TZ 1
Wir empfehlen, die Erschließungsbeitragssatzung neu zu erlassen.
Der Markt erhebt Erschließungsbeiträge auf der Grundlage der Erschließungsbeitragssatzung vom 11.03.1988 i.d.F. der ersten Änderungssatzung vom 01.01.2008 (EBS). Die Satzung beruht (ausschließlich) auf der Ermächtigungsgrundlage des Art. 23 GO i.V. mit § 132 BauGB.
Rechtsgrundlage für die Erhebung von Erschließungsbeiträgen ist seit 01.04.2016 die landesrechtliche Bestimmung des Art. 5a Abs. 1 bis 8 KAG in Verbindung mit der jeweils zu erlassenden Erschließungsbeitragssatzung (vgl. Gesetz zur Änderung des KAG vom 08.03.2016, GVBl S. 36). Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf das neue Satzungsmuster des Bayerischen Gemeindetages für eine Erschließungsbeitragssatzung (Muster-EBS; abrufbar im Rahmen der Internetpräsenz des Bayerischen Gemeindetages unter www.bay-gemeindetag.de), welches das bisherige Satzungsmuster (vgl. etwa BayGT-Zeitung 1987, S. 123) ersetzt und dem aktuellen Stand von Gesetz und Rechtsprechung entspricht. Neben der Angabe der zutreffenden Rechtsgrundlage für den Erlass der Satzung berücksichtigt das Muster insbesondere folgende Punkte:
− Da Erschließungsbeiträge in Bayern nicht auf bundesrechtlicher, sondern auf landesrechtlicher Grundlage (Art. 5a Abs. 1 bis 8 KAG) erhoben werden, sind im Satzungsmuster nunmehr alle gemäß Art. 2 Abs. 1 Satz 2 KAG für eine Abgabesatzung erforderlichen Mindestinhalte (Schuldner, Abgabetatbestand, Maßstab, Satz der Abgabe, Entstehung sowie Fälligkeit der Abgabeschuld) ausdrücklich normiert (vgl. etwa §§ 11, 13 Muster-EBS).
− Die Regelung zur Verteilung des umlagefähigen Erschließungsaufwands (vgl. § 6 Muster-EBS) wurde den Erfordernissen der Praxis entsprechend klar strukturiert; insbesondere ist danach die Anwendbarkeit der satzungsmäßigen Tiefenbegrenzungsregelung auf Grundstücke beschränkt, die vom planungsrechtlichen Innenbereich (§ 34 BauGB) in den Außenbereich (§ 35 BauGB) übergehen; sie findet keine Anwendung auf Grundstücke, die voll im unbeplanten Innenbereich liegen.
− Das Satzungsmuster enthält sachgerechte und den Bedürfnissen der Praxis entsprechende Bestimmungen betreffend die Ablösung des Erschließungsbeitrags (vgl. § 15 Muster-EBS).
Aus Gründen der Rechtssicherheit empfehlen wir, die Erschließungsbeitragssatzung in Anlehnung an das neue Satzungsmuster des Bayerischen Gemeindetages neu zu erlassen.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen. Eine dem aktuellen Rechtsstand angepasste Erschließungsbeitragssatzung wird dem Marktgemeinderat zeitnah zur Beschlussfassung vorgelegt.
TZ 2
Die Ablösebeträge für Erschließungsstraßen im Baugebiet „Zettlitzweg/Melanger“ wurden nicht nach erschließungsbeitragsrechtlichen Grundsätzen ermittelt.
Der Markt beschloss am 21.04.2020 den Bebauungsplan „Zettlitzweg/Melanger“ (Mischgebiet) als Satzung und stellte zum Zeitpunkt der Prüfung die darin festgesetzten Erschließungsstraßen her. Zur (anteiligen) Refinanzierung des beitragsfähigen Erschließungsaufwands schloss der Markt (als Eigentümer der Baugrundstücke), Ablösevereinbarungen mit den Grundstückskäufern im Rahmen der notariellen Kaufverträge ab. Die Verwaltung bezog bei der Ermittlung der Ablösebeträge den voraussichtlichen Aufwand für die Herstellung der im Bauabschnitt liegenden Erschließungsstraßen (oder Teilen davon) ein und verteilte diesen auf die Summe der im betreffenden Bauabschnitt erschlossenen Grundstücksflächen. Der Marktgemeinderat beschloss am 24.11.2020 die Abgeltung des Erschließungsaufwands mittels Ablöseverträgen mit einem Ablösebetrag von 44,94 € je m² Grundstücksfläche.
