Von der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamt Schweinfurt wurde die überörtliche Rechnungsprüfung für die Jahre 2006 bis 2014 durchgeführt. Der Bericht hierüber wird nun dem Gemeinderat zusammengefasst bekanntgegeben.
TZ 1: Defizite im Bereich der Abwasserbeseitigung Röthlein/Heidenfeld (2006 und 2007) hätten durch rechtzeitige Zuführungen und Entnahmen zur/aus der Sonderrücklage verhindert werden können. Dies wird künftig beachtet.
TZ 2: Eine Verrechnung im Bereich Abwasserbeseitigung verfälscht durch die Buchung auf der Haushaltsstelle 7010 die „Übersicht über die dauernde Leitungsfähigkeit“. Die Verrechnung sollte besser im Bereich 7090 gebucht werden. Dies wird künftig beachtet.
TZ 3: Ein Straßenentwässerungsanteil an den laufenden Kosten der
Entwässerungseinrichtung wird bisher nicht gebucht. Über die Benutzungsgebühren
dürfen nur die Kosten der Grundstücksentwässerung, nicht dagegen die Kosten der
Straßenentwässerung abgedeckt werden. Die Straßenentwässerung ist Aufgabe
des Baulastträgers. Soweit die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen
ansatzfähigen Kosten der Straßenentwässerung zuzurechnen sind, müssen sie
deshalb bei der Kalkulation der Abwassergebühren zugunsten der Gebührenzahler
außer Ansatz bleiben. Dies ist bereits im Rahmen der Buchhaltung abzubilden. Dies wird künftig beachtet.
TZ 4: Die ebenfalls als kostenrechnende Einrichtung betriebene Abwasserbeseitigung
Hirschfeld weist in den Jahren 2006, 2010, 2011 und 2012 geringfügige Überdeckungen auf. Die Kostenüberdeckungen wurden nicht einer Sonderrücklage zugeführt. Dies wird künftig beachtet.
TZ 5: Abweichung zwischen dem Bericht des Bayer. Landesamt für Statistik über die Kommunalschulden und der gemeindlichen Jahresrechnung. Die Differenz wird aufgeklärt.
TZ 6: Die Jahresrechnungen waren teilweise unvollständig bzw. wurden verschiedene Schritte nicht rechtzeitig durchgeführt. Dies wird künftig beachtet.
TZ 7: Einholung der Genehmigung für über- und außerplanmäßige Ausgaben vor Durchführung der Bewirtschaftungsmaßnahme. Dies wird künftig beachtet.
TZ 8: Innere Verrechnungen in den Jahren 2010-2013 (Abwasserbeseitung) stimmen in Einnahmen und Ausgaben nicht überein. Die Differenz kann nicht mehr nachvollzogen werden.
Die Kreditermächtigung aus dem Jahr 2010 wurde unzulässigerweise in das Jahr 2012 übertragen. Dies wird künftig beachtet.
Ausgabeansätze im Verwaltungshaushalt wurden unzulässigerweise auf das übernächste Jahr übertragen. Dies wird künftig beachtet.
TZ 9: In größeren öffentlichen Gebäuden ab 250 m² Nutzfläche mit starkem Publikumsverkehr, der auf behördlicher Nutzung beruht, muss ein
Energieausweis gut sichtbar ausgehängt sein, damit die Öffentlichkeit davon Kenntnis nehmen kann. Dies wird erledigt.
TZ 10: Für Gemeinden ist ein Informationssicherheitskonzept zu erstellen. Momentan in Arbeit.
Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen ist auch den aktuellen Stand der Technik anzupassen. Wird erledigt.
