Datum: 14.01.2021
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: im Saal der Alten Post Maitenbeth
Gremium: Gemeinschaftsversammlung
Körperschaft: VG Maitenbeth
Öffentliche Sitzung, 14:00 Uhr bis 15:00 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 15:00 Uhr bis 16:30 Uhr


Öffentliche Sitzung

TOP-Nr. Bezeichnung
1 Genehmigung des Protokolls vom 19.08.2020
2 Jahresrechnung 2019
3 Erhöhung Kassenversicherung, Angebot vom 13.08.2020
4 Bekanntmachung des Ergebnisses der überörtlichen Rechnungsprüfung der Jahresrechnungen 2016 bis 2018
5 Telefonanlage Rathaus (VG) - weitere Vorgehensweise
6 Beschluss über die Geschäftsordnung der Gemeinschaftsversammlung
7 Verschiedenes - Bekanntmachungen und Anträge
7.1 Dienstanweisung zur Arbeitszeit "Neufassung" (Information)

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1. Genehmigung des Protokolls vom 19.08.2020

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö beschließend 1

Sachverhalt

Den Mitgliedern der Gemeinschaftsversammlung wurde das Protokoll der öffentlichen Sitzung vom 19.08.2020 über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt.

Beschluss

Die Gemeinschaftsversammlung genehmigt das Protokoll der öffentlichen Sitzung vom 19.08.2020 ohne Einwände.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 5, Dagegen: 0

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2. Jahresrechnung 2019

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö informativ 2

Sachverhalt

Die Jahresrechnung 2019 wird dem Gremium vorgestellt. Über- und außerplanmäßige Ausgaben aus dem Haushaltsjahr 2019 wurden bereits in der Sitzung vom 01.04.2020 genehmigt. 
Fragen zur Jahresrechnung werden beantwortet. Die Jahresrechnung 2019 wurde dem Gremium vorab per Listen im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt.   

Beschluss

Die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung nehmen den Bericht zur Jahresrechnung 2019 und die über- und außerplanmäßigen Ausgaben 2019 zur Kenntnis.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 7, Dagegen: 0

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3. Erhöhung Kassenversicherung, Angebot vom 13.08.2020

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö beschließend 3

Sachverhalt

Die Versicherungskammer Bayern unterbereitet mit beiliegendem Angebot der VGem. Maitenbeth die Möglichkeit die Versicherungssumme ihrer Kassenversicherung zu erhöhen. Herr Kroschinski von der Versicherungskammer Bayern hat bei seinem jährlichen Informations- bzw. Beratungs-termin auf die ihm sehr niedrigen Versicherungssumme hingewiesen. 

Derzeit:
Vers. Summe 25.600 €    Beitrag 2.351,68 € 

Angebot:
Vers. Summe 250 Tsd.€ Beitrag 5.062,19 €

Vers. Summe 500 Tsd.€ Beitrag 5.456,96 €

Beschluss

Der Tagesordnungspunkt wird auf die nächste Sitzung vertagt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 7, Dagegen: 0

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4. Bekanntmachung des Ergebnisses der überörtlichen Rechnungsprüfung der Jahresrechnungen 2016 bis 2018

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö informativ 4

Sachverhalt

Die überörtliche Rechnungsprüfung hat in der Zeit vom 20.08.20 bis 14.10.20 (mit Unterbrechungen) die Haushaltsjahre 2016, 2017 und 2018 geprüft. 

Im Rahmen der überörtlichen Rechnungsprüfung wurde insbesondere untersucht, ob 
die Haushaltsführung und die Haushaltsjahre eingehalten wurden, die Einnahmen und Ausgaben begründet und belegt sowie die Jahresrechnungen und die Vermögensnachweise ordnungsgemäß aufgestellt sind. Die der Verwaltungsgemeinschaft zustehenden Einnahmen vollständig und rechtzeitig eingezogen wurden und bei der Leistung von Ausgaben der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet wurde. Die Aufgaben mit geringerem Personal- und Sachaufwand oder auf andere Weise wirksamer erfüllt werden könnten.   

Die Prüfung erfolgte Stichproben und Teilgebiete beschränkt. 

Der detaillierte Rechnungsbericht wurden den Mitgliedern der Gemeinschaftsversammlung über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. 

Im Bericht wurde darauf hingewiesen, die Haushaltssatzungen künftig gem. Art. 65 Abs. 2 GO rechtzeitig dem Landratsamt Mühldorf a. l. vorzulegen. Die örtliche Rechnungsprüfung in der Regel bis zum 30. Juni des auf das Haushaltsjahr folgenden übernächsten Jahres durchzuführen und in öffentlicher Sitzung festzustellen, sowie die Entlastung zu beschließen. 
    
Die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung sind bemüht, die Einhaltung der Fristen künftig besser zu beachten. 

Beschluss

Die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung nehmen den Bericht zur Kenntnis.  

Abstimmungsergebnis
Dafür: 7, Dagegen: 0

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5. Telefonanlage Rathaus (VG) - weitere Vorgehensweise

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö beschließend 5

Sachverhalt

Im Verwaltungsgebäude der VG Maitenbeth (Kirchplatz 9, 83558 Maitenbeth) ist eine interne Telefonanlage mit Endgeräten installiert. Die gesamte Anlage wurde 2013 einmalig und ohne Wartungsvertrag gekauft.

Im gesamten Gebäude sind derzeit 11 Geräte in Betrieb. Ein Telefon im großen Sitzungssaal und ein weiteres werden derzeit nicht benutzt bzw. sind nicht angeschlossen. Ab März 2021 werden für die restlichen Arbeitsplätze die übrigen Telefone benötigt. Für den Besprechungsraum würde noch ein tragbares mobiles Endgerät benötigt werden. Zudem müssten intern die Endgeräte dementsprechend eingerichtet und aktualisiert werden. Seit Umstellung der EDV ins Outsourcing wurde auch kein Telefondienst-Programm auf den Rechnern der Mitarbeiter installiert. Da seit 2013 keine Wartung der Geräte mehr stattgefunden hat, ist über die weitere Vorgehensweise nachzudenken.

