Die Rechnungsprüfung für die Jahresrechnungen 2007 bis einschließlich 2011 wurde in der Zeit vom 03.12.2013 bis 26.05.2014 (mit Unterbrechungen) in den Räumen der Verwaltungsgemeinschaft durchgeführt.
Der Gemeinderat wurde über den Inhalt der überörtlichen Rechnungsprüfung durch das Landratsamt Traunstein informiert. Die überörtliche Rechnungsprüfung ist ein internes Verwaltungsverfahren, der Prüfbericht dementsprechend ein verwaltungsinternes und kein öffentliches Dokument und kann von den Mitgliedern des Gemeinderates in der Verwaltung eingesehen werden. Die Prüfungsfeststellungen (Textziffern) werden besprochen und ggf. beschlussmäßig behandelt.
Tz 1 Skonti wurden abgezogen, allerdings nicht immer richtig berechnet (Metallbau bei HSt. 8249.9610): Wenn Abschlagsrechnungen bereits mit Skonto bezahlt wurden, ist bei der Schlussrechnung der volle Rechnungsbetrag zu skontieren, nicht nur die letzte Rate. Im genannten Fall sind durch die falsche Skontoberechnung 3639,12 € zu viel bezahlt worden. Der Betrag wäre zurückzufordern (§812 BGB) bzw., falls er uneinbringlich ist (z.B. weil u.U. österreichisches Zivilrecht anzuwenden wäre), bei der Kassenversicherung zu melden.
Beschluss zu Tz 1: Es ist zu prüfen, ob eine Rückforderung möglich ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Schaden bei der Kassenversicherung angezeigt.
Abstimmung: 15 : 0
Tz 2 Für das Postbank-Rücklagenkonto sind u.a. der Anordnungsbefugte (Art. 100 GO) und der IT-Administrator (§ 37 Abs.1 Nr.10 KommHV) unterschriftsberechtigt. Beides ist unverzüglich abzustellen. Am 18.01.2011 wurde bei der VR Bank Rosenheim-Chiemsee eG ein Konto durch einfache Unterschrift der Kassenverwalterin geschlossen. Auch dieses Kassengeschäft würde eine Doppelunterschrift verlangen.
Anmerkung zu Tz 2: Das Postbank-Rücklagenkonto wurde bereits aufgelöst. Zukünftig wird bei Kassengeschäften die erforderliche Doppelunterschrift berücksichtigt.
Tz 3 Bei der Freiwilligen Feuerwehr Marquartstein erhielten 5 Gerätewarte und ein Jugendwart während des Berichtszeitraumes Aufwandsentschädigungen in Höhe von insgesamt 1.630,00 € jährlich. Diese Entschädigungen sind bisher nicht in der Satzung über die Entschädigung ehrenamtlich tätiger Gemeindebürger festgelegt und entbehren deshalb einer rechtlichen Grundlage. Das Satzungsrecht müsste dahingehend ergänzt werden.
Anmerkung zu Tz 3: Die Satzung wurde entsprechend der Prüfungsfeststellung ergänzt und am 24.11.2014 vom Gemeinderat beschlossen.
Tz 4 Bei den Stichproben wurde festgestellt, dass die Personalakten lückenhaft sind. U.a. fehlen Arbeitsplatzbeschreibungen und Stellenbewertungen. Eine Überprüfung der Eingruppierungen war deshalb nicht möglich. Arbeitsverträge sind nur teilweise enthalten. Auch die Umschlüsselung der BMT-G-Lohngruppen in TVöD-Entgeltgruppen ist in den Personalakten nicht abgelegt. All dies wäre zu ergänzen. Arbeitsmedizinische Untersuchungen wären regelmäßig zu wiederholen. Nachweise hierüber fehlen in den Akten.
Anmerkung zu Tz 4: Es gibt kein Beschäftigungsverhältnis ohne entsprechenden Arbeitsvertrag. Beschäftigte, welche früher ohne Arbeitsvertrag beschäftigt waren, sind zwischenzeitlich ausgeschieden. Arbeitsmedizinische Untersuchungen erfolgen über die Kommunale Unfallversicherung Bayern (KUVB) durch einen Dienstleister, bis 2016 war dies der BAD, ab 2016 ist es die AMAS Consulting GmbH.
Beschluss zu Tz 4: Ebenso wie bei den Bediensteten der Gemeinde Marquartstein fehlen Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen auch bei den Bediensteten der Gemeinde Staudach-Egerndach und der Verwaltungsgemeinschaft Marquartstein. Die Verwaltung wird beauftragt die Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen der Bediensteten der Verwaltungsgemeinschaft zusammen mit den Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen bei den Bediensteten der Gemeinden durchzuführen. Auf eine nachträgliche Dokumentation der Überleitung der BMT-G-Lohngruppen in TVöD-Entgeltgruppen wird verzichtet, da zwischenzeitlich organisatorische Änderungen erfolgten und insoweit die damaligen Tätigkeiten nur unverhältnismäßig schwer zu rekonstruieren sind. Eine Bewertung der Eingruppierung hat anhand der neu erstellten Stellenbewertung zu erfolgen.
