Der 1. Bürgermeister gibt den Bericht über die überörtliche Kassen- und Rechnungsprüfung für die Jahre 2015 – 2019 bekannt.
Zusammenfassend ist zu berichten, dass die Haushaltswirtschaft und die Kassenlage der Gemeinde im Berichtszeitraum geordnet waren. Der Haushaltsausgleich wurde in allen Berichtsjahren erreicht. Die finanzielle Bewegungsfreiheit war teils zufriedenstellend, teils günstig.
Die vom BKPV getroffenen Feststellungen können der nichtöffentlichen Anlage entnommen werden.
Erledigung früherer Prüfungsfeststellungen
Zu TZ 1 Folgende Feststellungen in unserem Bericht vom 12.07.2016 wurden auch in der Folgezeit nicht beachtet:
TZ 8 Nachweis der Mietkautionen im Verwahrbuch
Das Verfahren wurde zwischenzeitlich umgestellt. Mietkautionen werden über Verrechnungskonten dargestellt. Über die Zahlwege werden diese im Tagesabschluss dargestellt.
TZ 10 Maßnahmen zur Verbesserung der Kassensicherheit
a) Die weitreichenden Berechtigungen sind der übergreifenden Aufgaben der Bediener geschuldet. Die Bedienerkonten und Berechtigungen wurden bereits 2016 auf den aktuellen Stand gebracht. Die Rechtevergabe erfolgt restriktiv. Allerdings sind gewisse Überschneidungen bei einer Kommune der Größe der Gemeinde Rohrbach unumgänglich.
b) Der Verfahrensanbieter für die Friedhofsverwaltung „ElFried“, die Firma cts edv-consulting GmbH in Hanau, wurde 2016 über die Problematik benachrichtigt. Auch in 2021 wurde der Hersteller darüber nochmal schriftlich informiert. Es wurde vom Hersteller keine Änderung vorgenommen. Maßnahmen können durch die Gemeinde nicht ergriffen werden.
c) Nach Rücksprache mit der Bank und einem Fachmann für Kassensicherheit handelt es sich bei dem eingesetzten Verfahren um ein sehr sicheres Verfahren. Wir sehen hier keinen Handlungsbedarf.
TZ 13b Fachliche Freigabe gemäß § 37 Abs. 1 Nr. 1 KommHV-Kameralistik
Die freizugebenden Verfahren wurden identifiziert und durch die zuständigen Fachbereiche bestätigt. Die Verfahren sind noch durch den Gemeinderat als zuständiges Gremium freizugeben. Der Sachverhalt soll im Mai in den Gemeinderat eingebracht werden. Die fachliche Beurteilung aus IT-Sicherheitssicht ist im IT-Sicherheitskonzept festgelegt.
TZ 15 Einführung einer gesonderten Niederschlagswassergebühr
Die nächste Gebührenkalkulation der Entwässerungseinrichtung erfolgt im Jahr 2021. Es wird vorgeschlagen, nur die Gebühr für den Zeitraum 2022 - 2024 berechnen zu lassen, damit in den Jahren 2023 und 2024 die Grundlagenermittlung für die Niederschlagswassergebühr stattfinden kann. Eine frühere Realisierung ist aus Kapazitätsgründen nicht möglich, da zunächst die Verbesserungsbeiträge vom betroffenen Bereich abgerechnet werden müssen. Im Jahr 2022 muss ein Büro zur Beratung für die Einführung der gesplitteten Abwassergebühr beauftragt werden.
TZ 17 Fehlender Anlagennachweis für die gemeindliche Entwässerungseinrichtung
Aus personellen Gründen war eine Erfassung bislang leider nicht möglich. Sobald alle Stellen im betroffenen Bereich besetzt sind und die Stelleninhaber/innen im Bereich Anlagenbuchhaltung geschult und eingearbeitet sind, kann mit der Erfassung begonnen werden. Alle Anlagenzugänge ab 2018 sind erfasst. Der enorme Aufwand liegt in der Erfassung und Bewertung der Altanlagen vor 2018. Die Erfassung erfolgt Zug um Zug.
TZ 18 Hinweise zur Gebührenerhebung für Bestattungsleistungen
Bereits im Februar 2020 wurde die Kommunalberatung Radlbeck mit der Kalkulation der Bestattungsgebühren beauftragt. Sobald die Gebühren abschließend berechnet sind, soll das Thema in 2021 in den Gemeinderat eingebracht werden.
TZ 19 Benutzungszwang für Leichenhaus in Friedhofssatzung anpassen
Es ist geplant, die Friedhofs-Benutzungssatzung komplett neu zu erlassen. Hierbei wird auch der Benutzungszwang für Leichenhäuser (Leichenhaus Waal ist hierbei erstmalig aufzunehmen) entsprechend geregelt.
TZ 20 Differenzierte Leichenhausnutzungsgebühr
Bereits im Februar 2020 wurde die Kommunalberatung Radlbeck mit der Kalkulation der Bestattungsgebühren beauftragt. Sobald die Gebühren abschließend berechnet sind, soll das Thema in 2021 in den Gemeinderat eingebracht werden. Da noch nicht feststeht, ob in in welcher Höhe für die Sanierung des Rohrbacher Leichenhauses mit Zuschüssen durch den Denkmalschutz zu rechnen ist, verzögert sich die Kalkulation voraussichtlich bis zum Herbst diesen Jahres.
