Handvorschüsse und Einnahmekassen
Entsprechend § 45 Abs. 1 und 2 KommHV-K können einzelnen Dienststellen oder einzelnen Beschäftigten zur Leistung geringfügiger Zahlungen Handvorschüsse in bar oder bargeldlos über ein Girokonto der Kommune gewährt werden. Für die Annahme von Zahlungen können Einnahmekassen (Geldannahmestellen) errichtet werden. Für Einnahmekassen gelten dabei die Regelungen für Handvorschüsse sinngemäß. Laut Nr. 11 der gemeindlichen Dienstanweisung über das Finanz- und Kassenwesen entscheidet über die Einrichtung und Aufhebung von ständigen Handvorschüssen der Kämmerer.
Im Rathaus der Gemeinde Jetzendorf werden eine Gebührenkasse und eine Portokasse
unterhalten. Lt. Auskunft der Verwalterin der Gebührenkasse wird dort mittlerweile laufend ein Wechselgeldvorschuss von 366,- € vorgehalten.
Zudem bestanden bei der letzten überörtlichen Kassenprüfung auch beim gemeindlichen
Kinderhaus/Kindergarten noch Kassen.
TZ 1 Auf die Ausführungen im letzten Prüfbericht (TZ 7) wird hingewiesen. Wie bereits in den beiden vorangegangenen Prüfberichten gefordert, sollten für die oben genannten Kassen nach § 45 Abs. 1 Satz 3 KommHV-K und Nr. 11 der gemeindlichen Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen noch Dienstanweisungen erlassen werden. Diese sollen die ordnungsmäßige Verwaltung der Kassen regeln.
Handvorschüsse und Einnahmekassen sind u.a. monatlich, spätestens bis zum
Jahresabschluss, abzurechnen (§ 45 Abs. 1 Satz 2 KommHV-K).
Stellungnahme:
Die Ausarbeitung von diesbezüglich Dienstanweisungen wird angestrebt. Aufgrund der aktuellen personellen Situation (seit Ende Mai, Anfang Juni keine Kassenleitung und -vertretung, Nachfolge ab 1.9. – Einarbeitung Quereinsteigerin), Grundsteuerreform, Hebesatzsatzung, Umstrukturierung im Rathaus etc. ist nicht gewährleistet, dass bis zur überörtlichen Rechnungsprüfung im Frühjahr 2025 die neuen Dienstanweisungen vorliegen.
Anmerkung bzw. Ergänzung: In dem Bericht fehlt, dass das Einwohnermeldeamt jeden Monat ordnungsgemäß seine Einnahmen mit der Kasse abrechnet und den Kassenbestand wieder auf 366 € zurückführt.
Gebührenerhebung
Eine Gebühr für die Freistellungsbescheinigung ist in dem vom Bayerischen Staatsministerium des Innern herausgegebenen KommKVz nicht enthalten. Nach dem Kommentar Verwaltungskostenrecht in Bayern wird deshalb empfohlen die gemeindliche Kostensatzung durch eine Tarif-Nr. über die kostenrechtliche Behandlung der Tätigkeiten im Vollzug des Art. 58 BayBO zu ergänzen.
Die Erklärung nach Art. 58 Abs. 1 Nr. 5 BayBO (vorher Art. 58 Abs. 2 Nr. 4 BayBO),
dass ein Genehmigungsverfahren durchzuführen ist, ergeht im überwiegenden
öffentlichen Interesse. Es wäre daher unbillig, für diese Erklärung Kosten zu erheben.
Zur Klarstellung sollte die gemeindliche Kostensatzung durch eine entsprechende
Tarif-Nr. ergänzt werden, die insoweit Kostenfreiheit bestimmt.
- Wenn sich die Gemeinde nicht innerhalb eines Monats zur Durchführung eines
Baugenehmigungsverfahrens äußern sollte, entsteht mangels Amtshandlung keine
Kostenpflicht (Art. 58 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 5 BayBO).
Bei der Mitteilung nach Art. 58 Abs. 3 Satz 6 BayBO (vorher Art. 58 Abs. 3 Satz 4
BayBO) wird nach dem Kommentar Verwaltungskostenrecht eine Rahmengebühr von
lediglich 10 bis 25 € empfohlen.
TZ 2 Der Gemeinde wird nahe gelegt das Kommunale Kostenverzeichnis diesbezüglich zu
ergänzen und insgesamt alle Amtshandlungen hinsichtlich Möglichkeit der Erhebung
von Verwaltungsgebühren zu überprüfen. Bezüglich der vorgenannten Erwägungen
wird darauf hingewiesen, dass die Ausführungen in den Vollzugshinweisen
mindestens seit 2009 nicht mehr überarbeitet wurden und auch die vom Kommentar
„Verwaltungskostenrecht in Bayern“ übernommenen Empfehlungen (allein schon
wegen veralteter Gesetzeszitierungen) schon seit Jahren nicht mehr aktualisiert
wurden. Außerdem dürfte der Verwaltungsaufwand, der von digitalen
Verwaltungsprozessen ausgeht, hier noch nicht eingeflossen sein.
Stellungnahme:
Mit Beschluss des Gemeinderates vom 05.12.2023 wurden die Verwaltungsgebühren angepasst. (siehe Beschlussauszug) Die Marktgebühren für den Frautag (Standgebühr) wurden mit Beschluss vom 19.03.2024 erhöht (siehe Beschlussauszug)
Überarbeitung der Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen
Bei der Kassenprüfung wurde auch der Transformationsprozess einer elektronischen
Rechnung ins Kassenprogramm aufgezeigt. Es war festzustellen, dass der tatsächliche
Rechnungseingang im Transformationsprozess offensichtlich nicht vermerkt wurde.