Abstimmung: 15 : 0
Tz 7 In keinem Jahr sind die Einnahmen und Ausgaben für die Entwässerung ausgeglichen, die Zuführungen zur Sonderrücklage zum Gebührenausgleich entsprechen nicht den Mehreinnahmen, Entnahmen erfolgten keine, obwohl 2010 und 2011 lt. Sachbuch Fehlbeträge entstanden sind. Bei der Entwicklung der Beiträge und Gebühren läßt sich für die letzten 15 Jahre kein klares Konzept erkennen. Während 1997 Beiträge nur nach Geschoßflächen mit Keller für 16,50 DM/m2 abgerechnet wurden, wurde ab 2002 für Geschoßflächen 15 €/m2 und für Grundflächen 1 €/m2 verlangt. 2007 wurden rückwirkend die Kellerflächen aus der Beitragspflicht herausgenommen, was z.B. bewirkte, dass ein Keller, in dem eine gewerbliche Bügelstube betrieben wird, nicht veranlagt wurde. 2011 wurden die Kellerflächen wieder berücksichtigt, dafür die Grundflächen wieder nicht mehr und der Beitragssatz auf 6,42 €/m2 gesenkt. Im Jahr 2010 erfolgte durch eine externe Beraterfirma eine Beitrags- und Gebührenneukalkulation, die in der ab 01.01.2011 gültigen EWS und BGS-EWS ihren Niederschlag fand. Der Auftrag lautete über eine Neukalkulation ab 2007, die vorher eingenommenen Gebührenüberschüsse (mehr als 250.000 €) blieben unberücksichtigt. Sie wären aber den Gebührenzahlern zu Gute zu bringen gewesen, soweit sie nicht für laufende Kosten (z.B. Reparaturen oder gleichwertige Erneuerung von vorhandenen Anlagen) aufgewandt werden mußten. Ab 2011 wären dann auch interne Verrechnungen für die kalkulierten lfd. Straßenentwässerungskosten zu berücksichtigen, um die Sonderrücklage für den Gebührenausgleich korrekt zu bebuchen. Wir empfehlen, den Ausgleich möglichst bald nachzuholen. In diesem Zusammenhang wäre auch zu prüfen, inwieweit Kreis-, Staats- und Bundesstraßen von der Gemeinde Marquartstein entwässert werden und ggf. adäquate Entschädigungen (vertragl. Regelung) bzw. Gebühren (gesonderte Kalkulation/ Satzung) dafür einzufordern. Die Gebührenkalkulation beinhaltet u.a. die Abschreibungen für Ausgaben, die um einen Anteil für Straßenentwässerung im Bereich von Mischwasserkanälen und die Abschreibungen für Einnahmen gemindert wurden. Die gesamten Investitionen abzüglich des fiktiv berechneten Straßenentwässerungsanteils machen 3.872.128,53 € aus, die gesamten Zuwendungen und Beiträge (kalkuliert bis einschließlich 2014) 3.693.526,04 €; d.h. es bleibt ein abschreibungsfähiger Ausgabenrest von 178.602,49 € für die gesamte Abschreibungszeit, der in der Gebührenkalkulation seinen Niederschlag findet. Bei der vorgelegten Kalkulation sind für alle Nach- und Vorauskalkulationsjahre die Einnahmen mit einem wesentlich niedrigeren Durchschnittsprozentsatz als die Ausgaben abgeschrieben. U.a. dadurch übersteigen die Einnahmenrestbuchwerte, die anfangs noch unter den Ausgabenrestbuchwerten liegen, am Ende des Kalkulationszeitraumes diese bereits um über 100.000 € oder 4,65%. Um zu vermeiden, dass die Restbuchwerte der Einnahmen die Restbuchwerte der Ausgaben überschreiten, hätte man von Anfang an die Einnahmen mit dem Durchschnittsprozentsatz der Abschreibung für Ausgaben abschreiben müssen. Die Entscheidung, ob die Restbuchwertmethode oder die Halbwertmethode (ihr Vorteil liegt in der gleichmäßigeren Gebührenbelastung) für die Kalkulation der kalkulatorischen Kosten angewandt werden soll, steht dem Gemeinderat zu. Auch die Festsetzung des ggf. anzuwendenden Zinssatzes für die kalkulatorischen Zinsen ist grundsätzlich dem Gemeinderat vorbehalten.
