Datum: 31.01.2019
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Sitzungssaal Rathaus Ichenhausen
Gremium: Gemeinschaftsversammlung Ichenhausen
Körperschaft: Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen
Öffentliche Sitzung, 19:01 Uhr bis 19:06 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung


Öffentliche Sitzung

TOP-Nr. Bezeichnung
1 Feststellung der Jahresrechnung 2017
2 Entlastung nach Art. 102 Abs. 3 GO für den Rechnungszeitraum 2017
3 Zweckvereinbarung mit dem Landkreis Günzburg für einen gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten
4 Änderung der Geschäftsordnung für die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung der VG Ichenhausen 2014 - 2020
5 Verschiedenes

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1. Feststellung der Jahresrechnung 2017

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Ichenhausen (Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen) 11. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 31.01.2019 ö Entscheidung 1

Sachverhalt

Nach erfolgter Prüfung der Rechnungsunterlagen durch den örtlichen Rechnungsprüfungsausschuss der Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen wurde nach Rücksprache des Vorsitzenden des örtlichen Rechnungsprüfungsausschusses, Herrn Riederle, mit der Finanzverwaltung über das Prüfungsergebnis eine Prüfungsniederschrift erstellt.
Entsprechend Art. 102 Abs. 3 GO i.V. mit der VGemO hat die Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen nach Vorlage der Prüfungsniederschrift über die Feststellung der Jahresrechnung 2017 in öffentlicher Sitzung zu entscheiden.
Die Niederschrift über die vom örtlichen Rechnungsprüfungsausschuss vorgenommene Prüfung der Jahresrechnung 2017 der Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen hat gem. Art. 54 Abs. 3 GO zur Einsichtnahme vorgelegen.

Beschluss

Der in der Niederschrift vom 18.10.2018 dargestellte Ablauf der örtlichen Rechnungsprüfung für das Jahr 2017 sowie das dort festgehaltene Prüfungsergebnis werden anerkannt.

Die Jahresrechnung 2017 wird mit folgendem Ergebnis festgestellt:

       Einnahmen        Ausgaben
               €                        €

Verwaltungshaushalt        2.032.890,30                2.032.890,30
Vermögenshaushalt                               126.467,49                   126.467,49

Verwahrgelder und Vorschüsse                0,00                        0,00
abzuwickelnde Vorschüsse                0,00                        0,00

Nachrichtlich:
Zuführung:        Verwaltungs- an Vermögenshaushalt                                15,95
       Vermögens- an Verwaltungshaushalt                         25.612,95
       Zuführung zur allgemeinen Rücklage                                   15,95
       Entnahme aus der allgemeinen Rücklage                        28.701,54

Das zusammenfassende Prüfungsergebnis lautet:   Keine Beanstandungen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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2. Entlastung nach Art. 102 Abs. 3 GO für den Rechnungszeitraum 2017

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Ichenhausen (Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen) 11. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 31.01.2019 ö Entscheidung 2

Sachverhalt

Gem. Art. 102 Abs. 3 der GO stellt die Gemeinschaftsversammlung nach Durchführung der örtlichen Prüfung der Jahresrechnung und der Jahresabschlüsse (Art. 103 GO) und Aufklärung etwaiger Unstimmigkeiten alsbald, jedoch in der Regel bis zum 30. Juni des auf das Haushaltsjahr folgenden übernächsten Jahres, den Jahresabschluss bzw. die Jahresrechnung in öffentlicher Sitzung fest und beschließt über die Entlastung.
Der Gemeinschaftsvorsitzende darf gem. Art. 49 GO weder an der Beratung, noch an der Abstimmung teilnehmen.

Nach erfolgter Prüfung der Rechnungsunterlagen für das Haushaltsjahr 2017 durch den örtlichen Rechnungsprüfungsausschuss und anschließender Feststellung der Jahresrechnung 2017 durch die Gemeinschaftsversammlung kann der Rechnungsabschluss für das Haushaltsjahr 2017 als erledigt angesehen und die Entlastung gem. Art. 102 Abs. 3 GO erteilt werden.

Diskussionsverlauf

Gemeinschaftsvorsitzender Strobel übergibt hierzu das Wort an den stellvertretenden Gemeinschaftsvorsitzenden  Schlosser.

Beschluss

Gem. Art. 102 Abs. 3 GO wird der Entlastung für den Rechnungszeitraum 2017 zugestimmt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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3. Zweckvereinbarung mit dem Landkreis Günzburg für einen gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Ichenhausen (Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen) 11. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 31.01.2019 ö Entscheidung 3

Sachverhalt

Gemäß der gemeinsamen Übereinkunft in der Bürgermeisterversammlung vom 24.04.2018 und der Beschlussfassung des Kreisausschusses vom 14.05.2018 einen gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten für die Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften und Zweckverbände im Landkreis Günzburg einzurichten, wurde vom Landratsamt Günzburg eine Zweckvereinbarung ausgearbeitet, welche im Rahmen der Bürgermeisterversammlung am 28.11.2018 unterzeichnet wurde. Der Entwurf der abgeschlossenen Dienstvereinbarung ist dieser Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt.