TZ 21 Neukalkulation der Friedhofsgebühren
Bereits im Februar 2020 wurde die Kommunalberatung Radlbeck mit der Kalkulation der Bestattungsgebühren beauftragt. Sobald die Gebühren abschließend berechnet sind, soll das Thema in den Gemeinderat eingebracht werden.
TZ 22 Gebührenfestsetzung für Streifenfundamente
Bereits im Februar 2020 wurde die Kommunalberatung Radlbeck mit der Kalkulation der Bestattungsgebühren beauftragt. Sobald die Gebühren abschließend berechnet sind, soll das Thema in den Gemeinderat eingebracht werden.
TZ 24 Anpassung der Erschließungsbeitragssatzung
Die Satzung wurde durch die Verwaltung überarbeitet. Die Satzung wird im April in den Gemeinderat eingebracht. Nach Beschlussfassung wird der Rechtsaufsichtsbehörde eine Fassung der Satzung zugesandt.
TZ 26 Kostenbeteiligung für die Entwässerung von Ortsdurchfahrten
Die Prüfziffer betrifft die Einleitung von Regenwasser von Kreis- und Staatsstraßen in die gemeindliche Kanalisation. Dafür ist ein einmaliger Ablösebetrag durch Kreis bzw. Freistaat zu leisten.
OD Fahlenbach: Wird nach erfolgter Vermessung der OD durch die Verwaltung angegangen.
OD Ottersried: Wird in einem Zug mit Abrechnung der OD Fahlenbach angegangen.
TZ 27 Vollständigkeit der Verrechnungssätze des Bauhofs beachten
Die Verwaltungskostenpauschale wird ab dem Jahr 2021 mit 18 % berechnet. Die Anzahl der Lager- und Werkstattstunden wird aktuell nicht erfasst und kann deshalb nicht als Abzug berücksichtigt werden.
Bei der Abrechnungsmethode der Fahrzeuge ist keine Systemänderung angestrebt. Unsere Bauhofmitarbeiter arbeiten nur zu einem sehr geringen Anteil für Dritte. Der Aufwand der durch die Kalkulation sämtlicher Bauhoffahrzeug- und Bauhofgroßgerätekosten und der Stundenaufzeichnung für alle Fahrzeuge und Geräte verursacht wird, steht in keinem Verhältnis zu den in Rechnung gestellten Einnahmen. Die aktuellen Verrechnungssätze des Maschinenrings für Fahrzeuge werden erfragt und unsere Preise ggf. entsprechend angepasst.
Haushalts- und Kassenwesen
Zu TZ 2 Die Ist-Bestände der allgemeinen Rücklage und der Sonderrücklage wurden nicht (vollständig) nachgewiesen.
Die Buchungslogiken wurden bereits für den Jahresabschluss 2019 in Zusammenarbeit mit dem BKPV überarbeitet. Die Rücklagenübersicht wurde ab dem Haushaltsjahr 2020 an den nachgewiesenen Stand angepasst. Die noch bestehenden Abweichungen wurden aus Sicht der Verwaltung ermittelt und dokumentiert. Eine weitere Aufklärung ist der Verwaltung daher nicht möglich. Der BKPV erhielt am 26.01.2021 einen Auftrag, die Kontenauszüge der Gemeinde für die Jahre 2010 - 2021 durchzusehen und die weiteren Schritte (= konkreter Handlungsbedarf) mitzuteilen.
Zu TZ 3 Kassenbestandsverstärkungen an die Wasserversorgung "Waaler Gruppe" wurden haushaltsrechtlich unzutreffend abgewickelt.
Die Bankkonten der Waaler Gruppe wurden zwischenzeitlich aufgelöst. Die korrekte Buchungslogik wurde zusammen mit dem BKPV festgelegt.
Zu TZ 4 Hinweise zur Erstellung der Jahresrechnungen:
Die Hinweise für die Jahresrechnung wurden aufgenommen und im Rahmen der Jahresrechnung 2020 zum ersten Mal umgesetzt.
Zu a) Jahresrechnung ist nicht unveränderlich
Die ausgedruckte Jahresrechnung 2020 wurde mit allen Anlagen mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen und wurde nach der Bekanntgabe im Gemeinderat gebunden.
Zu b) Vermögensübersicht, weitere Hinweise, Schulden- und Rücklagenübersichten
Sobald sämtliche Anlagegüter erfasst und bewertet wurden, wird der Jahresrechnung eine Vermögensübersicht beigefügt. Aufgrund von Personalengpässen und Kapazitätsgründen im Fachbereich ist die Vermögenserfassung samt Ersatzbewertung der Anlagegüter, die sich vor 2018 im Eigentum der Gemeinde befunden haben schwer zu bewältigen. Es handelt sich um eine sehr zeitaufwändige Aufgabe, die Zug um Zug erledigt wird.
