Vorbemerkung:
Der Prüfungsbericht datiert vom 27.10.2021. Wegen der langen Vertretungszeit für die Geschäftsleitung in der Zeit von Oktober 2021 bis September 2022 und der darauffolgenden umfangreichen Abarbeitung der daraus resultierenden Rückstände, die immer noch nicht ganz abgeschlossen ist, kann die Abarbeitung erst jetzt nach und nach erfolgen. Deswegen werden auch nur die zur Stellungnahme angeforderten Textziffern behandelt und nicht die sonstigen Bemerkungen und Anregungen. Diese können einer späteren Rechnungsprüfung vorbehalten bleiben. Auszüge aus dem Bericht kursiv gedruckt, die Textziffern fett.
Textziffer 1: Kapellensparbuch Oberrothan
Neben der allgemeinen Rücklage führt die Gemeinde ein Sparbuch (Nr. 240 311 235) mit der Bezeichnung „Kapellenst. Oberrothan“ (Einlagestand: 31.12.2020): 14.724,42 €. Es erfolgten im Prüfungszeitraum Einzahlungen i.H.v. 5.776,63 € sowie Auszahlungen i.H.v. 5.283,44 €, die haushaltsmäßig (z.B. HHSt. 3650.3680, „Spenden Sanierung Kapelle“) nicht gebucht werden. Des Weiteren besteht auch kein Verwahrgeldkonto.
Die Einzahlungen und Auszahlungen sind als gemeindliche Gelder über das Haushalts- und Kassenwesen nach den Grundsätzen der Kameralistik unter Verwendung von entsprechenden Haushaltsstellen bzw. Verwahrkonten zu buchen.
Stellungnahme: Das Sparkonto hat nunmehr die Nummer 243 511 235 und zum 31.12 2022 einen Stand von 15.601,09 €. Die Anlage 2 zur Dienstanweisung Kasse vom 01.10.2020, geändert mit Dienstanweisung vom 19.10.2022 enthält die folgende Bemerkung zum Kapellensparbuch Oberrothan „nur Aufbewahrung, keine gemeindliche Rücklage, keine Buchhaltung, kein Gemeindegeld“. Dies war mit dem Vorgänger von Herrn Frankl im Rahmen der vorhergehenden überörtlichen Rechnungsprüfung so vereinbart worden. Die Verwaltung stellt sich auf den Standpunkt, dass es sich hier um kein gemeindliches Geld handelt, die Gemeinde das Sparbuch nur für die Kapellengemeinschaft, von der die Einnahmen stammen, aufbewahrt und größere Entscheidungen über die Verwendung nur in Abstimmung mit der Kapellengemeinschaft trifft. Wenn Aufwendungen durch die Gemeinde anfallen, werden diese dem Sparbuch entnommen wie folgt:
Unterhalt Kapelle durch die Gemeinde HHST 3650.5000, Entnahme im Folgejahr aus dem Sparbuch HHST 3650.1780. Dies erfolgt immer im Rahmen der Jahresrechnung.
Textziffer 2: Kanalgebühren
Der Gebührenbemessung [der Kanalgebühren] sind die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ansatzfähigen Kosten zugrunde zu legen (Art. 8 Abs. 2 Satz 1 KAG). Die betriebswirtschaftlichen Kosten können betragsmäßig von den kameralen Ausgaben des Verwaltungshaushaltes abweichen, weil Kosten und Ausgaben zeitlich unterschiedlich abgegrenzt werden.
Der maximale Kalkulationszeitraum von 4 Jahren (Art. 8 Abs. 6 KAG) ist zukünftig zu berücksichtigen, um Unter- und Überdeckungen zu vermeiden; letztere wären zwingend an den Gebührenzahler über Gebührenabsenkungen zurückzugeben.
Eine Gebührenberechnung ist frühestens zum 01.01.2022 möglich. Dies würde bedeuten, dass eine Nachkalkulation für die Jahre 2013 bis 2017 nicht möglich ist. Nach den Sachbuchungen entstand in diesen Jahren ein Defizit i.H.v. 102.941,20 €… Des Weiteren wird auf die Möglichkeit von sog. Bevorratungsbeschlüssen hingewiesen, um rückwirkend zum 01.01. des jeweiligen Jahres eine Gebührenerhöhung zu ermöglichen…
Stellungnahme: Die Rückstände bei der Gebührenkalkulation sind seit langem bekannt. Im Vorgriff auf die Abarbeitung der gegenständlichen Rechnungsprüfung wurde eine Gebührenkalkulation an ein Büro extern vergeben. Diese trat nach dem angeregten Bevorratungsbeschluss rückwirkend zum 01.01.2022 in Kraft. Für Walkertshofen-Ort erhöhte sich die Kanalgebühr damit auf 3,72 €/cbm (von 2,86 €/cbm). Damit wird auch die Unterdeckung der Jahre 2018 bis 2021 von gesamt 73.713,48 € hereingeholt. Damit wird auch sichtbar, dass die Gleichsetzung von buchhalterischen Defiziten mit kalkulatorischen Defiziten nicht unproblematisch ist.
