Datum: 02.02.2023
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Rathaus Neukirchen
Gremium: Gemeinschaftsversammlung
Körperschaft: VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg
Nichtöffentliche Sitzung
Öffentliche Sitzung, 18:30 Uhr bis 20:00 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
1	Genehmigung der letzten Sitzungsniederschrift vom 17.02.2022
2	EDV - Beschaffungen 2023
3	Haushaltsplan 2023; Beratung und Beschlussfassung des Haushaltsplanes und der Haushaltssatzung 2023, des Stellenplanes 2023 sowie des Investitions- und Finanzplanes 2022 - 2026
4	Bekanntgabe des Ergebnisses der Jahresrechnung des Haushaltsjahres 2021
5	Stellungnahme der Verwaltung zur örtlichen Rechnungsprüfung 2020
6	Feststellung des Ergebnisses der Jahresrechnung des Haushaltsjahres 2020
7	Entlastung des 1. Vorsitzenden für das Haushaltsjahr 2020
8	Verschiedenes

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1. Genehmigung der letzten Sitzungsniederschrift vom 17.02.2022

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beschliessend	1

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 6, Dagegen: 0

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2. EDV - Beschaffungen 2023

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beschliessend	2

Sachverhalt

Körperschaften des öffentlichen Rechts müssen die Einhaltung der zu beachtenden Steuergesetze sicherstellen. Zu diesem Zweck ist ein internes Steuerkontrollsystem (Tax-Compliance-Management-System) einzurichten. Dieses Kontrollsystem kann mithilfe der Software SWS.Pro volldigital erfolgen. Die Software unterstützt bei der Risikoinventur, stellt die Einhaltung von Fristen sicher, protokolliert die steuerlich relevanten Vorgänge und unterstützt bei der regelmäßigen Erstellung von Reports. Die einmaligen Anschaffungskosten liegen bei 1.200 €. Die jährlichen Wartungskosten betragen 3.600 €

RSP-Erweiterung / Formular-Modul (förderfähig)

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet die öffentliche Verwaltung dazu, das Angebot von Online-Diensten auszubauen und für die Bürgerinnen und Bürger zur Verfügung zu stellen. Hier gibt es konkrete Leistungsbündel, die verwirklicht werden müssen. Die VG Neukirchen bietet bereit mehrere eigene aber auch vom Freistaat Bayern kostenlose zur Verfügung gestellte Online-Dienste an. Um die gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen und das Prädikat „Digitales Amt“ zu erhalten, ist eine Erweiterung notwendig. Die einmaligen Anschaffungskosten betragen mit Installation und Einrichtung ca. 15.000 €. Die jährlichen Wartungskosten liegen bei 250 €. Die Bereitstellung von Online-Diensten wird mit bis zu 90 % gefördert (Förderrichtlinie digitales Rathaus). 

elFRIED digitaler Friedhofsplan (inkl. Installation / Schulung)

Das in der VG Neukirchen eingesetzte Friedhofsprogramm kann um ein Zusatzmodul „digitaler Friedhofsplan“ erweitert werden. Dies würde die sehr veraltete Führung der Pläne in Papierform ablösen, was aufgrund des Zustands der alten Papierpläne absolut sinnvoll wäre. Die Bearbeitung und die Datenpflege in der Friedhofsverwaltung würde dadurch wesentlich verbessert werden. Die einmaligen Anschaffungskosten betragen ca. 3.900 €. Die jährlichen Wartungskosten für elFRIED erhöhen sich um 30 €.

Update AIDA auf Version 6.7

Nach Auskunft des Herstellers muss beim nächsten Update auf die neue Version umgestellt werden. Nach der Umstellung wird vieles durch Automatisierung erleichtert werden (z. B. Urlaubsberechnungen etc.) und mehrere neue Funktionen (z. B. Impfstatus) hinzukommen. Die einmaligen Anschaffungskosten liegen bei ca. 5.500 €.

Evtl. Kopierer Beschaffung

Der Wartungsvertrag für den Kopierer im Rathaus (Taskalfa 5052ci) läuft zum 31.03.2023 aus. Derzeit läuft die Prüfung, ob der Wartungsvertrag über eine andere Firma verlängert werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein, muss noch im Jahr 2023 mit einer Neuanschaffung gerechnet werden. Die Entscheidung über Leasing oder Kauf muss nach Eingang von Angeboten geprüft werden. Ein vorsorglicher Haushaltsansatz in Höhe von ca. 8.000 € ist sinnvoll.

