Die Gemeinde nimmt zu den Textziffern des Prüfungsberichts des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands hinsichtlich der überörtlichen Prüfung der Jahresrechnungen 2019 bis 2022 wie folgt Stellung:
TZ 1 A) 28b:
Laut Auskunft der AKDB wird AdebisKITA im Laufe des ersten Quartals 2024 auf eine SQL-Datenbank umgestellt. Für das Programm "Elfried" ist eine Umstellung laut Hersteller momentan nicht geplant.
TZ 1 A) 33a:
Die Freigabe finanzwirksamer Verfahren ist mittlerweile erfolgt.
TZ 1 B) 2:
Ein ordnungsgemäßes Mahn- und Vollstreckungswesen wird in der Zukunft zugesichert.
TZ 1 B) 5a:
Seit dem Jahreswechsel 2019/20 ist die Gemeinde in Verhandlungen mit der Kirchenstiftung Großmehring bezüglich einer neuen Defizitvereinbarung. Die Gemeinde strebt einen zeitnahen Abschluss an.
TZ 1 B) 5b:
Die Gemeinde hat bereits im Jahr 2020 mit der Fachbereichsleitung für Kindertageseinrichtungen im Sachgebiet Amt für Jugend und Familie im Landratsamt Eichstätt vereinbart, dass die Gemeinde bei Belegprüfungen der kirchlichen Kindertageseinrichtung im Ort beigeladen wird. Leider ist die Beiladung bei der Belegprüfung 2022 durch das Landratsamt nicht erfolgt. Die Gemeinde tritt erneut mit dem Landratsamt in Verbindung.
TZ 1 B) 6:
Der Gemeinderat hat sich in der Sitzung vom 21.06.2022 mit diesem Thema befasst und folgenden Beschluss gefasst: „Die Ausführungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes werden bei künftigen Abrechnungen beachtet. Auf eine Nacherhebung wird im vorliegenden Fall verzichtet, da dies zu unbilligen Härten der betroffenen Grundstückseigentümer führen würde. Die durch die bisherige Praxis noch nicht abgerechneten Erschließungsbeiträge werden im Rahmen von städtebaulichen Verträgen den Grundstückseigentümern berechnet, sobald die Grundstücke bauplanungsrechtlich bebaubar sind bzw. die Voraussetzungen hierfür geschaffen werden.“
TZ 1 B) 16:
Die Schwachstellen sind mit dem Neuaufbau der EDV abgestellt.
TZ 1 B) 17:
Nach der Einarbeitung von Claudia Mees als Kämmerin im Jahr 2023 kann die Bedienerverwaltung entsprechend angepasst werden, sodass ein Bedienerkonto „Systemverwalter“ erstellt werden kann, welches nicht in der täglichen Sachbearbeitung verwendet wird.
TZ 1 B) 18a:
Der IT-Betrieb ist mittlerweile vollständig dokumentiert.
TZ 1 B) 18b:
Das Informationssicherheitskonzept ist mittlerweile erstellt.
TZ 1 B) 20:
Die Gemeinde war diesbezüglich in Verhandlungen mit dem Landkreis Eichstätt. Rückwirkend zum 01.01.2023 wurden neue Verträge zwischen dem Landkreis und den Gemeinden abgeschlossen, in welchen die Kostenerstattungen für den Betrieb des Wertstoffhofs sowie für den Vollzug der Abfallwirtschaft mit Gebührensatzung angehoben werden. Ein kostendeckender Ersatz wurde vom Landkreis Eichstätt aus diversen Gründen abgelehnt.
TZ 1 B) 21a:
Siehe TZ 1 B) 20; Die Gemeinde strebte eine Rückübertragung der Verantwortlichkeiten bzw. eine Spitzabrechnung der von der Gemeinde getragenen Kosten in den Bereichen Grüngut und Bauschutt an. Auf den Antrag der Gemeinde an den Landkreis vom 04.10.2023 wurde vom Landratsamt per Schreiben vom 18.06.2024 geantwortet. Derzeit wird verwaltungsintern eine Antwort von Seiten der Gemeinde erarbeitet.