Die Rechtsgrundlage für den Abschluss von Ablösevereinbarungen im Erschließungsbeitragsrecht findet sich in Art. 5a Abs. 2 KAG i.V. mit § 133 Abs. 3 Satz 5 BauGB und § 11 EBS. Danach richtet sich die Höhe des Ablösebetrags nach der Höhe des voraussichtlich entstehenden Erschließungsbeitrags. Demzufolge ist eine Ablösung von Erschließungsbeiträgen nur insoweit von der gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage gedeckt, als die Ablösebeträge nach Maßgabe der EBS ermittelt wurden. Vor diesem Hintergrund begegnet die Vorgehensweise des Marktes folgenden Bedenken:
Nach § 3 Abs. 2 EBS wird der beitragsfähige Erschließungsaufwand für die einzelne Erschließungsanlage ermittelt. Nach § 5 EBS bilden die von einer Erschließungsanlage erschlossenen Grundstücke das Abrechnungsgebiet. Für die Beantwortung der Frage, ob eine Straße bzw. ein Straßenzug eine einzelne Erschließungsanlage ist oder aus mehreren Anlagen besteht, ist regelmäßig - ausgehend von einer natürlichen Betrachtungsweise - maßgebend auf das Erscheinungsbild im Zeitpunkt des Entstehens der sachlichen Beitragspflichten (§ 133 Abs. 2 BauGB) abzustellen. In diesem Zusammenhang kommt es auf den Gesamteindruck an, den die tatsächlichen Verhältnisse in dem maßgeblichen Zeitpunkt einem unbefangenen Beobachter bei „natürlicher Betrachtungsweise“ vermitteln (vgl. Driehaus, Erschließungs- und Ausbaubeiträge, 9. Auflage, RdNr. 11 zu § 12). Zu fragen ist dabei, inwieweit sich die zu beurteilende Straße als augenfällig eigenständiges Element des örtlichen Straßennetzes darstellt. Deshalb hat sich der ausschlaggebende Gesamteindruck nicht an Straßennamen, Grundstücksgrenzen oder dem zeitlichen Ablauf von Planung und Bauausführung auszurichten, sondern, ausgehend von einer natürlichen Betrachtungsweise, an der Straßenführung, der Straßenlänge, der Straßenbreite und der Straßenausstattung (ständige Rechtsprechung; vgl. etwa BayVGH, Urteil vom 01.12.2011, Az. 6 B 09.2893, juris). Nach diesen Kriterien wird das Baugebiet u.E. von zwei Erschließungsstraßen erschlossen. Sowohl die Aufteilung von Erschließungsstraßen nach Bauabschnittsgrenzen als auch die bauabschnittsweise Zusammenfassung der Erschließungsstraßen bzw. Teilen davon zum Zwecke der Ermittlung von Erschließungsbeiträgen bzw. Ablösebeträgen, ohne in zulässiger Weise Abrechnungsabschnitte oder Erschließungseinheiten zu bilden, widerspricht erschließungsbeitragsrechtlichen Grundsätzen.
Wir weisen darauf hin, dass nach Auffassung des OVG Münster (Urteil vom 07.05.2002, Az. 3 A 2910/99, KStZ 2003, S. 99 f.) ein Ablösungsvertrag bereits dann nichtig ist, wenn er in Abweichung von den Ablösungsbestimmungen geschlossen wurde. Auf die Risiken im Zusammenhang mit nichtigen Ablösevereinbarungen weisen wir besonders hin. Soweit der Markt auch künftig Erschließungsbeiträge ablösen will, wären die Ablösebeträge nach den Bestimmungen der EBS zu ermitteln.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen und künftig auf eine erschließungsbeitragsrechtskonforme Abrechnung geachtet.
TZ 3
Bei der Ermittlung der Ablösebeträge für die Erschließungsstraßen im Baugebiet „Melm II“ wurden die Kosten für die Herstellung von (Verbindungs-)Fußwegen im Baugebiet unzutreffend in den beitragsfähigen Aufwand einbezogen.
In die Ermittlung des beitragsfähigen Aufwands für das Baugebiet Melm II bezog der Markt auch die Kosten für mehrere selbständige Fußwege ein, die der besseren (fußläufigen) Anbindung des Baugebiets an das örtliche Straßennetz dienen. Die Kosten sind nach Auskunft des Bauamtes im beitragsfähigen Erschließungsaufwand für den Straßenbau und somit im ermittelten Ablösebetrag von 21,19 € je m² Grundstücksfläche enthalten.
Ein selbständiger Fußweg ist regelmäßig nicht Bestandteil einer Erschließungsstraße, sondern kann auch eine eigenständige, beitragsfähige Erschließungsanlage (§ 127 Abs. 2 Nr. 2 BauGB) darstellen. Da bei solchen (Verbindungs-)Fußwegen aber meist eine hinreichend deutliche und überzeugende Differenzierung nicht möglich ist zwischen den Grundstücken, die von der Anlage einen die Beitragserhebung rechtfertigenden Sondervorteil haben und den Grundstücken, für die dies nicht zutrifft, scheiden sie regelmäßig aus dem Kreis der beitragsfähigen Erschließungsanlagen aus (vgl. Driehaus, Erschließungs- und Ausbaubeiträge, 9. Auflage, RdNr. 69 zu § 12).
Der beitragsfähige Aufwand für die erstmalige endgültige Herstellung der beitragsfähigen Erschließungsanlagen für das Baugebiet Melm II wurde durch die Einbeziehung der Kosten für die Fußwege zu hoch ermittelt. Die aufgezeigte Rechtslage wäre bei der Ermittlung von Ablösungsbeträgen bzw. bei künftigen Beitragsabrechnungen zu beachten.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen und künftig auf eine erschließungsbeitragsrechtskonforme Abrechnung geachtet.
TZ 4
Die Ingenieurleistungen für die Objektbetreuung (Leistungsphase [LPH] 9 der HOAI) wurden unzutreffend in den beitragsfähigen Erschließungsaufwand einbezogen.
Der Markt ermittelte für die Baugebiete „Melm II“, „Zettlitzweg/Melanger“ und „Lohäcker“ die anteiligen Ingenieurkosten für die Herstellung der Straße und der Entwässerung. Dabei bezog die Verwaltung nach den erteilten Auskünften auch die an das Ingenieurbüro beauftragten Leistungen für die Objektbetreuung (LPH 9 der HOAI) in den beitragsfähigen Aufwand ein. Die anteiligen Kosten finden damit auch im Rahmen der Abgeltung des Erschließungsaufwands mittels Ablöseverträgen ihre Berücksichtigung.
