Datum: 23.05.2024
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Sitzungssaal im Rathaus
Gremium: Gemeinderat
Öffentliche Sitzung, 19:31 Uhr bis 20:40 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 20:51 Uhr bis 23:18 Uhr


Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.Lfd. BV-Nr. Bezeichnung
1 Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung
2 Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Bauausschusssitzung vom 18.03.2024
3 Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Bauausschusssitzung vom 22.04.2024
4 Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Gemeinderatssitzung vom 21.03.2024
5 Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Gemeinderatssitzung vom 25.04.2024
6 Bekanntgaben aus der nichtöffentlichen Sitzung
7 Bauanträge
7.1 Bauantrag Nr. 05-2024: Sanierung einer bestehenden Holzhütte; Flurnummer 1124, Gemarkung Waldberg, nach erhaltenem Vorbescheid Nr. 09-2023 vom 12.02.2024
8 Einführung eines elektronischen Anordnungswesens in der Gemeindeverwaltung
9 Informationen, Anträge, Wünsche und Anfragen

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1. Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beratend 1

Sachverhalt

Erste Bürgermeisterin Sonja Reubelt stellt die ordnungsgemäße Ladung der Gemeinderatsmitglieder und die Beschlussfähigkeit des Gemeinderates fest.

Sie erkundigt sich nach Einwänden gegen die Tagesordnung.

Gegen die Tagesordnung bestehen keine Einwände.

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2. Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Bauausschusssitzung vom 18.03.2024

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 1. Sitzung des Gemeinderates 25.01.2024 ö beschließend 3
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beschließend 2

Sachverhalt

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Sitzung des Bau- und Umweltausschusses vom 18.03.2024 wurde den Gemeinderatsmitgliedern mit der Sitzungseinladung übersandt.

Beschluss

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Sitzung des Bau- und Umweltausschusses vom 18.03.2024 wird genehmigt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 11, Dagegen: 0

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3. Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Bauausschusssitzung vom 22.04.2024

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beschließend 3

Sachverhalt

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Sitzung des Bau- und Umweltausschusses vom 23.05.2024 wurde den Gemeinderatsmitgliedern mit der Sitzungseinladung übersandt.

Beschluss

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Sitzung des Bau- und Umweltausschusses vom 23.05.2024 wird genehmigt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 11, Dagegen: 0

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4. Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Gemeinderatssitzung vom 21.03.2024

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 5. Sitzung des Gemeinderates 25.04.2024 ö beschließend 3
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beschließend 4

Sachverhalt

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Gemeinderatssitzung vom 21.03.2024 wurde mit der Sitzungseinladung übersandt.

Beschluss

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Gemeinderatssitzung vom 21.03.2024 wird genehmigt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 11, Dagegen: 0

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5. Genehmigung des öffentlichen Teils des Protokolls der Gemeinderatssitzung vom 25.04.2024

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beschließend 5

Sachverhalt

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Gemeinderatssitzung vom 25.04.2024 wurde mit der Sitzungseinladung übersandt.

Beschluss

Das Protokoll des öffentlichen Teils der Gemeinderatssitzung vom 25.04.2024 wird genehmigt. 

Abstimmungsergebnis
Dafür: 11, Dagegen: 0

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6. Bekanntgaben aus der nichtöffentlichen Sitzung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö informativ 6

Sachverhalt

Es liegen keine Bekanntgaben aus nichtöffentlicher Sitzung vor.

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7. Bauanträge

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö 7
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7.1. Bauantrag Nr. 05-2024: Sanierung einer bestehenden Holzhütte; Flurnummer 1124, Gemarkung Waldberg, nach erhaltenem Vorbescheid Nr. 09-2023 vom 12.02.2024

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 4. Sitzung des Gemeinderates 21.03.2024 ö beschließend 6.1
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beschließend 7.1

Sachverhalt

Die Gemeinderätin Lara Albert und Gemeinderat Philipp Holzheimer betreten den Sitzungssaal.

Mit Antrag Nr. 09-2023 wurde ein Antrag auf Vorbescheid zur Instandsetzung eines baufälligen Geräteschuppens auf der Flurnummer 1124 in der Gemarkung Waldberg von Frau Diana Zehe, Dr.-Bühner-Str. 25, 97657 Sandberg gestellt. Hierzu erteilte der Gemeinderat   in der Sitzung am 25.01.2024 das gemeindliche Einvernehmen. Mit dem vorliegenden Vorbescheid des Landratsamtes Rhön Grabfeld vom 12.02.2024 wurde die Genehmigung dieses Vorhabens unter folgenden Voraussetzungen in Aussicht gestellt:

  1. Der beglaubigte amtliche Lageplan mit Nachbarnachweis vom Vermessungsamt ist in aktueller Form vorzulegen.
  2. Die Erschließung des zur Bebauung vorgesehenen Grundstückes muss gesichert sein.
  3. Die gesetzlichen Abstandsflächen gem. Art. 6 der BayBO sind einzuhalten.
  4. Die Abstandsflächen sind in der Eingabeplanung zeichnerisch und rechnerisch nachzuweisen.

