Der Bericht über die überörtliche Prüfung der Kasse und der Jahresrechnungen 2017 – 2020 vom 13.04.2022 wurde bekanntgegeben. Zu den im Rechnungsprüfungsbericht enthaltenen Textziffern nimmt der Gemeinderat wie folgt Stellung:
TZ 1 Rücklagen:
Im Jahr 2020 wurde zunächst die Rücklage vollständig entnommen (5.815 T€) und am Ende des
Jahres der Überschuss in Höhe von 4.753 T€ wieder zugeführt.
Das Haushaltsvolumen wurde dadurch unnötig aufgebläht. Dazu wird bemerkt, dass die Inanspruchnahme von Rücklagemitteln als Betriebsmittel der Kasse (zur Kassenverstärkung) keine echte Rücklagenentnahme, sondern eine Anlageform der Rücklage darstellt. Wir weisen darauf hin, dass eine solche Entnahme aus der Rücklage künftig nicht mehr im Vermögenshaushalt, sondern bei den Verwahrgeldern zu buchen ist (vgl. „Fundstelle“ Rd.Nr. 33/1972 und der „Gemeindekasse“ Rd.Nr. 186/1974). Eine weitere Möglichkeit wäre noch die Bildung von Kassenausgaberesten (§ 87 Nr. 25 KommHV-K).
Stellungnahme:
Die Nachvollziehbarkeit des Haushalts ist aus Sicht der Verwaltung weiterhin gegeben. Eine zukünftige andere Vorgehensweise wird geprüft.
TZ 2 + 3 IT – Strategiekonzept + Informationssicherheitskonzept:
Ein IT-Rahmenkonzept und eine vollständige Betriebsdokumentation konnten nicht vorgelegt werden (siehe Prüfberichte vom 13.01.2011, 16.05.2014 und 16.10.2017).
Die Regelungen aus dem Notfallhandbuch und des Datensicherungskonzeptes müssen aktualisiert werden. Sie sind an die neuen Unterbringungsverhältnisse (neues Rathaus) anzupassen. Auch die Regelungen der IT-DA sollten dabei überprüft werden.
Stellungnahme:
Im Rahmen des vorgesehenen IT – Sicherheitskonzeptes werden diese Dinge überprüft und aktualisiert.
TZ 4 Datenschutz - Folgenabschätzung:
Die Gemeinde sollte künftig die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem folgenabschätzungspflichtigen Verarbeitungsvorgang beschreiben und bewerten.
Stellungnahme:
Da grundsätzlich in der Gemeinde nur Verfahren von arrivierten Softwareanbietern (AKDB, Komuna, AIDA, etc.) zum Einsatz kommen und diese grundsätzlich den datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen bzw. mit dem „Datenschutz“ abgestimmt werden, ist die Sinnhaftigkeit solch einer Datenschutz-Folgeabschätzung aus Sicht der Verwaltung schon in Frage zu stellen. Die Verwaltung wird sich mit dieser Soll-Vorgabe auseinandersetzen.
TZ 5 Kommunaler Datenschutzbeauftragter:
Mit Beschluss des Gemeinderats vom 05.06.2018 wurde der Geschäftsleiter der Gemeinde Jetzendorf, Herr Stefan Schmid, zum Datenschutzbeauftragten der Gemeinde bestellt.
Um Interessenskonflikte zu vermeiden rät der bayerische Landesbeauftragte für Datenschutz davon ab, einen geschäftsleitenden Beamten bzw. Hauptamtsleiter zum behördlichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Die Gemeinde sollte prüfen, ob eine andere Person zum kommunalen Datenschutzbeauftragen bestellt werden kann.
Stellungnahme:
Aus personaltechnischer Sicht war es bisher nicht möglich, einen anderen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten zu benennen. Es wird geprüft, ob eine Änderung künftig möglich ist.
TZ 7 Handvorschüsse und Einnahmekassen:
Im Rathaus der Gemeinde Jetzendorf werden eine Gebührenkasse und eine Portokasse unterhalten.
Zudem bestehen beim gemeindlichen Kinderhaus/Kindergarten noch Kassen. Dem Kinderhaus/Kindergarten werden die Einnahmen aus dem Spiel- und Getränkegeld zur Verfügung gestellt und auf entsprechende Konten überwiesen.
Wie bereits im vorangegangenen Prüfbericht erwähnt wären für die oben genannten Kassen nach § 45 Abs. 1 Satz 3 KommHV-K und Nr. 11 der gemeindlichen Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen noch Dienstanweisungen zu erlassen. Diese sollen die ordnungsmäßige Verwaltung der Kassen regeln. Handvorschüsse und Einnahmekassen sind u. a. monatlich, spätestens bis zum Jahresabschluss, abzurechnen (§ 45 Abs. 1 Satz 2 KommHV-K).
In diesem Zusammenhang verweisen wir auch auf § 61 Abs. 2 KommHV-K. Demnach müssen die Aufzeichnungen in den Büchern der Gemeindekasse u. a. vollständig, richtig und nachprüfbar sein. Werden gemeindliche Konten außerhalb der Bücher geführt, liegt ein Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vor. Die entsprechenden Konten des gemeindlichen Kindergartens/Kinderhauses werden zurzeit außerhalb der gemeindlichen Aufzeichnungen geführt. Für den Zahlungsverkehr der Kindertagesstätten wären dringend örtliche Regelungen zu treffen. Wenn die Geldbestände bei den Kindergärten formal als Handvorschüsse geführt werden sollen, wären die Voraussetzungen hierfür zu schaffen: Erlass einer Dienstanweisung, Buchung als Vorschuss, regelmäßige Abrechnung mit der Kasse (vgl. § 45 Abs. 1 KommHV-K und VV hierzu). Wir empfehlen, die Handvorschüsse in die örtlichen Kassenprüfungen miteinzubeziehen.
Stellungnahme:
Die Hinweise zu Handvorschüssen und Einnahmekassen sollen durch die Kassenleitung geprüft und abgearbeitet werden.
TZ 8 Einhaltung der Haushaltspläne:
Im Rahmen der Prüfung wurden bei verschiedenen Haushaltsstellen über- und außerplanmäßige Ausgaben festgestellt. Auf die den Jahresrechnungen jeweils beigefügte Überschreitungsliste wird verwiesen.
Die erheblichen über- und außerplanmäßigen Ausgaben in den Jahren 2017 bis 2020 wurden größtenteils durch den Gemeinderat nachträglich bewilligt. In zwei Fällen wurden jedoch falsche Beträge genehmigt:
Haushaltsstelle 1.8812.9410 außerplanmäßige Ausgabe laut Jahresrechnung 2018 3.619,39 €; laut Beschluss lediglich 3.453,76 € nachträglich genehmigt. Nach Mitteilung der Verwaltung liegt hier ein Übertragungsfehler bei der Protokollerstellung vor.
Haushaltsstelle 0.8151.5150 überplanmäßige Ausgabe laut Jahresrechnung 2020 6.398,61 €; laut Beschluss lediglich 6.398,27 € nachträglich genehmigt. Nach Auskunft der Verwaltung wurde hier die letzte Berichtigungsbuchung mit 0,34 € übersehen.
In diesem Zusammenhang wird auf die Ausführungen in der „Gemeindekasse“ Rd.Nr. 287/1993 (denen ein Schreiben des Bayer. Innenministeriums vom 17.06.1992 zugrunde liegt) hingewiesen, dass der notwendige Beschluss des Gemeinderats grundsätzlich vor der Bewirtschaftungsmaßnahme, d.h. in aller Regel noch vor der Auftragsvergabe, vorliegen sollte.
Wir bitten zukünftig um Beachtung.