Diese Ingenieurleistungen und die hierfür anfallenden Kosten stellen keinen beitragsfähigen Erschließungsaufwand dar, weil sie erst nach dem Zeitpunkt der erschließungsbeitragsrechtlich relevanten endgültigen Herstellung der jeweiligen Erschließungsanlage anfallen und damit nicht mehr zu Lasten der Beitragspflichtigen gehen dürfen, (vgl. Ludyga/Hesse, Erschließungsbeitrag, Erl. Nr. 27 zu § 133 BauGB und GK 129/2007; vgl. dazu auch Anlage 13 (zu § 47 Abs. 2, § 48 Absatz 5) zur Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure - HOAI), abrufbar unter: https://www.gesetze-im-internet.de/hoai_2013/ anlage_13.html. Dies wäre künftig zu beachten.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen und künftig auf eine erschließungsbeitragsrechtskonforme Abrechnung geachtet.
TZ 5
Wir empfehlen, bei der Bemessung der Grabnutzungs- und Bestattungsgebühren die Vorgaben des Kommunalabgabengesetzes zu beachten und einen angemessenen Kostendeckungsgrad anzustreben
Der Markt betreibt die Friedhöfe und Leichenhäuser in Küps und den Ortsteilen Burkersdorf, Johannisthal, Oberlangenstadt, Theisenort und Tüschnitz als Einrichtungseinheit. Zum Prüfungszeitpunkt galten die Satzung über das Bestattungswesen im Markt Küps (Friedhofs- und Bestattungssatzung) vom 17.03.2021 sowie die Gebührensatzung zur Friedhofs- und Bestattungssatzung des Marktes Küps (Friedhofsgebührensatzung) vom 11.01.2020 (FGS).
Zur Kalkulation der Gebührensätze und zum Satzungsrecht sind folgende Hinweise veranlasst:
a) Die Bestattungseinrichtung wies im Berichtszeitraum durchgehend einen hohen Zuschussbedarf aus allgemeinen Haushaltsmitteln aus (vgl. Anlage 6 Blatt 2). Nach den Jahresrechnungen beliefen sich die Unterdeckungen beim HUA 750 im Berichtszeitraum auf insgesamt rd. 258 T€. Der Markt kalkulierte die Grabnutzungs- und Bestattungsgebühren zuletzt im Jahr 2019; diese wurden vom Marktgemeinderat am 10.12.2019 beschlossen. Der dabei angestrebte Kostendeckungsgrad von rd. 78 % wurde 2020 mit 26,3 % deutlich verfehlt. Ursächlich waren gestiegene Ausgaben, insbesondere für die Umgestaltung der Friedhöfe auf alternative Bestattungsformen. Aufwendungen für die Dachsanierung am Leichenhaus Küps und für die Erneuerung von Friedhofstoren waren in der Kalkulation nicht berücksichtigt. Für das Bestattungswesen als kostenrechnende Einrichtung (§ 12 Abs. 1 Satz 1 KommHV-Kameralistik) sind grundsätzlich kostendeckende Gebühren anzustreben (vgl. Art. 8 Abs. 1 Satz 2 KAG i.V. mit Art. 8 Abs. 2 Satz 1 KAG). Wir empfehlen, die Erforderlichkeit einer Neukalkulation der Grabnutzungs- und Bestattungsgebühren nach Maßgabe des Art. 8 KAG zu überprüfen.
b) Im Hinblick auf den tatsächlichen Zeitaufwand erscheinen die dem HUA 750 direkt zugeordneten Personalausgaben mit jährlich rd. 5 T€ (2020) zu niedrig. Die Bemessung entspricht einem Stellenanteil von 10 %. Im Rahmen der überörtlichen Prüfung haben wir den Personaleinsatz der Kernverwaltung erhoben. Der dabei von der Verwaltung geschätzte Zeitanteil für zwei Beschäftigte des Hauptamtes betrug rd. 35 %. Der an das Bestattungswesen verrechnete Verwaltungskostenbeitrag beinhaltet hauptsächlich den anteiligen Personalaufwand für die Kämmerei; die beiden Mitarbeiter des Hauptamtes sind nicht berücksichtigt. Die Zuordnung der Personalausgaben wäre in eigener Zuständigkeit zu überprüfen und ggf. anzupassen.
c) Für die Nutzung des Leichenhauses ist in § 5 Abs. 1 b) FGS eine pauschale Gebühr von 100 € festgelegt. Die Gebühr wird damit unabhängig von der tatsächlichen zeitlichen Inanspruchnahme erhoben. Nach der aktuellen Rechtsprechung der Verwaltungsgerichte verstößt eine einheitliche Gebühr für die Benutzung der Aufbahrungsräume, die nicht auf das tatsächliche (zeitliche) Ausmaß der Benutzung abstellt, gegen das Äquivalenzprinzip des Art. 8 Abs. 4 KAG. Diese Gebühr sollte nach der zeitlichen Inanspruchnahme (z.B. tageweise) ermittelt und gesondert festgesetzt werden (vgl. BKPV-Geschäftsbericht 2014, S. 28).
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen. Eine Anpassung der Friedhofsgebühren ist durch die Verwaltung zu prüfen und dem Gremium zur Entscheidung vorzulegen.
TZ 6
Die Leistungen der freiwilligen Feuerwehr sollten satzungskonform abgerechnet werden. Die Angemessenheit der Pauschalsätze für Aufwendungs- und Kostenersatz sollte örtlich überprüft werden
Der Markt erhob im Berichtszeitraum für Einsätze und andere Leistungen seiner freiwilligen Feuerwehren Kostenersatz nach der Satzung über Aufwendungs- und Kostenersatz für Einsätze und andere Leistungen gemeindlicher Feuerwehren (Feuerwehr-Kostensatzung) vom 04.05.2007. Zum 01.01.2021 wurde die Feuerwehr-Kostensatzung neu erlassen. Zur Bemessung der Kostensätze und zum Satzungsvollzug waren folgende Feststellungen und Hinweise veranlasst:
a) Nach Ziffern 2 und 3 der Anlage zur Satzung (Verzeichnis der Pauschalsätze) werden bei der Abrechnung von Fahrzeug- und Personalkosten für angefangene Stunden, bis zu 30 Minuten die halben, im Übrigen die ganzen Stundenkosten erhoben. Abweichend davon rechnete die Verwaltung die Einsatzzeiten z.T. nicht vollständig ab (z.B. Einsätze am 26.07.2017, 28.02.2019 und 11.05.2019). Im Vergleich zu einem satzungskonformen Vollzug entstanden dem Markt dadurch Mindereinnahmen von rd. 1.134 €.