Beschluss zu Tz 7: Aufgrund unzureichender Unterlagen zu früheren Kalkulationen von Beiträgen und Gebühren hatte man sich 2010 bewusst für eine Neukalkulation entschieden, welche als Grundlage für die Zukunft dient. Der Gemeinderat nimmt die Prüfungsfeststellungen zu vor 2010 liegenden Sachverhalte zur Kenntnis, beschließt jedoch die Kalkulation von 2010 nicht mehr zu ändern. Die Kalkulation erfolgt als Dienstleistung durch ein externes Büro. Es ist zunächst davon auszugehen, dass die Kalkulation rechtmäßig ist. Die Verwaltung wird beauftragt die weiteren Prüfungsfeststellungen, wie z.B. zur Straßenentwässerung und Durchschnittsprozentsätze, soweit diese nicht bereits in der Kalkulation 2014 berücksichtigt wurden, im anschließenden Kalkulationszeitraum zu berücksichtigen und mit dem Büro abzuklären. Bisher erfolgt die Kalkulation nach der Restbuchwertmethode, inwieweit eine Umstellung möglich ist, ist zu prüfen. Der Zinssatz wurde erst vor kurzem durch den Gemeinderat geändert.
Abstimmung: 15 : 0
Tz 8 Die Kostenerstattung für neue Hausanschlüsse (§ 10 a.F. bzw. § 8 n.F. BGS-EWS) konnte nur im Rj 2011 festgestellt werden. Wir gehen davon aus, dass die Erstattung entstandener Kosten vorher nicht geltend gemacht wurde. Dies wäre, soweit möglich, noch nachzuholen bzw. der Vermögensschaden bei der Kassenversicherung geltend zu machen. Entsprechendes gilt für die Hausanschlusskosten der Wasserversorgung (§ 8 BGS-WAS).
Anmerkung zu Tz. 8: Da der Prüfbericht keine Angaben zu konkreten Fällen enthält, ist die Bearbeitung dieser Prüfungsfeststellung schwierig. Die Verjährung im Abgabenrecht beträgt 4 Jahre, insoweit ist eine Nachholung bereits ausgeschlossen. Die Verwaltung wird diesen Punkt bei der nächsten überörtlichen Prüfung mit der staatlichen Rechnungsprüfungsstelle klären.
Tz 9 Für die Beitrags- und Gebührenkalkulation gilt Vergleichbares wie bei der Entwässerung. Grundsätzliche Entscheidungen über die Stellschrauben der Kalkulation (Kalkulationszeitraum; Verteilungsschlüssel Grundfläche : Geschoßfläche; Ausgleich von Investitionskosten durch Ergänzungsbeitrag oder über Gebühren; Höhe kalk. Zinssatz; Restbuchwertmethode : Halbwertmethode; Verzicht auf Verbesserungsbeitrag) sind vom Gemeinderat zu beschließen. Mit GRB vom 17.04.2009 wurde auf Grund einer Prüfungsbemerkung im letzten Prüfbericht der Kalkulationszeitraum neu auf 4 Jahre festgelegt (d.h., vorher galt der Mindestkalkulationszeitraum von 1 Jahr). Eine Aussage darüber, wann die 4 Jahre beginnen, wurde dabei nicht getroffen. Für die geprüften Jahre 2002-2006 gab es keinen derartigen Beschluss. Man muss davon ausgehen, dass der Gemeinderat bewußt nicht kostendeckende Gebühren festgelegt hatte, um den Wasserpreis niedrig zu halten und keine steuerpflichtigen Gewinne zu erwirtschaften. Der Gemeinderat sollte für die Zukunft kostendeckende Beiträge und Gebühren (Art. 61 Abs. 2 Satz1 und 62 Abs. 2 Nr.1 GO, Art. 8 KAG) beschließen, aber die vorgelegte Gebührenkalkulation berücksichtigt nicht nur Unwägbarkeiten in der Kostenentwicklung, sondern indirekt auch eine nachträgliche Gebührenerhöhung für die vergangenen vier Jahre, die als Kalkulationszeitraum gar nicht festgelegt waren. Wir halten dies für unzulässig. In der Kalkulation wurden u.a. zusätzliche kalkulatorische Zinsen für die Gebührenunter-deckungen der Jahre 2007 bis 2010 i.H.v. über 46.000 € angesetzt, begründet mit einem Urteil des BayVGH aus dem Jahr 1997. In dem zitierten Urteil ist jedoch nur von tatsächlich erwirtschafteten Zinserträgen die Rede, für die Jahre, in denen kein Zinsertrag angefallen ist, sollte gemäß Urteilsbegründung auch nichts angesetzt werden. Dies wäre bei der Folgekalkulation ebenfalls zu berücksichtigen.