Darüber hinaus hat die Gemeinde gemäß Art. 68 Abs. 2 Nr. 2 GO unverzüglich eine Nachtragshaushaltssatzung zu erlassen, wenn bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche einzelne Aufwendungen und Auszahlungen beziehungsweise Ausgaben in einem im Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen und -auszahlungen beziehungsweise Gesamtausgaben des Haushaltsplans erheblichen Umfang, geleistet werden müssen. Die Gesamtausgaben des gemeindlichen Haushalts der Gemeinde Jetzendorf betrugen im Jahre 2020 14.421.700,00 €. Ab einem Betrag in Höhe von 196.654,15 € (rund 1,364 v.H. der Gesamtausgaben) gelten Überschreitungen einzelner Ausgabeansätze vorliegend nach Art. 68 Abs. 2 Nr. 2 GO nicht mehr als unerheblich (vgl. „Fundstelle“ Rd-Nr. 223/1973). Im Jahre 2020 lagen bei den Haushaltsstellen 1.0681.9400 und 1.2100.9490 überplanmäßige Ausgaben in Höhe von sogar 311.287,88 € bzw. 216.825,57 € vor. Eine Nachtragshaushaltssatzung hätte deshalb erlassen werden müssen.
Stellungnahme:
Der Gemeinderat wird in der Regel in einem zeitlichen Zusammenhang über erhebliche Überschreitungen informiert.
Die Forderung einer Nachtragshaushaltssatzung mag formal richtig sein.
Aus Sicht der Verwaltung lag jedoch keinerlei Liquiditätsproblem sowie keine Inanspruchnahme der Kreditermächtigung bzw. deren Überschreitung vor. In Abwägung des zeitlichen Aufwandes und der vorhandenen guten Liquidität war daher aus Sicht der Verwaltung der Erlass einer Nachtragshaushaltssatzung verzichtbar. Anzumerken ist in diesem Zusammenhang auch die besondere Problematik der vorherrschenden Corona – Situation.
TZ 9 Buchführung:
Im Berichtszeitraum war die Buchführung durch eine Vielzahl von Um- und Berichtigungsbuchungen geprägt. Darunter litt teilweise die Klarheit und Übersichtlichkeit der Buchungsvorgänge, was die Prüfung erschwerte. So konnte bei einigen Haushaltsstellen der sich im Jahresabschluss ergebende Gesamtbetrag nicht mehr nachvollzogen werden; insbesondere, wenn sich am Ende ein Minus-Betrag bei der Haushaltsstelle ergibt:
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Haushaltsjahr
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Haushaltsstelle
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2018
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0.0200.6580
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2017
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0.8102.6342
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Hinsichtlich der Belegführung wurde festgestellt, dass ausgewiesene Beträge mitunter nicht durch begründende Unterlagen ausreichend belegt waren (z.B. 2018: Haushaltsstelle 0.0501.6540/Beleg 3 - Bei Reisekostenabrechnung waren die Fahrkarten nicht dabei).
Für die Zukunft wird auf § 61 Abs. 2 i. V. m. § 71 Abs. 1 KommHV-K hingewiesen, wonach die Aufzeichnungen in den Büchern klar, übersichtlich und nachprüfbar sein sollten.
Stellungnahme:
Die Verwaltung wird sich bemühen, künftig eine klare, übersichtliche und nachprüfbare Buchführung zu gewährleisten.
TZ 10 Erstattung verauslagter Kosten:
Im Berichtszeitraum wurden auch verauslagte Kosten – etwa an Lehrpersonal – erstattet. Bei der Prüfung wurde festgestellt, dass teilweise Auslagen ohne ausreichende Nachweise geltend gemacht und auch erstattet wurden. So wurden z.B. Verpflegungskosten für eine Veranstaltung in Rechnung gestellt. Demnach sind Kosten für Getränke und Essen angefallen, es wurde seitens des Verauslegers aber lediglich ein Beleg über die Getränkekosten beigefügt. Die Kosten für Essen (Wurstsemmeln, Brezen, Äpfel) wurden lediglich handschriftlich vermerkt (siehe Haushaltsstelle 0.2100.5740 Belege 4/1, 8 und 19/2017; Belege 4, 19 und 21/2018; Belege 3, und 10/2019; Belege 3 und 7/2020). Darüber hinaus wurden Kassenbons teilweise abgeschnitten oder nur ausschnittsweise vorgelegt, etwa weil private Einkäufe mit enthalten waren. Auch wurden teilweise Internetbestellungen (z.B. bei Amazon) verauslagt und die Kosten lediglich mit einer Bestellbestätigung geltend gemacht.
Gemäß § 71 Abs. 1 KommHV-K müssen Buchungen durch begründende Unterlagen belegt sein. Ein handschriftlicher Vermerk ohne vollständigen Kassenbon oder Rechnung ist nicht dazu geeignet Zahlungen ausreichend zu begründen. Unseres Erachtens hätten daher nicht belegbare Auslagen auch nicht erstattet werden dürfen
Wir empfehlen, den betreffenden Personen mitzuteilen, dass nur lückenlos nachweisbare Auslagen erstattet werden können. In diesem Zusammenhang sollte auch darauf hingewiesen werden, dass Kassenbons vollständig und nicht etwa nur in Ausschnitten oder abgeschnitten vorzulegen sind. Sofern gleichzeitig auch private Einkäufe getätigt werden, sollten die Einkäufe entsprechend getrennt werden, so dass zwei Kassenzettel vorliegen und damit eine vollständige Weitergabe problemlos erfolgen kann. Zudem sollte auch bei Internetbestellungen auf Vorlage der Rechnung bestanden werden.
Stellungnahme:
Die Mitarbeiter werden darauf hingewiesen, dass zum einen eine strikte Trennung von Privateinkäufen erfolgt und immer entsprechende Vorlage von aussagekräftigen Belegen.
TZ 11 Umgang mit Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen:
Im Schreiben vom 27.10.2008 hat das Bayerische Staatsministerium des Innern gemeinsam mit dem Bayerischen Staatsministerium der Justiz und den kommunalen Spitzenverbänden in Bayern Handlungsempfehlungen zum Umgang mit Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen für kommunale/gemeinnützige Zwecke herausgegeben. Diese Handlungsempfehlungen haben das Ziel, die kommunalen Wahlbeamten so weit wie möglich vor dem Risiko eines Verdachts der Strafbarkeit wegen Vorteilsnahme (§ 331 StGB) zu schützen.
Hierin wird empfohlen Zuwendungen nicht sofort, sondern erst nach einer entsprechenden Entscheidung des Gemeinderats bzw. des bevollmächtigten Gremiums anzunehmen. Darüber hinaus wird den Kommunen nahegelegt, alle Zuwendungsangebote (Geldleistungen und Sachleistungen) in einer Zuwendungsliste nach Zweck, Umfang, Art und Ablehnung bzw. Annahme zu dokumentieren. Außerdem sollte eine derartige ein Kalenderjahr umfassende Zuwendungsliste der Rechtsaufsichtsbehörde zur Kenntnis übermittelt werden.
Nur noch für das Jahr 2016 konnte in den Sitzungsniederschriften der Gemeinde ein Beschluss zur Annahme von Spenden festgestellt werden. Für die folgenden Jahre waren entsprechende Beschlüsse nicht festzustellen. Nachdem es auch für den Zeitraum ab 2017 Spenden, Schenkungen und Zuwendungen an die Gemeinde gegeben hat, wird der Gemeinde angeraten die fehlenden Beschlüsse nachzuholen und künftig entsprechend den vorgenannten Handlungsempfehlungen zu verfahren.
Stellungnahme:
Spenden etc. werden künftig 1x jährlich dem Gemeinderat zur Abstimmung vorgelegt und anschließend der Rechtsaufsicht zur Kenntnis übermitteln. Eine Nachholung von Beschlüssen aus vergangenen Kalenderjahren erfolgt nicht.