Wie aus beiliegendem Anlagenspiegel (Stand 31.12.2019) entnommen werden kann, sind seit alle Anlagenzugänge aus 2018 erfasst worden. Ferner wurden bereits viele Grundstücke erfasst, sowie der Fuhrpark des Bauhofs, das gesamte Anlagevermögen des Friedhofs Rohrbach, sowie der Obdachloseneinrichtung.
Die weiteren Hinweise werden künftig beachtet.
Eine Schulden- und Rücklagenübersicht wurde den Jahresrechnungen 2019 und 2020 beigefügt. Durch die Erarbeitung einer neuen Buchungslogik für die Sonderrücklage der Waaler Gruppe im Hinblick auf die Abschlussbuchungen sind ab dem Haushaltsjahr 2020 sowohl der Stand der allgemeinen Rücklage als auch der Sonderrücklage in der Jahresrechnung korrekt ausgewiesen.
Zu c) Verwahr- und Vorschusskonten
Eine Übersicht über die offenen Verwahr- und Vorschusskonten inkl. Dokumentation, warum es offene Verwahrgelder gibt, wird ab der Jahresrechnung 2020 als Anlage beigefügt.
Zu TZ 5 Zahlungen dürfen nur vorgenommen werden, wenn die Kassenanordnungen vom zuständigen Anordnungsbefugten unterzeichnet sind.
Durch Überarbeitung der Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen wurden die Anordnungsbefugnisse zum 10.08.2020 wie folgt neu geregelt:
§ 2 Anordnungsbefugnis und Zahlungsanordnungen
(§§ 38 und 39 KommHV-K)
- Ermächtigung und Umfang der Anordnungsbefugnis
Anordnungsbefugte sind
1. der 1. Bürgermeister, im Falle dessen Verhinderung der 2. Bürgermeister, bzw. 3. Bürgermeister, im Falle deren Verhinderung der Kämmerer/ die Kämmerin.
2. der Kämmerer/ die Kämmerin in folgendem Umfang:
a) sämtliche Einnahmen
b) sämtliche Lastschriften, welche als Abbuchungen auf den Kontoauszügen im Soll erscheinen
c) den Vollzug der bestehenden bzw. neuen Gemeinderatsbeschlüsse
d) den Vollzug der Besoldung/Vergütung/Löhne/Entschädigung unter Zugrundelegung eines gültigen Gemeinderatsbeschlusses bzw. einer gesetzlich vorgeschriebenen Tarifbestimmung
e) sämtliche Verwahr- und Vorschusskonten
f) interne Geldstandsbewegungen (z. B. Einlage in Portokasse, Rücklagenbuchungen)
g) sonstige allgemeine Auszahlungsanordnungen bis zu einem Betrag in Höhe von 5.000 €. Gleiches gilt für Sammelanordnungen, bei denen der einzelne Betrag 5.000 € nicht übersteigt
h) Einnahmeabsetzungen, vor allem im Bereich der Gewerbesteuerrückzahlungen bis 5.000 €.
Sämtliche sonstigen Anordnungen sind grundsätzlich durch den 1. Bürgermeister bzw. seinen Stellvertretern durchzuführen.
Zu dieser Anordnungsbefugnis kann der 1. Bürgermeister im Einzelfall Ausnahmebestimmungen erlassen.
Im Falle der Verhinderung des Kämmerers/ der Kämmerin werden die Zuständigkeiten nach Ziffer 2 auf den Geschäftsleiter übertragen.
Zu TZ 6 Noch nicht im Zeitbuch gebuchte Ein- und Auszahlungen sind nachzuweisen; ein Kontogegenbuch wäre zu führen.
Die ungeklärten Posten des Kontoauszugs werden seit Beginn der Prüfung auf ein Verwahrkonto gebucht. Es sind somit alle Buchungen im Sach- und Zeitbuch nachgewiesen. Der Kassensollbestand laut Tagesabschluss stimmt immer mit dem Kassenistbestand laut Kontoauszug überein. Auch Veränderungen des Bargeldbestandes, die nicht sofort im Sachkonto verbucht werden können, werden auf einem Verwahrkonto gebucht, damit der Kassensollbestand laut Tagesabschluss mit dem Kassenistbestand übereinstimmt.
Das Kontogegenbuch wird im Tagesabschluss durch die Seiten „Zahlweg-Istbestände“ und „Zahlweg-Schwebeposten“ dargestellt. Hieraus sind die Tagessummen der Ein- und Auszahlungen ersichtlich. Seit Jahresbeginn 2021 werden außerdem auf den Kontoauszügen der Banken die Zeitbuchnummern bei den jeweiligen Positionen vermerkt. Das Kontogegenbuch entspricht damit den Vorgaben des § 69 KommHV-Kameralistik).
Zu TZ 7 Die Kassenverwalterin und ihre Stellvertreterin sind gleichzeitig sachbearbeitend tätig; eine ausreichende Funktionstrennung ist nicht gegeben.
Nachdem derzeit in der Kasse und im Steueramt nur jeweils eine Mitarbeiterin tätig ist, ist eine Funktionstrennung grundsätzlich nicht möglich. Kassengeschäfte dürfen immer nur im Vier-Augen-Prinzip ausgeführt werden, d.h. jedes Kassengeschäft erfordert zwei Unterschriften. Die Funktion der stellvertretenden Kassenverwaltung übernimmt deshalb derzeit die Mitarbeiterin des Steueramtes.