Mit Bauantrag Nr. 05-2024 vom 12.03.2024 wurde der Antrag auf Baugenehmigung zur Sanierung und Erhaltung einer bestehenden Holzhütte auf der Flurnummer 1124 in der Gemarkung Waldberg von Frau Diana Zehe, Dr.-Bühner-Str. 25, 97657 Sandberg gestellt.











Der Bauantrag wurde bereits in der Gemeinderatssitzung vom 21.03.2024 behandelt. Das gemeindliche Einvernehmen wurde in der damaligen Sitzung nicht erteilt, da die Erschließungssituation des Grundstückes für den Gemeinderat fraglich war. Die Bauherrin wurde seitens der Gemeindeverwaltung aufgefordert, die Erschließungssituation darzulegen.

Zur Erschließungssituation wurden folgende Angaben gemacht:
  • da es sich um eine Holzhütte handelt, wird kein Anschluss an die gemeindliche Abwasserentsorgung benötigt.
  • die Zufahrt erfolgt über das Nachbargrundstück FlNr. 100, Gemarkung Waldberg, auf dem sich das Wohnhaus der Bauherrin befindet. Eine weitere Zufahrt wäre über die „Frohmass“ gegeben.

Erschließungsanlagen sind alle Anlagen, die zur zweckentsprechenden Benutzung des Gebäudes erforderlich sind. Der Schuppen soll als Lagermöglichkeit für Holz genutzt werden. Ein Anschluss an die Wasserversorgung bzw. an die Abwasserbeseitigung ist nicht nötig. Eine wegemäßige Erschließung ist nötig, da das Holz zum Schuppen hin und weg bewegt werden muss. Die wegemäßige Erschließung ist aber nicht in Form einer voll befestigten Straße notwendig. Vielmehr reicht in diesem Fall nach Ansicht der Gemeindeverwaltung ein unbefestigter Weg, der nur unregelmäßig genutzt wird, aus.

Diskussionsverlauf

Im Gremium wird diskutiert, was passiert, wenn die Hütte entgegen der genehmigten Nutzung anders benutzt wird. Erste Bürgermeisterin erläutert, dass bei einer Nutzungsänderung ein neuer Bauantrag zu stellen ist. Dieser kann dann vom Gemeinderat abgelehnt werden. Wird die Nutzung ohne Genehmigung geändert, ist dies der Bauaufsicht zu melden. Diese kann die Nutzung einstellen lassen.

Beschluss

Das gemeindliche Einvernehmen zum Bauantrag Nr. 05-2024 wird erteilt. 

Der Bauherr wird vorsorglich darauf hingewiesen, dass einer künftigen Nutzungsänderung des Gebäudes nicht zugestimmt wird.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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8. Einführung eines elektronischen Anordnungswesens in der Gemeindeverwaltung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beschließend 8

Sachverhalt

Gemeinderat Dirk Zehe betritt den Sitzungssaal.

Die bisherige Rechnungserstellung, der Versand und die Bearbeitung führen zu hohen Kosten und Aufwand bei allen Beteiligten. Um diese Kosten sowohl in ökologischer wie auch ökonomischer Hinsicht zu reduzieren, verpflichtet die Richtlinie der Europäischen Union (2014/55/EU) ab Herbst 2018 auf Bundes- bzw. ab Frühjahr 2020 auf Landes- und kommunaler Ebene alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Eine E-Rechnung ist viel mehr als eine eingescannte Papierrechnung oder PDF-Rechnung. Es geht um strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und in die IT-Verfahren der Verwaltung einfließen. Dies spart nicht nur das Porto für die Rechnung, sondern vor allem Zeit und Ressourcen bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Auszahlung.

Eine Rechnung ist elektronisch (E-Rechnung), wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Der Standard der elektronischen Rechnung ist das Format „XRechnung“.

Ab dem 01.01.2025 sind elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen verpflichtend.

Eine volldigitalisierte Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ist derzeit in der Gemeindeverwaltung nicht möglich. Rechnungen gehen entweder in Papierform oder per E-Mail im Format „pdf“ ein. Anschließend wird durch die Finanzverwaltung eine schriftliche Auszahlungsanordnung erstellt, welche die Bürgermeister als Anordnungsbefugte unterzeichnen. Anschließend wird durch die Kasse der Zahlungsvorgang angestoßen. Die Rechnungen und Auszahlungsanordnungen werden eingescannt und archiviert.