TZ 12 Aufwendungs- und Kostenersatz nach dem Feuerwehrgesetz
Die Gemeinde Jetzendorf erhebt für Einsätze und andere Leistungen der gemeindlichen Feuerwehren gemäß Satzung vom 10.06.1999 (Inkrafttreten 01.07.1999) Aufwendungs- und Kostenersatz. Die Anlage zur o.g. Satzung (Verzeichnis der Pauschalsätze) wurde am 16.06.2004 geändert. Mit Satzung vom 26.07.2018 (Inkrafttreten 01.08.2018) wurde die bisherige Satzung (inklusive Anlage) aufgehoben und entsprechend ersetzt.
Im Rahmen der Prüfung der abgerechneten Einsätze haben wir Folgendes festgestellt:
Widersprüchliche Regelungen
Gemäß § 1 Abs. 3 der Satzung vom 26.07.2018 richtet sich die Höhe des Aufwendungs- und Kostenersatzes nach den Pauschalsätzen gemäß der Anlage zu dieser Satzung. Für den Ersatz von Aufwendungen, die nicht in der Anlage enthalten sind, werden Pauschalsätze in Anlehnung an die für vergleichbare Aufwendungen festgelegten Sätze erhoben. Für Materialverbrauch werden die Selbstkosten berechnet.
Der Anlage zur Satzung vom 26.07.2018 ist wiederum unter Nr. 4 „Materialkosten“ zu entnehmen, dass anfallende Materialkosten wie Ölbindemittel, Sonderlöschmittel, Verbrauchsmaterial usw. nach Anfall sowie mit einem Lagerkosten- und Verwaltungszuschlag von 15% berechnet werden.
Unseres Erachtens wurden hier 2 verschiedene Regelungen getroffen, welche sich nach dem verwendeten Wortlaut widersprechen. Es bleibt unklar, welche Abrechnungsvariante letztlich anzuwenden ist.
Bei den von uns geprüften Abrechnungen wurden augenscheinlich die Selbstkosten entsprechend der Regelung in der Satzung erhoben. Zumindest war nicht ersichtlich, dass ein Zuschlag entsprechend Nr. 4 der Anlage zur Satzung erhoben wurde (siehe z.B. Haushaltsstelle 0.1300.1680 Beleg 9/2019, Haushaltsstelle 0.1300.1554 Beleg 1/2020). Die Kosten, etwa für Ölbindemittel, wurden auch nach Erlass der neuen Satzung in gleicher Höhe wie vorher (Regelung ohne 15%-Zuschlag) abgerechnet. Nach Rücksprache mit der Verwaltung wurde zudem bestätigt, dass der Zuschlag bisher nicht abgerechnet wurde.
Wir empfehlen die Regelungen in der Satzung und deren Anlage zu überprüfen und entsprechend aufeinander abzustimmen.
Stellungnahme:
Um eine einheitliche Regelung zu erhalten, wird die Anlage zur Satzung in Kürze angepasst.
TZ 13 Fehlende Abrechnungen
Bei der Prüfung der Einsätze und deren Abrechnung ist aufgefallen, dass Einsatzkosten für die Beseitigung von umgefallenen Bäumen mehrfach nicht in Rechnung gestellt wurden. Als Begründung wurde angegeben, dass es sich hierbei um „höhere Gewalt“ handelt und daher im Rahmen des Ermessens auf einen Kostenersatz verzichtet wurde.
Nach Art. 28 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, Alternative 2 BayFwG ist zum Ersatz der Kosten verpflichtet, wer in den Fällen des Abs. 2 Nrn. 1, 2, 3 und 4 sonst zur Beseitigung der von der Feuerwehr behobenen Gefahr verpflichtet war. Etwa im Falle eines Windwurfs ist grundsätzlich der Eigentümer des umgestürzten Baums zur Beseitigung der Gefahr verpflichtet (allgemeine sicherheitsrechtliche Haftung als Zustandsstörer nach Art. 9 Abs. 2 LStVG). Durch zahlreiche Gerichtsurteile hat sich diesbezüglich eine gefestigte Rechtsprechung entwickelt, welche durch das Urteil des BayVGH vom 14.02.2008, Az. 4 BV 07.949 bestätigt wurde. Grundlegend hat das VG Ansbach mit Urteil vom 17.02.2005 (Az. AN 5 K 04/01895) für den Fall eines durch Sturm auf eine öffentliche Straße gefallenen Baumes klargestellt, dass der „Zustandsstörer im sicherheitsrechtlichen Sinn zur Beseitigung der von der Feuerwehr behobenen Gefahr verpflichtet war, weil er Eigentümer des Grundstücks ist, von dem aus der Baum auf die Straße gefallen ist“. Das Gericht führte weiter aus: „Würde die Verantwortlichkeit des Grundstückseigentümers als Zustandsverantwortlicher bei Gefahren, die ausschließlich auf Naturereignissen beruhen, ausgeschlossen, so würde die Zustandsverantwortlichkeit insgesamt weitgehend gegenstandslos werden (BayVGH Beschluss vom 06.09.2001, 24 ZB 00.1797).
Die Gemeinde Jetzendorf sollte vergangene Einsätze unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen noch abrechnen. Zukünftig wäre bei solchen Einsätzen der Kostenersatz entsprechend geltend zu machen.
Stellungnahme:
Eine nachträgliche Abrechnung dürfte aufgrund der Nachvollziehbarkeit der Grundstückseigentümer nicht mehr möglich sein. Künftig wird dies jedoch, soweit möglich, beachtet und abgerechnet.
TZ 14 Kostenersatz für Einsätze der gemeindlichen Feuerwehr: Verzicht auf Kostenerhebungen bei aktiven Feuerwehrmitgliedern.
In Zusammenhang mit einer Kostenersatzangelegenheit eines aktiven Feuerwehrmitglieds wurde allgemein beschlossen, bei aktiven Mitgliedern der Feuerwehren Jetzendorf und Hirschenhausen keine Kosten für Feuerwehreinsätze, die nicht grob fahrlässig oder mutwillig herbeigeführt wurden, in Rechnung zu stellen (TOP 10 der Sitzung vom 14.01.2020).
Abbildung 3: Auszug aus der Niederschrift der Sitzung vom 14.01.2020
Eine derartige (allgemeingültige) Festschreibung ist durch die Billigkeitserwägungen des Art. 28 Abs. 1 Satz 3 BayFwG bzw. Nr. 28.2 VollzBekBayFwG nicht abgedeckt. Die Frage der Unbilligkeit ist in jedem Einzelfall zu prüfen. Gerade weil es sich um eine Einzelfallentscheidung handelt, verbietet es sich in verbindlicher Art und Weise Fälle von Unbilligkeit festzulegen.
Zwar ist unter dem Gesichtspunkt der Stärkung des kommunalen Ehrenamts und der Bereitschaft, freiwillig aktiven Feuerwehrdienst zu leisten, nachvollziehbar, dass Gemeinden bisweilen Feuerdienstleistende generell von der Kostenersatzpflichtigkeit ausnehmen wollen; mit der gesetzgeberischen Intention, in Einzelfällen aus Unbilligkeitsgründen von der Kostenerhebung abzusehen, ist eine solche Ausnahme jedoch nicht vereinbar. Es liefe vielmehr auf eine Privilegierung eines bestimmten Personenkreises hinaus. Was aber würde dann bei anderen Personengruppen gelten, die ebenfalls ehrenamtlichen Dienst für die Allgemeinheit leisten, wie bespielweise Hilfsorganisationen (z. B. Johanniter)? Diese hätten sicherlich die gleiche Berechtigung von der Kostenersatzpflicht ausgenommen zu werden. Das Ergebnis wäre, dass infolge des Beschlusses aus Gründen der Gleichbehandlung weitere Personenkreise von der Kostenersatzpflicht herausgenommen werden müssten.
Wir bitten den Beschluss zurückzunehmen und über die Unbilligkeit gem. Art. 28 Abs. 1 Satz 3 BayFwG in jedem Einzelfall zu entscheiden.