Eine Festsetzung von Forderungen durch die Kassenmitarbeiter ist grundsätzlich nach der KommHV nicht vorgesehen (abgesehen von Mahn- und Vollstreckungsgebühren, Säumniszuschlägen und dergleichen).
Eine offene Stelle im Bereich Kasse/Steueramt ist zwar noch zu besetzen. Die Funktionstrennung ist dadurch aber ebenfalls nicht zu erreichen, da die weitere Mitarbeiterin sowohl Aufgaben der Kasse als auch des Steueramtes wahrnehmen muss. Im Vertretungsfall ist eine Aufgabentrennung generell nicht möglich.
Die Erfassung von Reparaturen bei der Wasserversorgung, von Herstellungsbeiträgen, verkehrsrechtlichen Anordnungen etc. erfolgt im Finanzverfahren (CIP-Kom) durch die Kassenverwalterin bzw. ihre Stellvertreterin. Es handelt sich dabei allerdings um eine rein erfassende Tätigkeit; die tatsächliche Festsetzung erfolgt durch das jeweilige Fachamt.
Zu TZ 8 Die Dienstanweisung für das Kassen- und Finanzwesen ist überarbeitungsbedürftig.
Die Dienstanweisung wurde überarbeitet. Die Hinweise wurden - soweit einschlägig - aufgegriffen. Die neue Dienstanweisung trat zum 10.08.2020 in Kraft.
Zu TZ 9 Das Mahn- und Vollstreckungsverfahren wird verspätet eingeleitet; die Dienstanweisung Mahnwesen wäre anzupassen.
Das Vorgehen bei Mahnungen und Vollstreckungen wurde inzwischen angepasst. Die Zahlungserinnerung nach 10 bis 14 Tagen entfällt grundsätzlich und es wird sofort eine Mahnung verschickt. Das Anschreiben in Form der „Ankündigung der Zwangsvollstreckung“ wird beibehalten. Die Verwaltung hat die Erfahrung gemacht, dass durch diese letzte Zahlungsaufforderung ca. 80% der Forderungen beglichen werden. Durch sofortige Zwangsmaßnahmen würden die Kosten für die Schuldner nur unnötig in die Höhe getrieben und der Arbeitsaufwand für die Kassenverwaltung wäre beträchtlich höher.
Die Dienstanweisung wurde angepasst. Die Änderung trat zum 01.03.2021 in Kraft.
Zu TZ 10 Die gesetzlichen Voraussetzungen für Stundungen wurden nicht geprüft und auf Sicherheiten wurde verzichtet.
Das Vorgehen wurde inzwischen angepasst. Es werden bei jeder Stundung belegende Unterlagen angefordert. Ausnahme bilden die Corona-Stundungen, diese erfolgen ohne Prüfung. Bei hohen Forderungen wird seit dem Hinweis durch den BKPV eine Sicherheit verlangt.
Das Verfahren bei landwirtschaftlichen Stundungen hat sich bewährt. Zahlungsausfälle traten noch nie auf und sind nicht zu erwarten. Künftig werden vor der Stundung, bzw. der Verlängerung der Stundung Stellungnahmen des AELF eingeholt. Die Stundungen werden befristet ausgesprochen und regelmäßig auf Vorliegen der Voraussetzungen geprüft.
Zu TZ 11 Das Vorgehen bei Vereinbarungen von Vollstreckungsaufschub und Ratenzahlungen ist unzulässig.
Die Vorgangsart „Vollstreckungsaufschub mit Ratenzahlung“ wurde mit sofortiger Wirkung nicht mehr durchgeführt. Wenn eine Ratenzahlungsvereinbarung getroffen wird, wird darüber ein Bescheid aus dem Finanzverfahren (CIP-Kom) unter Festsetzung von Stundungszinsen erstellt.
Zu TZ 12 Während der Prüfung ergaben sich noch die folgenden Hinweise:
Zu a) Abschlussstichtag 31.12. wurde nicht beachtet
Der Abschlusstag 31.12. wird seit 2020 beachtet. Durch einen frühen Jahresabschluss Mitte Januar besteht die Möglichkeit von Buchungen im alten HHJ gar nicht mehr. Allerdings wird darauf hingewiesen, dass es dadurch zu Nachtragsfestsetzungen kommen wird, da oftmals Rechnungen aus dem Vorjahr erst im Folgejahr eingehen.
Zu b) Zuständigkeitsregelungen wurden bei Billigkeitsmaßnahmen nicht immer eingehalten
Der Haupt- und Finanzausschuss tagt nur anlassbezogen. Es wird keine Ausschusssitzung einberufen, um lediglich über Billigkeitsmaßnahmen zu entscheiden. In diesem Fall wird die Entscheidung vom Gemeinderat in der nächsten Sitzung getroffen. Eine Änderung des bewährten Verfahrens wird nicht angestrebt, da der Gemeinderat als höherwertiges Gremium zu betrachten ist.
Zu c) Sachliche und rechnerische Feststellung bei allgemeinen Zahlungsanordnungen
Die allgemeinen Zahlungsanordnungen werden weiterhin eingesetzt. Es wird zu jeder Buchung sofort ein Beleg gefertigt, der den Vermerk der sachlichen und rechnerischen Feststellung enthält.