TZ 1 B) 21b:
Siehe TZ 1 B) 21a
TZ 1 B) 21d:
Die Zukunft der Grüngutentsorgung ist weiterhin ungewiss. Ein Vergabeverfahren ist deshalb nicht möglich.
TZ 1 B) 24b:
Eine systematische Auswertung wird künftig zugesichert.
TZ 2:
Eine neue Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen soll zeitnah erlassen werden. In dieser soll sowohl die Verwaltung der Rücklagemittel gesetzeskonform geregelt werden als auch die Festlegung mitaufgenommen werden, welche Ein- und Auszahlungen über Geld-, Debit- oder Kreditkarten angenommen oder geleistet werden dürfen.
TZ 3:
Die Stellungnahme wird aufgrund der derzeitigen krankheitsbedingten Abwesenheit des Kassenverwalters nachgereicht.
TZ 4:
Die Stellungnahme wird aufgrund der derzeitigen krankheitsbedingten Abwesenheit des Kassenverwalters nachgereicht.
TZ 5:
Siehe TZ 2
TZ 6:
a und b) Der Erste Bürgermeister wird in Zukunft die örtlichen Kassenprüfungen vertiefen und diese im vorgeschriebenen Umfang durchführen.
c) Die Stellungnahme wird aufgrund der derzeitigen krankheitsbedingten Abwesenheit des Kassenverwalters nachgereicht.
d) Die örtliche Rechnungsprüfung 2022 hat bereits stattgefunden. Die Jahresrechnung wurde mit Gemeinderatsbeschluss vom 24.10.2023 festgestellt; die Entlastung wurde ebenfalls beschlossen.
TZ 7:
Der Gemeinkostenzuschlag in Höhe von 20% wurde berücksichtigt und auch im Haushaltsunterabschnitt 7710 verbucht. Dieser wurde unter der Haushaltsstelle 7710.1690 Innere Verrechnungen Personalausgaben mit verbucht. Durch die Bezeichnung der Haushaltsstelle ist es evtl. nicht sofort ersichtlich, dass auch der Gemeinkostenzuschlag als Innere Verrechnung verbucht wurde. Dies soll zukünftig besser ersichtlich gemacht werden. Auch ein Verwaltungskostenbeitrag für den Bauhof soll künftig ermittelt und gebucht werden.
Die Fahrzeugstunden werden von den Bauhofmitarbeitern zukünftig gesondert erfasst. Die Verrechnungssätze für die Bauhoffahrzeuge und Großgeräte werden künftig selbst kalkuliert und zur Verrechnung der Fahrzeugkosten herangezogen.
TZ 8:
Es wurde durch die Kämmerei bereits eine Dienstanweisung hinsichtlich der Bewirtschaftungsbefugnis der einzelnen Sachgebiete und ebenso für den Bauhofleiter ausgearbeitet. Diese war im Jahr 2023 in der Erprobungsphase hinsichtlich der Praktikabilität der dort festgelegten Höchstbeträge und wurde wie geplant zum 01.01.2024 in Kraft gesetzt.
TZ 9:
Zukünftig werden die pauschalen Verrechnungssätze für die Feuerwehrfahrzeuge selbst kalkuliert.
TZ 10:
Zukünftig werden die Gründe für die Ermessensentscheidung schriftlich festgehalten. Bei der neuen Satzung über Aufwendungs- und Kostenersatz für Einsätze und andere Leistungen der Freiwilligen Feuerwehren soll genau definiert werden, ab welcher Stärke von einem Unwetter etc. die Einsätze nicht abgerechnet werden.