Stellungnahme:
Die Anregung wird künftig beachtet. Die Gemeinde wird künftig eine Unbilligkeit gem. Art. 28 Abs. 1 Satz 3 BayFwG in jedem Einzelfall entscheiden.
TZ 15 Lernmittel:
Im Prüfungszeitraum wurden sowohl Ausgaben für lernmittelfreie, als auch für nicht lernmittelfreie Lernmittel falsch verbucht:
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Beleg / Jahr
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Hh.-Stelle
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Gegenstand
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Betrag
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Bemerkung
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1/2017
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0.2100.5770
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Diverse Arbeits- und Übungshefte
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1.251,75 €
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Arbeitshefte gehören nicht zu den lernmittelfreien Lernmitteln
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10/2018
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0.2100.5710
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f-s-e BY 3
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343,84 €
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28 Stück für Schüler = lernmittelfrei
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12/2018
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0.2100.5710
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Piri 2 SB
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444,36 €
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23 Stück für Schüler = lernmittelfrei
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17+
18/2018
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0.2100.5710
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Auer Fibel BY SB
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147,81 €
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lernmittelfrei
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21/2018
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0.2100.5710
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Sally BY 3
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357,00 €
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34 Stück für Schüler = lernmittelfrei
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1/2019
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0.2100.5710
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Welt der Zahl BY SB 3
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41,00 €
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2 Stück SB für Schüler = lernmittelfrei
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12/2019
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0.2100.5710
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Wege finden BY SB 1/2
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85,45 €
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lernmittelfrei
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6/2020
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0.2100.5720
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Piri HSU BY 2 SB
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56,85 €
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lernmittelfrei
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11 / 2020
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0.2100.5720
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Einsterns Schwester Erstlesebuch
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297,00 €
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lernmittelfrei
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14/2020
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0.2100.5720
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Wege finden 1/2 + 3/4
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293,30 €
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lernmittelfrei
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1/2020
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0.2100.5770
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Sally BY 4 AB+CD
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117,00 €
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nicht lernmittelfrei
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2/2020
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0.2100.5770
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Sally BY 4 PB und AB+CD
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240,84 €
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2 Mal Lehrermaterial + 23 Stück nicht lernmittelfrei
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4/2020
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0.2100.5770
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f-s-e 3 neu LK
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51,50 €
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nicht lernmittelfrei
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Wir weisen deshalb nochmals darauf hin, dass künftig auf die richtige Zuordnung der Ausgaben für lernmittelfreie Lernmittel gemäß den Zuordnungsvorschriften zum Gruppierungsplan –ZVKommGrPl – i.V. mit Art. 21 BaySchFG geachtet wird. Welche Lernmittel zugelassen sind und somit unter die Lernmittelfreiheit fallen, kann im Internet für die jeweilige Schule (Grundschule, Mittelschule u. a.). http://www.km.bayern.de/lehrer/unterricht-und-schulleben/lernmittel.html abgerufen werden. Die Zuordnung hat Einfluss auf zukünftige Anpassungen der pauschalen Zuweisungen zu den Kosten für die Lernmittelfreiheit (vgl. Art. 22 Abs. 3 BaySchFG).
Stellungnahme:
Die Schulverwaltung wird nochmals explizit auf die richtige Zuordnung der Lernmittel hingewiesen.
TZ 16 Beschaffung von Schulbüchern (Haushaltsstelle 0.2100.5710 und 0.2100.5770):
Bei der Beschaffung von Schulbüchern weisen wir nochmals auf das Gesetz über die Preisbindung für Bücher (BuchpreisbindungsG) hin. Nach § 7 Abs. 3 BuchpreisbindungsG gewähren die Verkäufer bei Sammelbestellungen von Büchern für den Schulunterricht, die zu Eigentum der öffentlichen Hand, eines Beliehenen oder allgemeinbildender Privatschulen, die den Status staatlicher Ersatzschulen besitzen, angeschafft werden, folgende Nachlässe:
- bei einem Auftrag im Gesamtwert bis zu 25.000 Euro für Titel mit
mehr als 10 Stück 8 Prozent Nachlass,
mehr als 25 Stück 10 Prozent Nachlass,
mehr als 100 Stück 12 Prozent Nachlass, mehr als 500 Stück 13 Prozent Nachlass,
- bei einem Auftrag im Gesamtwert von mehr als
25.000 Euro 13 Prozent Nachlass,
38.000 Euro 14 Prozent Nachlass,
50.000 Euro 15 Prozent Nachlass.
An diese Rabatte ist der Verkäufer bei Sammelbestellungen von Büchern für den Schulunterricht, die zu Eigentum der öffentlichen Hand angeschafft werden, gebunden.
Bei mehreren Beschaffungen von Schulbüchern wurde ein Preisnachlass nicht eingeräumt:
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Haushalts- jahr
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Haushalts- stelle
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Beleg- nummer
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Schulbücher
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Menge
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Verlust
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2018
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2100.5710
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21
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Sally BY 3 PB
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34
Stück
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35,70 €
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2019
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2100.5710
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2
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Bibel 2017
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12
Stück
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11,52 €
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2019
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2100.5770
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1
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f-s-e 4
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20
Stück
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22,32 €
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2020
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0.2100.5770
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1
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Sally BY 4
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12
Stück
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9,36 €
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Bei der Beschaffung von Schulbüchern sind die eingeräumten Nachlässe zukünftig zu nutzen. Ggf. sind die Anbieter auf die Gewährung der Rabatte hinzuweisen. Um die möglichen Rabatte optimal ausnutzen zu können, sollte auch die Anzahl der zu bestellenden Bücher abgewogen werden.
Stellungnahme:
Auch hierzu wird die Schulverwaltung nochmals explizit darauf hingewiesen.
TZ 17 Lieferung von Mittagessen für Kindergärten und Schule:
Für die Lieferung von Mittagessen wurden im Jahr 2012 (Kinderhaus Regenbogen) bzw. 2013 (Kindergarten Spatzennest) Cateringverträge abgeschlossen. Demnach wurde pro Mahlzeit ein Betrag von 3,45 € vereinbart. Im Jahr 2018 erfolgte eine Preisanpassung, so dass nunmehr ab 01.09.2018 je Essen ein Betrag von 3,65 € fällig wurde. Dem Anschreiben zur Preisanpassung ist zudem zu entnehmen, dass auch die Schule beliefert wird; hierfür wurde ein Betrag von 3,95 €/Mahlzeit vereinbart. Auf Nachfrage bei der Verwaltung konnte für die Schule kein (Ausgangs-) Vertrag vorgelegt werden. Es wurde vielmehr mitgeteilt, dass auch die Rücksprache mit dem Cateringdienst ergeben hat, dass kein Vertrag vorliegt. In den Verträgen der Kindertageseinrichtungen ist zudem geregelt, dass diese sich jährlich automatisch mit den jeweiligen Preisen verlängern, sofern kein neuer Preis vereinbart wird.
Hierzu stellen wir fest:
Gemäß Art. 38 Abs. 2 Gemeindeordnung bedürfen Verpflichtungsgeschäfte der Gemeinde grundsätzlich der Schriftform. Zwar wurde die Preisanpassung schriftlich bestätigt, sonstige vertragliche Regelungen wurden jedoch für die Lieferung des Essens an die Schule nicht schriftlich festgehalten.
Wir empfehlen zukünftig entsprechende Verträge abzuschließen.