Zu d) Die Barzahlungen werden nicht unverzüglich nach deren Ein- oder Ausgang in den Büchern nachgewiesen.
Alle Veränderungen des Bargeldbestandes, die nicht sofort im Sach- oder Personenkonto verbucht werden können, werden auf einem Verwahrkonto gebucht und sind somit im Zeitbuch nachgewiesen (siehe auch Erwiderung zu TZ6).
Zu e) Aus historischen Gründen führt die Kasse eine separate Barkasse der Wasserversorgung "Waaler Gruppe", obwohl keine eigenen Bücher geführt werden.
Die separat geführte Barkasse und die separat geführten Bankkonten der Waaler Gruppe wurden bereits aufgelöst. Außerdem wurden einige Festgeldkonten aufgelöst, die einstmals zur Geldanlage genutzt wurden. Es bestehen jetzt lediglich noch je ein Girokonto bei der Sparkasse und der VR-Bank sowie je ein Festgeldkonto für die Rücklagen bei der Sparkasse und der VR-Bank.
Zu f) Die Art der Quittungserteilung entspricht nicht den Anforderungen an die Kassensicherheit.
Über alle Bareinzahlungen, für die keine automatische Quittung aus dem Finanzverfahren gedruckt werden kann, wird nunmehr eine Einzahlungsquittung auf einem Quittungsblock erfasst (fortlaufend nummeriert und mit Durchschlag).
Zu g) Verwahrung von verschiedenen Wertgegenständen im Kassentresor
Die Dienstanweisung Finanz- und Kassenwesen wurde entsprechend angepasst und die Kasse mit der Verwahrung der sonstigen Gegenstände beauftragt. Ein Wertesachbuch wurde erstellt und wird fortlaufend geführt.
Zu h) Die Handvorschüsse, die an Schule und Bücherei ausgegeben werden, werden am Jahresende abgerechnet. Abrechnung laut DA einmal monatlich am Monatsende.
Die Dienstanweisung wurde zum 01.03.2021 angepasst. Künftig werden die Handvorschüsse der Schule und Bücherei einmal jährlich abgerechnet.
Zu i) Die Jahresrechnung 2019 wäre noch örtlich zu prüfen und festzustellen; zudem wäre über die Entlastung zu beschließen.
Die Jahresrechnung 2019 wurde am 30.09.2020 durch den Rechnungsprüfungsausschuss geprüft und am 02.12.2020 durch den Gemeinderat festgestellt. Über die Entlastung wurde ebenfalls am 02.12.2020 Beschluss gefasst.
Informationstechnik
Zu TZ 13 Zum Einsatz des Dokumentenmanagementsystems wären noch organisatorische Regelungen zu erlassen.
Es werden organisatorische Regelungen, sowie Regelungen zur Digitalisierung erlassen.
Zu TZ 14 Zur Sicherstellung der Vollständigkeit und Verfügbarkeit der eingesetzten Systeme sollte das Datensicherheitskonzept angepasst werden.
Für die sichere Aufbewahrung von Sicherungsmedien im Rathaus wurde seitens des BKPV ein Tresor mit der Sicherheitsklasse DS120 gefordert. Der früher genutzte Tresor bei der Kasse verfügt nicht über diese Schutzklasse. Die Anschaffung ist für das HH-Jahr 2021 eingeplant. Pro Woche sollen die Datenbanken und Daten auf externen Festplatten abgelegt werden. Die Rücksicherung für 6 Monate muss gegeben sein.
Die untertägliche Sicherung von Transaktionsprotokollen und die Einbindung des Hosts im Rathaus, wurden während des Prüfungszeitraums direkt umgesetzt.
Das Datensicherungskonzept wird im Zuge des Informationssicherheitskonzepts geprüft und entsprechende Maßnahmen durch die EDV ergriffen.
Zu TZ 15 Zur Verbesserung der System- und Netzwerksicherheit wären verschiedene Gefährdungspotenziale zu beseitigen
Zu a) Zugriffsrechte auf Netzwerkverzeichnisse überarbeitungsbedürftig
Die entsprechende Anpassung wurde im Laufe der Prüfung, mit der Feststellung, durchgeführt.
Zu b) Absicherung der Datenbankzugänge
Das Initialpasswort des Herstellers musste und wurde am 21.07.2020 im Zuge eines Updates auf die Version 5.2.06 abgeändert.
Zu c) Infrastrukturelle Sicherheit der Datenverarbeitungs- und speicheranlagen
Die Klimatisierung des Serverraums im Feuerwehrhaus wurde indirekt durch die Inbetriebnahme der Lüftungsanlage verbessert. Die Überwachung der Temperatur erfolgt an den Hostservern selbst. Eine kurzzeitige maximale Einlasstemperatur wurde mit 24 Grad gemessen. Eine Überschreitung der empfohlenen Temperatur von 22 Grad erfolgte im August 2020 mit durchschnittlich 23 Grad.
Im Serverraum Rathaus ist ein funkvernetzter Rauchmelder angebracht.
Im Zuge des Informationssicherheitskonzeptes wird eine Analyse durch Feuer und Hitze erstellt und ggf. Gegenmaßnahmen eingeleitet.