b) Die entstandenen Kosten für verschiedene, neu beschaffte Fahrzeuge (z.B. Gerätewagen oder Mannschaftstransportwagen) wurden nach den erteilten Auskünften aufgrund fehlender Regelungen im Verzeichnis der Pauschalsätze, welches als Anlage zu der im Berichtszeitraum angewendeten Feuerwehr-Kostensatzung vom 04.05.2007 galt, nicht abgerechnet. Hierdurch sind Mindereinnahmen entstanden. Nach § 1 Abs. 3 Satz 2 der Feuerwehr-Kostensatzung wären für die Geltendmachung von Aufwendungen, die nicht in der Anlage enthalten sind, Pauschalsätze in Anlehnung an die für vergleichbare Aufwendungen festgelegten Sätze anwendbar gewesen.
c) Die im Verzeichnis der Pauschalsätze enthaltenen Kostensätze basieren nach den uns vorliegenden Unterlagen nicht auf örtlichen Berechnungen, sondern orientieren sich an dem Kostenrahmen, den ein Arbeitskreis des Bayerischen Gemeindetages, Bayerischen Städtetages, Landesfeuerwehrverbandes und Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes 2020 als Kalkulationshilfe erarbeitet hat. Welche inhaltlichen Maßstäbe bei der Festlegung der Pauschalsätze im Einzelnen zu beachten sind, regelt Art. 28 Abs. 4 BayFwG näher, indem er auf die entsprechende Geltung der Art. 2 und 8 KAG verweist (Satz 1 Halbsatz 2) mit der Maßgabe, dass bei der Erfüllung von Pflichtaufgaben nach Art. 4 Abs. 1 und 2 BayFwG eine Eigenbeteiligung des Marktes an den Vorhaltekosten vorzusehen ist, die die Vorteile für die Allgemeinheit angemessen berücksichtigt (Satz 2, vgl. BayVGH, Urteil vom 18.07.2008, Az. 4 B 06.1839, GK 3/2009). Demnach ist für die Ermittlung der Pauschalsätze grundsätzlich eine Kalkulation anzustellen, die die örtlichen Verhältnisse (z.B. Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und Betriebs- und Unterhaltskosten der Fahrzeuge) berücksichtigt. Wir weisen darauf hin, dass nach unseren Erfahrungen Haftpflichtversicherungen die Bezahlung des (vollen) Kostenersatzes häufig von der Vorlage örtlicher Kalkulationen abhängig machen.
Zu Buchstaben a) bis c):
Auf einen satzungskonformen Vollzug wäre künftig zu achten. Soweit aus sachlichen Gründen in Einzelfällen eine Korrektur der nach den Einsatzberichten angesetzten Einsatzmittel und -kräfte sowie der Einsatzdauer angezeigt ist, wäre dies künftig nachvollziehbar zu dokumentieren.
Der Markt sollte unter Berücksichtigung der aktuellen örtlichen Verhältnisse, die Angemessenheit der pauschalen Verrechnungssätze überprüfen und die Sätze ggf. anpassen. Wir empfehlen, die Pauschalsätze regelmäßig - zumindest nach Ablauf von vier Jahren - zu überprüfen.-
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen und künftig auf eine satzungskonforme Abrechnung geachtet. Des Weiteren werden die Verrechnungssätze überprüft und das Ergebnis zur weiteren Entscheidung dem Gremium vorgelegt.
TZ 7
Sonstige Hinweise zur Erhebung von kommunalen Abgaben
a) Im Berichtszeitraum wurde eine Sondervereinbarung über den Anschluss eines privaten Baugrundstücks an die öffentliche Entwässerungseinrichtung abgeschlossen. Darin wurde die Erschließung auf eigene Kosten sowie die Nichtheranziehung zu Herstellungsbeiträgen vereinbart. Die Übereignung der in Eigenregie erstellten Leitungen auf den Markt oder deren dingliche Sicherung wurde nicht vereinbart. Mit der Zahlung eines Herstellungsbeitrags beteiligt sich der betreffende Grundstückseigentümer am Investitionsaufwand der Gesamteinrichtung, die bei der Abwasserbeseitigung aus der Kläranlage, den Kanälen, den Sonderbauwerken und - soweit Teil der öffentlichen Einrichtung - aus den Grundstücksanschlüssen besteht. Der Herstellungsbeitrag bei leitungsgebundenen Einrichtungen stellt keinen Ersatz für die tatsächlichen Verlegekosten der Anschlussleitungen einzelner Grundstücke dar. Daher ist es grundsätzlich geboten, Beitragsansprüche in voller Höhe geltend zu machen. Zumindest wäre sicherzustellen und zu dokumentieren, dass die vom Ausschlussnehmer getragenen Kosten nicht niedriger sind als die satzungsgemäßen Herstellungsbeiträge.
b) Gemäß § 17 Abs. 2 EWS kann der Markt eingeleitetes Abwasser jederzeit, auch periodisch, auf Kosten des Grundstückseigentümers untersuchen lassen. Eine inhaltsgleiche Regelung hat der BayVGH mit Urteil vom 03.11.2014 (Az. 4 N 12.2074) für nichtig erklärt. Begründet wurde dies damit, dass es hierfür an einer formell-gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage fehle. Die Formulierung „auf Kosten des Grundstückseigentümers“ wäre daher zu streichen (siehe hierzu auch IMS vom 13.02.2015, IB1-1405-4-1).
c) Der Verweis in § 21 Abs. 1 WAS auf § 11 Abs. 2 des Eichgesetzes ist überholt. Seit 01.01.2015 ist eine entsprechende Regelung in § 40 Abs. 1 des Mess- und Eichgesetzes (MessEG), BGBl I 2013, 2722 enthalten.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Zu a)
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen und künftig durch das Bauamt beachtet.