Darüber hinaus sind Dienstleistungsaufträge (wie die Lieferung von Mittagessen) in angemessenen Abständen dem Wettbewerb zu unterwerfen. Wir verweisen auf die Ausführungen des Bayerischen Staatsministeriums für Wirtschaft, Verkehr und Technologie im Schreiben vom 19.11.1998 – 5806 – I/4 a – 22326 (vgl. auch FSt 144/1999). Danach sollte die Laufzeit von Verträgen über Leistungen einen Zeitraum von fünf bis sieben Jahren nicht übersteigen. In Fällen, in denen keine besonderen Investitionen der Auftrag nehmenden Firmen erforderlich sind, dürfte eine kürzere Laufzeit (etwa drei Jahre) geboten sein. Langfristige Vertragsverhältnisse sind mit den haushaltsrechtlichen Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit unvereinbar, weil die zu erbringende Leistung dem kostensenkenden Druck des Wettbewerbs zu lange entzogen ist.
Zukünftig sollten Dienstleistungsverträge regelmäßig dem Wettbewerb unterworfen werden. Auf die Einhaltung der entsprechenden Vergabevorschriften wird hingewiesen.
Stellungnahme:
Die Gemeinde wird künftig darauf achten, dass die entsprechenden Verträge geschlossen werden und vorliegen. Zudem wird künftig geprüft, ob die Dienstleistungsverträge neu ausgeschrieben werden sollen. Aus Mangel an Alternativen sollte sich dies als schwierig erweisen.
TZ 18 Brückenbauwerke:
Abbildung 4: Brücke Nr. 5
Die Gemeinde Jetzendorf ist Baulastträger von verschiedenen Brücken mit unterschiedlichster Bauweise und Verkehrsbelastung. Die Brücken wurden zuletzt im November 2007 von der Fa. Triebenbacher GmbH auf ihre Standsicherheit, Verkehrssicherheit und Dauerhaftigkeit untersucht. Bestehende Schäden an den Brücken wurden dabei aufgenommen. Trotz diverser, teils erheblicher Mängel (es wurde mehrfach der Gesamtzustand „sehr kritisch“ bescheinigt) und unserer Feststellung im Prüfbericht vom 16.10.2017 wurden im Prüfungszeitraum keine neuerlichen Brückenprüfungen durchgeführt.
Der Baulastträger ist gehalten, für eine regelmäßige Überwachung der Ingenieurbauwerke entsprechend DIN 1076 zu sorgen (u. a. Hauptuntersuchung alle 6 Jahre, Zwischenuntersuchung alle 3 Jahre). Mit diesen Untersuchungen sollen u. a. Schäden an den Bauwerken frühestmöglich festgestellt werden. So kann beispielweise bei Brücken Korrosion im Anfangsstadium mit verhältnismäßig geringem Aufwand aufgehalten werden, während die Beseitigung von Schäden im fortgeschrittenen Stadium häufig zu unwirtschaftlichem Aufwand führt. Eine regelmäßige Überwachung und Prüfung nach DIN 1076 ist daher auch aus Gründen der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung geboten. Daneben sollten die Prüfungen auch aus haftungsrechtlichen Gründen regelmäßig erfolgen. Ferner weisen wir noch auf die Ausführungen in der „Fundstelle“ Nr. 96/2009 und auf die Abhandlung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands im Geschäftsbericht 2009 „Überwachung und Prüfung von Ingenieurbauwerken bei Kreis-und Gemeindestraßen“ (https://www.bkpv.de/fileadmin/redaktion/Geschaeftsberichte/2009/Ueberwachung_und_Pr uefung_von_Ingenieurbauwerken_bei_Kreis-_und_Gemeindestrassen.pdf) hin.
Stellungnahme:
Die Brückenprüfung wurde mittlerweile durchgeführt. Künftig wird darauf geachtet, dass die Zeiträume für die Prüfung eingehalten werden.
TZ 19 jährliche Sichtprüfungen:
Darüber hinaus wären auch jährliche Sichtprüfungen, welche etwa durch den Bauhof durchgeführt werden könnten, zu veranlassen. Dadurch könnten offensichtliche neue Mängel oder Verschlechterungen zeitnah erkannt werden, so dass ggf. erforderliche Maßnahmen unverzüglich ergriffen werden könnten. Die Verwaltung teilte hierzu mit, dass die Sichtprüfungen regelmäßig erfolgen; Unterlagen hierüber liegen demnach jedoch nicht vor.
Die Ergebnisse wären zukünftig entsprechend zu dokumentieren und der Verwaltung vorzulegen.
Stellungnahme:
Der Hinweis wird künftig beachtet. Die jährlichen Sichtprüfungen durch den Bauhof werden künftig dokumentiert und festgehalten.
TZ 20 Beseitigung von Schäden:
Allgemein
Im Übrigen wurden - auch nach Rücksprache mit der Verwaltung - bisher kaum Maßnahmen zur Beseitigung der Schäden veranlasst. Dabei ist zwar zu berücksichtigen, dass nicht alle erforderlichen Arbeiten umgehend durchgeführt werden müssen. Jedoch sollten Schäden, die laut Prüfbescheinigung „dringend“ oder „kurzfristig“ behoben werden sollen, aus o.g. Gründen auch alsbald beseitigt werden. Auch Schäden, welche als „mittelfristig“ zu beheben eingestuft wurden, sollten aufgrund der zwischenzeitlich vergangenen 14 Jahre unseres Erachtens mittlerweile behoben sein.
Zwar wurden nach den vorliegenden Unterlagen im Jahr 2021 die Brückenprüfungen beauftragt, die Ergebnisse lagen bis zum Prüfungsende jedoch noch nicht vor.
Der Gemeinde wird empfohlen, die bestehenden Schäden an den Brückenbauwerken zu beseitigen. Das Ergebnis der aktuell durchgeführten Hauptprüfungen sollte ggf. abgewartet und in die Planungen einbezogen werden.
Stellungnahme:
Nach Vorlage der aktuellen Brückenprüfung werden die entsprechenden Maßnahmen nach den finanziellen Möglichkeiten für das Jahr 2023 eingeplant.
Fußgängerbrücke Priel-Schülerweg
Abbildung 5: Brücke Nr. 3
Es wurde weiter festgestellt, dass Brücke Nr. 3 (Fußgängerbrücke bei Priel – Schülerweg) nicht zur Prüfung beauftragt wurde, da diese im Jahr 2021 saniert oder neu errichtet werden sollte. Nach Angaben der Verwaltung kann das aus Kapazitätsgründen jedoch erst im Jahr 2022 geschehen. Wir weisen daher darauf hin, dass bei der Neuerrichtung oder größeren Sanierungsmaßnahmen von Brücken ein geänderter Prüfintervall zu beachten wäre:
Neubau (z.B. 2022) Hauptprüfung nach Errichtung danach Bauabnahme 2023 + 2024 Sichtprüfungen
2025 einfache Prüfung
2026 Sichtprüfung
2027 vor Ablauf der Verjährungsfrist für Mängelansprüche
Hauptprüfung
Ab 2028 würden dann die üblichen Intervalle gelten.
Wir bitten um Beachtung.
Darüber hinaus weisen wir darauf hin, dass auch „andere Bauwerke“ (z.B. Durchlässe), die abhängig von der Einschätzung der Gefährdung wie Ingenieurbauwerke zu behandeln sind, prüfpflichtig wären (z.B. Wellblechdurchlass Dorfstraße Hirschenhausen).
Die Gemeinde Jetzendorf sollte überprüfen, ob weitere prüfpflichtige Bauwerke im Gemeindegebiet vorhanden sind (siehe Punkt 4 des o.g. BKPV-Berichtes).
TZ 21 Kriegsgräberfürsorge:
Im Prüfungszeitraum wurde auch ein Zuschuss an den Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V. verbucht:
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Beleg/Jahr
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Haushaltsstelle
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Gegenstand
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Betrag
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Bemerkung
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2/2017
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0.7500.6620
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Kriegsgräberfürsorge Beitrag 2017
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30,00 €
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Dieser Zuschuss darf nicht in eine Gebührenkalkulation eingestellt werden.
