Die Verwaltung empfiehlt dem Finanzausschuss, die folgenden drei Teilzeitstellen (insgesamt 1,94 VZÄ) zu schaffen:
- Sachbearbeiter/-in für die Straßenverkehrsbehörde:
Die Zahlen der Antragsbearbeitung in der Straßenverkehrsbehörde sind in den vergangenen Jahren sukzessive durch Aufgabenzuwächse angestiegen. Ein wesentlicher Grund war die gesetzliche Änderung zum 01.01.2021, die eine Verlagerung der Verantwortlichkeit bei der Genehmigung von Schwertransporten auf die kommunale Ebene vorgesehen hat. Der BKPV (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband) wurde daher beauftragt, eine Stellenbemessung in der Straßenverkehrsbehörde durchzuführen, um den Stellenbedarf zu klären. Das Gutachten der BKPV hat im Januar 2023 ergeben, dass ein Stellenbedarf von 2,84 VZÄ erforderlich ist. Aktuell sind zwei Mitarbeiterinnen in diesem Bereich eingesetzt, wodurch sich ein Defizit von 0,84 VZÄ ergibt. Da die Straßenverkehrsbehörde zu den Pflichtaufgaben der Stadtverwaltung zählt, ist die Schaffung einer zusätzlichen Stelle im Umfang von mindestens 0,84 VZÄ zwingend erforderlich.
- Einführung eines Prozess- und Projektmanagements:
Während Amt 12 zunächst die Schaffung einer internen Stelle für einen Prozess-/Projektmanager avisiert hatte, kamen aus dem Stadtrat in den vergangenen Monaten zunehmend Signale, dass zunächst eine externe Lösung für den Aufbau eines professionellen Prozess- und Projektmanagements favorisiert wird, weil eine externe Kraft ggfs. schneller verfügbar, der Einsatz leichter steuerbar und die Kosten nicht dauerhaft im Stellenplan verankert sind. Auch wenn aus Sicht von Amt 12 langfristig ein dauerhafter interner Prozessmanager benötigt wird, sprechen die Vorteile der schnelleren Besetzung und damit schneller zu erlangenden Handlungsfähigkeit aktuell auch für eine externe Beauftragung. Die Mittel für die Finanzierung der ursprünglich neu zu schaffenden Stelle wurden von der Kämmerei in den Personalkosten für 2023 bereits berücksichtigt. Diese finanziellen Mittel können nun für die Finanzierung von externen Beraterleistungen verwendet werden.
Da mit der Einbindung eines externen Prozess-/Projektmanagers ein erhöhter Steuerungs- und Koordinationsbedarf einhergeht, ergibt sich zugleich jedoch die zwingende Notwendigkeit der Schaffung einer zumindest 0,5 VZÄ Teamassistenz für das Amt 12, das bislang als einziges Amt nicht über eine Assistenz verfügt. Bereits jetzt sind Amts- und Abteilungsleiter überproportional mit einfachen, aber notwendigen administrativen Tätigkeiten beschäftigt, wodurch notwendige Aufgaben im Bereich Strategie, Koordination und Führung nicht wahrgenommen werden können. Zu Beginn der Entstehung des Amts für Organisationsentwicklung & Digitalisierung wurden diese Einschränkungen bewusst in Kauf genommen, heute stellen sich diese Aufgaben jedoch zunehmend als Belastung dar und verzögern die Umsetzung wichtiger Querschnittsprojekte. Die Inanspruchnahme externer Beratungsleistungen und die damit zusammenhängende Steuerung und Koordination eines dauerhaften, externen Mitarbeiters, erfordern umso mehr eine Entlastung der Amtsleitung im Hinblick auf administrative Aufgaben. Die Schaffung einer Teilzeitstelle Teamassistenz kann wesentlich dazu beitragen, dass wichtige Kapazitäten bei der Leitung wieder verfügbar sind, diese ökonomisch sinnvoll eingesetzt werden und damit zu einem reibungslosen Ablauf und einer erfolgreichen Umsetzung der anstehenden Projekte führen.
Die Verwaltung empfiehlt daher zunächst von einer Stellenschaffung für einen Prozess-/Projektmanager abzusehen und stattdessen die bereits eingeplanten Kosten für die Inanspruchnahme externen Beratungsleistungen zu verwenden und den damit zusammenhängenden Anstieg des Koordinierungsaufwandes durch die Schaffung einer Teamassistenz im Umfang von 0,5 VZÄ zumindest teilweise zu kompensieren. Die dafür erforderlichen finanziellen Mittel werden durch die aktuelle Finanzplanung abgedeckt.
Sollte keine externe Beauftragung des Prozessmanagements mit Teilzeit-Teamassistenz gewollt sein, wird alternativ die Schaffung einer internen Stelle für den Aufbau eines Prozess- und Projektmanagements zum 01.07.2023 empfohlen.
