Datum: 28.06.2018
Status: Niederschrift
Sitzungsort: Sitzungssaal Rathaus Kirchdorf
Gremium: Gemeinschaftsversammlung
Körperschaft: VG Reichertsheim
Öffentliche Sitzung, 14:55 Uhr bis 16:45 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 16:45 Uhr bis 17:35 Uhr


Öffentliche Sitzung

TOP-Nr. Bezeichnung
1 Genehmigung der Niederschrift des öffentlichen Teils der Sitzung vom 27.06.2017 (beschließend)
2 Bestellung des Datenschutzkoordinators und des externen Datenschutzbeauftragten für die VG Reichertsheim (beschließend)
3 Bericht zur überörtlichen Rechnungsprüfung für die Jahre 2014 bis 2016 (beratend)
4 Umzug der Verwaltung in das Ausweichquartier oberhalb des Kindergarten Reichertsheim - Beschluss zur Kostenbeteiligung der VG Reichertsheim (beschließend)
5 Upgrade der Zeiterfassungssoftware auf die neue Version (beschließend)
6 Vorlage der Jahresrechnung 2017 (beratend)
7 Bericht über die örtliche Rechnungsprüfung 2017 (beratend)
8 Feststellung der Jahresrechnung 2017 (beschließend)
9 Entlastungsbeschluss für die Jahresrechnung 2017 (beschließend)
10 Haushaltssatzung, Haushaltsplan und Stellenplan 2018 (Verzicht auf Finanz- und Investitionsplan) (beschließend)
11 Beratung zur Anpassung der Kostensatzungen und Erstellung einer eigenen Gebührenordnung für die VG Reichertsheim (beratend)
12 Entscheidung zur Beschaffung von weiteren Modulen für die Software RIWA GIS (beschließend)
13 Wünsche und Anträge (beratend)

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1. Genehmigung der Niederschrift des öffentlichen Teils der Sitzung vom 27.06.2017 (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 1

Sachverhalt

Die Niederschrift des öffentlichen Teils der Sitzung vom 27.06.2018 wurde im Ratsinfo zur Verfügung gestellt.

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2. Bestellung des Datenschutzkoordinators und des externen Datenschutzbeauftragten für die VG Reichertsheim (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 2

Sachverhalt

Aufgrund der umfassenden Änderungen im Bereich Datenschutz mit dem Erlass der DSG-VO (Datenschutzgrundverordnung) benötigt die Verwaltung einen sogenannten Datenschutzkoordinator. Diese Person innerhalb der Verwaltung ist die Schnittstelle zum Datenschutzbeauftragten der VG Reichertsheim und seinen Mitgliedsgemeinden.
Entsprechend den Regularien muss diese Person explizit durch das entscheidende Gremium bestellt werden.
Als Datenschutzkoordinatorin wird die Mitarbeiterin Frau Christine Walter benannt. Sie arbeitet sich derzeit in die Thematik ein und stimmt sich mit der externen Datenschutzbeauftragten der VG Reichertsheim ab und setzt die notwendigen Maßnahmen im Rahmen der gesetzlichen Regelungen um.
Gleichzeitig soll die externe Datenschutzbeauftragte Frau Carmen Dohmen, Secure Consult GmbH & Co. KG, Postfach 1225, 86522 Schrobenhausen ebenfalls per Beschluss bestellt werden.

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3. Bericht zur überörtlichen Rechnungsprüfung für die Jahre 2014 bis 2016 (beratend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (Gemeinde Kirchdorf) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beratend 3

Sachverhalt

Im Mai 2018 ist der Prüfbericht der überörtlichen Rechnungsprüfung von der VG eingegangen.
Zu den bemängelten Punkten ist bis zum 02.07.2018 Stellung zu nehmen.

Folgende Punkte wurden bemängelt:
  • Punkt 4 EDV und Datensicherheit (inkl. aller Unterpunkte zu diesem Thema)

In der Sitzung werden die Problemfelder kurz angesprochen und die Stellungnahme dazu kurz erläutert.
Ein Beschluss ist hierzu nicht nötig.