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Wir weisen deshalb darauf hin, dass künftig die Zuschüsse für den Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e.V. nicht mehr auf der Haushaltsstelle für das Bestattungswesen 0.7500.6620 verbucht werden sollten.
Stellungnahme:
Wir künftig beachtet.
TZ 22 Vergabe von Bauleistungen
Errichtung einer Photovoltaikanlage
Bereits im Jahr 2016 wurde die Errichtung einer Photovoltaikanlage für das Feuerwehrgerätehaus und den Kindergarten ausgeschrieben. Die abschließende Abrechnung erfolgte im Jahr 2017 und somit im Prüfungszeitraum. Wir haben daher auch die Vergabeunterlagen teilweise geprüft.
Hierzu stellen wir fest:
Ex-ante- und ex-post-Veröffentlichung
Die Gemeinde hat sich entsprechend der Wertgrenzen vorliegend der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bedient.
Das Bayerische Staatsministerium des Inneren hat für die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich Vergabegrundsätze und Wertgrenzen für eine Beschränkte Ausschreibung und eine Freihändige Vergabe (neu: Verhandlungsvergabe) von kommunalen Bauleistungen ohne weitere Einzelbegründung bekannt gemacht (Bekanntmachung zur Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 14.10.2005, geändert mit den Bekanntmachungen des Bayerischen Staatsministeriums des Inneren vom 20.12.2011, 12.12.2012 und vom 07.12.2016 sowie die neue Bekanntmachung vom 31.07.2018, geändert mit den Bekanntmachungen vom 27.02.2019, 07.07.2020, 08.12.2020 und 14.12.2021).
Für die Beschränkte Ausschreibung von Bauleistungen nach der VOB/A galten demnach im Jahr 2016 folgende Wertgrenzen:
- Tief-, Verkehrswege-, Ingenieurbau: 500.000 €
- Ausbaugewerke (ohne Energie- und Gebäudetechnik)
sowie Landschaftsbau und Straßenausstattung: 125.000 €
- alle übrigen Gewerke (z. B. Rohbauarbeiten im Hochbau,
Energie- und Gebäudetechnik): 250.000 €
Für die Freihändige Vergabe von Bauleistungen war bis 31.12.2016 eine Wertgrenze von 30.000 € festgelegt.
Bei Liefer- und Dienstleistungen galt für Beschränkte Ausschreibungen im Jahr 2016 eine Wertgrenze von 100.000 € und für die Freihändige Vergabe ebenfalls ein Betrag von 30.000 € bis 31.12.2016.
Bei der Inanspruchnahme der Wertgrenzen ist im Jahr 2016 vor der Einholung von Angeboten eine so genannte ex-ante-Veröffentlichung vorzunehmen, wenn der voraussichtliche Auftragswert mindestens 25.000 € beträgt. Ab einem Auftragswert von
75.000 € ist eine Wartefrist von sieben Kalendertagen zwischen der Veröffentlichung der Daten und der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten einzuhalten. Hierzu sind die in § 19 Abs. 5 VOB/A genannten Daten auf der Zentralen Vergabebekanntmachungsplattform Bayern (BayVeBe) zu veröffentlichen. Dies soll interessierten Bietern die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme einräumen und trägt damit zur Erzielung von wirtschaftlichen Ergebnissen bei.
Ein Unterlassen der erforderlichen ex-ante-Veröffentlichungen kann ggf. zu schweren Vergabeverstößen und somit zur Rückforderung von staatlichen Zuwendungen führen.
Nach den vorliegenden Unterlagen (hier: Vergabevermerk) wurde der Auftragswert auf
30.000 bis 35.000 € (ohne Umsatzsteuer) geschätzt. Die beschränkte Ausschreibung für die Errichtung der Photovoltaikanlage wurde von der Gemeinde Jetzendorf durchgeführt, ohne die vorher erforderliche Veröffentlichung zu veranlassen.
Darüber hinaus war bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 € eine nachträgliche Information über die Zuschlagserteilung unter Beachtung der Vorgaben in § 20 Abs. 3 VOB/A bzw. § 19 Abs. 2 VOL/A zu veröffentlichen (ex-post-Veröffentlichung). Auch hierüber konnten dem Vorgang keine Unterlagen entnommen werden.
Wir bitten zukünftig um Beachtung.
Stellungnahme:
Wird künftig beachtet.
TZ 23 Kennzeichnung der Angebote:
Gemäß § 14a Abs. 3 Nr. 2 Satz 1 VOB/A werden die Angebote geöffnet und in allen wesentlichen Teilen im Eröffnungstermin gekennzeichnet.
Um Manipulationen vorzubeugen ist künftig darauf zu achten, dass die ordnungsgemäße Kennzeichnung ausnahmslos erfolgt.
Stellungnahme:
Wird künftig beachtet.
TZ 24 + 25 Nachträge:
Bei der Prüfung der Unterlagen wurde auch festgestellt, dass in der Schlussrechnung vom 12.12.2016 unter Nr. 9 Nachträge in Höhe von 4.035,-- € (4.801,65 € mit Mehrwertsteuer) abgerechnet wurden. Das entsprechende Nachtragsangebot wurde ebenfalls mit Schreiben vom 12.12.2016 erstellt. Der Schlussrechnungsbetrag wurde zunächst ohne die bezifferten Nachträge beglichen. Dem Aktenvermerk vom 17.01.2017 ist zu entnehmen, dass das vorgelegte Nachtragsangebot für bereits geleistete Arbeiten berechnet wurde. Demnach wurde auch festgestellt: „Herr F. erklärte, dass er mit verschiedenen Kollegen Rücksprache gehalten hat und kommt zum Ergebnis, dass das Nachtragsangebot zwar schon sehr hoch, aber wohl gerade noch im Rahmen ist. Die einzelnen Arbeitsstunden können im Nachhinein nicht überprüft werden.“ Mit Schreiben vom 19.07.2017 korrigierte die ausführende Firma die Nachtragskosten nochmals nach unten, so dass nunmehr ein Betrag von 3.514,62 € (4.182,40 € mit Mehrwertsteuer) verlangt wurde. Dieser geänderten Aufstellung ist auch zu entnehmen, dass offenbar ein Treffen vor Ort mit der Gemeinde stattgefunden hatte, bei dem jedoch wohl keine Einigung erzielt werden konnte. Über das Treffen oder weitere Gespräche sind keine Unterlagen im Vorgang vorhanden. Auch auf Nachfrage konnten hier seitens der Gemeinde keine weiteren Nachweise vorgelegt werden. Das neuerliche Kostenangebot wurde seitens der Gemeinde jedoch beglichen.
Hierzu stellen wir fest:
Da Nachtragsangebote häufig überhöhte Preise mit sich bringen, sollten diese grundsätzlich durch möglichst gute Vorplanungen sowie ggf. nötige Voruntersuchungen verhindert werden.
Gemäß § 1 Abs. 4 VOB/B hat der Auftragnehmer nicht vereinbarte Leistungen, die zur Ausführung der vertraglichen Leistung erforderlich werden, auf Verlangen des Auftragsgebers mit auszuführen, außer wenn sein Betrieb auf derartige Leistungen nicht eingerichtet ist. Andere Leistungen können dem Auftragnehmer nur mit seiner Zustimmung übertragen werden.
Für erforderliche Nachträge wären wiederum grundsätzlich vor der Durchführung Angebote vorzulegen. Diese sind entsprechend zu prüfen; die Notwendigkeit ist zudem vom Planer zu bestätigen und zu begründen. Dadurch besteht auch die Möglichkeit bereits vor der Durchführung Einigkeit über die Preise herzustellen. So dann sind auch Nachträge ausnahmslos schriftlich zu beauftragen, da anderenfalls bei Begleichung der abgerechneten Kosten ggf. eine Leistung ohne Grundlage erfolgen würde.
Wir bitten zukünftig um Beachtung.