Zu d) Zugriffsberechtigungen auf Schnittstellenverzeichnisse in geeigneter Weise beschränken
Vor Einführung des elektronischen Anordnungswesen (eAO) waren nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzverwaltung befugt auf Cipkom zuzugreifen. Mit eAO ist die Nutzung von Cipkom für alle Budgeverantwortlichen nötig.
Auf Nachfrage bei Komuna zum Umgang mit Schnittstellen (wir haben 32 St.) bei anderen Kommunen wurde mitgeteilt, dass wir der erste Kunde wären, bei dem dies bemängelt würde.
Die Kassenleitung und der Systembetreuer erarbeiten eine Matrix mit den Schnittmengen der Fachverfahrensanwender mit dem einlesenden Personenkreis in Cipkom. Daraufhin werden die Schnittstelle und die Anwendungen angepasst und die Fileablage entsprechend definiert.
Zu TZ 16 Bei Empfang und Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen wären die rechtlichen Anforderungen zu beachten.
Seit dem Haushaltsjahr 2021 werden dem Tagesabschluss die Original-Dateien der Kontoauszüge beigefügt. Die Tagesabschlüsse werden im Ciparchiv dauerhaft archiviert.
Zu TZ 17 Beim Einsatz des digitalen Anordnungs- und Signaturworkflows wäre auf die Einhaltung haushaltsrechtlicher Anforderungen zu achten.
Zu a) Prüfbarkeit der eingesetzten Signaturzertifikate
Das Signaturzertifikat wird auf Veranlassung durch die Kämmerin vom hauseigenen IT-Mitarbeiter beantragt. Das ADBV sendet das Zertifikat per Mail an den betroffenen Mitarbeiter. Zusätzlich erhält dieser einen Brief, der den PIN enthält.
Um eine Rechnung signieren zu können, muss diese dem zuständigen Bediener in CIPCOM von der Kasse zugewiesen werden (1. Hürde).
Der zuständige Bediener muss sich mit Benutzername und Passwort im CIPKOM anmelden (2. Hürde).
Danach muss der Bediener mit seiner persönlichen Zertifikatsdatei und der persönlichen PIN signieren (3. Hürde).
Die Anordnung der Zahlung geschieht durch einen anderen Sachbearbeiter (4-Augen-Prinzip) (4. Hürde).
Der einzelne Sachbearbeiter kann das verwendete Zertifikat überprüfen. Es kann lediglich nicht über das Behördennetz (beim ADBV) geprüft werden.
Zu b) Organisatorische Regelungen zum Einsatz des elektronischen Anordnungswesens
Die Dienstanweisung "Elektronisches Anordnungswesen" wurde am 01.03.2021 erlassen.
Zu c) Formelle Prüfpflichten der Kasse
Die Rechnungen der Gemeinde und der verwalteten Verbände werden zentral durch die Kasse erfasst. Belege werden in der Regel bereits durch Kassenmitarbeiterinnen hinzugefügt. Eine standardmäßige Prüfung jeder Anordnung nach Durchlaufen des Vorgangs beim zuständigen Sachbearbeiter und dem zuständigen Anordnungsbefugten ist damit aus Sicht der Gemeinde Rohrbach obsolet. Die korrekte Form gibt das System bereits vor, die Vollständigkeit wird durch die Kassenmitarbeiterinnen hergestellt.
Die Echtheit der Kassenanordnung, z.B. in Form der Gültigkeit der Unterschriften ist immer gegeben, da wir ein "kleines" Haus sind. Alle Zeichnungsbefugten sind persönlich bekannt. Änderungen in der Zuständigkeit werden unmittelbar bekannt gegeben und durch Kassenmitarbeiter vollzogen. Das Signaturzertifikat wird auf Veranlassung durch die Kämmerin vom hauseigenen IT-Mitarbeiter beantragt.
Die Nutzung des Zertifikats zur Signatur basiert auf zwei Faktoren (2FA), man muss das Signaturzertifikat als Datei haben und den PIN kennen. Per Dienstanweisung sind die Mitarbeiter verpflichtet beides geheim zu halten.
Es ist faktisch ausgeschlossen, dass eine Unterschrift fehlt, da eine Anordnung nur erstellt werden kann, wenn die sachliche und rechnerische Richtigkeit von einem Sachbearbeiter bestätigt wurde. Bestehen "sonstige Bedenken" werden diese bereits vor Erstellung der Anordnung ausgeräumt.
Zu d) Fehlende Visaprüfung bei Stapelsignatur
Den Prüfpflichten wird selbstverständlich auch bei der Stapelsignatur nachgekommen. Eine Anfrage bzgl. zusätzlicher Prüfung im CIPKOM wird durch die Kämmerei gestellt.
Erschließungsbeiträge
Zu TZ 18 Abweichende Straßenentwässerungsanteile wurden bei der Erhebung von Erschließungsbeiträgen und der Gebührenbedarfsberechnung für die Entwässerungseinrichtung zugrunde gelegt.
