Daten angezeigt aus Sitzung:
5. Sitzung des Stadtrates, 15.05.2024
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
Im Jahr 2021 wurde ein Elektrofahrzeug (Hyundai Ioniq 5) im Rahmen eines Leasingvertrages für 3 Jahre beschafft. Die Mittel für den Abschluss eines Leasingvertrags für ein Dienstfahrzeug wurden in Höhe von 8.500 Euro jährlich durch den Stadtrat im Haushalt bereitgestellt.
Das Fahrzeug wurde der Oberbürgermeisterin ab November 2021 zur Verfügung gestellt, sowohl für dienstliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnort und Verwaltungsgebäude (letztere unter Versteuerung des dadurch entstehenden geldwerten Vorteils) und Privatfahren, für die eine Pauschalversteuerung (1%-Versteuerung) sowie die Abführung für den Sachbezugswert (0,40 Euro / km) an die Stadt vorzunehmen ist.
Im Jahr 2023 fand eine Prüfung der Stadt Lindau (B) durch den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband (BKPV) statt. Durch die Hinweise des BKPV wurde die Verwaltung darauf aufmerksam, dass
- und zudem für die unentgeltliche Überlassung des Fahrzeugs zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sowie die Überlassung für die private Nutzung grundsätzlich ein Stadtratsbeschluss erforderlich ist und die Einzelheiten der Nutzung in einer Nutzungsvereinbarung schriftlich festgehalten werden sollten.
Der BKPV bittet, die Hinweise künftig zu beachten. Die Stadtverwaltung nimmt die Hinweise des BKPV zum Anlass auch bereits für den gegenwärtigen Fall, die erforderliche Stadtratsbefassung nachzuholen und die erforderlichen Beschlüsse einzuholen.
Bis zur Entscheidung durch den Stadtrat wurde die private wie dienstliche Nutzung des Dienstwagens durch die Oberbürgermeisterin vorübergehend eingestellt.
Fachliche Bewertung
Grundsätzlich ist die Überlassung eines Dienstfahrzeugs an Kommunale Wahlbeamte zulässig und gerade in Großen Kreisstädten üblich.
Aufgrund der Hinweise des BKPV ist festzustellen, dass das Verfahren zur Bereitstellung des Dienstwagens im Jahr 2021 fehlerhaft war. Dies ist darauf zurückzuführen, dass in der Verwaltung wenig Erfahrung mit der Vorgehensweise vorlag.
Da die Höhe des Beschaffungsauftrags innerhalb des sonst üblichen Verfügungsrahmens der Oberbürgermeisterin lag und die Haushaltsmittel für den Abschluss eines Leasingvertrags für ein Dienstfahrzeug jährlich durch den Stadtrat in der Haushaltssatzung bereitgestellt wurden, haben Oberbürgermeisterin und Verwaltung 2021 versäumt, den Stadtrat mit diesem Vorgang zu befassen, obwohl über den Umfang der Nutzung durch die Oberbürgermeisterin, wie durch den BKPV dargelegt, ein Stadtratsbeschluss erforderlich gewesen wäre.
Der Dienstwagen darf für Fahrten mit dienstlicher Veranlassung genutzt werden. Der Stadtrat legt als oberste Dienstbehörde den Umfang einer etwaigen privaten Nutzung (sonstige Privatfahrten) fest und entscheidet zudem über die Nutzung für die Fahrten zwischen Wohnung und Dienststelle. Gemäß Art. 48 Abs. 2 KWBG kann der Stadtrat der Oberbürgermeisterin eine unentgeltliche Nutzung des Dienstwagens für ihre Fahrten zwischen Wohnung und Dienststelle erlauben, wenn der dadurch entstehende geldwerte Vorteil versteuert wird. Darüber hinaus liegt es im Ermessen des Dienstherrn (also des Stadtrats), ob die Oberbürgermeisterin den Dienstwagen auch für sonstige private Fahrten unter Abführung eines entsprechenden Sachbezugswerts von 0,40 Euro / km an die Stadt Lindau (B) nutzen kann.
