Archivverbund Landkreis Traunstein - Beschluss über den Beitritt der Gemeinde zum Archivverbund
Daten angezeigt aus Sitzung:
Sitzung des Gemeinderates, 30.03.2023
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
Die Chiemgau GmbH ist eine gemeinsame Tochtergesellschaft des Landkreises Traunstein sowie aller Kommunen des Landkreises als Gesellschafter mit einer Bereichsparte „Kommunale Dienstleistungen“ und kann als Trägergesellschaft für Projekte der interkommunalen Zusammenarbeit eine Win-win-Situation schaffen.
Es gehört zum Aufgabenkatalog jeder kommunalen Körperschaft, für ihren Geschäftsgang zu sorgen und die dafür notwendigen Einrichtungen zu schaffen (Art. 56 Abs. 2 GO). Die Städte, Märkte und Gemeinden sind dabei verpflichtet, für die Archivierung ihrer Unterlagen in einem Archiv Sorge zu tragen. Die digitale Langzeitarchivierung stellt derzeit die Verantwortlichen vor zusätzliche Herausforderungen. Entsprechendes gilt auch für die übrigen kommunalen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.
Die Bestellung einer eigenen professionellen Archivfachkraft für jede Kommune ist unwirtschaftlich und die Akquise einer geeigneten Fachkraft für nur wenige Wochenstunden nicht zu erreichen. In den Bereichen Planung, Steuerung und Kontrolle der Archivierung der Auftraggeber kann aber eine gemeinsame Archivfachkraft wertvolle Unterstützungsarbeit leisten und so z.B. bei der Datenablage beratend auf eine langfristige wie nachhaltige Daten- und Archivstruktur bei den beteiligten Kommunen hinwirken. Daher soll künftig eine gemeinsame Archivfachkraft die Kommunen bei der Erfüllung ihrer archivbezogenen Pflichtaufgaben unterstützen und beraten. Darüber hinaus soll es regelmäßige Schulungsangebote für die Archivverantwortlichen geben. Dies soll in Form einer interkommunalen Projektierung zwischen der Chiemgau GmbH und den interessierten Kommunen als Verbundpartnern geschehen.
Bisher haben 23 Kommunen aus dem Landkreis ihr grundsätzliches Interesse am Aufbau eines Archivverbundes mit der Chiemgau GmbH bekundet. Grundlage der Zusammenarbeit ist eine vertragliche Vereinbarung über den Einsatz einer Fachkraft Archivierung zwischen der Chiemgau GmbH und den beteiligten Kommunen. In der Vereinbarung werden insbesondere die beiderseitigen Leistungen beim Einsatz der Fachkraft definiert und die Vergütung geregelt. Um die regelmäßigen Fortbildungsangebote und allgemein zu tragenden Arbeitskosten abzudecken, soll ein Viertel der anfallenden Kosten als Grundpauschale von allen beteiligten Kommunen erhoben werden. Die restliche Vergütung erfolgt nach den tatsächlich geleisteten Stunden beim jeweiligen Auftraggeber.
Im Rahmen einer Besprechung am 27.02.2023 wurde ein erste Kostenschätzung genannt, demnach würde sich der Anteil für die Gemeinde voraussichtlich wie folgt darstellen.
- Jährliche Grundpauschale 900,00 € bis 1.300,00 € netto
Stundenaufwand 50,00 € bis 52,00 € netto
Die Chiemgau GmbH hat die Möglichkeit einer Förderung durch die Regierung von Oberbayern im Rahmen der Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit geprüft, eine Anschubfinanzierung wurde in Aussicht gestellt. Der Förderantrag muss vor einer Vertragsunterzeichnung bei der Regierung von Oberbayern eingereicht werden. Hierzu sind Grundsatzbeschlüsse der beteiligten Kommunen erforderlich. Diese sollen bis Ende Mai in den Kommunen gefasst werden. Parallel hierzu wird die zu besetzende Stelle ausgeschrieben. Die Unterzeichnung der vertraglichen Vereinbarung mit den Kommunen soll in der Gesellschafterversammlung der Chiemgau GmbH am 20. Juni 2023 stattfinden. Projektbeginn ist mit der Anstellung einer Fachkraft bei der Chiemgau GmbH.
Ein Zusammenschluss unter dem Dach der Chiemgau GmbH ist aus wirtschaftlicher und personeller Sicht sinnvoll. Wir sollten daher den Grundsatzbeschluss fassen, dass sich die Gemeinde/der Markt/die Stadt an der Archivkooperation mit der Chiemgau GmbH beteiligen wird.
Beschluss
1. Die Gemeinde Fridolfing stimmt dem geplanten Beitritt zum Archivverbund Landkreis Traunstein zu.
2. Dem Vertragsentwurf „Vereinbarung über den Einsatz einer Fachkraft Archivierung“ in der Fassung vom 06.02.2023 wird zugestimmt.
3. Der Erste Bürgermeister wird ermächtigt in der Gesellschafterversammlung der Chiemgau GmbH dem Vertragsentwurf zuzustimmen, Erklärungen abzugeben bzw. Unterschriften zu leisten. Sollten dabei abweichend von dem aktuell vorliegenden Schriftstück Änderungen notwendig sein, kann diesen zugestimmt werden, sofern sie den Wesensgehalt der Vereinbarung nicht tangieren.
Abstimmungsergebnis
Dafür: 15, Dagegen: 0
Datenstand vom 02.05.2023 11:46 Uhr