Textziffer 3: Defizit Lagerhaus
Eine Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben des laufenden Betriebs der Einrichtung [Lagerhaus] zeigt, dass die Einrichtung nahezu kostendeckend betrieben werden kann. Im Prüfungszeitraum zwischen 2018 und 2020 betrug das Defizit 11.322,13 €. In Anbetracht der hohen Investitionskosten (Gemeindeanteil [nach Abzug der Zuschüsse]) i.H.v. 770.747,52 € ist es positiv zu bewerten, dass mit den entsprechenden Benutzungsentgelten keine weiteren größeren Defizite entstehen…
Die Entwicklung der Defizite bzw. Überschüsse ist seitens der Gemeinde Walkertshofen zu beobachten.
Stellungnahme: Die Defizite des Unterabschnitts 7600 „Lagerhaus“ des Verwaltungshaushalts betragen
2021 9.717,68 €
2022 6.529,96 €
2023 7.953,74 € (vorläufig, Jahresrechnung noch nicht abgeschlossen).
Es ist jedoch zu beachten, dass es sich bei diesen Zahlen um Ergebnisse der Buchhaltung und nicht der Kalkulation handelt. Nicht einbezogen sind z.B. kalkulatorische Kapitalkosten, Gemeinkosten und Rechnungsabgrenzungen.
Textziffer 4: Vertrag TSV Wertstoffhof – nichtöffentlich vorberaten!
Textziffer 5: Buchung kalkulatorischer Kosten bei den kostenrechnenden Einrichtungen
Bei den kostenrechnenden Einrichtungen Abwasserbeseitigung und Bestattungswesen erfolgte im Prüfungszeitraum die identische Buchung von Ausgaben für die Verzinsung des Anlagekapitals sowie Abschreibung von den Anschaffungs- und Herstellungskosten…
Die Verwaltung hat zukünftig jährlich nach den entsprechenden Zu- und Abgängen eine entsprechende Abschreibung bzw. Verzinsung des Anlagekapitals bei den kostenrechnenden Einrichtungen (Anlagennachweise) zu buchen. Nur durch die Buchung einer entsprechenden Abschreibung bzw. Verzinsung ist eine konkrete Aussage zur Kostendeckung möglich.
Stellungnahme: Im Zuge der Jahresrechnungen buchen wir immer die kalkulatorischen Kosten der letzten aktuellen Gebührenkalkulation durch. Deswegen sind diese Buchungen laut Rechnungsprüfung „identisch“. Wir waren bisher und in der VG seit jeher aus personellen Gründen leider nicht in der Lage, eine Vermögensbuchführung darzustellen, wie sie von der Gemeindeordnung gefordert wird. Aus einer solchen Vermögensbuchführung können die geforderten kalkulatorischen Kosten ermittelt werden.
Die Vermögensbuchführung ist ein Thema, das regelmäßig bei überörtlichen Rechnungsprüfungen angesprochen wird. Bei der letzten überörtlichen Rechnungsprüfung lautete die Stellungnahme dazu unter anderem: „Im Bereich der kostenrechnenden Einrichtungen (Wasser, Kanal) wird im Rahmen der Gebührenkalkulation eine Vermögenserfassung durchgeführt.“ Dies wurde von der Kommunalaufsicht bisher so akzeptiert.
TZ 6 Verwaltungskostenbeiträge für kostenrechnende Einrichtungen
Die Verwaltung ermittelt bei den kostenrechnenden Einrichtungen (Abwasserbeseitigung und Bestattungswesen) Verwaltungskostenbeiträge im gesamten Prüfungszeitraum. Der Verwaltungskostenbeitrag orientiert sich an den Ausgaben im jeweiligen Bereich … im Verhältnis zu den Gesamtausgaben des Verwaltungshaushaltes. Dieses Verhältnis wird mit der VG-Umlage und den Ausgaben des Einzelplans 0 hochgerechnet…
Die Gemeinde Walkertshofen hat zukünftig die zeitanteilige Beanspruchung der tatsächlich mit der Sachbearbeitung betrauten Beschäftigten bei den kostenrechnenden Einrichtungen summarisch zusammenzufassen und die sich daraus ergebenden Personalkosten zzgl. Gemeinkosten jährlich zu aktualisieren. Nur durch Buchung von entsprechenden Verwaltungskostenbeiträgen ist eine konkrete Aussage zur Kostendeckung (ggf. Zuführung zur Sonderrücklage Gebührenschwankung) bei den kostenrechnenden Einrichtungen möglich.