Punkt b) und c)
Die Änderungssatzungen werden dem Marktgemeinderat in der heutigen Sitzung zur Entscheidung vorgelegt.
TZ 8
Haushaltsrechtliche Vorschriften im Zusammenhang mit der Organisation und dem Betrieb der Marktgemeindekasse wurden in Einzelfällen nicht ausreichend beachtet.
Im Rahmen unserer Kassenprüfung haben wir u.a. untersucht, ob die Kassensicherheit nach den organisatorischen, personellen und räumlichen Verhältnissen als gewährleistet gelten kann und die Kassengeschäfte ordnungsgemäß abgewickelt werden. Die festgestellten Mängel und Empfehlungen zur Verbesserung der Kassensicherheit stellen wir nachfolgend in Kurzform dar:
a) Der Erste Bürgermeister war zum Zeitpunkt der Prüfung als Anordnungsbefugter über das Konto bei der Raiffeisenbank Obermain Nord eG verfügungsberechtigt. Dies ist nicht zulässig. Der Erste Bürgermeister, dem die uneingeschränkte Anordnungsbefugnis zukommt, kann nicht gleichzeitig über die Girokonten des Marktes - auch nicht mittels Gemeinschaftsvollmacht - verfügungsberechtigt sein (Grundsatz der Trennung von Anordnung und Vollzug, vgl. Schreml/Bauer/Westner, Kommunales Haushalts- und Wirtschaftsrecht in Bayern, Erl. 7 zu Art. 100 GO). Im Übrigen verweisen wir auf unsere Ausführungen in den BKPV-Mitteilungen 4/1998, S. 4 ff. Bestehende Verfügungsberechtigungen des Ersten Bürgermeisters über Konten wären zu widerrufen.
b) Im Tresor der Kasse waren zum Zeitpunkt der Prüfung (27.05.2021) u.a. 12 auf den Namen des Marktes lautende Sparbücher für Mietkautionen hinterlegt. Das Guthaben auf diesen Konten beträgt insgesamt rd. 8.418 € (Stand Juni 2021). Die Guthaben auf diesen Konten wurden nicht im Sachbuch für Verwahrgelder gebucht. Dadurch wurden die Bestände auf den gemeindlichen Konten kassenmäßig nicht erfasst. Nach § 61 Abs. 2 KommHV-Kameralistik müssen die Aufzeichnungen in den Büchern u.a. vollständig, richtig und nachprüfbar sein. Werden gemeindliche Konten außerhalb der Bücher geführt, liegt ein Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vor. Die Mietkautionen, durch die der Markt seine Verpflichtungen nach § 551 Abs. 3 BGB erfüllt, sind für den Markt durchlaufende Gelder nach § 13 Nr. 1 KommHV-Kameralistik. Sie sind daher im Sachbuch für Verwahrgelder über die gesamte Laufzeit ihres Bestehens nach § 67 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 KommHV-Kameralistik zu buchen. Wir haben die Verwaltung darauf hingewiesen, dass auch die Möglichkeit besteht, sich auf die Mieter lautende Mietkautionskonten verpfänden zu lassen und die mit einem Sperrvermerk versehenen Sparbücher nach § 59 KommHV-Kameralistik zu verwahren. Eine Buchung im Verwahrgeldbereich würde dann entfallen.
c) Nach den Bankauskünften der Raiffeisenbanken Obermain Nord eG und Küps- Mitwitz-Stockheim eG sowie der Sparkasse Kulmbach-Kronach bestehen für die nicht mehr beim Markt beschäftigte Mitarbeiterin S. Verfügungsberechtigungen. Über die Konten bei der Raiffeisenbank Küps-Mitwitz-Stockheim eG ist zusätzlich die nicht mehr beim Markt beschäftigte Mitarbeiterin H. zeichnungsberechtigt. Die Verfügungsberechtigungen wären zu widerrufen.
d) Die Marktgemeindekasse verwahrt im Tresor u.a. Medaillen, Ehrennadeln, Silbermünzen, Armbanduhren, Zinnbecher und Geschenkgutscheine für die Aktions- und Werbegemeinschaft Küps. Das Wertesachbuch wird in einer Excel-Datei geführt. Ein Bestandsnachweis mittels einer Excel-Datei genügt regelmäßig nicht den kassen- bzw. haushaltsrechtlichen Vorschriften, da dieser nicht revisionssicher ist (vgl. Schreml/Bauer/Westner, a.a.O., Erl. 4.2 zu § 61 KommHV-Kameralistik). Ein revisionssicheres Wertesachbuch wäre künftig zu führen.
e) Im Jahr 2019 fand ein Wechsel in der Kassenverwaltung statt. Bei einem Wechsel der Kassenverwaltung wäre künftig gemäß § 3 Abs. 2 KommPrV eine örtliche Kassenprüfung durchzuführen, und zwar unabhängig von der jährlich durchzuführenden unvermuteten örtlichen Kassenprüfung.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Zu a)
Die Berichtigung der Unterschriftsbefugnisse wurde bereits veranlasst.
Zu b)
Bisher wurden die Sparbücher für Mietkautionen im Wertesachbuch einzeln nachgewiesen mit Einzahler und Betrag. Die Gesamtsumme aller Mietkautionen ist im Wertehauptbuch nachgewiesen. Beides wird z.Zt. mittels einer Excelmappe verwaltet.