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4. Umzug der Verwaltung in das Ausweichquartier oberhalb des Kindergarten Reichertsheim - Beschluss zur Kostenbeteiligung der VG Reichertsheim (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (Gemeinde Kirchdorf) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 4

Sachverhalt

Bei einer Besprechung am 22.05.2018 wurde vereinbart, dass die Verwaltungsgemeinschaft Reichertsheim folgende Kosten für das Ausweichquartier (während der Umbauphase) an die Gemeinde Reichertsheim erstattet:

  1. Planungskosten – Kosten ca. 10.000,00 €
  2. Elektroinstallation mit Umzug Serverlandschaft– Kosten ca. 13.500,00 €
  3. Umzug – Kosten ca. 10.000,00 €
(für den Ab- und Aufbau der Schränke liegen Angebote vor)

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5. Upgrade der Zeiterfassungssoftware auf die neue Version (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 5

Sachverhalt

Die bestehende Zeiterfassungssoftware Alphawin der P&S GmbH wird vom Support her zum Ende des Jahres eingestellt. Alle User dieser Software wurden angeschrieben und es wurde ein Upgrade-Angebot unterbreitet.
Das gesamte Upgrade kostet mit Kauf der Software, Einrichtung und Schulung der Mitarbeiter ca. 2.600 € brutto. Das Angebot gilt nur noch dieses Jahr und ab dem nächsten Jahr kostet allein die Software bereits 2.700 € brutto plus entsprechende Kosten für Einrichtung und Schulung der Mitarbeiter.
Nachdem der Support eingestellt wird, kann das Programm zwar weiter betrieben werden, jedoch werden keine Änderungen mehr vorgenommen, sofern es da Bedarf gibt.
Die Hardware-Komponenten werden nicht geändert und können problemlos weiterbetrieben werden.

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6. Vorlage der Jahresrechnung 2017 (beratend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beratend 6

Sachverhalt

Die Kämmerin Frau Winkler stellt dem Gremium die Jahresrechnung 2017 mit den entsprechenden Ergebnissen vor. Das Gremium nimmt diese zur Kenntnis.

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7. Bericht über die örtliche Rechnungsprüfung 2017 (beratend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beratend 7

Sachverhalt

Die örtliche Rechnungsprüfung für das Haushaltsjahr 2017 fand am 12.04.2018 in der Zeit von 19:00 Uhr bis 20:15 Uhr statt. Die Rechnungsprüfer berichten aus der Prüfung.

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8. Feststellung der Jahresrechnung 2017 (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 8

Sachverhalt

Der Feststellungsbeschluss über die Jahresrechnung 2017 erfolgt  von den Verbandsräten im Anschluss an den Bericht über die örtliche Rechnungsprüfung 2017 mit den beiliegenden Zahlen aus dem EDV-Ausdruck.

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9. Entlastungsbeschluss für die Jahresrechnung 2017 (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 9

Sachverhalt

Im Anschluss an die Feststellung der Jahresrechnung 2017 beschließt das Gremium über die Entlastung der Jahresrechnung 2017.
Der Verwaltungsgemeinschaftsvorsitzende, Herr Linner, ist von der Abstimmung ausgenommen.

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10. Haushaltssatzung, Haushaltsplan und Stellenplan 2018 (Verzicht auf Finanz- und Investitionsplan) (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 10

Sachverhalt

Die Kämmerin erläutert die Haushaltssatzung, den Haushaltsplan und den Stellenplan für das Haushaltsjahr 2018. Die Unterlagen wurden als Anlage zur Ladung verschickt.

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11. Beratung zur Anpassung der Kostensatzungen und Erstellung einer eigenen Gebührenordnung für die VG Reichertsheim (beratend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beratend 11

Sachverhalt

Bisher gibt es für beide Gemeinden eine eigene Kostensatzung. Darin bezieht man sich auf allgemeine Kostenverzeichnis für Gemeinden.
Insgesamt wäre es sinnvoll eine Kostensatzung für die VG zu erlassen, die dann für alle Gemeinden und den Schulverband gilt. Diese soll eventuell um eine eigene Gebührenordnung ergänzt werden, in welcher die wichtigsten/häufigsten Verwaltungstätigkeiten mit der entsprechenden Gebühr hinterlegt werden. Im Übrigen kann weiterhin das Kostenverzeichnis gelten.
Der VG-Rat soll hierzu diskutieren.

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12. Entscheidung zur Beschaffung von weiteren Modulen für die Software RIWA GIS (beschließend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beschließend 12

Sachverhalt

Nach einer Präsentation der gewünschten Module zur Erweiterung der Funktionalitäten der Software RIWA GIS, soll nach Erläuterung dieser Module ein Beschaffungsbeschluss für das Haushaltsjahr 2019 erreicht werden.

Insgesamt sollen 3 neue Module beschafft werden:
  1. Modul Bebauungspläne
  2. Modul Bauanträge
  3. Modul Verkehr

Eine kurze Erläuterung zu den Modulen wird in der Sitzung erfolgen. Bis zur Sitzung wird ein Angebot mit den Kosten für die Beschaffung vorliegen.

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13. Wünsche und Anträge (beratend)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Reichertsheim) 11. Sitzung des VG Rates 28.06.2018 ö beratend 13

Sachverhalt

Datenstand vom 09.01.2019 10:08 Uhr