GR Gröbmaier hat in der GR-Sitzung am 30.07.2024 bezüglich dem Wechsel von Allris zur RIS-komuna mehrere Anmerkungen gemacht welche zur Klärung an den damalig zuständigen Geschäftsleiter Maximilian Donner zur Beantwortung weitergeleitet wurden. Die Korrespondenz befindet sich im Anhang.
Die Anmerkungen sind schwarz und die Antworten rot hinterlegt.:
• Die Volltextsuchfunktion in RIS-Komuna funktioniert nur noch im Zeitraum Januar 2022 bis zur Gegenwart
Es wurden von Allris in das RIS-Komuna lediglich sämtliche Niederschriften im pdf-Format (meiner Kenntnis von 1998 an) übertragen.
• Ältere Sitzungsunterlagen können überhaupt nicht mehr eingesehen werden
Auf dem Server der Gemeinde ist nach wie vor Allris-Basis verfügbar. Hier kann mit Stichwortsuche in den Beschlussvorlagen, die meiner Kenntnis ab 2014 mittels Allris angelegt wurden, gesucht werden. Eine Übertragung sämtlicher Beschlussvorlagen aus Allris in das RIS Komuna hätte eine Schnittstellenprogrammierung bedingt, die seitens des Anbieters geschätzt mit einem fünfstelligem Euro-Betrag zu Buche geschlagen hätte. Da vermutlich nur ca. 2 x jährlich hierzu Anfragen kommen, wurde gegenüber dem GR kommuniziert, dass bei Suchen man jederzeit in die Verwaltung kommen und sich Unterlagen aus der alten Software heraussuchen lassen könne. Auch könne der Rechnungsprüfungsausschuss hier jederzeit recherchieren.
• Ältere Sitzungsniederschriften können eingesehen werden, jedoch ohne Volltextsuche. Bei einer Recherche muss jede einzelne Niederschrift aufgerufen werden
Ggf. sollte hier bei RIS Komuna nochmal nachgefragt werden, inwieweit die Volltextsuche für die übermittelten Niederschriften funktioniert. Ziel der Übertragung der alten Niederschrift war, dass in der aktuellen Software der Gemeinde die alten Niederschriften archiviert sind. Bei einer Recherche in den alten Sitzungsniederschriften würde ich dies in der Software Allris vornehmen.
• Dies war bei der vorherigen Software über Allris anders. Beim Beschluss über den Wechsel wurde die eingeschränkte Funktion nicht erwähnt
Meiner Erinnerung nach wurde es gegenüber dem GR so kommuniziert, dass die alten Niederschriften in RIS komuna übertragen werden und alte Beschlussvorlagen in der Gemeinde eingesehen bzw. nach Stichworten recherchiert werden könne, da eine komplette Übernahme der alten Beschlussvorlagen in eine neue Software eine separate Schnittstellenprogrammierung erfordert hätte und wir hiervon Abstand genommen haben.