- Stelle Bürgerbeteiligung:
Der Stadtrat hat in seiner Sitzung am 30. September 2020 die Voraussetzungen für die Durchführung eines Bürgerbeteiligungsprozesses zur Entwicklung des Karl-Bever-Platzes geschaffen. Damit zusammenhängend wurde für die Umsetzung des Projektes eine befristete Stelle mit 0,8 VZÄ geschaffen. Seitdem wurden von der Bürgerbeteiligung verschiedenste Projekte begleitet und umgesetzt, wie beispielsweise die Breite Straße Rickenbach, Lindauer Logistik Konzept (LiLo), Mikromobilität, Parken Bauhof, etc. Außerdem ist sie die Administrationsstelle für die Lindauer Projektschmiede. Auch aktuell sind bereits einige Projekte in Umsetzung und werden durch die Bürgerbeteiligungsstelle intensiv betreut – so z. B. die Projektschmieden, die mittlerweile fester Bestandteil der Bürgerbeteiligungskultur in Lindau sind und als best practice Beispiele für andere Kommunen dienen.
Die Stadt Lindau (B) möchte in den kommenden Jahren die Bürgerbeteiligung, (v. a. auch in Form von prozessbegleitender Information) intensivieren und insbesondere die Kommunikation gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern zunehmend optimieren, um ein breiteres Verständnis in der Bevölkerung für die Projekte der Stadt zu erreichen.
So haben sich insbesondere prozessbezogene Informations- und Anhörungsformate in Bezug auf Bauprojekte vor und während des Umsetzungsprozesses bewährt und eine Arbeitserleichterung in allen Fachämter herbeigeführt (z. B. Bau der Fahrradstraße Schachener Straße, Bau des Parkplatzes in der Bleiche, Errichtung des Wohnmobilstellplatzes in Zech). Insbesondere im Rahmen der anstehenden Konsolidierung wird in den nächsten Jahren sowohl Bürgerbeteiligung als auch allgemein gute externe wie interne Kommunikation von wesentlicher Bedeutung sein. Zudem unterliegt die Bürgerbeteiligung angesichts der Veränderungen in der Medienlandschaft und der Informationsgewohnheiten der BürgerInnen einem ständigen Entwicklungsprozess.
Neben der Betreuung der laufenden Projekte wird eine zentrale Aufgabe der Bürgerbeteiligung auch die Erschließung neuer Kommunikationskanäle zu den Bürgern sein, um möglichst viele Zielgruppen innerhalb der Bevölkerung zu erreichen – die Beteiligungsplattform Adhocracy ist ein Beispiel hierfür. Insbesondere im Bereich der Social Media wird die Stadt zunehmend Präsenz zeigen müssen, um ihre aktuellen Themen und Projekte für die Bürgerinnen und Bürger verständlich und transparent aufzuarbeiten.
Die Stelle in der Bürgerbeteiligung wurde in den letzten zwei Jahren als Projektstelle geführt und das Resümee ist, dass die verschiedenen Projekte von den Bürgerinnen und Bürgern sehr gut angenommen wurden und es eine durchgehend positive Resonanz aus der Bevölkerung gab. Die Beteiligung und vor allem auch gute informative Einbindung der Bürger sind für eine moderne Stadtverwaltung von großer Bedeutung, um die Arbeit der Verwaltung im Sinne der Bürgerschaft zu gestalten und dadurch eine größere Akzeptanz von Projekten zu erhalten.
Um gleichwohl angesichts der Haushaltssituation Kosten zu reduzieren empfiehlt die Stadtverwaltung die Stelle Bürgerbeteiligung im Umfang von 0,6 VZÄ zu schaffen. Somit kann zumindest die weitere Betreuung laufender Projekte aufrechterhalten werden.
- Rein informativ: Sachstand Presse- und Kommunikationsabteilung
Der Stellenplan enthält derzeit 1,5 Stellenanteile für die Pressearbeit der Stadt Lindau. Derzeit wird im Hauptamt eine Bestandsaufnahme der bereits jetzt durch die Pressestelle wahrgenommenen Aufgaben vorgenommen, eine Analyse der im Rahmen moderner Kommunikationsarbeit zusätzlich aufzunehmender Aufgaben sowie die Verlinkung zu anderen Arbeitsbereichen im Hauptamt und weiteren Ämtern.
Ziel ist die Konzeptionierung einer zeitgemäßen Kommunikationsabteilung für die Stadt Lindau (B). Im Zuge dessen können sich Vorschläge zu Umstrukturierungen und Stellenanteilsänderungen v.a. innerhalb des Hauptamtes ergeben.
Über das Ergebnis der Untersuchung wird die Verwaltung nach deren Abschluss schnellst möglich berichten und entsprechende Beschlussvorschläge unterbreiten.