Es wurden zwei Firmen um die Durchsicht der oben genannten Situation gebeten und sind konnten uns folgende Ergebnisse mitteilen (die jeweiligen Angebote wurden über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt):

Firma Telekom
Nach Auskunft des am 21. September 2020 mit Frau Schuss und Herrn Leibl von der Telekom stattgefunden Termins sollte die gesamte Telefonanlage samt Software inklusive der Endgeräte ausgetauscht erneuert werden. Ein Angebot in Höhe von ca. 5.400,00 € (brutto) wurde übersandt. 


Firma Call-Data-Systems GmbH
Ein gemeinsamer Termin mit Herrn Spindler von der Firma Call-Data-Systems GmbH fand am 12. November 2020 im Rathaus statt. Ein Angebot in Höhe von ca. 1.200,00 € (brutto) für das Update der Anlage auf OXO Connect Rel. 4 (1 Softwarelizenz OmniPCX Office, 20 Alcatel-Lucent Enterprise, 20 OXO Connect Software Assurance für 3 Jahre, 4 additional IP trunk software Lizenzen, 1 Alcatel-Lucent Kooling Kit Rack 2/3) ohne Arbeitszeit (Stundensatz von 105,00 €) und Fahrtkosten (Fahrtzeit = Arbeitszeit) liegt uns vor. Zudem ist in diesem Angebot auch kein mobiles Endgerät enthalten.

Zudem teilte die Firma folgende Informationen mit:
Die Hardware der TK-Anlage kann soweit übernommen werden und ist für den aktuellen Software Stand OXO Connect Rel. 4 kompatibel. Für die Installation des Updates schätzen wir den Zeitaufwand auf ca. 2-3 Arbeitsstunden. Für die Einrichtung der OMC (Administrationssoftware), sowie Pimphony (Wahl aus Outlook) und eine kleine Schulung in die Funktionen kommt noch ca. 1 Arbeitsstunde hinzu (optional).

Die Verwaltung würde von einem grundsätzlichen Neukauf und Austausch der Telefonanlage absehen, da sowohl die Anlage als auch die Endgeräte noch nicht einmal 10 Jahre alt sind und noch reibungslos funktionieren. 

Beschluss

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt ein Update der Telefonanlage durchführen zu lassen und die aktuellen Endgeräte weiter zu behalten. Zudem wird ein mobiles tragbares Endgerät für den Besprechungsraum beschafft.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 7, Dagegen: 0

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6. Beschluss über die Geschäftsordnung der Gemeinschaftsversammlung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö beschließend 6

Sachverhalt

Mit Beschluss der Gemeinschaftsversammlung vom 28. Mai 2020 wird die bisherige Geschäftsordnung vom 1. Mai 2014 bis zur Überarbeitung der neuen Geschäftsordnung beibehalten.

Der Gemeinschaftsversammlung wurde die neu vorgefertigte Geschäftsordnung zusammen mit den Sitzungsunterlagen zugesandt.

Die Mitglieder wurden aufgefordert, sich mit der vorgelegten Fassung vertraut zu machen und Änderungswünsche einzubringen.

Die überarbeitete Geschäftsordnung tritt mit Wirkung zum 1. Januar 2021 in Kraft.

Beschluss

Folgende Beträge wurden nach Beratung noch fertig ergänzt:

§ 7 Aufgaben als Leiter der Verwaltung (Absatz 2)
  • b) im Übrigen bis zu einem Betrag von 25.000,00 Euro
  • c) Stundung über ein Jahr von 500,00 Euro
  • c) Aussetzung der Vollziehung von 500,00 Euro
  • d) die Entscheidung über überplanmäßige Ausgaben bis zu einem Betrag von 5.000,00 
         Euro und über außerplanmäßige Ausgaben bis zu einem Betrag von 5.000,00 Euro  
         im Einzelfall, soweit sie unabweisbar sind und die Deckung gewährleistet ist (Art. 66 
         Abs. 1 Satz 1 GO)
  • e) Handlungen oder Unterlassen jeder Art mit Auswirkungen für die Verwaltungs-
        gemeinschaft, insbesondere der Abschluss von Verträgen und sonstiger Rechts-
        geschäfte sowie die Wahrnehmung von Rechten und Pflichten der 
        Verwaltungsgemeinschaft, bis zu einer Wertgrenze von 25.000,00 Euro
  • f) wurde ersatzlos herausgenommen

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt die Geschäftsordnung in vorgelegter Form.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 7, Dagegen: 0

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7. Verschiedenes - Bekanntmachungen und Anträge

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö informativ 7
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7.1. Dienstanweisung zur Arbeitszeit "Neufassung" (Information)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Maitenbeth) Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 14.01.2021 ö informativ 7.1

Sachverhalt

Der Gemeinschaftsversammlung wurde in der Sitzung am 11. November 2019 (Dier Entwurf und die Grundsätze sind in der vorhergegangenen Sitzung erarbeitet worden) der endgültig ausgearbeitete Entwurf für die Dienstanweisung zur gleitenden Arbeitszeit vorgelegt. Diese wurde einstimmig beschlossen. 

Der Gemeinschaftsvorsitzende überarbeitete gemeinsam mit der Geschäftsleitung die oben genannte Fassung, die für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltungsgemeinschaft Maitenbeth ab 01. Januar 2021 in Kraft tritt.

Datenstand vom 02.02.2023 16:11 Uhr