Die Kosten der Erschließung des Baugebietes in Waal finden in der Kalkulation der Entwässerungsgebühren keine Berücksichtigung, da die angefallenen Kosten vollständig von den Grundstückseigentümern im Baugebiet getragen wurden. Der Anteil für die Straßenentwässerung beläuft sich laut Berechnungen des Ingenieurbüros für das Baugebiet in Waal auf 40 – 45 % der Kosten des Regenwasserkanals. Insofern war in diesem konkreten Einzelfall eine Pauschalisierung in Höhe von 50 % nicht sachgerecht.
Zu TZ 19 Ablösung der Erschließungsbeiträge beim Verkauf gemeindlicher Baugrundstücke im Baugebiet "An der Ossenzhausener Straße": Die Ablösebeträge wurden nicht nach den gemeindlichen Ablösebedingungen ermittelt.
Der Erschließungsvertrag und die Kostenerstattungsvereinbarung wurden von einer renommierten Anwaltskanzlei, die auf Bau- und Immobilienrecht spezialisiert ist, ausgearbeitet, um sicherzustellen, dass rechtskonforme Verträge abgeschlossen werden. Die Gemeinde sieht keinen Handlungsbedarf das Vorgehen zu überdenken.
Das Bauland konnte nur unter der Voraussetzung erschlossen werden, dass sämtliche anfallende Kosten von den künftigen Grundstückseigentümern getragen werden (vgl. Erschließungsvertrag V 1. "Die Erschließungsträgerin verpflichtet sich, die Kosten der Durchführung der von ihr in dieser Urkunde übernommenen Erschließungsmaßnahmen in voller Höhe zu tragen. Die Erschließungsträgerin trägt auch den gemeindlichen Eigenanteil. Hierzu erklärt die Gemeinde, dass es sich bei der Erschließung des Baugebietes Nr. 41 „An der Ossenzhausener Straße - Waal“ um eine zusätzliche Erschließungsmaßnahme handelt, die die Gemeinde bei eigener Kostenbeteiligung zum gegenwärtigen Zeitpunkt und in absehbarer Zukunft nach ihrer eigenen Planung nicht durchführen könnte."). Ablösevereinbarungen oder Erschließungsbeiträge nach EBS waren nie Ziel der Gemeinde, insofern verweisen wir auf § 11 Abs. 2 Satz 3 BauGB.
Aus Sicht der Gemeinde handelt es sich bei allen angefallenen und im Erschließungsvertrag aufgeführten Kosten um notwendige, angemessene Kosten. Die Kosten der Vermessung der Baugründstücke, sowie für die Herstellung von Grundstücksanschlüssen zur Versorgung mit Erdgas mögen zwar kein erschließungsbeitragsfähiger Aufwand sein, dennoch sind sie von den künftigen Grundstückseigentümern zu tragen. Aus diesem Grund war es sachgerecht, diese Beträge in der Kostenerstattungsvereinbarung aufzuführen. Die Kosten für den ökologischen Ausgleich beziehen sich ausschließlich auf das Baugebiet "An der Ossenzhausener Straße" in Waal, insofern handelt es sich um anzurechnenden Aufwand.
Zu den Herstellungsbeiträgen wird festgestellt, dass die Abwicklung über Erschließungsverträge grundsätzlich möglich ist (vgl. hierzu das Vertragsmuster des Bay. Gemeindetags). Zum Stand des Abschlusses des Erschließungsvertrags ist eine konkrete Angabe der Ablösebeträge aus verschiedenen Gründen nicht sinnvoll. Die Grundstücksgrößen liegen erst nach der Vermessung (nach Abschluss der Baumaßnahme) vor. Die tatsächlichen Baukosten können erheblich von den Beträgen zum Stand Kostenschätzung, bzw. -berechnung abweichen. Die Angabe von absoluten Ablösebeträgen ändert auch nichts am Regelungsinhalt, da immer die Grundstücksfläche und 1/3 der Grundstücksfläche als fiktive Geschossfläche als abgegolten gilt (vgl. Erschließungsvertrag V 2: "Übersteigen die anerkannten Kosten die Höhe des jeweiligen satzungsmäßigen Herstellungsbeitrags, so hat die Erschließungsträgerin keinen Anspruch auf Erstattung der über die Höhe des jeweiligen Betrags hinausgehenden Kosten. Klargestellt wird, dass hiermit die fiktiven Herstellungskosten entsprechend § 5 Abs. 3 Satz 1 BGS/WAS sowie § 5 Abs. 3 Satz 1 BGS/EWS abgegolten sind, je-doch nicht der eventuell nach zu entrichtende Betrag gemäß § 5 Abs. 5 BGS/WAS sowie § 5 Abs. 5 BGS/EWS."). .
Zu TZ 20 Erschließungsanlage im Baugebiet "Am Mühlweg": Mängel bei der Vertragsgestaltung liegen vor und Erschließungsbeiträge wurden nicht erhoben.
Buchstaben a und b wurden bereits vor der Feststellung durch den BKPV anders gehandhabt. So wurden die beiden letzten Erschließungsträger in einem Ausschreibungsverfahren ermittelt. Vertragsdokumente werden von allen Parteien auf demselben Exemplar unterzeichnet. Aus unserer Sicht ist kein beitragsfähiger Aufwand entstanden, da die Gemeinde für ihre eigenen Grundstücke (Einheimischenmodell) privatrechtlich im Sinne einer Erschließungsgesellschaft handelte.