Beschluss zu Tz. 9: Der Gemeinderat nimmt die Prüfungsfeststellungen zur Kenntnis. Die Kalkulation erfolgt als Dienstleistung durch ein externes Büro. Es ist zunächst davon auszugehen, dass die Kalkulation rechtmäßig ist. Die Verwaltung wird beauftragt die Prüfungsfeststellungen soweit diese nicht bereits in der Kalkulation 2014 berücksichtigt wurden, im anschließenden Kalkulationszeitraum zu berücksichtigen und mit dem Büro abzuklären.
Abstimmung: 15 : 0
Tz 11 Es konnte nicht festgestellt werden, dass bei den Straßenbaumaßnahmen zur Erschließung der neuen Baugebiete Bohrkerne gezogen, untersucht und entsprechend der Ergebnisse abgerechnet wurden, wie dies in den Zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen und Richtlinien für den Bau von Verkehrsflächenbefestigungen aus Asphalt (ZTV Asphalt-StB 07/13) gefordert bzw. beschrieben ist. Das Ziehen von Bohrkernen ist zur Qualitätssicherung und ordnungsgemäßen Abrechnung unerlässlich. Bei sachgerechter Wiederverfüllung ist erfahrungsgemäß auch nicht, wie oftmals die Befürchtung geäußert wird, mit Schwachstellen der fertigen Straße zu rechnen.
Beschluss zu TZ 11: Die Asphaltierung der Straße Brandäcker erfolgte an einem Tag. Hierbei wurde die Baustelle mehrmals besichtigt und die Einbaustärke des Asphalts kontrolliert, um eben keine Bohrkerne ziehen zu müssen. Die Qualität des Asphalts konnte nicht geprüft werden. Der Gemeinderat beschließt für zukünftige Baumaßnahmen eine Prüfung durch das Ziehen von Bohrkernen mit ausschreiben zu lassen.
Abstimmung: 15 : 0
Tz 14 Wie im Vorberichtszeitraum wurden gelegentlich einzelne Vorsteuer- oder Mehrwertsteuerbeträge (z.B. HSt. 8151.1100 Ablesekostenersatz nicht MWSt.-pflichtig; Rj 2009 HSt. 8151.9531 und Rj 2011 HSt. 8249.9610 Vermessungskosten nur zu 80% MW-steuerpflichtig, Rj 2011 HSt. 8249.9630 Verrechnung von Netto-Erstattung mit Brutto-Forderung) falsch berechnet. Die Steuer sollte, soweit noch möglich, berichtigt werden.
Anmerkung zu TZ 14: Da im Prüfungszeitraum die Erklärungen der Steuern bereits abgeschlossen waren, war eine Berichtigung nicht mehr möglich.
Tz 15 Die Jahresrechnungen wurden weitgehend rechtzeitig aufgestellt und dem Gemeinderat vorgelegt. Die fehlenden Unterschriften des ersten Bürgermeisters bei der Feststellung des Ergebnisses wurden noch während der Prüfung nachgeholt. Nur eingeschränkt standen die Anlagen zur Jahresrechnung (Art. 102 GO, §§ 77 und 81 KommHV und amtliche Muster) zur Verfügung. Die Anlagen sind zu ergänzen. Die Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen 2007 wären noch einzuholen, da aber der Gemeinderat in der alten Zusammensetzung nicht mehr existiert, dürfte eine Heilung nicht mehr möglich sein.
Beschluss zu Tz 15: Die Anlagen wurde durch die Verwaltung bereits ergänzt. Der Gemeinderat beschließt auf eine nachträgliche Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen 2007 zu verzichten.
Abstimmung: 15 : 0
Tz 16 Die Erfassung des beweglichen Vermögens liegt immer noch im Rückstand. Eine Kennzeichnung der AuszahlungsAO nach Erfassung fehlt weiterhin. Die Vermögenserfassung ist auf Stand zu bringen. Die erfassten Gegenstände wurden mit dem vollen Anschaffungswert nachgewiesen und jährlich abgeschrieben. Im Bestandsverzeichnis (§ 75 KommHV) sind Gegenstände ab AHK von 500 € netto, im Anlagenverzeichnis (§ 76 KommHV) über der GWG-Grenze nach dem Einkommensteuergesetz zu erfassen. Sollten diese Grenzen als zu hoch erscheinen, kann die Gemeinde den Betrag durch Gemeinderatsbeschluss reduzieren, was wir empfehlen würden.
Beschluss zu Tz 16: Die Verwaltung wird beauftragt die Vermögenserfassung gemäß der Prüfungsfeststellung zu erledigen. Der Gemeinderat beschließt die Grenzen zur Vermögenserfassung nicht zu reduzieren.