Die Marktkasse hat zwischenzeitlich das Wertesachbuch aufgelöst und die Mietkautionen unter gesondertem Zahlungsweg (gleich mit Wertehauptbuch) und Verwahrgeldkonto (entspricht Wertesachbuch) einzeln verbucht. Der betragsmäßige Nachweis erfolgt in einer Summe im Tagesabschluss.
Zu c)
Die nicht mehr gültigen Verfügungsberechtigungen wurden bereits widerrufen.
Zu d)
Das Wertesachbuch wird künftig im Rahmen der Inventarverwaltung (HKR-Software Firma komuna GmbH) geführt.
Zu e)
Wird zur Kenntnis genommen und künftig beachtet.
TZ 9
Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen vom 01.06.2017 sowie die Dienstanweisung für Zahlstellen vom 23.07.2020 bedürfen der Überarbeitung.
Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen vom 01.06.2017 (DA-FK), zuletzt angepasst mit der 6. Änderung vom 16.11.2020, enthält nicht alle Regelungen, die nach der KommHV-Kameralistik und den örtlichen Verhältnissen erforderlich sind:
a) Für die Übernahme des Verkaufs von Müllsäcken (fremdes Kassengeschäft für den Landkreis Kronach) ist eine Anordnung durch Dienstanweisung notwendig (§ 46 Abs. 2 KommHV-Kameralistik).
b) Es wären Regelungen zur Anlage von Rücklagen (§ 21 Abs. 1 Satz 2 KommHV-Kameralistik) zu treffen.
c) Sofern erforderlich wären Regelungen zu treffen, welche Einzahlungen und Auszahlungen mittels Geld-, Debit- oder Kreditkarten angenommen oder geleistet werden dürfen (§ 48 Abs. 4 KommHV-Kameralistik).
d) Die Bestimmungen in § 7 Abs. 4 DA-FK zu den Zeichnungsberechtigungen gegenüber Geldinstituten sowie in § 10 Abs. 1 DA-FK zur Unterzeichnung von Bescheinigungen gemäß § 55 Abs. 2 KommHV-Kameralistik enthalten nicht mehr beim Markt beschäftigte Mitarbeiter und sollten daher aktualisiert werden.
e) Die Dienstanweisung für die Zahlstellen vom 23.07.2020 enthält eine zwischenzeitlich aufgelöste Zahlstelle für das Standesamt und bedarf insoweit der Berichtigung.
Die KommHV-Kameralistik enthält nur Rahmen- und Mindestvorschriften, die den örtlichen Bedürfnissen entsprechend durch schriftliche (§ 86 KommHV-Kameralistik) Dienstanweisungen für das Finanz- und Kassenwesen zu ergänzen sind. Die beiden Dienstanweisungen wären zu überarbeiten.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Zu a) bis e)
Die Feststellungen werden zur Kenntnis genommen und Zug um Zug umgesetzt.
TZ 10
Eine Bereinigung der Kasseneinnahmereste wäre erforderlich
Das Resteverzeichnis des Marktes wies zum Zeitpunkt der Kassenbestandsaufnahme Kasseneinnahmereste (KER) von rd. 123 T€ aus. Die erstmalige Fälligkeit von einzelnen Resten geht bis 1993 bzw. 2001 zurück. Das Resteverzeichnis enthält auch Forderungen von rd. 38 T€ gegenüber Schuldnern, bei denen ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde oder die bereits verstorben sind. Die Kasse leitet das Mahnverfahren auskunftsgemäß am Beginn des Folgemonats nach dem Eintritt der Fälligkeit durch eine Zahlungserinnerung ein.
Zwar konnten regelmäßige Maßnahmen zur Unterbrechung der Zahlungsverjährung nachgewiesen werden. Bei einer nicht unerheblichen Anzahl von Schuldnern ist jedoch nach Auskunft der Verwaltung eine Begleichung der Forderungen des Marktes in absehbarer Zeit nicht zu erwarten (u.a. Finanzadressen-Nummern 01476004, 03509007, 04638000, 06214000 und 06583000).
Künftig wären die Forderungen des Marktes rechtzeitig einzuziehen (§ 25 KommHV-Kameralistik). Die Kasseneinnahmereste wären umgehend vollständig beizutreiben (vgl. § 42 Abs. 2 KommHV-Kameralistik). Sollten Forderungen verjährt sein, wären diese in Abgang zu stellen und die Möglichkeit der Regulierung durch die Kassenversicherung zu klären. In den übrigen Fällen wären geeignete Maßnahmen gegen eine mögliche Zahlungsverjährung einzuleiten.
Im Übrigen weisen wir darauf hin, dass vor jedem Jahresabschluss die vorhandenen Kasseneinnahmereste zu prüfen wären. Soweit nach dem Ergebnis der Prüfung mit dem Eingang der ausgewiesenen Kasseneinnahmereste in absehbarer Zeit nicht gerechnet werden kann, ist eine Restebereinigung in Form einer vorläufigen Niederschlagung veranlasst. Wir verweisen auf VV Nr. 5 zu § 79 KommHV a.F. und die Ausführungen in Schreml/Bauer/Westner, a.a.O., Erl. 10 zu § 79 KommHV-Kameralistik.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Wird zur Kenntnis genommen und künftig beachtet.
TZ 11
Bestandsverzeichnisse nach § 75 KommHV-Kameralistik wären zu führen.
Der Markt führte - mit Ausnahme der IT-Ausstattung in den Schulen und für das Rathaus - keine Bestandsverzeichnisse, in denen die im Berichtszeitraum neu beschafften Vermögensgegenstände (z.B. Fahrzeuge und Geräte für die Feuerwehr und den Bauhof) nachgewiesen waren.
