Die Gemeinderatsfraktion CSU Aktive Bürger Poing hat mit Schreiben vom 27.04.2015 folgenden Antrag gestellt:
„Die Verwaltung wird beauftragt, die Öffnungszeiten des Bürgerbüros zu ändern. Neben den bisherigen Öffnungszeiten am Donnerstag von 14:00 – 18:00 Uhr soll das Bürgerbüro einen weiteren Nachmittag (z. B. Dienstag geöffnet werden.“
Wegen der Begründung wird auf das Antragsschreiben verwiesen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Zuständigkeit:
Der Bürgermeister ist im Rahmen seiner Organisationsbefugnis zuständig für die Festlegung der personellen, räumlichen und apparativen Bedingungen für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben. Dies ergibt sich aus Art. 46 Abs. 1 GO und indirekt aus Art. 37 Abs. 4 GO (Dienstaufsicht) und 43 Abs. 3 GO (Funktion als Dienstvorgesetzter). Diese Befugnis des Bürgermeisters zur Leitung und Verteilung der Geschäfte wird als Organisationsrecht bezeichnet. Nach herrschender Rechtsauffassung steht die Festlegung der zeitlichen Bedingungen, auch die Öffnungszeiten der Dienststellen der Gemeindeverwaltung, in einem sehr engen Zusammenhang mit diesen anderen Bedingungen und gehört damit zum Organisationsrecht des Bürgermeisters.
Die Entscheidung über die Öffnungszeiten des Rathauses hat somit der Bürgermeister zu treffen. Eine Entscheidungsbefugnis des Gemeinderates ist insoweit nicht gegeben.
Fachliche und organisatorische Beurteilung des Antrags:
Es ist unbestritten, dass eine Verlängerung der Öffnungszeiten der Bürgerfreundlichkeit dienlich ist. Voraussetzung dafür ist aber, dass dies andererseits keine negativen Auswirkungen auf die bisherigen Öffnungszeiten, die Qualität der Arbeitsabwicklung und der Mitarbeitermotivation hat.
Bereits 2004 wurde als Ergebnis einer Bürgerbefragung die Öffnungszeit des Rathauses von 12:00 auf 12:30 und probeweise am Donnerstag für mehrere Monate auf 19:00 Uhr verlängert. Nachdem die Nachfrage am Donnerstagabend die wirtschaftlichen und die personalwirtschaftlichen Mehraufwendungen nicht rechtfertigte, wurde auf eine dauerhafte Verlängerung der Öffnungszeit auf 19:00 Uhr verzichtet.
Insbesondere wurde während der Probephase festgestellt, dass keine wesentliche Entlastung oder Entzerrung des Publikumsverkehrs – auch nicht am Donnerstagnachmittag - im Rathaus feststellbar war.
Wie sich in den letzten drei Monaten aufgrund des fehlenden Personals herausgestellt hat, ist es auch in Zeiten mit schwachem Besucherandrang zwingend erforderlich, dass im Bürgerbüro mindestens 2, am Donnerstagnachmittag und sogen. Brückentagen mindestens 3 Beschäftigte anwesend sind. Dies konnte in den letzten Monaten nicht gewährleistet werden, sodass es trotz der Möglichkeit zur Terminvereinbarung aufgrund der fehlenden Personalressourcen zu erheblichen Wartezeiten nicht nur am Donnerstagnachmittag gekommen ist. Z. B. verließ am 30.04.2015 der letzte Bürger erst um ca. 19:20 Uhr das Rathaus. Das bedeutet, dass an diesem Tag zeitweise eine Wartezeit von mindestens 1 Stunde hinzunehmen war. Zu diesem Zeitpunkt hatten die anwesenden Mitarbeiter allerdings die zulässige Gesamtarbeitsdauer deutlich überschritten. An den Freitagen, 15.05. und 05.06.2015 (Brückentage) lagen die Wartezeiten teilweise bei knapp 40 Minuten.
Mit einem zusätzlich offenen Nachmittag kann nicht gewährleistet werden, dass es auch an diesem Tag zu erheblichen Wartezeiten kommt, wenn nicht die personellen Voraussetzungen erfüllt sind. Nachdem der Publikumsandrang nicht kalkulierbar und auch nicht abschätzbar ist, muss immer mit der erforderlichen Anzahl von anwesenden Mitarbeitern geplant werden.
Bereits durch die jetzt bestehende Möglichkeit der Terminvereinbarung am Montag- bis Mittwochnachmittag außerhalb der allgemeinen Öffnungszeiten, die von den Bürgerinnen und Bürgern vermehrt wahrgenommen werden, reduziert sich die dringend benötigte Zeit für die Aufarbeitung der im Zusammenhang mit dem Publikumsverkehr stehenden Vor- und Nacharbeiten. Dabei handelt es sich insbesondere um Arbeiten, die während des Publikumsverkehrs nicht erledigt werden können. Dies würde durch einen zusätzlichen offenen Nachmittag noch deutlich verstärkt werden.
Die Personalverwaltung ist der Auffassung, dass derzeit mit den vorhandenen personellen Ressourcen ein weiterer offener Nachmittag im Bereich des Bürgerbüros ohne erhebliche Einschnitte bei den jetzt schon geltenden Öffnungszeiten und unter Beachtung der Arbeitszeitbestimmungen nicht möglich ist.
Bei der sachlichen Beurteilung des Antrags muss außerdem berücksichtigt werden, dass dem Bürger wohl nicht zu vermitteln ist, wieso das Bürgerbüro an einem weiteren Nachmittag geöffnet ist, die anderen Bereiche (z. B. Standesamt, Bauamt, Öffentliche Sicherheit und Ordnung) aber an diesem Nachmittag ohne Terminvereinbarungen keinen Publikumsverkehr abwickeln.
Sollen die zusätzlichen Öffnungszeiten auch für die anderen Bereiche gelten, sind die dadurch entstehenden zusätzlichen Mehrbelastungen personalwirtschaftlich aufgrund der vorhandenen Ressourcen überhaupt nicht darstellbar.
Die Verwaltung empfiehlt deshalb, auf einen zusätzlich offenen Nachmittag zu verzichten und dafür die Möglichkeit der Terminvereinbarung auch außerhalb der Öffnungszeiten verstärkt zu bewerben.
