Die Grundschule Röslau wird im Moment von der Gemeindeverwaltung Röslau in Zusammenarbeit mit der Fa. Procomp betreut. Eine zentrale Betreuung für die Schulen im Landkreis gab es bis jetzt nicht. Da es mit dem Landkreisbehördennetz viele technische Ausfälle gab, ist die Grundschule Röslau seit 01.04.2021 nicht mehr angebunden. Seit längerem besteht Einigkeit darüber, dass eine zentrale administrative Verwaltung gewünscht wird. Hinsichtlich des Digitalpaktes 1, der neuen Schüler Tablets, den neu angeschafften Lehrernotebooks, der neuen Verkabelung und dem noch ausstehenden Digitalpakt 2 wird eine kompetente und umfangreichere Betreuung notwendig. Die Betreuung der EDV ist bei der zuständigen Sachbearbeiterin mit 10% für Schule und Gemeindeverwaltung angesetzt. Da auch in der Gemeinde im Moment viele technische Maßnahmen zu erledigen sind würde dies die Sachbearbeiterin für andere gemeindliche Pflichtaufgaben entlasten. Zudem benötigt es mit der neuen Hard- und Software kompetente Beratung und fachlich fundierte Kenntnisse in der Betreuung. Weiterhin wird eine einheitliche Struktur der Software für alle im Landkreis befindlichen Schulen gewünscht.
Im September 2020 wurde bei den Kommunen eine Abfrage gestartet, ob Interesse an einer kommunalen Zusammenarbeit zur gemeinsamen Betreuung der EDV an Schulen besteht. Bereits im Oktober 2020 bestand in einer Bürgermeisterbesprechung Einigkeit darüber, dass ein koordiniertes Vorgehen bei der IT-Administration an allen Schulen im Landkreis sinnvoll ist.
Der Landkreis hat diesbezüglich eine vorläufige Zweckvereinbarung übermittelt.
Die IT-Betreuung soll an die noch zu gründende GmbH des Landkreises Wunsiedel i. Fichtelgebirge ausgegliedert werden. Für die Gemeinde Röslau wird die Kostenbeteiligung auf ca. 3.000,00 € jährlich geschätzt.
Zweckvereinbarung
gem. Gesetz über die kommunale Zusammenarbeit
zur gemeinsamen Betreuung der EDV an den Schulen
im Landkreis Wunsiedel i. Fichtelgebirge
zwischen
dem Landkreis Wunsiedel i. Fichtelgebirge
vertreten durch Herrn Landrat Peter Berek
(im Folgenden Landkreis genannt)
und
den Gemeinden bzw. den Schulverbänden
(f im Folgenden Schulaufwandsträger genannt)
…
Präambel
Der Landkreis sowie die Schulaufwandsträger sehen die Notwendigkeit, die Betreuung der EDV an den Schulen einheitlich zu regeln.
Aufgrund einer angestrebten einheitlichen Infrastruktur in den Bereichen
- Gebäudeinfrastruktur
- Hardware
- Software
ergeben sich mittelfristig Synergien, die sich durch Einsparungen bei den Kosten wiederspiegeln. Auch für Lehrkräfte und Schüler bietet eine durchgängig einheitliche Ausstattung Vorteile bei Schulwechseln.
Derzeit erfolgt die Betreuung der Schul-EDV über Fachfirmen, die jeweils ihre eigenen Vorstellungen einbringen. Gerade die Corona-Krise und der deshalb ab 2020 notwendige Distanzunterricht haben die Schwachstellen dieser bisherigen Vorgehensweise deutlich aufgezeigt.
Daher ist der Freistaat Bayern von seiner bisherigen Haltung, dass die Betreuung der EDV-Anlagen - über die stundenweise freigestellte Lehrkraft hinaus - ausschließlich Aufgabe der kommunalen Schulaufwandsträger sei, abgerückt und hat zusammen mit dem Bund ein Förderprogramm zur Betreuung der EDV-Anlagen an Schulen aufgelegt. Unter Nutzung dieser Fördermöglichkeiten soll die bisher am Landratsamt bestehende Stelle zur EDV-Betreuung an Schulen weiter ausgebaut werden.
Der Landkreis tritt hier als Dienstleister für die jeweiligen Schulaufwandsträger auf. Ein Wechsel der Zuständigkeit erfolgt dadurch nicht.