Für eine volldigitalisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnung muss in der Gemeindeverwaltung ein sogenanntes elektronisches Anordnungsverfahren eingeführt werden. Der Ausdruck der schriftlichen Auszahlungsanordnung, sowie das Scannen der Rechnungen und Auszahlungsanordnungen entfällt. Die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen und die Auszahlungsanordnungen erfolgen digital. Auch werden Daten der Rechnung, wie z.B. Bankverbindung, automatisch übernommen und verarbeitet.

In der Gemeindeverwaltung ist die Finanzsoftware „CIP“ des Anbieters komuna GmbH im Einsatz. Die eingesetzte Finanzsoftware muss für das elektronische Anordnungsverfahren modular erweitert werden. Auch ist für die Langzeitarchivierung ein sicheres Speichersystem (WORM-Speicher) nötig.


Einmalige Kosten brutto:
Programm-Modul inkl. digitaler Signatur, Einrichtung und Schulung:          5.795,30 €
Anschaffung WORM-Speicher inkl. Installation:                                10.091,20 €
Gesamt:                                                                                15.886,50 €

Jährliche Kosten brutto:
Softwarepflege:                                                                           992,46 €
Wartungskosten und Replizierung WORM-Speicher:                                3.808,60 €
Gesamt:                                                                                4.801,06 €

Für die Einführung eines elektronischen Anordnungsverfahrens wurden im Haushalt 2024 keine Finanzmittel eingestellt und stellen somit eine überplanmäßige Ausgabe dar.

Die Fa. komuna ersetzt die Finanzsoftware „CIP“ durch die Finanzsoftware „K1“. Die Umstellung beginnt im Jahr 2025. Für die Anwendung der neuen Finanzsoftware „K1“ ist ein elektronisches Anordnungsverfahren zwingend.

Diskussionsverlauf

Durch das Gremium werden die hohen Kosten, vor allem für die jährliche Wartung und Replizierung des Speichers, bemängelt. Jedoch ist aus Sicht der Gemeindeverwaltung eine Umstellung auf das elektronische Anordnungsverfahren unumgänglich. Bei einer späteren Umstellung sei mit noch höheren Kosten zu rechnen. 

Beschluss

Die Gemeinde Sandberg führt ein elektronisches Anordnungsverfahren der Fa. komuna GmbH, Wallerstr. 2, 84032 Altdorf ein. Die einmaligen Anschaffungskosten für Software und sicherem Speichersystem betragen 15.886,50 € brutto. Die jährlichen Kosten für Softwarepflege und Wartung betragen derzeit 4.801,06 €.

Die einmaligen Anschaffungskosten stellen eine überplanmäßige Ausgabe dar und werden durch den Gemeinderat genehmigt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 2

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9. Informationen, Anträge, Wünsche und Anfragen

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderat 6. Sitzung des Gemeinderates 23.05.2024 ö beratend 9

Sachverhalt

Aktuelle Ausschreibungsverfahren
Es laufen aktuell die Ausschreibungen für den Erdwegebau Sondergebiet Lagerhallen Schmalwasser, sowie die Ausschreibung für die Photovoltaikanlage Hochbehälter Schmalwasser.

Biotop Langenleiten
Es wurde Kontakt mit dem Landschaftspflegeverband aufgenommen. Über diesen kann die Anlage oder Wiederherstellung von Feuchtbiotopen und Tümpeln gefördert werden. Die Förderhöhe beträgt 80% (70% Land Bayern + 10 % LPV). Der LPV kümmert sich um die Abklärung des Wasserrechts, Kalkulation, Vergabe, Abwicklung und die Abrechnung. Von der Gemeinde wird nur das Einverständnis benötigt, auf ihrer Fläche tätig zu werden und die Zusage, dass 20% der Kosten getragen werden. Ein Gespräch mit der zuständigen Kollegin steht noch aus. Aufgrund bereits vorliegender Anfragen kann das Biotop in Langenleiten ggf. erst im nächsten Jahr berücksichtigt werden.


Termine:
06.06.2024, 18:00 Uhr:        Arbeitsgruppe Schulsanierung
07.06.2024,18:00 Uhr:        staatliche Feuerwehrehrungen
17.06.2024, 17:00 Uhr:        Waldbegang mit Besichtigung der Waldklimastation
08.07.2024. 19:00Uhr:        Pontifikalamt der Räte im Kiliani Dom Würzburg, 
Abfahrt 17:00 Uhr in Rödelmaier




 

Datenstand vom 01.07.2024 10:33 Uhr