TZ 11:
Die Möglichkeit zur Erhebung von Gastschulbeiträgen für Schülerinnen und Schüler mit ausländerrechtlichem Status war der Gemeinde nicht bekannt. Eine zukünftige Beachtung wird zugesichert. Die Schülerinnen und Schüler wurden auch für die Vergangenheit vollständig ermittelt. Die entsprechenden Anträge wurden gestellt und mittlerweile auch bearbeitet.
TZ 12:
Die Gemeinde prüft die Wirtschaftlichkeit der Alternativen zur Einbindung des Schülerverkehrs in den ÖPNV sowie zur EU-weiten Ausschreibung des freigestellten Schülerverkehrs.
TZ 13:
- Die Ermittlung einer ortsüblichen Pacht ist kaum möglich, da es keine Vergleichsobjekte gibt. Die auf Online-Portalen ermittelten Pachten schwanken je nach Lage sehr stark und sind auch sehr abhängig von der Tatsache, ob die Gaststätte brauereifrei ist und ob eine Getränkerückvergütung bezahlt wird. Da die Gaststätte in der Nibelungenhalle brauereigebunden ist und die Getränkerückvergütung der Gemeinde zusteht, erscheint der zum 01.01.2023 von 680 € auf 720 € erhöhte monatliche Pachtzins angemessen.
- Der überwiegende Teil der Nebenkosten entfällt auf die Heizung. Diese wurde im Jahr 2023 von Erdgas auf Holzhackschnitzel umgestellt. Es bleibt abzuwarten, wie sich die Kosten dadurch entwickeln. Anschließend kann über die Höhe der Nebenkostenpauschale neu geurteilt werden. Der Pachtvertrag wurde damals von einem Fachanwalt ausgearbeitet, der auf einen Erhöhungsvorbehalt wohl bewusst verzichtet hat.
- Sollte es bei der Grundsteuer und den Versicherungsprämien zu größeren Änderungen kommen, würde die Gemeinde dies bei den Pauschalen berücksichtigen.
TZ 14:
Die Ermittlung des ortsüblichen Entgelts für die Verpachtung von Kleingärten bzw. Holzlagerplätzen gestaltet sich sehr schwierig und wäre nur sehr aufwändig durchzuführen. Es gibt keine Anhaltspunkte, wie einen Mietspiegel in größeren Städten für die Vermietung von Wohnraum oder zu Gewerbezwecken, auf den man von Seiten der Verwaltung zurückgreifen könnte.
Die Verwaltung hat jedoch die Anmerkungen des BKPV zum Anlass genommen, sich bei Kommunen im Umland von Großmehring danach zu erkundigen, welche Preise dort für vergleichbare Fälle erhoben wurden. Folgende Kommunen wurden hierzu angefragt:
- Markt Kösching
- Gemeinde Lenting
- Gemeinde Stammham
- Markt Reichertshofen
- Markt Pförring
In einem nächsten Schritt wurde der Grundstücks- und Bauausschuss über diesen Sachverhalt unterrichtet. In dessen Sitzung am 05.09.2023 wurden auf dieser Grundlage die Entgelte für die gemeindlichen Kleingärten wie auch Holzlagerplätze neu festgesetzt. Demnach wurde das Entgelt für Holzlagerplätze von bisher 0,30 €/m² auf künftig 0,50 €/m² erhöht. Das Entgelt für die Gartenpachten wurde von bisher 0,10 €/m² auf künftig 0,50 €/m² erhöht.
Künftig wird im regelmäßigen Turnus durch die Verwaltung eine Neubewertung dieser Entgelte erfolgen und anschließend dem Grundstücks- und Bauausschuss zur Entscheidung vorgelegt.
TZ 15 und 16:
Wie schon im Prüfungsbericht aufgeführt, hat die Gemeinde Großmehring alle vorhandenen Versicherungsverträge bei der Versicherungskammer Bayern. Zukünftig wird die Gemeinde bei Neuversicherungen drei Angebote von verschiedenen Versicherungsunternehmen einholen.