Beschluss 1

Abstimmungsergebnis
Dafür: 8, Dagegen: 0

Beschluss 2

Abstimmungsergebnis
Dafür: 8, Dagegen: 0

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3. Haushaltsplan 2023; Beratung und Beschlussfassung des Haushaltsplanes und der Haushaltssatzung 2023, des Stellenplanes 2023 sowie des Investitions- und Finanzplanes 2022 - 2026

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beschliessend	3

Sachverhalt

Er schließt im Verwaltungshaushalt mit Einnahmen und Ausgaben in Höhe von1.672.550,00 € und im Vermögenshaushalt mit Einnahmen und Ausgaben in Höhe von190.200,00 €. Es ist eine Entnahme aus der Rücklage in Höhe von176.700,00€ vorgesehen. Kreditaufnahmen sind nicht vorgesehen. Der Kassenkredit wird mit 75.000 € festgesetzt. Die Verwaltungsumlage beträgt 219,

32 € je Einwohner. Eine Investitionsumlage wird im Haushaltsjahr 2023 nicht erhoben.

Beschluss

 

Abstimmungsergebnis
Dafür: 8, Dagegen: 0

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4. Bekanntgabe des Ergebnisses der Jahresrechnung des Haushaltsjahres 2021

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beratend	4

Sachverhalt

Die Zuführung vom Verwaltungshaushalt zum Vermögenshaushalt beträgt 161.511,74 € (Ansatz: 0,00 €). 

Die Zuführung zur allgemeinen Rücklage beläuft sich auf 105.378,44 € (Ansatz: 0,00 €). 

Der Allgemeinen Rücklage wurden 0,00 € (Ansatz: 92.600,00 €) entnommen. 

Kreditaufnahmen erfolgten in Höhe von 0,00 € (Ansatz: 0,00 €).

Die örtliche Rechnungsprüfung des Haushaltsjahres 2021 kann nun erfolgen.

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5. Stellungnahme der Verwaltung zur örtlichen Rechnungsprüfung 2020

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beratend	5

Sachverhalt

Es wurden folgende Prüfungsbemerkungen festgehalten:

Pos.	Haushaltstelle	Prüfungsbemerkungen
1	0600.6510/31	Zu einem Voll Abo können 5 Zugänge E-Paper für monatlich 3,60 € genutzt werden
2	0200.6580/27	Im Gemeindestadel ist eine Kaffeemaschine vorhanden. Kaffee muss daher nicht extra eingekauft werden (z.B. für Schulungen)
3	0501.1000/54,60	Brautpaaren wird Nutzungsgebühr Gemeindestadel in Rechnung gestellt. Wird diese an die Gemeinde Etzelwang weitergeleitet? 100 € je Trauung.
4	Allgemein	Es sind verschiedene Print-Ausgaben mit Abo im Umlauf, die online kostenlos eingesehen werden können (Bundesgesetzblatt, GVBL …). Können diese Abos nicht gekündigt werden?
5	Allgemein	Brautpaaren werden Gebühren für Heirat außerhalb der Öffnungszeiten in Rechnung gestellt (78 €). Wo ist das geregelt? Ist dies eine Muss-Vorschrift? Der VG entstehen hierdurch keine Kosten, da diese Termine in aller Regel von den Bürgermeistern wahrgenommen werden.
6	0523.6580 0600.6510	Elektronische /digitale Informationen / Bücher bevorzugen.
7	0600.6520/4	Telekom Sammler – Beleg Vodafone falsch verbucht.
8	0200.6728/1	Wo ist Abrechnungsbeleg?
9	0200.4590/2	Abrechnungsbeleg fehlt
10	0600.5200/3	Beleg nicht vollständig

Zu den Prüfbemerkungen wird von der Verwaltung wie folgt Stellung bezogen: 