Nach Art. 74 Satz 1 GO i.V. mit § 75 Abs. 1 KommHV-Kameralistik haben die Gemeinden über die Grundstücke, grundstücksgleichen Rechte, bewegliche Sachen und immateriellen Vermögensgegenstände, die ihr Eigentum sind oder ihnen zustehen, Bestandsverzeichnisse zu führen, aus denen Art und Menge sowie Lage oder Standort der Gegenstände ersichtlich sein müssen. Dies gilt nach § 75 Abs. 2 KommHV-Kameralistik nicht, wenn sich der Bestand aus Anlagennachweisen ergibt oder wenn bei beweglichen Sachen die Abschreibungsgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter1 nicht überschritten wird. Nach § 88 Abs. 1 KommHV-Kameralistik gelten die Wertgrenze nach § 75 Abs. 2 Nr. 2 KommHV-Kameralistik und die Führung von Bestandsverzeichnissen und Anlagennachweisen über immaterielle Vermögensgegenstände verpflichtend erstmalig für das Haushaltsjahr 2019.
Der Markt hätte Bestandsverzeichnisse nach § 75 KommHV-Kameralistik anzulegen und die neu beschafften sowie die vorhandenen Einrichtungsgegenstände zu erfassen. Wir verweisen hierzu auf die Erl. zu § 75 KommHV-Kameralistik in Schreml/Bauer/Westner, Kommunales Haushalts- und Wirtschaftsrecht in Bayern. Nach VV zu § 75 KommHV a.F. kann von der Wertgrenze für bewegliche Sachen durch Dienstanweisung nach unten abgewichen werden. Wir empfehlen, dies zumindest für Teilbereiche (z.B. IT-Ausstattung oder Bauhof) in Erwägung zu ziehen, da hier einer Bestandskontrolle besondere Bedeutung zukommt.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Wird zur Kenntnis genommen und im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten (personell, sachlich und finanziell) erledigt.
TZ 12
Bei den beauftragten Reinigungsleistungen für die Gebäude des Marktes sollten Einsparmöglichkeiten untersucht werden.
Der Markt hat die Reinigungsleistungen für seine Gebäude vollständig an einen externen Dienstleister vergeben. Es bestehen folgende Verträge mit der Firma Z.:
− Reinigungsvertrag vom 24.07.2008 für die Grund- und Mittelschule Küps, das Hallenbad und den Jugendtreff, jährliche Kosten rd. 81 T€ (2019)
− Reinigungsvertrag vom 04.02.2009 für die Grundschule Johannisthal - Schmölz, das Rathaus und den Bauhof, jährliche Kosten rd. 36 T€ (2019)
Die Leistungen umfassen die laufende Unterhaltsreinigung sowie die Grundreinigung und die Glasreinigung, deren Durchführung jeweils zweimal jährlich vereinbart ist.
Für die Reinigungsleistungen in der Grundschule Johannisthal - Schmölz, im Rathaus und im Bauhof ist grundsätzlich die tägliche Reinigung vereinbart. In der Grund- und Mittelschule Küps werden die Klassenzimmer dreimal wöchentlich gereinigt.
Die Reinigungskosten beliefen sich 2019 auf insgesamt rd. 119 T€. Durch die teilweise Schließung der Gebäude aufgrund der Corona-Pandemie verminderten sich die Reinigungskosten 2020 um rd. 10 % auf insgesamt rd. 106 T€.
Hierzu sind folgende Feststellungen und Hinweise veranlasst:
a) Einen wesentlichen Kostenfaktor bei der Gebäudereinigung stellt die Reinigungs-häufigkeit dar. Neben den Flächen, die täglich zu reinigen sind (Verkehrsflächen, Sanitärbereiche, Küchen u.a.), können Verwaltungs- und Klassenzimmer im Regelfall in einem mehrtägigen Turnus (häufig zweitägiger Turnus) gereinigt werden. Die Empfehlungen der DIN 77400 (Reinigungsleistungen Schulgebäude) sehen beispielsweise nur eine Reinigungsfrequenz von 2 x wöchentlich für die Unterrichtsräume vor. Unsere überörtlichen Erfahrungen und Erhebungen sowie die Ergebnisse der Vergleichsarbeit der KGSt (Bericht Nr. 2/2013 und 4/2016, Gebäudereinigung mit Kennzahlen steuern) zeigen, dass die reduzierte Reinigung praktiziert und die Reinigungsqualität aufrechterhalten werden kann. Auch die Reinigung der Verkehrsflächen kann jahreszeitlich angepasst oder grundsätzlich in oberen Stockwerken reduziert werden. Insbesondere durch die Reduzierung der Reinigungshäufigkeit in der Grundschule Johannisthal - Schmölz, im Rathaus und im Bauhof kann u.E. ein nicht unwesentliches Einsparpotential nutzbar gemacht werden.
b) Beispielhaft stellten wir für die Reinigungskosten in der Grundschule Johannisthal - Schmölz fest, dass diese mit 18,23 €/m² erheblich über unseren Vergleichswerten liegen. Aufgrund des geringeren Reinigungsturnus betragen die Reinigungskosten für die Grund- und Mittelschule Küps (unter Berücksichtigung der zum Prüfungszeitpunkt stattfindenden Umbaumaßnahmen) dagegen 10,25 €/m². Unsere Erhebungen aus Prüfungen und Beratungen belaufen sich auf rd. 16,50 €/m² Reinigungsfläche bei der Eigen- und rd. 12,60 €/m² Reinigungsfläche bei der Fremdreinigung. Wir empfehlen daher, auch unter diesem finanziellen Aspekt festzustellen, welches Optimierungspotenzial bei der Umstellung des Reinigungsturnus nutzbar gemacht werden könnte oder welche sonstigen Optimierungsmaßnahmen möglich sind, um die Wirtschaftlichkeit der Reinigungsleistungen sicherstellen zu können.
c) Die Reinigungsleistungen der Räume der Musikschule Küps (jährliche Kosten 2019 rd. 2 T€) wurden auf der Grundlage des Angebots vom 30.09.2014 nach den erteilten Auskünften zusätzlich an die Firma Z. mündlich beauftragt. Nach Art. 38 Abs. 2 GO bedürfen Erklärungen, durch welche der Markt verpflichtet werden soll, der Schriftform.