TZ 11: Bei der Abrechnung von Feuerwehreinsätzen wurde bei einem Einsatz die zur Verrechnung anzusetzende Dauer statt aufgerundet abgerundet. Weiter sind für den Personaleinsatz die Gesamtstunden aufzurunden und nicht wie von der Verwaltung praktiziert die Zeit des einzelnen Feuerwehrdienstleistenden auf die nächste halbe Stunde. Weiter hätte für Fehlalarme vor dem 16.01.2013 kein Kostenersatz berechnet werden dürfen, da die Satzung noch nicht entsprechend geändert war. Die Anmerkungen werden künftig beachtet.
Die Pauschalsätze der Satzung sind zu kalkulieren und nicht der Mustersatzung zu entnehmen. Die Sätze werden zu gegebener Zeit kalkuliert.
TZ 12: Die Annahme von Spenden muss Gemeinderat entschieden werden. Es wird vorgeschlagen einen Beschluss zu fassen, dass der erste Bürgermeister Spenden unter Vorbehalt des Beschlusses des Gemeinderats annehmen darf. Die Liste über die im Jahr eingegangen Spenden sind am Jahresende dem Gemeinderat vorzulegen, welcher einen Beschluss über die Annahme der Spenden fasst.
Beschluss:
Der Gemeinderat Röthlein beschließt, dass der erste Bürgermeister Spenden an die Gemeinde unter Vorbehalt der nachträglichen Zustimmung des Gemeinderats annehmen darf.
Abstimmungsergebnis: ja 14
nein 0
TZ 13: Grundsätzlich für Strom- und Gaslieferungen ein Vergabeverfahren zu erfolgen. Dies wird künftig beachtet.
Auch die Reinigungsleistungen in der Grundschule sollten nach 20 Jahren Vertragslaufzeit neu ausgeschrieben werden. Bereits erledigt.
TZ 14: Die Straßenreinigungsverordnung ist der aktuellen Rechtsprechung anzupassen. Bereits erledigt.
TZ 15: Bei den Wasserzählern wurde der Durchflussmaßstab vom Nenndurchfluss auf Dauerdurchfluss geändert. Die Beitrags- und Gebührensatzung zur Entwässerungssatzung ist zu ändern. Dies wird bei der nächsten Änderung berücksichtigt.
TZ 16: Die Buchungen für die Zuführungen zur Sonderrücklage der Entwässerungseinrichtung Röthlein/Heidenfeld war in den Jahren 2006 und 2008 schwer nachvollziehbar und teilweise unvollständig.
TZ 17: Es werden Hinweise zu den Dienstanweisungen gegeben. Diese sind zu überarbeiten bzw. die interne Organisation der Verwaltung ist an den Dienstanweisungen anzupassen. Die Zahlstellen sind in die örtliche Kassenprüfung mit einzubeziehen. Die Dienstanweisungen sind anzupassen.
Es soll eine Kosten- und Leistungsrechnung geführt werden. Dies wird als unverhältnismäßig für unsere Gemeindegröße angesehen.
TZ 18: Gebührenkalkulation Abwasser
Hirschfeld Nachkalkulation 2008-2011
-Straßenentwässerungsanteil nicht berücksichtigt, bei Berücksichtigung wäre kein Defizit von 297,68 EUR entstanden.
Hirschfeld Nachkalkulation 2012-2015
-Zisternenzuschuss fälschlicherweise in Kalkulation berücksichtigt. Ist aus dem Haushalt zu finanzieren.
-Verwaltungskosten pauschal mit 5 % der Gebühreneinnahmen berechnet. Zukünftig genaue Erfassung
-Einnahmen in Nachkalkulation andere Werte als in Jahresrechnung
Nachkalkulation korrigieren und Defizit der Kassenversicherung melden.
