Im Zeitraum vom 30.10.2019 bis 31.10.2019 fand bei der Gemeinde Pettendorf eine erweiterte überörtliche Kassenprüfung durch das Staatliche Rechnungsprüfungsamt am Landratsamt Regensburg, konkret durch den Prüfbeamten Herrn RAR Udo Lohr, statt. Nachfolgende Auszüge aus dem Prüfbericht geben den Umfang der Prüfung und die Feststellungen vollständig wieder. Die gemeindliche Stellungnahme erfolgt zu den jeweils relevanten Punkten in der Sachverhaltsdarstellung. Der vollständige Prüfbericht mit Anlagen wurde den Gemeinderatsmitgliedern per E-Mail zur Verfügung gestellt und kann als Anlage zum Tagesordnungspunkt abgerufen werden.
Aus dem Prüfbericht:
- Gegenstand und Verfahren der Prüfung
Die überörtliche erweiterte Kassenprüfung der Gemeinde Pettendorf erfolgte gemäß Art. 106 Abs. 5 GO. Bei der Prüfung beschränkte ich mich auf erweiterte Stichproben, wobei sich die Prüfungshandlungen vorwiegend mit materiellem Recht befassten.
Die geprüften Unterlagen ergeben sich aus dem Prüfungsbericht und wurden im Übrigen mit Rotmarkierung gekennzeichnet. Die Prüfungsfeststellungen wurden mit den beteiligten Dienstkräften erörtert.
- Allgemeine Ausführungen, Prüfungshandlungen ohne Feststellungen
Der unvermutete Soll-Ist-Abgleich der Kasse am 30.10.2019 ergab keine Beanstandungen (Anlage 1). Die entsprechende Niederschrift wurde dem Kassenverwalter am 31.10.2019 in Kopie übergeben.
- Ich habe die Barein- und -auszahlungen auf das und vom Girokonto bei der Raiffeisenbank sowie die weiteren Zahlwegbuchungen vom 07.01.2019-13.08.2019 nachvollzogen. Bezüglich der Zahlwegbuchungen zwischen den Zahlwegen 2 und 4 verweise ich auf die Anlage 2.
- Die Girokontoauszüge bei der Sparkasse wurden für den Zeitraum von 02.01.2019-14.05.2019 geprüft. Sie waren vollständig und in richtiger Reihenfolge abgelegt.
- Die Kasse hat eingeräumte Skontovorteile gewissenhaft genutzt.
- Eine Belegprüfung in erweiterten Stichproben ergab, dass sämtliche Anordnungen vollständig unterschrieben worden sind.
- Ich habe am 31.10.2019 mit dem Kassenverwalter vereinbart, dass eine aktuelle Übersicht über die Bankvollmachten für alle Girokonten mit den eingeräumten Rechten von den Banken einzuholen ist. Nach mündlicher Bestätigung des Kas senverwalters können Geldbewegungen nur gemeinschaftlich veranlasst werden (Vier-Augen-Prinzip). Die vorliegenden Vollmachten bei der Sparkasse räumen hingegen Einzelbevollmächtigungen ein. Die erforderliche Änderung wurde bereits veranlasst.
Geringfügige und sofort umsetzbare Feststellungen bzw. Maßnahmen wurden im Übrigen mündlich erörtert. Die Kassenaufsicht hat das Erforderliche umgehend umgesetzt bzw. eingeleitet. Auf Ausführungen im Prüfungsbericht konnte daher verzichtet werden.
Stellungnahme der Kämmerei:
Die allgemeinen Ausführungen und Prüfungshandlungen ohne Feststellungen werden zur Kenntnis genommen. Weitere Maßnahmen sind nicht veranlasst.
- Neue Prüfungsfeststellungen
- TZ 1: Künftig ist ein Barkassenbuch in gebundener Form (Kassenstrazze) zu führen.
Somit kann sofort der Barkassenstand nachvollzogen werden. Einzahlungen in bar sind unter einer fortlaufenden Nummer unter Angabe des Datums, des Zwecks und der Zeitbuchnummer umgehend am selben Tag einzutragen.
Stellungnahme der Kämmerei:
Das Barkassenbuch wurde bereits bestellt und wird ab Verfügbarkeit bei der Kasse eingesetzt.
- TZ 2:Der vom Caritasverband für die Diözese Regensburg in der Jahresrechnung 2016 für den Hort erwirtschaftete und der Gemeinde zu erstattende Überschuss in Höhe von 12.535,78 € wurde nach Aktenlage weder eingefordert noch vertragsgemäß an die Gemeinde überwiesen.