Zu Buchstaben a) bis c):
Der Markt sollte im Hinblick auf den Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit die aufgezeigten Optimierungsmöglichkeiten prüfen. Der Reinigungsturnus sollte - unter Berücksichtigung der zum Prüfungszeitpunkt anhaltenden Corona-Pandemie und den daraus resultierenden Reinigungs- und Hygienestandards - geprüft und reduziert werden. Verträge wären künftig schriftlich abzuschließen.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des BKPV wird zur Kenntnis genommen und beachtet. Die Reinigungsleistungen sind im Sinne der Ausführungen anzupassen und im Anschluss bei Bedarf neu auszuschreiben.
TZ 13
Eine Anpassung der Mieten für Wohnungen wäre zu überprüfen.
Der Markt erzielte aus seinem Bestand von rd. 20 Mietwohnungen im Berichtszeitraum jährliche Mieteinnahmen von rd. 70 T€. Die Nettokaltmieten bewegten sich lt. einer Aufstellung der Verwaltung in einer Spanne von 2,24 €/m² bis zu maximal 4,35 €/m². Nach den erteilten Auskünften wurden die Mieten bei einzelnen Mietwohnungen zuletzt in den Jahren 1998 bzw. 2003 angepasst. Mieterhöhungen wurden während der Laufzeit von Mietverhältnissen im Regelfall nicht vorgenommen.
Nach Art. 75 Abs. 1 Satz 2 GO darf der Markt Vermögensgegenstände, die er zur Er-füllung seiner Aufgaben nicht braucht, i.d.R. nur zu ihrem vollen Wert veräußern. Nach Art. 75 Abs. 2 Satz 1 GO gelten diese Grundsätze für die Überlassung der Nutzung eines Vermögensgegenstandes entsprechend. Die Mieten wären in regelmäßigen Abständen in Bezug auf deren Angemessenheit zu überprüfen und ggf. anzupassen.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Die Prüfungsfeststellung/Anregung wird in einer der nächsten Sitzungen dem zuständigen Beschlussgremium zur Entscheidung vorgelegt (vgl. MGR-Beschluss, TOP 4, vom 14.12.2021).
TZ 14 Verschiedenes:
Während der Prüfung ergaben sich noch die folgenden sonstigen Feststellungen, die wir hier nur zusammengefasst darstellen:
a) Die letzte örtliche Prüfung fand nach den uns erteilten Auskünften für die Jahresrechnung 2018 statt. Die Jahresrechnung ist vom Marktgemeinderat oder von einem Rechnungsprüfungsausschuss zu prüfen (Art. 103 Abs. 1 Satz 1 GO). Die örtliche Prüfung ist nach Art. 103 Abs. 4 GO innerhalb von 12 Monaten nach Abschluss des Haushaltsjahres durchzuführen. Danach hat der Marktgemeinderat - i.d.R. bis zum 30.06. des auf das Haushaltsjahr folgenden übernächsten Jahres - die Jahresrechnung in öffentlicher Sitzung festzustellen und über die Entlastung zu beschließen (Art. 102 Abs. 3 Satz 1 GO). Die Jahresrechnung 2019 wäre noch zu prüfen sowie die Feststellung und - soweit keine maßgebenden Gründe dagegen sprechen - die Entlastung zu beschließen.
b) Die Jahresrechnungen enthalten kein Verzeichnis der beim Jahresabschluss unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder. Als Anlage zur Jahresrechnung wäre künftig ein solches Verzeichnis beizufügen (§ 77 Abs. 2 Nr. 4 KommHV-Kameralistik).
c) Der Abwasserverband Kronach-Süd leistet an den Markt Küps aufgrund der Vereinbarung über die Erstattung von Verwaltungskosten vom 08.11.2018 einen jährlichen Verwaltungskostenbeitrag. Die letztmalige Erfassung des Zeitaufwands nahm der Markt 2018 vor. Nachdem sich innerhalb der Verwaltung des Marktes insbesondere im Bauamt personelle Veränderungen ergeben haben, empfehlen wir die Überprüfung der Angemessenheit des Zeitaufwands.
Stellungnahme/Beschlussvorschlag:
Zu a)
Bedingt durch die Corona-Pandemie war eine Prüfung der Jahresrechnung 2019 in der gesetzlich festgelegten Frist nicht möglich. Zwischenzeitlich wurde sie, zuzüglich der für die Jahresrechnung 2020, durchgeführt, dem Marktgemeinderat zur Feststellung vorgelegt und die Entlastung erteilt.
Zu b)
Wird zur Kenntnis genommen und künftig beachtet.
Zu c)
Aufgrund der personellen Veränderungen war für das Jahr 2022 ohnehin eine Erfassung der Zeitaufwände für die innere Verrechnung vorgesehen. In diesem Zusammenhang wird auch der Verwaltungsaufwand für den Abwasserverband Kronach-Süd überprüft und neu berechnet.
Der Erste Bürgermeister schlug vor, alle vorgelegten Stellungnahmen und dazugehörigen Beschlussvorschläge en bloc in einem Sammelbeschluss abzustimmen. Dagegen erhob sich kein Widerspruch.