Röthlein/Heidenfeld Nachkalkulation 2009-2012
-Verwaltungskosten pauschal mit 5 % der Gebühreneinnahmen berechnet. Zukünftig genaue Erfassung
-berechnete kalk. Kosten stimmen mit denen von Schulte/Röder nicht über ein (Beginn der Vermögensbuchführung durch Schulte/Röder erst im Jahr 2012)
-Straßenentwässerungsanteil für Unterhalts- und Betriebskosten sind nicht berücksichtigt
Röthlein/Heidenfeld Kalkulation 2013
-Kalkulation nicht erfolgt, Aktenvermerk, dass vorherige Kalkulation bis 2014 weiter gilt
-Dadurch neuer Kalkulationszeitraum 2013 und neuer ab 2014
-Die Unterdeckung aus 2009-2012 hätte nicht in die Kalkulation ab 2014 übernommen werden dürfen, da dies bereits der übernächste Kalkulationszeitraum ist
Röthlein/Heidenfeld Nachkalkulation 2011-2013
-es wurde das errechnete Defizit aus der Berechnung von Röder Kommunalberatung übernommen. Dies umfasst nur die Jahre 2011-2013. Es hätte aber ab 2009 eine Nachkalkulation erfolgen müssen.
-In der Nachkalkulation hätten Beträge nicht berücksichtigt werden dürfen. Außerdem stimmen Beträge mit dem Ergebnis der Jahresrechnung nicht überein und es fehlen Beträge.
-Für 2013 wurden zur Nachkalkulation ausschließlich die Haushaltsdaten übernommen, obwohl zum Zeitpunkt der Kalkulation im Dez. 2013 bereits tatsächliche Kosten vorlagen.
Röthlein/Heidenfeld Vorauskalkulation 2014-2016
-Es fehlen Beträge in der Vorauskalkulation
Die Kalkulation werden korrigiert und das Defizit der Kassenversicherung gemeldet.
TZ 19: Bestattungswesen
-Genehmigungen für Arbeiten im Friedhof sind nur durch zwingende Gründe des Allgemeininteresses gerechtfertigt. Die Regelung in der Friedhofssatzung wird angepasst.
- Pauschale für Aufbewahrung des Sargs/der Urne im Leichenhaus verstößt gegen Äquivalenzprinzip. Es ist auf das zeitliche Ausmaß der Benutzung abzustellen. Dies wird bei der nächsten Kalkulation der Gebühren berücksichtigt.
- Gebühren teilweise nicht kostendeckend. Vorschlag von RePrü Kosten für Grünpflege geringfügig in allgemeinen Grünanlagen berücksichtigen.
TZ 20: Verwahr- und Vorschussbuch
-Im Verwahrbuch wurden Sachfremde Buchungen durchgeführt, die nicht im Verwahrbuch hätten gebucht werden dürfen. Wird künftig beachtet.
-Die im Verwahrbuch gebuchten Ausschüttungen der Bürgerstiftung stellen ein fremdes Kassengeschäft dar und bedürfen der Anordnung durch Dienstanweisung wird im Rahmen der Änderung der Dienstanweisung eingearbeitet.
TZ 21: Bei einzelnen Erbbaurechtsverträge ist der Erbbauzins gemäß der Wertsicherungsklausel anzupassen. Bei einem Vertrag verjährte Forderungen werden der Kassenversicherung gemeldet. Der Erbbauzins der betroffenen Verträge wird angepasst.
TZ 22: Bei der stichprobenartigen Belegprüfung wurden folgende Sachverhalte festgestellt: Rechnungsbegründender Beleg fehlt, Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch gemäß Dienstanweisung nicht berechtigte Person, Unzulässige Rotabsetzung, Buchung auf falscher Haushaltsstelle.
Wird künftig beachtet
Bei den Verfügungsmitteln wurden Beträge gebucht, die auf einer speziellen Haushaltsstelle hätten gebucht werden dürfen. Wird künftig beachtet
TZ 23: Gesetzlich ist nach der 1. Mahnung keine 2. Mahnung vorgesehen. Von der Kasse wird jedoch eine 2. Mahnung verschickt. Da dies einer Stundung gleichkommt ist die Dienstanweisung diesbezüglich zu ändern.
TZ 24: Zahlstellen und Handvorschüsse sind in die örtliche Kassenprüfung mit einzubeziehen. 2006 und 2011 wurde keine örtliche Kassenprüfung durchgeführt.