Seit Beginn der Nutzung in 2021 wurde zwar der geldwerte Vorteil, der sich aus Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie den „sonstigen“ privaten Fahrten ergibt, korrekt monatlich durch die Personalabteilung festgesetzt und zur Versteuerung veranlagt. Es wurde jedoch nicht, wie erforderlich, der durch die „sonstigen“ privaten Fahrten entstehende Sachbezug angemessen – in Höhe von 40 Cent pro gefahrenen Kilometer – auf die Besoldung der Oberbürgermeisterin angerechnet. Dies wird nun korrigiert, also alle dienstlichen wie privaten Fahrten seit 2021 anhand des OB-Kalenders ermittelt und der durch private Fahrten entstandene Sachbezug durch die Oberbürgermeisterin an die Stadt Lindau (B) erstattet. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil wird in der Folge gemindert, da nur noch die Differenz zwischen Sachbezugswert und dem nach steuerlichen Vorschriften ermittelten höheren Nutzungswert zu versteuern ist.
Die Verwaltung empfiehlt, auch weiterhin die Nutzung des Dienstwagens für sonstige Privatfahrten zuzulassen, da die Stadt Lindau (B) dann im Gegenzug die Zahlungen für den Sachbezug der Privatfahrten der Oberbürgermeisterin erhält. Um die Nutzung des Fahrzeugs bis zum Ende der Leasingdauer für die Stadt wirtschaftlich zu gestalten, sollte durch den Stadtrat daher neben der dienstlichen Nutzung auch eine private Nutzung im Rahmen der Kilometerpauschale des Leasingvertrags zugelassen werden, da aufgrund der gesammelten Erfahrungswerte nicht davon auszugehen ist, dass die rein dienstliche Nutzung zu einer Ausschöpfung der vereinbarten Kilometerpauschale bis zum Ende des Leasingvertrags im November 2024 führen wird.
Im Rahmen des Leasingvertrages dürfen bis zum Ende der Leasingzeit maximal 52.500 km (17.500 km / Jahr) mit dem Fahrzeug gefahren werden. Diese vertragliche Vorgabe ist einzuhalten, wobei Dienstfahrten Vorrang vor Privatfahrten haben.
Aufgrund der Grenznähe der Stadt Lindau (B) sollten zudem Fahrten in das benachbarte EU-Ausland, die Schweiz und Liechtenstein zugelassen werden.
Die Details zur dienstlichen und privaten Nutzung sind entsprechend der rechtlichen Vorgaben (Führung eines Fahrtenbuchs, berechtigter Personenkreis etc.) in einer schriftlichen Nutzungsvereinbarung zu konkretisieren.
Finanzielle Auswirkungen
Die jährlichen Gesamtkosten für den Dienstwagen von rund 12.000 Euro wurden im jeweiligen Haushaltsjahr berücksichtigt. Die bisher bezahlten Beträge waren auf den Haushaltsstellen 00000.55000 Unterhalt Dienstfahrzeug und 06000.53400 Leasing eingestellt. Dies gilt ebenso für die voraussichtlich anfallenden Zahlungen bis zum Ende des Leasingvertrags. Auf der Einnahmenseite erhält die Stadt Lindau (B) durch die Erstattung des Sachbezugswerts seit 2021 Zahlungen in Höhe von voraussichtlich 9.883,75 Euro sowie je nach Nutzung entsprechende weitere Ausgleichszahlungen bis zum Ende der Vertragslaufzeit.
Beschluss
- Der Stadtrat nimmt zur Kenntnis, dass die Vorgehensweise im Jahr 2021 bzgl. der Bereitstellung eines Dienstwagens für die Oberbürgermeisterin fehlerhaft war und die Abführung des seit 2021 durch private Fahrten entstandenen Sachbezugswerts in Höhe von 9.883,75 Euro durch die Verwaltung rückwirkend in Rechnung gestellt und durch die Oberbürgermeisterin erstattet wird.
- Der Stadtrat genehmigt das geleaste Fahrzeug als Dienstfahrzeug für die Oberbürgermeisterin für Dienstfahrten, unentgeltliche Fahrten zwischen Wohnstätte und Verwaltungsgebäude sowie zur privaten entgeltlichen Nutzung, auch in benachbarte EU-Länder, die Schweiz und Liechtenstein.
- Der Stadtrat beauftragt die Verwaltung, eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen, in der die Einzelheiten der dienstlichen und entgeltlichen privaten Nutzung des Dienstwagens gemäß der gesetzlichen Vorgaben und obigen Ausführungen geregelt werden.
Abstimmungsergebnis
Dafür: 24, Dagegen: 0
Abstimmungsbemerkung
Oberbürgermeisterin Dr. Alfons nimmt an Beratung und Abstimmung wegen persönlicher Beteiligung nach Art. 49 GO nicht teil.
Datenstand vom 03.06.2024 15:40 Uhr
