Prüfung Jahresabschluss 2019
In der Sitzung des Werkausschusses am 14.07.2020 wurden zum Jahresabschluss 2019 die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung vorgestellt.
Dem Gemeinderat wurde durch einstimmigen Beschluss empfohlen, den Abschluss nach Prüfung durch die Kanzlei Butz sowie der internen Prüfung in der vorgelegten Form festzustellen und den Jahresüberschuss in Höhe von 134.143,90 € auf neue Rechnung vorzutragen.
Den Mitgliedern des Werkausschusses wurden zur Sitzung am 14.07.2020 die Gesamtbilanz, die Teilbilanzen und die Gewinn- und Verlustrechnungen übermittelt. Ergänzend hierzu wurde der Lagebericht zum Jahresabschluss 2019 den Unterlagen der heutigen Sitzung beigefügt.
Inzwischen wurde der Jahresabschluss mit Lagebericht der Gemeindewerke Oberaudorf von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Christian Butz GmbH & Co. KG geprüft (Prüfbericht vom 25.09.2020). Die Prüfungen führten zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichtet.
Die örtliche Rechnungsprüfung durch Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses für die Jahresabschlüsse 2018 und 2019 steht noch aus. Sie war für diesen November geplant, wurde jedoch aufgrund der stark angestiegenen Corona-Neuinfektionen verschoben.
Corona-Pandemie
Die Corona-Pandemie hinterlässt auch bei den Gemeindewerken ihre Spuren. In der ersten Welle im Frühjahr erkrankte ein Mitarbeiter mit leichtem Verlauf an COVID-19 und musste 14 Tage in Quarantäne. Ein weiterer Mitarbeiter musste aufgrund der Kontaktregeln in Quarantäne.
Wegen eines engeren Kontaktes zu einer positiv getesteten Person musste erneut ein Mitarbeiter im Oktober in Quarantäne. Aufgrund einer Ausnahmeregelung für kritischen Infrastrukturen konnte er jedoch unter besonderen Schutzvorkehren seine Arbeit wieder vorzeitig aufnehmen.
Ein Mitarbeiter aus Tirol muss sich aufgrund der verschärften Einreiseregelungen für Berufspendler seit Ende Oktober kalenderwöchentlich einem COVID-19-Test unterziehen.
Wegen des starken Anstieges der Infektionszahlen im Oktober erließen die Gemeindewerke eine Dienstanweisung, um die Mitarbeiter vor einer Ansteckung besser zu schützen und den Betrieb der Strom- und Wasserversorgung sicherzustellen. Durch die Bildung von getrennten Arbeitsgruppen soll das Ausfallrisiko von Personal begrenzt werden.
Insgesamt konnten die Gemeindewerke die Coronakrise bisher recht gut meistern, wenngleich es bei verschiedenen Projekten Verzögerungen gibt und der Zählerturnuswechsel, insbesondere bei Wasser, hinter dem Zeitplan liegt.
Strom- und Wasserabsatz
Mit Bezug auf die Coronakrise erwarten die Gemeindewerke beim Strom- und Wasserabsatz in 2020 aufgrund der vorliegenden Messdaten keinen gravierenden Einbruch. So wird beim Stromabsatz im gesamten Versorgungsgebiet für die ersten 9 Monate lediglich ein leichter Rückgang von rund 2 % erwartet, wobei Sondervertragskunden stärker betroffen sind. Bei Tarifkunden wird kein Rückgang erwartet.
Da bei den Sondervertragskunden die prognostizierten Strommengen bereits in der Vergangenheit (z. B. im Vorjahr) zu festen Preisen verbindlich bestellt wurden und in diesem Jahr der tatsächliche Stromverbrauch unter den Prognosen liegt, führt dies in der Energiebeschaffung zu Zusatzkosten: Der nicht benötigte Strom muss zu einem oft niedrigeren Preis an der Strombörse verkauft werden.
Wirtschaftsplan 2020, Investitionen
Die Investitionen liegen in diesem Jahr zum Teil hinten dem Wirtschaftsplan zurück. Ein wesentlicher Grund hierfür sind Terminverzögerungen aufgrund der Coronakrise (extern wie intern) als auch fehlende Voraussetzungen durch Dritte.
- Im Wasserwerk werden die im Wirtschaftsplan vorgesehenen Planungsleistungen nur im reduzierten Umfang durchgeführt. So wurden für ein neues Schutzgebiet in der Mühlau lediglich Planungsleistungen vom Ingenieurbüro ROPLAN und dem Planungsbüro IGwU (Grundwassermodell) durchgeführt.
