungen beim Datensicherungskonzept“, Buchst. b) „Zugriff auf diverse Verfahrensdatenbanken möglich“, Buchst. c) „Virenschutzlösung nicht flächendeckend installiert sowie fehlender zeitgesteuerter Komplettscan“
Stellungnahme der Verwaltung:
Vgl. Stellungnahme zu TZ 6
TZ 10 Notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der inneren Kassensicherheit beim Einsatz finanzwirksamer Verfahren
Stellungnahme der Verwaltung:
Vgl. Stellungnahme zu TZ 7
TZ 14 Eingruppierung des Personals in den marktgemeindlichen Kindertageseinrichtungen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Eingruppierung der Kinderpflegerinnen in EG S 4 TVöD bleibt im bisherigen Umfang erhalten, da sonst zu befürchten ist, dass aufgrund des allgemein herrschenden Personalmangels im Sozial- und Erziehungsdienst bestehendes Personal abwandert und neues Personal nicht gefunden werden kann.
TZ 18 Die Berechnung der Verwaltungskostenbeiträge sollte überprüft werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Verwaltungskostenbeiträge für das Bestattungswesen wurden bereits umgestellt und werden inzwischen aufgrund von genauen Berechnungen vorgenommen. Die weiteren Verwaltungskostenbeiträge und Verwaltungskostenzuschläge werden innerhalb er nächsten 12 Monate entsprechend neu berechnet und umgesetzt.
TZ 2 Das Mahn- und Vollstreckungswesen entspricht nicht den haushaltsrechtlichen Vorgaben, Kasseneinnahmereste sind regelmäßig zu bereinigen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Das Mahn- und Vollstreckungswesen wurde zwischenzeitlich an die haushaltsrechtlichen Vorschriften angepasst.
- Mahnungen werden jetzt monatlich versendet.
- Alle verjährten Kasseneinnahmereste wurden ausgebucht.
- Neue Kasseneinnahmereste können aufgrund verjährungshemmender Maßnahmen nicht mehr verjähren.
- Vollstreckungsmaßnahmen werden zeitnah eingeleitet und aktiv betrieben.
TZ 3 Die bei der mit Zahlungsverkehr beauftragten Stelle „Schulkiosk“ getätigten Barzahlungen verstoßen gegen das Bruttoprinzip. Eine Nachprüfbarkeit von baren Ein- und Auszahlungen war nicht gegeben. Es war kein Kassensollbestand ermittelbar
Stellungnahme der Verwaltung:
Buchstabe a:
Um den Kassensollbestand ermitteln zu können, wird für den Pausenverkauf inzwischen vom Personal eine Verkaufs-(Strich-)liste geführt. Diese ist lt. BKPV haushaltsrechtlich ausreichend anstelle einer Registrierkasse.
Buchstabe b:
Die Einnahmen und Ausgaben werden inzwischen in voller Höhe und getrennt voneinander veranschlagt, gebucht und in der Jahresrechnung nachgewiesen. Auszahlungen werden nicht durch Bareinnahmen geleistet.
Buchstabe c:
Die Maßnahme wurde bereits komplett umgesetzt: Die Bareinnahmen des Schulkiosks werden inzwischen über den vorhandenen Barzahlweg gebucht und anschließend mittels Zahlwegumleitungen dem betreffenden Girokonto zugeordnet.
TZ 4 Die über- bzw. außerplanmäßigen Entnahmen aus der allgemeinen Rücklage bzw. Gebührenausgleichsrücklage Abwasserbeseitigung entsprechen nicht dem kommunalen Haushaltsrecht
Stellungnahme der Verwaltung:
Eine Entnahme der der allgemeinen Rücklage bzw. Gebührenausgleichsrücklage Abwasserbeseitigung zugeführten Beträge erfolgt nicht mehr.
Soweit die allgemeine Rücklage ganz oder teilweise zur Kassenbestandsverstärkung eingesetzt werden soll, wird dies inzwischen buchhalterisch über ein diesbezüglich angelegtes Verwahrkonto abgewickelt.
TZ 5 Hinweise zu kassen- und haushaltsrechtlichen Angelegenheiten
Stellungnahme der Verwaltung:
Buchstabe a:
Den Jahresrechnungen wird künftig eine Vermögensübersicht sowie eine Übersicht über die Schulden und Rücklagen nach den Anlagen 19 bis 21 zu den VVMu-KommHV beigefügt.
Buchstabe b:
Diese Thematik hat sich insoweit erledigt, da die Müllsäcke zukünftig nicht über durch die Gemeindeverwaltung veräußert werden.
Buchstabe c:
Der Markt Altomünster hat eine Kostensatzung aus dem Jahr 1987. Diese wird zeitnah neu erlassen.
Buchstabe d:
Die an das Bürgerbüro ausgereichten Wechselgeldvorschüsse werden künftig bis zur Abrechnung im Verwahrbuch nachgewiesen.
TZ 6 System- und Netzwerksicherheit
Stellungnahme der Verwaltung:
Buchstabe a:
Das Datensicherungskonzept wurde inzwischen entsprechend den Anmerkungen verbessert.
Buchstabe b:
Der Zugang zu eingesetzten Datenbanken wurde insgesamt überprüft und soweit notwendig, mit einer ausreichend sicheren Authentifizierungmethode zur Einhaltung der haushaltsrechtlichen und allgemeinen IT-Sicherheitsanforderungen weitgehenst abgesichert.
Buchstabe c:
Die Virenschutzlösung wurde inzwischen entsprechend den Anmerkungen verbessert.
Buchstabe d:
Die fehlenden Arbeitsrechner wurden inzwischen über eine andere Software in ein automatisierte Patch- und Updatemanagement eingebunden.
