Die letzten Schulungen des Personals zum Ratsinformationssystem (RIS) sind nunmehr abgeschlossen, so dass das System bereits intern getestet wird.
Ab offizieller Inbetriebnahme des RIS, voraussichtlich Januar 2016, erhalten die daran teilnehmenden Mitglieder des Gemeinderates alle Einladungen, Tagesordnungen sowie Sitzungsunterlagen ausschließlich über das System und nicht mehr in Papierform.
Ausschließlich die Mitglieder des Gemeinderates, die am RIS nicht teilnehmen, erhalten die Sitzungsunterlagen weiterhin in Papierform.
In der Praxis erhalten die am RIS teilnehmenden Mitglieder des Gemeinderats am Ladungstag eine Email, aus der hervorgeht, dass im Anhang die Einladung sowie die Tagesordnung beigefügt ist und die Sitzungsunterlagen im RIS zu finden sind.
Hierfür wurde den Mitgliedern eine Nutzungserklärung ausgehändigt, die von den teilnehmenden Mitgliedern des Gemeinderates zu unterschreiben ist. In dieser Nutzungserklärung ist vom jeweiligen Gemeinderatsmitglied eine gültige Email-Adresse anzugeben, über die künftig der Sitzungsdienst abgewickelt werden soll sowie Anträge an die Gemeinde versandt werden sollen.
Die Abwicklung des Sitzungsdienstes über das RIS sowie eine Antragstellung per Email ist in der Geschäftsordnung des Gemeinderates in den §§ 4a, 30 und 31 bereits geregelt und wurde von der Rechtsaufsicht nach nochmaliger aktueller Überprüfung für in Ordnung befunden.
Damit das RIS von den teilnehmenden Mitgliedern des Gemeinderates vollumfänglich genutzt werden kann, ist die Anschaffung von entsprechenden Endgeräten erforderlich. Diese könnten den Nutzern von Seiten der Gemeinde kostenlos zur Verfügung gestellt werden und sind nach § 3 Nr. 45 sowie § 3 Nr. 12 EStG steuerfrei.
Von KOMUNA wird zur Nutzung des RIS das Apple IPAD Air 2, 16 GB, empfohlen. Hierzu werden von Seiten der Verwaltung folgende Varianten vorgeschlagen:
Variante 1:
Anschaffung ausschließlich der Tablets zu einem Stückpreis von rund 400,00 Euro/brutto. Nachteil: Nutzung ausschließlich in WLAN-Bereichen möglich, bzw. Anschaffung einer entsprechenden SIM-Karte der Nutzer auf eigene Kosten.
Variante 2:
Anschaffung der Tablets über den Rahmenvertrag der Gemeinde mit dem Telefonanbieter O2 inkl. entsprechender SIM-Karte.
I. Anschaffungspreis je Gerät brutto 183,91 €
II. monatliche Gebühren brutto a) mtl. Aufpreis IPAD = 12,85 €
b) mtl. Flat/Tarif = 19,93 €
= gesamt mtl. Gebühren brutto 32,78 €
ergibt bei 24-monatiger Vertragslaufzeit 786,72 €
III. ergibt einen Gesamtpreis in Höhe von brutto (I. + II.) 970,63 €
bei 24-monatiger Vertragslaufzeit
Nach 24-monatiger Laufzeit verlängert sich der Vertrag, sofern er nicht rechtzeitig gekündigt wird, bei gleichbleibenden Grundgebühren und einer Gutschrift in Höhe von 40,00 € für die Gemeinde, jeweils um ein Jahr, oder mit einem neuen Endgerät und einem entsprechenden Anschaffungspreis um weitere zwei Jahre.
Vorteil: Das RIS kann deutschlandweit nahezu überall genutzt werden.
Nachteil: wesentlich höherer Investitionsbedarf.
Variante 3:
Die Gemeinde Grünwald kauft das Endgerät Apple IPAD Air 2, 16 GB für ca. 400,00 Euro und stellt zusätzlich eine SIM-Karte über den Rahmenvertrag der Gemeinde mit dem Telefonanbieter O2 für mtl. brutto 19,93 € zur Verfügung
= Kosten Telefonanbieter bei 24-monatiger Laufzeit = 478,32 €
+ Kauf Endgerät 400,00 €
= Gesamtkosten 878,32 €.
Variante 4:
Das am RIS teilnehmende Mitglied des Gemeinderates besorgt selbst ein entsprechendes Endgerät und erhält hierfür von der Gemeinde eine monatliche EDV-Pauschale in Höhe von 40,00 €. Diese Pauschale ist zusammen mit den Sitzungsgeldern als Entschädigung für Ehrenamtliche bis zum einem Gesamtjahresbetrag in Höhe von 2.400,00 € steuerfrei.
Ab Inbetriebnahme erhalten die am RIS teilnehmenden Mitglieder die Zugangsdaten für das im Rathaus installierte WLAN sowie die für die Nutzung des RIS erforderlichen Zugangsdaten. Hierfür ist dann eine separate Datenschutzerklärung zu unterschreiben.