Aus Gründen der Vereinfachung wird im folgenden Text die männliche Form verwendet. Die jeweiligen Begriffe gelten jedoch in der männlichen, weiblichen und diversen Form gleichermaßen.
Gemäß Art. 7 ff KommZG in der jeweils geltenden Fassung wird daher folgende Zweckvereinbarung geschlossen:
§ 1
Gegenstand dieser Vereinbarung
(1) Gegenstand dieser Vereinbarung ist die Übertragung der Aufgaben „Betreuung der Schul-EDV“ an den Landkreis. Die Übertragung beinhaltet vor allem folgende Tätigkeiten:
- Erarbeitung eines landkreisweiten, schulübergreifenden Konzeptes
- Herunterbrechen des Konzeptes auf die jeweilige Schule in Abstimmung mit Schulleitung und Sachaufwandsträger
- Beschaffung erforderlicher Hard- und Software
- Mitwirkung bei und Vorbereitung von Ausschreibungen
- Beschaffung von Verbrauchsmaterial
- Unterstützung der Schulen bei technischen Problemen
- Einbindung neuer Hardware in die Netzwerke
- Bereitstellung zentraler Hardware (z. B. Server)
(2) Gemeinsames Ziel ist die Schaffung und laufende Betreuung einer datenschutzkonformen, an die Bedürfnisse der jeweiligen Schulen angepasste, Lösung der EDV-Struktur.
(3) Sämtliche durch diese Vereinbarung nicht übertragenen Leistungen, die im Zusammenhang mit der EDV-Ausstattung der Schulen stehen, beispielsweise Bauleistungen, Vergaben, etc., werden vom jeweiligen Schulaufwandsträger erbracht oder veranlasst.
§ 2
Aufgaben/Ansprechpartner
(1) Der Landkreis führt im Auftrag und auf Rechnung für die Schulaufwandsträger die Betreuung der EDV an den Schulen durch. Hierunter fallen alle Netzwerke (Schülernetzwerk und Verwaltungsnetzwerk einschl. Verkabelung, Endgeräte und Server). Die Telefonanlage zählt dazu, soweit sie IP-basiert ist. Im Hinblick auf Anschlussleitungen (z. B. Glasfaser, Internetgeschwindigkeit) gibt der Landkreis Empfehlungen ab.
(2) Der Landkreis als zentrale Stelle „EDV an Schulen“ leistet folgenden Beitrag zur Aufgabenerfüllung:
a) Beratung der Schulaufwandsträger bei Fragen
i) zur passiven Infrastruktur
ii) zur aktiven Netzwerkinfrastruktur
iii) zur Serverinfrastruktur
iv) zum Einsatz von Software und Lizenzen
v) der zu verwendenden Endgeräte
vi) zur IT-Sicherheit
vii) des technischen Datenschutzes (rechtliche Beurteilung erfolgt über den jeweiligen Datenschutzbeauftragten)
viii) zu Telefonie und Kommunikationsdiensten
b) Unterstützung der Schulaufwandsträger bei der Planung der gesamten digitalen Infrastruktur. Diese beinhaltet:
i) passive Infrastruktur
ii) Netzwerkinfrastruktur
iii) Serverinfrastruktur
iv) Softwareeinsatz
v) Endgeräte
vi) Kommunikationsgeräte
c) Unterstützung bei der
i) Beschaffung von Hard und Software (Auswahlberatung)
ii) Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
iii) Vergabe von Aufträgen an Dritte (fachliche Prüfung von Angeboten)
iv) Inbetriebnahme/Ergänzung der passiven Infrastruktur
d) Durchführung der Umsetzung für
i) Netzwerkinfrastruktur
ii) Serverinfrastruktur
iii) Softwareinstallation und -einrichtung
iv) Inbetriebnahme von Endgeräten
v) Inbetriebnahme von Kommunikationsgeräten
e) Aufbau und Durchführung eines zentralen Monitorings
f) Anpassung, Wartung und Pflege
i) der eingesetzten Endgeräte
ii) der Netzwerkinfrastruktur
iii) der Serverinfrastruktur
iv) der Kommunikationsendgeräte
g) Anpassungen der angebotenen Dienste an die aktuellen Bedürfnisse der Schulen unter Berücksichtigung der aktuellen Technologien
h) Leihweise, kurzzeitige Überlassung von Hardware
i) Einweisung von Personal vor Ort