Darüber hinaus sollte der Vorgang lückenlos und vollständig nachvollziehbar bei der Gemeinde geführt werden. Das bedeutet auch, dass etwa Vermerke über den Inhalt von Treffen und Gesprächen mit dem Auftragnehmer angefertigt werden.
Stellungnahme:
Wird künftig beachtet.
TZ 26 Vertragsstrafen:
Die Gemeinde Jetzendorf hat in den besonderen Vertragsbedingungen folgende Ausführungsfristen gemäß § 5 VOB/B bestimmt:
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Frist Ausführungsbeginn
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spätestens 30 Werktage nach Zugang des
Auftragsschreibens
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Frist Leistung vollendet (abnahmereif fertig gestellt)
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innerhalb von 20 Werktagen nach vorstehend angekreuzter Frist für den
Ausführungsbeginn
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Gleichzeitig wurde eine Vertragsstrafe für jeden Werktag des Verzugs von 0,1 v.H. der im Auftragsschreiben genannten Auftragssumme ohne Umsatzsteuer festgelegt, sofern der Auftragnehmer die Fristen überschreitet.
Nach den vorliegenden Unterlagen wurde der Auftrag mit Schreiben vom 30.06.2016 erteilt. Unklar bleibt, wann es dem Auftragnehmer zugegangen ist. Nach den Angaben in der Schlussrechnung wurde jedoch erst am 01.09.2016 mit der Ausführung begonnen. Davon ausgehend, dass das Auftragsschreiben entsprechend des üblichen Postverkehrs beim Auftragnehmer eingegangen ist, wäre bereits hier die Prüfung hinsichtlich einer Vertragsstrafe erforderlich gewesen. In diesem Zusammenhang wäre dann auch zu klären gewesen, wann der Zugang tatsächlich erfolgt ist und ob ggf. Gründe vorliegen, welche die Verspätung rechtfertigen bzw. als Begründung anerkannt werden könnten. Unter Umständen hatte der Auftragnehmer die Verspätung auch nicht zu verantworten. Unterlagen über eine entsprechende Prüfung liegen nicht vor. Es ist daher auch nicht nachvollziehbar, ob eine Vertragsstrafe vorliegend tatsächlich hätte gefordert werden müssen.
Darüber hinaus wurde die Leistung auch nicht entsprechend der festgelegten Fristen vollendet, so dass auch hier eine entsprechende Prüfung erforderlich gewesen wäre.
Zukünftig sollte die Gemeinde bei Überschreiten der festgesetzten Fristen prüfen, ob Vertragsstrafen einzufordern sind. Die Ergebnisse der Prüfung und die Entscheidung sollten im Vergabevermerk festgehalten und begründet werden, vor allem auch dann, wenn von der Geltendmachung der Vertragsstrafen abgesehen wird - z.B. weil den Auftragnehmer kein Verschulden trifft.
Stellungnahme:
Wird künftig beachtet.
TZ 27 Hochwasserschutz Hirschenhausen
Im Prüfungszeitraum erfolgten auch Baumaßnahmen zum Hochwasserschutz in Hirschenhausen. Die Maßnahmen wurden öffentlich ausgeschrieben.
Hierzu stellen wir fest:
Bestelländerungen / Aktenführung
Der Schlussrechnung ist unter Nr. 4 zu entnehmen, dass „Bestelländerungen“ abgerechnet wurden. Demnach wurden hierfür in 17 Unterpositionen zusätzliche Kosten in Höhe von 15.316,45 € geltend gemacht. Nach Prüfung durch den Planer verblieben Kosten von 12.921,09 €, welche beglichen wurden. Den vorgelegten Unterlagen war hierzu nichts weiter zu entnehmen. Es wurde daher bei der Verwaltung nachgefragt und um weitere Erläuterung bzw. Vorlage der fehlenden Unterlagen gebeten. Es wurde auch angeregt, ggf. mit dem Planungsbüro Rücksprache zu halten. Bis zum Abschluss der Prüfung konnte keine Klärung erfolgen.
Es bleibt damit unklar, aus welchen Gründen „Bestelländerungen“ überhaupt erforderlich waren und wie die dafür in Rechnung gestellten Beträge zustande gekommen sind. Ggf. wurden auch andere Positionen ersetzt. Nach den vorliegenden Unterlagen handelt es sich unseres Erachtens jedoch um Nachträge. Zur Vermeidung von Wiederholung verweisen wir auf unsere Ausführung unter Nr. 3 zur Errichtung der Photovoltaikanlage.
Wir weisen in diesem Zusammenhang auch darauf hin, dass nach § 18 Abs. 1 AGO jeder Vorgang die zugehörigen Eingänge, die Art der Bearbeitung, die wesentlichen Schritte des Geschäftsgangs und die Erledigung in ihrer zeitlichen Reihenfolge nachvollziehbar, vollständig und dauerhaft erkennen lassen muss.
Gemäß § 27 Abs. 1 Satz 1 AGO sollen sachlich zusammengehörige Dokumente innerhalb der Akten vorgangsweise und innerhalb eines Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt werden.
Nach § 36 AGO wird u.a. den Gemeinden empfohlen nach dieser Geschäftsordnung zu verfahren.
Wir bitten zukünftig auf eine nachvollziehbare und insbesondere vollständige Aktenführung zu achten. Das beinhaltet auch, dass alle Unterlagen in der Gemeinde und nicht zum Teil lediglich beim Planer abgelegt werden.
Dies sorgt vor allem auch für weniger Verwaltungsaufwand. Etwa im Falle einer notwendigen Vertretung des Bearbeiters oder bei Mitarbeiterwechsel stünden die Unterlagen lückenlos zur Verfügung und ein ggf. zunächst Unbeteiligter könnte sich damit schneller einarbeiten.
Stellungnahme:
Der Hinweis wird künftig beachtet. Es wird auf eine vollständige Aktenführung geachtet.
TZ 28 Abschlagszahlungen:
Bei den Maßnahmen „Dorfplatz Jetzendorf“ wurde eine Abschlagsrechnung (siehe z.B Haushaltsstelle 1.6100.9500, Beleg 2/2018) ohne Vorliegen von begründenden Unterlagen (Mengenberechnungen, etc.) zur Zahlung freigegeben.
Hierzu stellen wir fest:
Gemäß § 16 Nr. 1 VOB/B sind die abgerechneten Leistungen durch eine prüfbare Aufstellung (vgl. § 14 VOB/B) nachzuweisen. Die Aufstellung muss ergeben, welche Einzelleistungen gemäß Leistungsverzeichnis erbracht sind und welchen Rechnungswert sie bei einwandfreier Ausführung haben. In § 14 Abs. 1 VOB/B ist darüber hinaus festgelegt, dass der Auftragnehmer seine Leistungen prüfbar abzurechnen hat.
Abschlagszahlungen wären deshalb erst dann zu leisten, wenn der Verwaltung prüfbare Abrechnungsunterlagen – einschließlich begründender Unterlagen, bei Änderungen auch entsprechende Pläne und Beschlüsse – vorliegen.
Um Überzahlungen zu vermeiden, sollte künftig darauf geachtet werden, dass zusammen mit den Abschlagsrechnungen vom Ingenieur-/Architektenbüro geprüfte Mengenberechnungen vorgelegt werden. Abschlagszahlungen sind auf den Wert der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen zu beschränken.
Stellungnahme:
Bei der besagten Abschlagsrechnung handelt sich um einen Einzelfall. Bei anderen Baumaßnahmen werden Abschlagsrechnungen immer geprüft und nur nach Vorlage von Mengenberichten ausbezahlt. Der Hinweis wird jedoch zur Kenntnis genommen und künftig weiterhin beachtet.