Für eine Erschließung von Grafenherberg im Sudelfeld ist zunächst eine Klärung mit den Anschlussnehmern durch den Betreiber der derzeitigen Wasserversorgung (Bayerische Bereitschaftspolizei) herbeizuführen, bevor mit einer Planung begonnen werden kann.
- Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems liegt im Kostenplan.
- Die PV-Anlage in der Kläranlage soll noch heuer nach Plan gebaut werden.
- Neue Fahrzeuge für die Teilbetriebe Stromnetz und Wasserwerk werden heuer nicht mehr angeschafft.
- Eine Einzäunung des Fassungsbereiches (Schutzzone 1) der Haslachquellen wurde noch nicht durchgeführt. Notwendigkeit, Ausführungsart und ggf. Nachteile einer Einzäunung in einem Steilgelände mit teilweise viel Schnee im Winter sind mit dem Wasserwirtschaftsamt noch zu klären.
DMS-Einführung
Das Einführungsprojekt für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist inzwischen weit fortgeschritten. Das System ging am 20.07.2020 in Verbindung mit einer Einführungsschulung für die Mitarbeiter mit Büroarbeitsplatz in Betrieb und wird seither von diesen auch gut genutzt.
Die Einführung erfolgt durch die Fa. Seiton aus Inchenhofen bei Augsburg, einem IT-Unternehmen, welches sich unter anderem auf DMS-Systeme von ELO spezialisiert hat. Die Zusammenarbeit mit dieser Firma kann insgesamt als sehr konstruktiv und gut bezeichnet werden.
Für das Einführungsprojekt wird nach derzeitigem Stand der in der Werkausschusssitzung am 22.04.2020 vorgestellte Kostenrahmen von rund 44.000 € eingehalten. Für ein Förderprogramm des Freistaates Bayern mit dem Titel „Digitalbonus Bayern“ wurde am 02.03.2020 ein Förderantrag eingereicht. Es wurde ein Zuschuss von 10.000 € beantragt. Ein Bescheid steht noch aus.
Das DMS dient als Plattform für die Ablage, Bearbeitung Suche, und Archivierung von Dokumenten. Mit gezielten Suchbegriffen und Einschränkungen ist eine sehr schnelle Suche nach Dokumenten möglich, vergleichbar einer Suchanfrage im Internet. Hierzu wurde bei der Einführung das allgemeine Windows-Explorer-Laufwerk ins DMS-Archiv überführt. Aktuell sind im DMS über 81.000 Dateien abgelegt, hiervon rund 36.000 E-Mails.
Seit der DMS-Einführung werden grundsätzlich alle eingehenden und für die Geschäftsabläufe wichtigen Dokumente im DMS-Archiv abgelegt. Papierdokumente werden hierzu über einen leistungsfähigen Scanner elektronisch archiviert und verschlagwortet.
Das Einführungsprojekt wird noch in diesem Jahr abgeschlossen, wobei der geplante Gesamtumfang bereits größtenteils umgesetzt werden konnte, wie z. B.
- Umzug aller Dateien von einem allgemeinen Windows-Laufwerk ins DMS-Archiv.
- Realisierung eines Workflows für den Rechnungseingang: Alle Eingangsrechnungen werden bereits über das DMS den zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt, im Anschluss an die Buchhaltung zur Buchung und Zahlung weitergeleitet und schließlich nach festen Regeln archiviert.
- Schnittstellen zu MS Office wurden realisiert. Zu den weiteren Anwendungen wie DATEV, LexWare und WinEV wurden Druckerschnittstellen eingerichtet.
- Die Übernahme vorhandener E-Mails aus Outlook-Postfächern wurde eingerichtet (für einige Postfächer bereits produktiv).
- Ein Web-Client wurde eingerichtet, so dass man von überall webbasiert auf die Dokumente im DMS zugreifen kann (nach Anmeldung durch den jeweiligen Benutzer).
- Formulare wurden Testweise entwickelt, um solche von unterwegs elektronisch ausfüllen zu können (Web-Client, z. B. für Prüfprotokolle).
- Erste Papierordner wurden testweise eingescannt und im DMS archiviert (siehe nachfolgenden Abschnitt).
- Berechtigungen wurden vergeben.
Einscannen von Papierordnern
Bei den Gemeindewerken lagern rund 1.500 Papierordner. Eine Suche nach historischen Informationen gestaltet sich naturgemäß recht aufwendig und zeitintensiv. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollen wichtige Papierordner eingescannt und ins DMS überführt werden, um auch diese nach bestimmten Suchbegriffen und Kriterien zielgerichtet durchsuchen zu können.