Zu TZ 21 Das Offenlegungsgebot bei Ablösevereinbarungen ist zu beachten.
Verträge mit derartigen Inhalten werden von der Gemeinde seit vielen Jahren nicht mehr geschlossen. Insofern besteht kein Handlungsbedarf.
Feuerwehrwesen
Zu TZ 22 Pauschalsätze für die Erstattung von Einsätzen und anderen Leistungen der freiwilligen Feuerwehr sollten überprüft werden; die Satzung wäre zu akualisieren.
Die "Satzung über Aufwendungs- und Kostenersatz für Einsätze und andere Leistungen gemeindlicher Feuerwehren" (Rechtskraft vom 15.02.2011) wird überarbeitet. Hierbei wird auch die in 2021 gegründete neue Gemeinschaftsfeuerwehr Gambach/Rohr/Waal entsprechend Berücksichtigung finden.
Es soll sich an der Mustersatzung des Bay. Gemeindetages, welche sich für die tägliche Vollzugspraxis empfohlen hat, weiterhin orientiert werden. Es wird vorgeschlagen, die darin veröffentlichten Pauschalsätze, die einen adäquaten durchschnittlichen Praxis-Orientierungswert darstellen, ohne eigene Gebührenkalkulation zu übernehmen. Eine örtliche Gebührenkalkulation wird für nicht zielführend erachtet, da hohen Investitionskosten relativ niedrige Benutzungszeiten (Einsatzstunden) gegenüberstehen und folglich wesentlich höhere Pauschalsätze zu Tage kommen würden, die sachlich und politisch nicht darstellbar bzw. vertretbar erscheinen (insbesondere im direkten Vergleich mit den Landkreisgemeinden). Die meisten Kommunen übernehmen daher die auf fachlicher, bayernweiter Basis erstellten Pauschalsätze der Mustersatzung des Bay.GT in die eigene Kostensatzung.
Zu TZ 23 Die Einsätze der freiwilligen Feuerwehr wurde nicht vollständig abgerechnet.
Der BKPV prangert an, dass einzelne Einsätze der FF Rohrbach und Fahlenbach nicht abgerechnet wurden. Es handelte sich hierbei neben Sicherheitswachen auch um das Beseitigen von Schäden nach Naturereignissen und technischen Hilfeleistungen für den Abwasserzweckverband "Mittleres Ilmtal" (AZV). Es ist das stetige Bestreben der Gemeinde, sämtliche Einsätze abzurechnen. Gerade bei der Beseitigung der Schäden von Naturereignissen ist aber oftmals keine Schuldnerfeststellung möglich bzw. erscheint nicht zielführend (z.B. Gemeinde als Kostenschuldner bei umgestürztem Gemeindebaum).
Zudem hat man die interne Grundsatzentscheidung getroffen, in Fällen unbilliger Härte (z.B. familiäres Leid/Schicksalsschläge, existenzielle finanzielle Überbelastung (z.B. fehlende Versicherung - jedoch Einzelfallentscheidung) vom Kostenersatz abzusehen.
Hinsichtlich der Abrechnung von Sicherheitswachen (z.B. bei Veranstaltungen in der Turmberghalle) soll es nach Rücksprache mit 1. BGM Keck bei der bisherigen Abrechnungspraxis verbleiben. Es spricht aus gemeindlicher Sicht nichts dagegen, dass die Feuerwehr für die Ableistung einer Sicherheitswache oder freiwilliger Parkplatzregelung direkt vom Veranstalter pauschal entlohnt wird (dies erspart zusätzlichen Abrechnungsaufwand und kommt direkt beim berechtigten Empfängerkreis an). Die Fallzahlen halten sich zudem sehr gering. Bei Einsätzen in Form der Unterstützung von gemeindlichen Einrichtungen (z.B. Bauhof) soll in der Satzung eine Kostenfreiheit geregelt werden (Ausnahme: Unterstützung von AZV oder SV), zumal solche Tätigkeiten ohnehin von feuerwehrdienstleistenden Gemeinde-Mitarbeitern (Gerätewart oder Bauhof) in der Regel während der Dienstzeit abgeleistet werden und somit keine Zusatzkosten anfallen (Fahrzeugkosten sind dabei vernachlässigbar). Anderweitige freiwillige Einsätze zu Gunsten Dritter werden weiterhin abgerechnet.
Unter der Berücksichtigung der vorgenannten Ausführungen soll daher auf eine Nachbetrachtung einschl. etwaiger nachträglicher Abrechnung der vom BKPV aufgeführten Fälle verzichtet werden (auch zur Wahrung des Rechtsfriedens). Eine zeitnahe, vollumfängliche Einsatzabrechnung bleibt als künftiges Ziel definiert.
Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung vom 21.04.2021 über den Rechnungsprüfungsbericht der Jahre 2015 – 2019 und die vom 1. Bürgermeister Keck veranlasste Behebung der festgestellten Beanstandungen ausführlich beraten. Er sprach dem Gemeinderat die Empfehlung aus, der veranlassten Behebung der festgestellten Beanstandungen ebenfalls zuzustimmen.