Wird künftig beachtet
TZ 25: Über die verwahrten Vermögensgegenstände ist ein Wertesachbuch zu führen.
Wird künftig geführt
TZ 26: -Hinterlegungsschein für Tresorschlüssel bei Bank fehlt Dienstanweisung wird geändert.
-Zweitschlüssel der Zahlstellen sind in der Gemeindekasse aufzubewahren
-Die Dienstanweisungen für Zahlstellen sind gesetzeskonform auszuführen
Wird künftig beachtet und geändert
TZ 27: Die Kassenbestandverstärkung aus Rücklagemitteln ist im Zeitbuch und Verwahrbuch zu buchen. Wird künftig beachtet
TZ 28: Für ein Mietkautionssparbuch fehlt die Verpfändungserklärung und der Sperrvermerk ist anzubringen. Mietkautionskautionskonten, die im Finanzstatusbericht der Bank enthalten sind, müssen im Zeit- und Verwahrbuch ausgewiesen werden. Wird künftig beachtet
TZ 29 und 30: Eine Mitarbeiterin und der Bürgermeister sind einzelverfügungsberechtigt auf ein Konto. Wurde bereits geändert
TZ 31: Für Frau Franke als Stellvertretende Kassenverwalterin liegt keine förmliche Bestellung durch den Gemeinderat vor. Bestellung wird nachgeholt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Röthlein beschließt, dass Frau Martina Franke als Stellvertretende Kassenverwalterin bestellt wird.
Abstimmungsergebnis: ja 14
nein 0
TZ 32: Hochbaumaßnahme Kindergarten Röthlein
-Bautagebuch fehlt wurde bereits bei Architekt angefordert
-Bei Aufträgen über 30.000 € ist über den Auftragnehmer ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister einzuholen. Wird künftig beachtet
-Bieterfirmen dürfen nicht den Planer kennen und der Planer darf bis zur Submission nicht die Bieterfirmen kennen um Manipulationen zu vermeiden. Wird künftig beachtet
-Das Honorar des Architekturbüros wurde anhand der Bruttokosten der Kostenschätzung berechnet. Die Honorarkosten sind aber anhand der Nettokosten zu berechnen. Das überzahlte Honorar wird zurückgefordert.
-Die Zweckbindungsfrist aus dem Förderbescheid des Freistaats Bayern ist an den Kindergartenträger weiterzugeben. Wird nachgeholt
TZ 33: Die Gemeinde kann nur einen Anteil an einer Kreditgenossenschaft erwerben. Der Erwerb weiterer Anteile ist nach § 134 BGB nichtig. Anteil wird zurückgegeben
TZ 34: Verschiedenes
-Zwecks Nachweis tarifgerechter Eingruppierungen sollten Arbeitsplatzbeschreibungen/- bewertungen künftig sukzessiv erstellt werden. Wird zukünftig beachtet.
-Beim Büchergeld hat der Zweckbindungsvermerk im Haushaltsplan gefehlt. Außerdem konnte die Zweckentsprechende Verwendung im Prüfungszeitraum nicht festgestellt werden. Es wurde in den letzten Jahren mehr Geld für Bücher ausgegeben als die Gemeinde an Staatszuweisungen erhalten hat.
-Für Fortbildungsreisen sind nur 75 % der Reisekosten zu erstatten. Dies wurde bereits geändert.
-Freiwillige Gewerbesteuervorauszahlungen nicht verbescheiden, damit bei späterer Steuererstattung keine Erstattungszinsen zu zahlen sind. Wird künftig beachtet.
-Freigabeerklärung nach § 37 Abs. 1 Nr. 1 KommHV für die Finanzsoftware fehlt. Wird nachgeholt.
-die Erschließungsbeitragssatzung ist aus Gründen der Rechtssicherheit neu zu erlassen. Wird erledigt.