j) Schulung der Lehrkräfte in die eingesetzten Systeme
k) Dokumentation der eingesetzten Systeme
(3) Der Schulaufwandsträger leistet folgenden Beitrag zur Aufgabenerfüllung:
a) Herbeiführen eines ggf. notwendigen Gremiumsbeschlusses
b) Benennung (je) eines Ansprechpartners in der Verwaltung für die Bereiche
i) Beschaffungen
ii) Baumaßnahmen
c) Regelmäßige Information des Landkreises über noch vorhandene Haushaltsmittel
d) Beantragen von Förderungen
e) Zurverfügungstellung der Zugangsdaten
f) Gewährung von Zutritt
g) Zurverfügungstellung der Daten
i) über vorhandene Internet – und Telefonanschlüsse
ii) zu laufenden Wartungsverträgen
iii) zu Lizenzverträgen
h) Benennung eines Ansprechpartners an der Schule in den Bereichen
i) Gebäude (Hausmeister)
ii) Systembetreuung vor Ort (soweit vorhanden)
(4) Der Landkreis ermittelt rechtzeitig in Abstimmung mit den Schulleitungen den voraussichtlichen Bedarf und meldet diesen beim Schulaufwandsträger zur Einplanung in den Haushalt an. Der Schulaufwandsträger teilt dem Landkreis rechtzeitig die Höhe der eingeplanten Haushaltsmittel mit.
(5) Der Landkreis darf die ihm mit dieser Vereinbarung übertragenen Aufgaben durch ein Unternehmen des Landkreises ausführen lassen, soweit förderrechtliche Vorschriften nicht entgegenstehen.
§ 3
Vollmachten
(1) Dem Landkreis werden zur Durchführung der übertragenen Aufgaben folgende Vollmachten erteilt:
a) Vollmacht zur Vergabe von Aufträgen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel im Namen des jeweiligen Schulaufwandsträgers:
i) für Kleinmaterial (z. B. Kabel) bis zu einem Betrag von 1.000 € pro Jahr (Kategorie I) ohne Absprache
ii) für Kleinmaterial (z. B. Kabel) bis zu einem Betrag von 2.500 € pro Jahr (Kategorie II) ohne Absprache
iii) in Rahmen von Sammelbestellungen (nach Rücksprache mit dem Schulaufwandsträger)
b) Vollmacht zur Verwaltung, Erstellung und/oder Registrierung von Zugängen im Namen der Schule.
(2) Die Rechnungen der in Absatz 1 beschriebenen Leistungen werden vom Rechnungssteller direkt an die jeweilige Schule geleitet. Diese veranlasst die Zahlung unter Beachtung der verwaltungsinternen Vorgaben. Hierüber erfolgt unverzüglich eine elektronische Mitteilung an den Landkreis.
§ 4
Sammelbestellungen
Die Schulaufwandsträger haben die Möglichkeit, sich an Sammelbestellungen des Landkreises zu beteiligen. In diesem Fall werden Lose pro Schulaufwandsträger/Schule gebildet.
§ 5
Aufwandsentschädigung
(1) Der Schulaufwandsträger verpflichtet sich an den Landkreis eine Aufwandsentschädigung zu zahlen.
(2) Die durch sonstige Einnahmen (z. B. Förderung) nicht gedeckten Kosten (z. B. Reise- und Bürokosten) werden zum einen Teil nach einem Grundbetrag pro Jahr und zum anderen Teil nach der Anzahl der Schüler zum Stichtag der amtlichen Statistik (1. Oktober bzw. 20. Oktober) des dem Abrechnungsjahr vorhergehenden Kalenderjahres abgerechnet.
(3) Die Berechnung der Aufwandsentschädigung erfolgt in mehreren Schritten:
Schritt 1:
Die beim Landkreis angefallenen Personalkosten (Hauptgruppe 4), abzüglich eventueller Einnahmen, werden aufgeteilt auf die Bereiche
• allgemeine Verwaltungsarbeiten/Bürozeiten (Bereich I),
• Schulen, bei denen Gastschulbeiträge nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden (Berufs-, Berufsfach-, Fach-, Fachober- und Berufsoberschulen) und kommunale und private Schulen, die mit den Freistaat Bayern Kostenersatz abrechnen (Bereich II; hier erfolgt die Zuordnung zu jeder Schule) und
• weitere Schulen (Bereich III).
