Der Gemeinderat beschließt, dass ab sofort sowohl schriftlich als auch elektronisch zu den Sitzungen der gemeindlichen Gremien über das Ratsinformationssystem geladen werden soll. Dabei soll die elektronische Ladung über das RIS Priorität haben. Der vorgestellten Änderung der §§ 4 und 22 der Geschäftsordnung des Gemeinderats Sontheim (GeschO) wird zugestimmt. Die GeschO erhält in den genannten Paragrafen folgende Fassung:
§ 4
Umgang mit Dokumenten und elektronischen Medien
(1) 1Der Verschwiegenheitspflicht unterfallende schriftliche und elektronische Dokumente sind so aufzubewahren, dass sie dem unbefugten Zugriff Dritter entzogen sind. 2Im Umgang mit solchen Dokumenten beachten die Gemeinderatsmitglieder Geheimhaltungsinteressen und den Datenschutz. 3Werden diese Dokumente für die Tätigkeit als Gemeinderatsmitglied nicht mehr benötigt, sind sie zurückzugeben oder datenschutz-konform zu vernichten bzw. zu löschen.
(2) 1Beschlussvorlagen sind interne Ausarbeitungen der Verwaltung für den Gemeinderat. Eine Veröffentlichung der Beschlussvorlagen und weiterer Sitzungsunterlagen durch Gemeinderatsmitglieder ist nur zulässig, wenn der erste Bürgermeister und der Gemeinderat unter Berücksichtigung des Datenschutzes zugestimmt haben und die Unterlagen nur Tatsachen enthalten, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. 2Die Veröffentlichung von Beschlussvorlagen und weiteren Sitzungsunterlagen zu nichtöffentlichen Sitzungen ist nicht zulässig.
(3) Die Gemeinderatsmitglieder, die über die technischen Voraussetzungen zum Versenden und Empfangen elektronischer Post verfügen, können dem ersten Bürgermeister schriftlich eine elektronische Adresse mitteilen, an die Einladungen im Sinne des § 20 übersandt werden.
(4) 1Die Nutzung elektronischer Medien während der Sitzung darf nur erfolgen, soweit durch sie eine aktive Sitzungsteilnahme nicht gefährdet und der Sitzungsverlauf nicht gestört wird. 2Für die Fertigung von Ton- und Bildaufnahmen durch Gemeinderats-mitglieder gelten § 18 Abs. 2 Sätze 3 und 4 entsprechend.
§ 22Form und Frist für die Einladung
(1) 1Die Gemeinderatsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. 2Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. 3Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.
(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.
(3) 1Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit sowie des Datenschutzes nicht entgegenstehen. 2Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. 3Hat das Gemeinderatsmitglied sein Einverständnis zur elektronischen Ladung erklärt, werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.
(4) 1Die Ladungsfrist beträgt 3 Tage; sie kann in dringenden Fällen auf 2 Tage verkürzt werden. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.