Hierzu wurde von den Gemeindewerken ein erster Auftrag zum Einscannen von rund 380 Papierordnern an die Fa. ABESY vergeben (rund 26 €/Ordner, gesamt ca. 10.000 €).
Strom- und Wasserversorgung
Die nachfolgende Aufzählung soll auszugsweise einen Überblick über einige Ereignisse und Arbeiten liefern, welche 2020 in der Strom- und Wasserversorgung auftraten, durchgeführt wurden bzw. noch in Arbeit sind:
- Wasserrohrbrüche: In 2020 mussten im Wassernetz bisher 14 Rohrbrüche repariert werden, wobei mehrere durch eine gezielte Leckortung entdeckt wurden.
- Hochbehälter Ried: An der Steuerung kam es bei einem Gewitter zu einem Überspannungsschaden. Da auch in der Vergangenheit Schäden aufgrund Blitzeinschlag auftraten, wird hier die Umsetzung geeigneter Blitzschutzmaßnahmen erwogen.
- Hochbehälter Bergschlössl: Der Behälter wurde am 04.11.2020 entleert und der Zustand der Bausubstanz von einem Bausachverständigen begutachtet. Das Ergebnis der Untersuchung soll die erforderlichen Sanierungsmaßnahmen und die hierbei zu veranschlagenden Kosten aufzeigen, um den Behälter auch in den kommenden Jahren weiterbetreiben zu können. Die Untersuchung dient auch als Planungsgrundlage für die Auslegung eines neuen Hochbehälters, falls ein solcher in Zukunft für die Wasserversorgung von Oberaudorf erforderlich wird.
- Mängel an Bauwerken der Wasserversorgung: Auch an Bauwerken weiterer Hochbehälter und Pumpstationen sind Mängel zu erkennen, welche noch untersucht und behoben werden müssen.
- Störungen im Mobilfunknetz: Aufgrund Störungen im Mobilfunknetz der Telekom wurde im Juli die Fernwirktechnik zu den Hochbehältern und Pumpstationen über mehrere Tage massiv eingeschränkt. Die Mitarbeiter mussten regelmäßig die Betriebszustände vor Ort überprüfen (hoher Aufwand). Durch technische Maßnahmen soll die sichere Datenübertragung verbessert werden (siehe TOP 5).
- Straßenbaumaßnahmen: Mit dem Neubau eines Teilabschnittes der Bad-Trißl-Straße wurden auch die Wasserleitungen und Stromleitungen mit Straßenbeleuchtung erneuert. Im Neubaugebiet Herbststraße wurde die Straßenbeleuchtung fertiggestellt.
- Hausanschlüsse: Im Stromnetz wurden 29 Hausanschlüsse neu gebaut bzw. erneuert (13 Anschlüsse sind noch in Arbeit), im Wassernetz 8 Hausanschlüsse.
- Niederspannungsnetz: In 5 Straßen wurden Niederspannungstrassen neu verlegt bzw. angepasst (z. T. noch in Arbeit; Zollhausstraße, Brünnsteinstraße, Sportplatzstraße, Ludwig-Thoma-Straße, Franz-Prantl-Straße).
- Freileitungen: Hausanschlüsse wurden in der Carl-Hagen-Straße, Kufsteinerstraße, Brünnsteinstraße, im Waldweg und in Wall saniert oder durch Erdkabel ersetzt. Die Gemeindewerke verfolgen bereits seit Jahren das Ziel, Freileitungen durch Erdverkabelung zu ersetzen.
- Trafostationen: In der Kläranlage wurde eine neue Trafostation errichtet und in Betrieb genommen (die bisherige wurde stillgelegt). Die Trafostationen Einfang und Alpenweg wurden erneuert. In den begehbaren Trafostationen wurden die Beleuchtung erneuert und Reparaturen an den Dächern durchgeführt. An allen Trafostationen wurden die jährlichen Wartungsarbeiten durchgeführt.
- Wasserkraftwerk: Für die Elektrizitätswerk GmbH wurden die Betonfundamente für die Führung und Abstützung der Fallleitung vom Stausee zum Wasserkraftwerk Mühlbach saniert.
- DIN-VDE-Prüfungen: Die wiederkehrenden Prüfungen an mobilen elektrischen Geräten und Werkzeugen wurden im E-Werk, im Wasserwerk, im Wasserkraftwerk Mühlbach, im Bauhof, im Wertstoffhof, in den Kindergärten, im Rathaus, in der Schule und bei der Feuerwehr durchgeführt (insgesamt rund 1.000 elektrische Geräte).