Schritt 2:
Die in Schritt 1 ermittelten Personalkosten für den Bereich I werden entsprechend dem prozentualen Verhältnis den Bereichen II und III zugeordnet.
Schritt 3:
Die direkt zuordenbaren Verwaltungskosten (z. B. Bürobedarf, Telefon, etc.), abzüglich eventueller Einnahmen, werden entsprechend dem prozentualen Verhältnis den Bereichen II und III zugeordnet. Fremdkosten bei Beauftragung eines Landkreisunternehmens werden dem Landkreis bei Schulen des Bereichs II getrennt nach Schule, des Bereichs III in einem Betrag in Rechnung gestellt.
Schritt 4:
Die beim Landkreis angefallenen Reisekosten, abzüglich eventueller Einnahmen, für Schulen des Bereichs II werden diesen zugeordnet, die restlichen dem Bereich III. Soweit bei Dienstreisen mehrere Schulen angefahren wurden, werden die darauf entfallenden Kosten durch die Anzahl der Schulen geteilt und entsprechend zugeordnet.
Schritt 5:
Für Overheadkosten (z. B. anteilige Gebäudekosten, wie Miete und Betriebskosten, Nutzung der LRA-EDV), sowie für die anteiligen Personalkosten der nicht im Unterabschnitt „EDV an Schulen“ verbuchten Personalkosten wird im Bereich III ein Aufschlag von 10 % auf die in den Schritten 1 und 2 ermittelten Personalkosten ermittelt.
Schritt 6:
Der Umlagebetrag ergibt sich aus der Summe der in den Schritten 1 – 5 ermittelten Beträgen für den Bereich III.
(4) Die Umlage wird wie folgt erhoben:
- Für die Mitbetreuung des Schulungsnetzwerkes des Europ. Fortbildungszentrums für das Steinmetz- und Steinbildhauerhandwerk trägt der Landkreis eine Jahrespauschale von 1.500 €.
- Pro Schule wird ein Grundbetrag erhoben in Höhe von: 1.500 €
- Pro zusätzlichem Standort erfolgt ein Aufschlag in Höhe von: 1.000 €.
- Der verbleibende Fehlbetrag wird nach Schülerzahlen den Schulen zugerechnet, wobei drei Teilzeitschüler einem Vollzeitschüler entsprechen.
(5) Sämtliche Reisekosten sind mit den in Abs. 4 genannten Zahlungen abgegolten.
(6) Zum 30.06. ist jeweils ein Abschlag in Höhe von 50 % der Abrechnungssumme des Vorjahres zu zahlen.
(7) Auf die festgelegte Kostenerstattung wird zusätzlich die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer erhoben. Für den Fall, dass aufgrund von gesetzlichen Regelungen keine Umsatzsteuerpflicht generiert wird, wird auf die festgelegte Kostenerstattung keine Umsatzsteuer erhoben.
(8) Sämtliche Sachkosten, die in der Schule anfallen, trägt der Schulaufwandsträger direkt. Soweit aus Lagerbeständen des Landkreises Klein- und Verbrauchsmaterial den Schulaufwandsträgern zur Verfügung gestellt wird, erfolgt eine Wiederauffüllung der Lagerbestände auf Kosten des Schulaufwandsträgers.
(9) Tritt diese Vereinbarung während eines Kalenderjahres in Kraft, haben die Schulaufwandsträger pro vollem Monat 1/12 des Grundbetrages zu tragen. Für den schülerzahlabhängigen Fehlbetrag sind alle nach dem Vereinbarungsbeginn fälligen Zahlungen maßgebend. Nach Vereinbarungsbeginn ist die Aufnahme weiterer Partner nur zu Beginn eines Kalenderjahres möglich.
§ 6
Haftung
(1) Der Landkreis haftet lediglich für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung durch ihn, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Der Haftungsausschluss gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung durch den Landkreis, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
(2) Insbesondere haftet der Landkreis nicht für Mängel oder Schäden, die auf eine unzutreffende, unzureichende oder nicht rechtzeitige Erteilung von Auskünften oder auf eine unzutreffende, unzureichende oder nicht rechtzeitige Erfüllung der in § 2 Abs. 3 dieser Zweckvereinbarung aufgeführten Aufgaben des Schulaufwandsträgers zurückzuführen sind.