Gemäß § 4 Abs. 4 Sätze 1 und 3 der Vereinbarung zwischen der Gemeinde Pettendorf und der Kirchenverwaltung Pettendorf vom 01.09.2015 werden vom Träger erwirtschaftete Überschüsse bis zu einer Höhe von 5.000,00 € nach Abschluss des Haushaltsjahres in das nächste Kalenderjahr vorgetragen. Über schiessende Überschüsse sind der Gemeinde zu erstatten. In der Jahresrechnung 2016 wurde ein Überschuss in Höhe von 17.535,78 € erwirtschaftet, der Übertrag auf 2017 erfolgte vereinbarungsgemäß mit 5.000,00 €. Die gebotene Erstattung in Höhe von 12.535,78 € konnte nicht festgestellt werden. Die zuständige Sachbearbeiterin hat nach einem Prüferhinweis am 31.10.2019 mit der Caritas (Frau Hartmannsgruber) Kontakt aufgenommen, der Sachverhalt wird nächste Woche geklärt. Ich verweise im Übrigen auf die Anlage 3.
Stellungnahme Kämmerei:
Der Sachverhalt wurde geklärt, eine Erstattung des Betrages in Höhe von 12.535,78 € erfolgte am 30.12.2019.
- TZ 3: Die re
chtsaufsichtliche Genehmigung (kreditähnliches Rechtsgeschäft) für bestehende Betriebskostenabrechnungen für Kindergarten, Kinderhort und Kinderkrippe konnten nicht vorgelegt werden. Der Sachverhalt ist zu klären. Fehlende Genehmigungen sind einzuholen.
Stellungnahme Kämmerei:
Das Sachgebiet 12 ist mit der gesammelten Vorlage der Defizitvereinbarungen an die Rechtsaufsicht beauftragt. Zuerst wurde geklärt inwieweit bereits in der Vergangenheit die notwendigen Genehmigungen eingeholt wurden. Hierzu liegen weder der Gemeinde noch der Rechtsaufsicht Unterlagen vor.
Es ist nun vorgesehen alle Defizitvereinbarungen im Rahmen der erforderliche Stellungnahme zur erweiterten überörtlichen Kassenprüfung der Rechtsaufsicht zur Genehmigung vorzulegen.
- TZ 4: Auszahlungsanordnungen dürfen bei persönlicher Beteiligung nicht vom Geschäftsleiter sachlich und rechnerisch richtig gestellt und vom Anord nungsbefugten nicht unterschreiben werden.
Fehlbeispiele, Haushaltsjahr 2019:
AO 2439, HHSt. 4640.95000, Erstattung eines Betrags von 892,00 € an den Geschäftsleiter.
AO 2538, HHSt. 0000.66000, Erstattung von Übernachtungskosten für den ersten Bürgermeister.
Stellungnahme Kämmerei:
Die Prüfungsfeststellung wird künftig beachtet. Bei der AO 2439 handelte es sich um die kurzfristige Beschaffung von Möbeln für den Behelfskindergarten bei der Fa. Ikea. Da noch keine Ikea-Business-Card (mittlerweile vorhanden) vorlag, wurde der Kaufpreis durch GL Antretter ausgelegt. Die Rechnungsprüfung erfolgte durch SG 11, Frau Schmidl und Herrn Putz, so dass bei der sachlich-rechnerischen Prüfung das “Vieraugen-Prinzip” gewahrt wurde. Ähnliches gilt für die AO 2538, bei der durch SG 10, Frau Schmid die sachlich-rechnerische Prüfung sichergestellt wurde. Die Unterschrift auf der Auszahlungsanordnung erfolgte mangels verfügbarer Stellvertretung. Künftig werden Auszahlungsanordnungen nicht mehr von den persönlich Beteiligten unterschrieben. Wartezeiten bei Kostenauslagen sind dann nicht vermeidbar. Insgesamt soll der Barzahlungsverkehr weitgehend auf „Null“ reduziert werden. Bei pragmatischen Kleinbeschaffungen, z. B. Schlüsseldiensten etc., lässt sich dies jedoch auf für die Zukunft nur bedingt vermeiden.
- TZ 5: Der gesetzliche Nachlass von 12 v.H. nach dem BuchPrG wurde nicht eingefordert.
Festgestellter Fall: AO 2453, HHSt. 2110.57700.
Ich verweise auf die ausführlichen Erläuterungen im Bericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2005-2017 des Schulverbandes.
Stellungnahme Kämmerei:
Die Prüfungsfeststellung wird künftig beachtet.