Der Bestand der gemeindlichen Versicherungen wird in Pakten ausgeschrieben bzw. es werden mindestens drei Vergleichsangebote pro Paket eingeholt.
Die Fremdveranstalter-Haftpflichtversicherung wurde auf ihre Notwendigkeit hin überprüft und zum 31.12.2023 gekündigt.
Die Garderoben- und Fahrradversicherung wurde auf ihre Notwendigkeit hin überprüft und ebenfalls zum 31.12.2023 gekündigt.
Die zusätzliche Wahlhelferversicherung soll auch künftig abgeschlossen werden. Hintergrund ist die darin enthaltene Fahrzeugversicherung für Wahlhelfer. Im Falle eines Unfalls mit dem privaten Fahrzeug sind die Wahlhelfer über diese Versicherung versichert. Hier werden dann die Schäden am Fahrzeug, evtl. entstandene Personen- oder Sachschäden sowie der Rabattverlust der Kfz-Versicherung des Wahlhelfers übernommen.
TZ 17:
Die Sicherung auf externe Festplatten wird seit 20.11.2023 durch die Sicherung auf den Server des gemeindlichen Integrativen Kinderhauses Sonnenblume ersetzt. Die Datenübertragung erfolgt über einen VPN-Tunnel. Eine Statusmeldung zu den Sicherungen erfolgt jetzt. Das Sicherungskonzept wird angepasst.
Das Verfahren adebisKITA läuft demnächst unter einer SQL-Datenbank. Dann wird auch ein entsprechender Wartungsplan eingerichtet.
TZ 18:
Das Benutzerkonto 1 ist der Verwaltungsangestellten Sabine Adler zugeordnet. Die Sicherheitsstufe wurde auf 2 - normal geändert. Administrative Rechte wurden entzogen.
Alle Benutzerkonten wurden gesichtet: Nicht mehr aktive oder ausgeschiedene Nutzer wurden deaktiviert bzw. gelöscht.
Die Zahl der Benutzerkonten mit der Sicherheitsstufe 3 – hoch wurde auf die notwendige Zahl reduziert.
Die individuell auswählbare Berechtigung "historienpflegeberechtigt" wird nur noch bei Bedarf zugeteilt.
TZ 19:
Die Vorauskalkulation für den Gebührenbedarf der Wasserversorgungseinrichtung 2025-2028 wird derzeit durch den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband durchgeführt. Es wird darauf geachtet, die Unterdeckung durch die zu niedrig festgesetzten Gebühren im vorigen Kalkulationszeitraum nicht in den neuen Kalkulationszeitraum vorzutragen. Nach Abschluss der Kalkulation wird die Verwaltung dem Gemeinderat wieder nahelegen, dass kostendeckende Gebühren festzusetzen sind (Art. 8 Abs. 2 KAG).
TZ 20:
Die zukünftige Beachtung wird zugesichert.
TZ 21:
- Eine schriftliche Vereinbarung zwischen der Gemeinde Großmehring und dem Zweckverband INTERPARK wird abgeschlossen.
Die Anlagenbuchführung für den Bauhof wird durch die Kämmerei weiterhin für bewegliches und unbewegliches Anlagevermögen geführt, welches die Wertgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter übersteigt. Zusätzlich hierzu wird künftig ein Bestandsverzeichnis durch den Bauhofleiter geführt, in welchem Maschinen und Kleingeräte ab einem Wert von 200 € geführt werden. Eine erste Inventur bzw. Bestandsaufnahme wird von der Kämmerei in Zusammenarbeit mit dem Bauhofleiter durchgeführt. In der Folgezeit wird der Bestand dann durch die Eintragung von laufenden Zu- und Abgängen fortgeschrieben und im zweijährigen Rhythmus durch eine Inventur durch den Bauhofleiter nachgeprüft. Die zukünftige Beachtung wird zugesichert.