§ 7
Schweigepflicht/Datenschutz/Aufbewahrung
(1) Die Sachbearbeiter des Landkreises und der Schulaufwandsträger sind im Rahmen der gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen zur Einhaltung der Schweigepflicht und zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet.
(2) Über die Laufzeit des Vertrages verbleiben alle Daten (z.B. Administrations-Passwörter) bei der betreuenden Stelle im Landratsamt. Diese werden dort zentral verwaltet und können jederzeit bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden. Alle Beteiligten behandeln die Unterlagen vertraulich und sorgfältig und verwahren die Unterlagen unter Verschluss auf.
(3) Im Rahmen der Kooperation wird zwischen dem Landkreis und den Schulaufwandsträgern ein zentraler Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 1) geschlossen, der für die Dauer der Zweckvereinbarung gültig ist und künftige Erweiterungen der Kooperation um neue Systeme oder Dienste beinhaltet. Dieser Vertrag ist Bestandteil dieser Kooperation und gilt mit der Unterzeichnung dieser Kooperation als unterschrieben.
§ 8
Schlussbestimmungen
(1) Alle die Zweckvereinbarung betreffenden Vereinbarungen zwischen dem Landkreis und der Schulaufwandsträger bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.
(2) Soweit Sachaufwandträger einzelner Schulen ein Schulverband ist, bedarf es zu einem wirksamen Beitritt zu dieser Vereinbarung auch einen Beitritt der Kommune, in deren Eigentum das Schulgebäude steht, um eine allumfassende Betreuung leisten zu können. Die Aufwandsentschädigung nach Nr. 4 dieser Vereinbarung ist in diesen Fällen durch den Schulverband zu leisten
(3) Schulaufwandsträger kommunaler und privater Schulen, deren Verwaltung durch öffentliche Stellen wahrgenommen wird, und deren Sitz im Landkreis Wunsiedel i. Fichtelgebirge liegt, haben die Möglichkeit, sich einem gesonderten Vertrag der inhaltsgleich mit dieser Vereinbarung ist, sich an der Gemeinsamen Betreuung der Schul-EDV zu beteiligen. Sie werden den Partnern dieser Vereinbarung in der Abrechnung gleichgestellt.
(4) Mündliche Nebenabreden sind nicht zulässig.
(5) Sind mehrere oder einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Der Landkreis und die Schulaufwandsträger werden in diesem Fall die ungültige Bestimmung durch eine andere ersetzen, die dem Zweck der weggefallenen Regelung in zulässiger Weise am nächsten kommt.
§ 9
Anzeige/Änderungen
Diese Zweckvereinbarung und etwaige Änderungen sind der Kommunalaufsicht des Landkreises und der Schulaufwandsträger anzuzeigen.
§ 10
Begriffsbestimmungen
(1) Schule im Sinne dieser Vereinbarung ist jede Schule der beteiligten Schulaufwandsträger für die das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus eine Schulnummer vergeben hat, unabhängig von der Anzahl der Gebäude, Lehrkräften oder Schüler.
(2) Schulen der Kategorie I sind alle Schulen nach Absatz 1 mit weniger als 200 Vollzeitschüler.
(3) Schulen der Kategorie II sind alle Schulen nach Absatz 1 mit mindestens 200 Vollzeitschüler.
§ 11
Inkrafttreten, Geltungsdauer
(1) Diese Zweckvereinbarung tritt zum _____________ in Kraft.
(2) Diese Vereinbarung gilt auf unbestimmte Zeit, mindestens jedoch für fünf Jahre.
(3) Diese Vereinbarung kann jeweils zum 31.12. eines Jahres gekündigt werden. Die Kündigung muss schriftlich bis zum 30.06. des jeweiligen Jahres den andern Vertragspartnern gegenüber erklärt werden. Die Kündigung ist frühestens zum ____________ erstmalig möglich.
Wunsiedel, ………………………… ………………………………………….
Peter Berek
Landrat, Landkreis Wunsiedel i. Fichtelgebirge
Ort, ……… ………………………………………….
Bgm.
..