TZ 29 Prüfungsumfang:
Das Kommunalunternehmen, als Anstalt des öffentlichen Rechts, ist nur mittelbar Prüfungsgegenstand nach Art. 106 Abs. 4 Satz 2 GO. Danach wird im Rahmen der Rechnungsprüfung der Gemeinden auch deren Betätigung als Trägerin eines Kommunalunternehmens geprüft. Für die Betätigungsprüfung gibt Art. 91 Abs. 2 GO den Organen der Rechnungsprüfung der Gemeinde das Recht, sich die notwendigen Informationen im Kommunalunternehmen zu beschaffen.
Im Übrigen unterliegt das Kommunalunternehmen nach Art. 91 Abs. 1 GO der Abschlussprüfung. Einer örtlichen oder überörtlichen Prüfung unterliegt das Kommunalunternehmen nicht. Damit ist das Kommunalunternehmen den von der Gemeinde betriebenen Gesellschaften des privaten Rechts gleichgestellt, bei denen nur die handelsrechtliche Abschlussprüfung gem. § 316 HGB vorgeschrieben ist.
Die Gemeinde ist allerdings nicht gehindert, das Kommunalunternehmen durch die Unternehmenssatzung auch der örtlichen und/oder der überörtlichen Rechnungsprüfung zu unterstellen. Das ist insbesondere dann zweckmäßig, wenn hoheitliche Befugnisse auf das Kommunalunternehmen übertragen wurden. Die Unternehmenssatzung des Kommunalunternehmens sieht keine Unterstellung zur gemeindlichen Rechnungsprüfung vor. Die Gemeinde sollte prüfen, ob die Unternehmenssatzung dementsprechend geändert werden sollte.
Stellungnahme:
Die Jahresabschlüsse werden durch ein Wirtschaftsprüfungsbüro geprüft. Diese Prüfung ist nach Meinung der Gemeinde ausreichend.
TZ 30 + 31 Jahresabschlüsse und Abschlussprüfungsberichte der Wirtschaftsprüfer:
Die Jahresabschlüsse weisen folgende Bilanzsummen, Jahresüberschüsse (+), oder Jahresverluste (-) und Umsatzerlöse aus (siehe Anlagen 15-16):
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Jahr
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Bilanzsumme
€
|
Jahresüberschuss (+) bzw. Fehlbetrag (-)
€
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Umsatzerlöse
€
|
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2019
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155.501,76
|
- 12.244,40
|
0,00
|
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2020
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fehlt
|
fehlt
|
fehlt
|
Der Jahresabschluss und Lagebericht 2019 wurden nach den für große Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften des Handelsgesetzbuches aufgestellt und vom Wirtschaftsprüfer geprüft. Die Jahresabschlussprüfung schließt mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk.
In diesem Zusammenhang weisen wir auch auf § 14 Abs. 2 der Verordnung über Kommunalunternehmen (KUV) hin. Demnach sind Jahresverluste, soweit diese nicht aus Haushaltsmitteln der Gemeinde ausgeglichen werden, zunächst auf neue Rechnung vorzutragen. Zugleich ist jedoch eine Verbesserung der Ertragslage anzustreben. Ein nach Ablauf von fünf Jahren nicht getilgter Verlustvortrag kann durch Abbuchung von den Rücklagen ausgeglichen werden, wenn dies die Eigenkapitalausstattung zulässt; ist dies nicht möglich, so ist der Verlust aus Haushaltsmitteln der Gemeinde auszugleichen.
Soweit mehrere Jahre Verluste stets auf neue Rechnung vorgetragen werden, so richtet sich der Verlustausgleich durch spätere Gewinne nach den einzelnen Wirtschaftsjahren, in denen die Verluste entstanden sind. Der älteste Jahresverlust ist zuerst zu tilgen. Hierfür ist es erforderlich, dass in der Bilanz oder im Anhang die Verluste nach den Wirtschaftsjahren, auf die sie entfielen, aufgegliedert werden (vgl. VwV zu § 8 EBV).
Der Jahresabschluss 2019 bzw. 2020 des Kommunalunternehmens wurde bzw. wird verspätet aufgestellt. Nach § 27 Abs. 1 Satz 1 KUV hat der Vorstand den Jahresabschluss, den Lagebericht und die Erfolgsübersicht innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres aufzustellen und dem Verwaltungsrat nach Durchführung der Abschlussprüfung zur Feststellung vorzulegen. Der Jahresabschluss 2019 wurde am
7. Dezember 2020 erstellt. Der Jahresabschluss 2020 lag zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht vor.
Ebenso wurden bzw. werden die Abschlussprüfungen der Jahresabschlüsse und der Lageberichte durch den sachverständigen Prüfer (Wirtschaftsprüfer) verspätet durchgeführt. Laut Art. 107 Abs. 1 GO i. V. m. § 27 KUV soll spätestens innerhalb von neun Monaten nach Schluss des Wirtschaftsjahres die Abschlussprüfung vorgenommen werden. Der Prüfungsbericht bezüglich des Jahresabschlusses 2019 wurde am 3. Februar 2021 erstellt und der Prüfungsbericht zum Jahresabschluss 2020 lag zum Prüfungszeitpunkt noch nicht vor.
Stellungnahme:
Aufgrund personeller Engpässe, konnten die Jahresabschlüsse nicht rechtzeitig erstellt werden. Der Hinweis wird künftig beachtet.
TZ 32 Wirtschaftsplan und Finanzplanung:
Nach § 16 Abs. 1 KUV hat das Kommunalunternehmen vor Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres einen Wirtschaftsplan, bestehend aus dem Erfolgsplan (§ 17 KUV) und dem Vermögensplan (§ 18 KUV), aufzustellen. Weiterhin ist ein fünfjähriger Finanzplan, bestehend aus einer nach Jahren gegliederten Übersicht über die Entwicklung der Ausgaben und der Deckungsmittel des Vermögensplans, entsprechend der für diesen vorgeschriebenen Ordnung, zu erstellen (§ 19 KUV).
Die Wirtschaftspläne der Jahre 2019 und 2020 wurden jeweils verspätet aufgestellt (für 2019 am 26.02.2019, für 2020 am 15.12.2020). Sie sollten künftig vor Beginn eines Wirtschaftsjahres aufgestellt werden. Außerdem ist vor Feststellung und Änderung des Wirtschaftsplans der Gemeinderat zu informieren (vgl. § 6 Abs. 3 Nr. 5 der Unternehmenssatzung).
Stellungnahme:
Aufgrund personeller Engpässe im Steuerberatungsbüro, konnten die Wirtschaftspläne nicht rechtzeitig erstellt werden. Der Hinweis wird künftig beachtet.
TZ 33 Berichtspflicht (des Vorstands) gegenüber dem Verwaltungsrat
Der Verwaltungsrat eines Kommunalunternehmens übt primär eine Aufsichtsfunktion aus. Seine Hauptaufgabe ist es, die Geschäftsführung zu überwachen. Dazu gehört als Mindesterfordernis die Kontrolle der laufenden Kassen- und Buchführung sowie des Rechnungswesens. Damit er seine Überwachungsfunktion wirkungsvoll ausüben kann, benötigt der Verwaltungsrat umfassende Informationen. Nach § 21 Abs. 1 Satz 1 KUV und
§ 4 Abs. 8 der Unternehmenssatzung soll der Verwaltungsrat halbjährlich über die Abwicklung des Vermögens- und Erfolgsplans schriftlich unterrichtet werden. Dies ist nach Auskunft des Vorstands so nicht geschehen.
Gem. § 10 Abs. 5 der Unternehmenssatzung sind der Jahresabschluss, der Lagebericht, die Erfolgsübersicht und der Bericht über die Abschlussprüfung neben der Gemeinde Jetzendorf auch der zuständigen Rechtsaufsichtsbehörde zuzuleiten.
Stellungnahme:
Der Hinweis wird künftig beachtet. Die vorhandenen Jahresabschlüsse und Berichte des Wirtschaftsprüfers werden der Rechtsaufsicht zugestellt.