TZ 3 Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen ist zu überarbeiten. Auf die
entsprechenden Anpassungshinweise im FAQ-Beitrag des Bayerischen
Kommunalen Prüfungsverbandes (S. 9) hierzu wird hingewiesen. So sollte etwa
darauf geachtet werden, dass der tatsächliche Rechnungseingang in geeigneter
Weise (z.B. elektronisches Rechnungseingangsbuch) erfasst wird.
Stellungnahme:
Die Ausarbeitung der diesbezüglichen Dienstanweisung wird angestrebt. Aufgrund der aktuellen personellen Situation (seit Ende Mai, Anfang Juni keine Kassenleitung und -vertretung, Nachfolge ab 1.9. – Einarbeitung Quereinsteigerin), Grundsteuerreform, Hebesatzsatzung, Umstrukturierung im Rathaus etc. ist nicht gewährleistet, dass bis zur überörtlichen Rechnungsprüfung im Frühjahr 2025 die neue Dienstanweisung vorliegt.
Ein Rechnungseingangsbuch – egal in welcher Form – wird nicht geschaffen. Es besteht die innerbetriebliche Anweisung, dass alle Rechnungen unverzüglich der Kasse zuzuleiten sind. Hier erfolgt die Bearbeitung, Überwachung etc. Ein zusätzliches Rechnungseingangsbuch neben der bestehenden elektronischen Erfassung im Finanzprogramm ist kontraproduktiv, irreführend und widerspricht dem Erfordernis der Entbürokratisierung.
Die wenigen Fällen in den evtl. eine Rechnung auf dem Weg zu Kasse verlorengehen sind hinnehmbar, da sich die Firmen etc. bei Nichtbezahlung melden und in der Regel ein Duplikat der Ursprungsrechnung sicherlich übermittelt werden kann.
Überarbeitung der Scan-Dienstanweisung
TZ 4 Die bestehende Dienstanweisung zur elektronischen Archivierung und Aufbewahrung
von Buchungsbelegen i.S.v. § 71 KommHV-K (Scan-Dienstanweisung), die auf das
sog. „späte Scannen“ - also das nach Abwicklung des Anordnungswesens in der
Kasse vorgenommene Scannen - ausgerichtet ist, sollte entsprechend der
geänderten Vorgehensweise, wie sie sich aus dem elektronischen
Anordnungsworkflow ergibt, angepasst werden. Auf die entsprechenden
Anpassungshinweise im FAQ-Beitrag des Bayerischen Kommunalen
Prüfungsverbandes (S. 10) wird aufmerksam gemacht.
Stellungnahme:
Die Ausarbeitung der diesbezüglichen Dienstanweisung wird angestrebt. Aufgrund der aktuellen personellen Situation (seit Ende Mai, Anfang Juni keine Kassenleitung und -vertretung, Nachfolge ab 1.9. – Einarbeitung Quereinsteigerin) , Grundsteuerreform, Hebesatzsatzung, Umstrukturierung im Rathaus etc. ist nicht gewährleistet, dass bis zur überörtlichen Rechnungsprüfung im Frühjahr 2025 die neue Dienstanweisung vorliegt.
6.5.3 Einsatz elektronischer Signaturen
Beim elektronischen Signatur- und Anordnungsworkflow der Gemeinde werden vom
Programmanbieter ausgegebene Zertifikate verwendet. Die ausgegebenen Zertifikate sollten
mindestens den Anforderungen für fortgeschrittene elektronische Signaturen genügen. Eine Dienstanweisung zur Nutzung, Anwendung und zur Erstellung der elektronischen Signaturen
(Feststellungsbescheinigung, Anordnung) war nicht vorhanden.
In der Dienstanweisung sollte u.a. verbindlich geregelt werden (vgl. auch die auf der Homepage des Bay. StMl zum Thema „Kommunales Haushaltsrecht“ im Jahr 2019 veröffentlichte neue AFS-HKR 14):
- die technische Ausstattung
- dass Beantragungs- und Identifizierungsverfahren
- die zuständige Registrierstelle
- Unterrichtungspflichten sowie Verhaltensregeln zum Umgang mit den elektronischen Signaturerstellungseinheiten
- Sperrung von Zertifikaten für elektronische Signaturen und Sperrberechtigung bei Rückgabe, Verlust oder Kompromittierung des persönlichen Signaturschlüssels
- die Signierung von Anordnungsstapeln (sog. Komfortsignatur) sowie die jeweiligen Kontrollpflichten
TZ 5 Wir empfehlen der Gemeinde, entsprechende Regelungen durch Dienstanweisung
zu erlassen (vgl. § 37 Abs. 2 i.V.m. § 86 KommHV-K) und verweisen auf die im Rahmen der Prüfung überlassene (und seit 03.11.2022 vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband veröffentlichte) Muster-Dienstanweisung
Stellungnahme:
Die Ausarbeitung der diesbezüglichen Dienstanweisung wird angestrebt. Aufgrund der aktuellen personellen Situation (seit Ende Mai, Anfang Juni keine Kassenleitung und -vertretung, Nachfolge ab 1.9. – Einarbeitung Quereinsteigerin) , Grundsteuerreform, Hebesatzsatzung, Umstrukturierung im Rathaus etc. ist nicht gewährleistet, dass bis zur überörtlichen Rechnungsprüfung im Frühjahr 2025 die neue Dienstanweisung vorliegt.