TZ 7 Notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der inneren Kassensicherheit
Stellungnahme der Verwaltung:
Buchstabe a:
Die im zentralen Finanzverfahren CIP-KD vergebenen Zugangs- und Zugriffsrechte werden möglichst mitarbeiterbezogen und praxisgerecht nach den gesetzlichen Anforderungen auf das danach erforderliche Maß reduziert.
Buchstabe b:
Für alle Verfahrensbenutzer wurden inzwischen personenbezogene Bedienerkonten eingerichtet.
Buchstabe c:
Die Rechtevergabe wurde inzwischen teilweise schon so aufgesetzt, das künftig nur diejenigen Benutzer, die mit Aufgaben der Verfahrensadministration betraut sind, Kenntnis über die Zugangsdaten für privilegierte Benutzerkonten erhalten. Sachbearbeitenden Verwaltungsaufgaben werden künftig mit einem personenbezogenen Benutzerkonto mit möglichst nur eingeschränkten Rechten erledigt.
Buchstabe d:
Künftig werden für die Erzeugung der elektronischen Signaturen nur ausreichend sichere Signaturerstellungseinheiten (z.B. verschlüsselte USB-Sticks oder ggf. vom ZKA zugelassene Banken-Signaturkarten in Verbindung mit Lesegeräten der Sicherheitsklasse 3 bzw. sog. Bank-Secoder) verwendet und von jedem Zeichnungsberechtigten sicher in einem eigenen Behältnis aufbewahrt.
TZ 8 Sonstige Hinweise
Stellungnahme der Verwaltung:
Buchstabe a:
Elektronische Kontoauszüge werden inzwischen unmittelbar nach dem Eingang auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Dieses Vorgehen wird nachvollziehbar dokumentiert.
Elektronische Kontoauszüge werden inzwischen im Dokumentenmanagement des Markts Altomünster „KiC“ so aufbewahrt, dass ihre maschinelle Auswertbarkeit und schnelle Auffindbarkeit sichergestellt ist und diese unveränderbar gespeichert werden.
Ein regelmäßiger saldenmäßiger Abgleich zwischen Kontoumsätzen und den Kontoauszügen erfolgt und wird entsprechend dokumentiert.
Buchstabe b:
Für die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) werden möglichst innerhalb der nächsten 12 Monate auf der Basis des vom Bayerischen Landkreistag herausgegebenen „Leitfaden zur Einführung und zum Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen“ Regelungen ausgearbeitet, die insbesondere folgende Themen abbilden:
- Allgemeinverbindliche übergreifende Regelungen zum Einsatz des DMS (z.B. Verbindlichkeit des Ablagesystems, Zuständigkeit und Zeitpunkt der Digitalisierung von Papierdokumenten, Anforderungen an den Transformationsprozess und dessen Qualitätssicherung, Umfang und Erfassung der Metadaten, Namenskonventionen usw.)
- Festlegung wo, in welcher Form und mit welchen technischen und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen digitalisierte Dokumente abgelegt werden
- Bestimmungen zum Umfang des Parallelbetriebs zwischen elektronischer und papiergebundener Aktenführung (sog. Hybride-Aktenführung) und zu Verweisen zwischen den in elektronischer oder papiergebundener Form geführten Aktenteilen
- Regelungen zur ordnungsmäßigen Digitalisierung von Dokumenten (sog. Scan-Dienstanweisung)
TZ 9 Fehlende Verrechnung der Kosten für Bauhofleistungen im gemeindlichen Rechnungswesen
Stellungnahme der Verwaltung:
Innerhalb der nächsten 24 Monate werden die Anschaffungs- und Herstellungskosten für das Bauhofgebäude und die Fahrzeuge und Großgeräte ermittelt, in einem Anlagenachweis erfasst und für die Buchung kalkulatorischer Kosten herangezogen werden.
Weiterhin werden angemessene Verwaltungskostenbeiträge für den Bauhof ermittelt und gebucht.
TZ 10 Bestandsüberwachung von Geräten, Maschinen und Dieselkraftstoff im gemeindlichen Bauhof
Stellungnahme der Verwaltung:
Buchstabe a:
Für alle beweglichen Sachen mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von derzeit über 800,- € ohne Umsatzsteuer wird innerhalb der nächsten 12 Monate ein Bestandsverzeichnis erstellt und anschließend weitergeführt, aus dem Art und Menge sowie Lage oder Standort der Gegenstände ersichtlich sind.
Buchstabe b:
Der Zugriff auf die Tankstelle erfolgt künftig im Vier-Augen-Prinzip soweit dies in der täglichen Praxis möglich ist. Darüber hinaus wird die die Plausibilität der Aufzeichnungen überprüft, in dem die Treibstoffentnahmen je Fahrzeug ins Verhältnis zu deren Fahr-/Betriebsleistungen gesetzt werden.
Kraftstoffentnahmen für den Schulverband werden zukünftig entsprechend verrechnet.
TZ 11 Für durch eigenes Personal gereinigte Objekte fehlen begründende Unterlagen und Leistungsbeschreibungen
Stellungnahme der Verwaltung:
Für jedes durch eigenes Personal zu reinigende Gebäude werden innerhalb der nächsten 24 Monate Unterlagen mit entsprechenden Leistungsbeschreibungen mit der vollständigen Erfassung der zu reinigenden Flächen, der Festlegung der Reinigungsintervalle und der Erstellung von Reinigungsplänen erstellt.
Weitere Details können dem Bericht und dessen Anlagen entnommen werden. Diese Unterlagen sind im RIS abrufbar.
Auf einen mit der Umsetzung dieser Beschlüsse verbundenen erhöhten Personalaufwand im Bereich der Bauverwaltung und der Finanzverwaltung wird hingewiesen.