Die durch die Aufgabenerfüllung des gemeinsamen Datenschutzbeauftragten beim Landkreis Günzburg anfallenden Betriebs-, Personal- und Sachkosten werden vollständig auf die Beteiligten umgelegt. Die Zweckverbände zur Wasserversorgung der Kammelgruppe, der Wiesenbachgruppe und der Günztalgruppe tragen an diesen Kosten einen pauschalen Betrag. Der nach Abzug dieser Pauschalen verbleibende Betrag wird nach dem Verhältnis der amtlichen Einwohnerzahlen vom 30.06. des Vorjahres auf die Beteiligten Gemeinden umgelegt. Die Zweckvereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Ein Kündigungsrecht unter Einhaltung einer Frist von einem Jahr ist möglich.

Die gemeinsame behördliche Datenschutzbeauftrage, Frau Eleonore Elbs, hat ihren Dienst zum 01.12.2018 aufgenommen. Ihr Dienstzimmer befindet sich im 2. OG des Neubaus des Rathauses Ichenhausen.

Beschluss

Der Ab schluss der mit dem Landkreis Günzburg zur Einrichtung eines gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten geschlossenen Zweckvereinbarung wird nachträglich genehmigt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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4. Änderung der Geschäftsordnung für die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung der VG Ichenhausen 2014 - 2020

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Ichenhausen (Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen) 11. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 31.01.2019 ö Entscheidung 4

Sachverhalt

Der Bayerische Verwaltungsgerichtshof (BayVGH) hat mit Urteil vom 20. Juni 2018 entschieden: Die Gemeindeordnung lässt zu, dass an Ratsmitglieder als Sitzungsladung lediglich eine unverschlüsselte E-Mail versendet werden kann. In dieser E-Mail werden dann nur Zeit und Ort der Sitzung mitgeteilt, während die zugehörige Tagesordnung nur über einen in der E-Mail enthaltenen Link im gemeindlichen Ratsinformationssystem eingesehen werden kann.

Für die Gemeinschaftsversammlung würde dies bedeuten, dass die Sitzungsladungen künftig nicht mehr postalisch verschickt oder ausgefahren werden müssten, sondern die Ladung per einfacher E-Mail verschickt werden könnte.

Eine entsprechende Verfahrensweise müsste laut BayVGH jedoch im Einklang mit der jeweiligen Geschäftsordnung stehen. Die Geschäftsordnung der Gemeinschaftsversammlung ermöglicht aktuell eine Ladung per E-Mail nicht. Die bisherige Regelung lautet wie folgt:

§ 17
Form und Frist für die Einladung

(1) 1Die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung und der Leiter der Geschäftsstelle werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung zu den Sitzungen eingeladen. 2Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden. 3Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. 4Die weiteren Unterlagen werden in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) zur Verfügung gestellt.

(2) 1Die Ladungsfrist beträgt fünf Tage; sie kann in dringenden Fällen auf 3 Tage verkürzt werden. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.

(3) Im Verhinderungsfall hat der Verhinderte die Ladung rechtzeitig an seinen Stellvertreter weiterzugeben.


Unter Berücksichtigung der o.g. Gerichtsentscheidung hat der Bayer. Gemeindetag eine entsprechende Formulierung ausgearbeitet und den Gemeinden zur weiteren Verwendung zur Verfügung gestellt. § 17 der Geschäftsordnung der Gemeinschaftsversammlung könnte somit wie folgt geändert werden:

§ 17
Form und Frist für die Einladung

(1) 1Die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung und der Leiter der Geschäftsstelle werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. 2Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem, technisch individuell gegen Zugriffe Dritter, geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. 3Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.

(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.

(3) 1Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. 2Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. 3Bei elektronischer Ladung werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.

(4) 1Die Ladungsfrist beträgt fünf Tage; sie kann in dringenden Fällen auf 3 Tage verkürzt werden. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.

(5) Im Verhinderungsfall hat der Verhinderte die Ladung rechtzeitig an seinen Stellvertreter weiterzugeben bzw. diesen entsprechend über die Verhinderung zu informieren .


Die Verwaltung empfiehlt, die Geschäftsordnung für die Gemeinschaftsversammlung der VG Ichenhausen 2014 - 2020 wie oben dargestellt zu ändern und die Ladungen künftig nur noch per E-Mail zu versenden.

Beschluss

Die Änderung der Geschäftsordnung mit Wirkung zum 01.03.2019 wird wie obenstehend beschlossen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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5. Verschiedenes

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Ichenhausen (Verwaltungsgemeinschaft Ichenhausen) 11. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung 31.01.2019 ö Information 5
Datenstand vom 09.07.2020 11:44 Uhr