Pos.	zuständiges Sachgebiet	Stellungnahme / Erläuterung
1	Hauptverwaltung	Die Anregung wird z. K. genommen.
2	Hauptverwaltung	Der Einkauf kann aktuell nicht mehr nachvollzogen werden. Grundsätzlich wird Kaffee nicht extra eingekauft.
3	Standesamt	Die Nutzungsgebühr Gemeindestadel anlässlich von Trauungen wird an die Gemeinde Etzelwang weitergeleitet,  s. HH-St. 7803.1100 im Haushalt der Gemeinde Etzelwang.
4	Hauptverwaltung	Die Umstellung von Print Ausgaben auf Online-Versionen ist aktuell in Prüfung.
5	Standesamt	Das Standesamt Neukirchen wird die Gebühren in 2023 überprüfen und ggf. neu festsetzen. Eine Gebühr für Trauungen außerhalb der Öffnungszeiten ist im gesamten Umkreis üblich – unabhängig davon, welcher Standesbeamte die Trauung übernimmt.  Gem. Art. 6 Kostengesetz bemisst sich die Höhe der Gebühr nach dem Kostenverzeichnis. Für Amtshandlungen, die nicht im Kostenverzeichnis enthalten sind, wird eine Gebühr erhoben, die sich nach dort geregelten vergleichbaren Amtshandlungen bemisst. Alternativ ist die Gebühr mit dem Durchschnittswert der Personalvollkosten sowie die Bedeutung der Angelegenheit für den Betroffenen (Aufschlag von 50 %) zu berechnen.  Kostenrechtliche Tatbestände des Personenstandswesens sind seit 2009 im Kostenverzeichnis geregelt.  Ursprünglich war dort vorgesehen, eine Gebühr zu erheben, wenn die Eheschließung außerhalb der üblichen Öffnungszeiten stattfindet. In der Praxis wurde aber oft die Definition der üblichen Öffnungszeit von Standesamt zu Standesamt problematisiert.  Deshalb wurde die Gebühr für die Eheschließung 2012 im Kostenverzeichnis neu geregelt. Grundgedanke sollte dabei sein, dass die Vornahme einer Eheschließung grundsätzlich gebührenfrei ist. Die Kommunen sollen aber auch den Verwaltungsaufwand, den besondere Wünsche der Eheschließenden verursachen, in Rechnung stellen können. Deshalb wurde im Kostenverzeichnis eine Position aufgeführt, dass die Vornahme einer Eheschließung im Rahmen des üblichen Verwaltungsaufwands gebührenfrei sein soll, bei einem darüber hinaus gehenden Verwaltungsaufwand soll eine Rahmengebühr von 20 bis 250 EUR eingeführt werden. Die Gebühr für die Vornahme „außerhalb der üblichen Öffnungszeiten“ ist entfallen.  D.h. es ist jetzt zu ermitteln, wann eine Eheschließung den üblichen Verwaltungsaufwand übersteigt.  Dies ist z.B. möglich bei einer individuellen Ansprache, bei einer Eheschließung außerhalb der Dienststelle oder aber auch bei einer Eheschließung außerhalb der Öffnungszeiten.  In jedem Fall ist die Gebühr transparent und nachvollziehbar festzusetzen.  Quelle: Beitrag Verwaltungskostenrecht im Standesamt von Peter Kollmannsberger
6	Hauptverwaltung	Bisher haben die MitarbeiterInnen der VG Neukirchen die Wahl, ob sie mit den Gesetzestexten in Print-Form oder mit Digitalversionen arbeiten. Eine Bevorzugung von Printversionen ist für KollegInnen wichtig, die ihre Gesetzestexte mit Querverweisen versehen haben. Bei der Weiterleitung von Printmedien wird künftig aktiv die Umstellungsbereitschaft abgefragt.
7	Finanzverwaltung	Auf diesem Sammler wurde fälschlicherweise eine Rechnung der Firma Vodafone verbucht. Eine nachträgliche Berichtigung kann nicht erfolgen. Künftig wird auf eine korrekte Verbuchung geachtet.
8	Finanzverwaltung	Bei dieser Anordnung handelt es sich lediglich um Abschlagszahlungen. Der Abrechnungsbeleg ist dem Beleg 2 beigefügt
9	Finanzverwaltung	Dieser Zahlungsanordnung sind alle erforderlichen Unterlagen beigefügt.
10	Finanzverwaltung	Diese Auszahlungsanordnung wurde mit einer Änderungsanordnung 8 Beleg Nr. 22 aufgrund der vorrübergehenden Mehrwertsteuersenkung geändert.  Dem Beleg 2 sind die Rechnungen der Monate 1-6 und dem Beleg 22 die Rechnungen der Monate 7-12 beigefügt.

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6. Feststellung des Ergebnisses der Jahresrechnung des Haushaltsjahres 2020

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beschliessend	6

Sachverhalt

Die Zuführung vom Verwaltungshaushalt zum Vermögenshaushalt beträgt 8.087,48 € (Ansatz: 0,00 €). Die Zuführung vom Vermögenshaushalt zum Verwaltungshaushalt beträgt 0,00 € (Ansatz: 71.500,00 €).

Die Zuführung zur allgemeinen Rücklage beläuft sich auf 0,00 € (Ansatz: 0,00 €). 

Der Allgemeinen Rücklage wurden 4.145,18 € (Ansatz 96.900,00 €) entnommen. 

Dieses Ergebnis wurde der Gemeinschaftsversammlung am 17.02.2022 bekannt gegeben

Die örtliche Rechnungsprüfung 2020 erfolgte am 10.02.2022. 

Zu den Prüfungsbemerkungen wurde in der heutigen Sitzung ausführlich Stellung genommen

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 8, Dagegen: 0

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7. Entlastung des 1. Vorsitzenden für das Haushaltsjahr 2020

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beschliessend	7

Sachverhalt

Der 1.Vorsitzende nimmt grundsätzlich wegen persönlicher Beteiligung nicht an der Abstimmung teil.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 7, Dagegen: 0

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8. Verschiedenes

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung (VG Neukirchen bei Sulzbach-Rosenberg)	7. Sitzung der Gemeinschaftsversammlung	02.02.2023	ö	Beschliessend	8