Die Verwaltung sieht dies kritisch. Bei der Ermittlung der „zeitanteiligen Beanspruchung der tatsächlich mit der Sachbearbeitung betrauten Beschäftigten“ mit Arbeiten für die kostenrechnenden Einrichtungen (Steueramt, Kasse, Kämmerei, Bauamt etc. zzgl. Gemeinkosten) sind mindestens genauso viele Annahmen und Schätzungen erforderlich wie bei der bisherigen Methode. Außer Mehraufwand ist hier nichts bewirkt.
Darüber hinaus vergeben wir nunmehr die Gebühren- und Beitragskalkulation. Diese Kosten belasten direkt die Einrichtung. So dass ein wesentlicher Sondereffekt nunmehr direkt in den Kosten abgebildet wird.
TZ 7 Durchlaufende Gelder und Verwahrkonten
Die Verwahrkonten für die Sonderrücklage im Bereich der Abwasserbeseitigung bzw. Straßenausbaupauschale sind aufzulösen und zukünftig im Verwaltungs- und Vermögenshaushalt nach den kameralen Haushaltsvorschriften zu buchen und in der Rücklagenübersicht nachzuweisen. Des Weiteren ist das Verwahrkonto „Deutsch-Französischer Freundeskreis“ (Nr. 21) aufzulösen.
Nachfrage bei Herrn Frankl ergab das folgende:
„… die Verfahrensweise bzgl. Sonderrücklage im Bereich der Abwasserbeseitigung und Straßenbaupauschale kann entsprechend fortgeführt werden. Im Hinblick auf die kassenfremden Mittel des „Deutsch-Französischen Freundeskreises“ bestehen wir weiterhin darauf, dass das Verwahrkonto aufgelöst wird. Es handelt sich um Gelder des Vereins die nicht von der Gemeinde zu verwalten sind. Hier ist eine entsprechende Alternative zu finden, ansonsten hat der Verein bzw. der Vorsitzende des Freundeskreises eigenständig die Gelder zu verwalten.“
Stellungnahme: Die bisherige Handhabung der Sonderrücklagen für Kanal und Straßenausbaupauschale kann so fortgeführt werden. Der Deutsch-Französische Freundeskreis muss seine Gelder künftig selbst verwalten.
Nachtrag: Nach Rücksprache mit Bgm.‘in Jungwirth-Karl kommt eine Vereinnahmung in den Gemeindehaushalt durchaus in Frage!
TZ 8 Buchung der Verkaufspreise und Erschließungsbeiträge für Wohnbaugrundstücke in Baugebieten
Die Einnahmen aus der Veräußerung von Grundstücken werden bei der Gemeinde Walkertshofen auf der HHSt. 6200.3400 („Wohnbaugebiete Grundstücksverkäufe“) gebucht. Eine Aufteilung in Erschließungskosten (Ablöse) sowie Bodenpreise erfolgt nicht. Die Herstellungsbeiträge für den Kanal werden getrennt auf der entsprechenden Haushaltsstelle gebucht.
Zukünftig sind die Einnahmen entsprechend zwischen Bodenpreis und Erschließungsbeiträgen zu trennen. Auf die Verwendung der entsprechenden Haushaltsstellen wird hingewiesen.
Stellungnahme: Die Bemerkung ist zutreffend. Traditionell haben wir die Verkaufspreise (mit Ausnahme der Kanalbeiträge, die über Personenkonten gebucht werden) vollständig bei 6200.3400 gebucht. Das half den nicht täglich mit der Buchhaltung befassten Kollegen, die Positionen selbst zu finden. Die anteiligen Erschließungsbeiträge werden in den Kaufverträgen ausgewiesen. Da es auch eine Rückmeldung des Statistischen Landesamts in diesem Zusammenhang gab, buchen wir künftig wie folgt
6200.3400 Verkaufspreis einschließlich an Staudenwasser abzuführende bzw. bereits abgeführte Wasserbeiträge
7000.3500 (über Personenkonto) Entwässerungsbeiträge
6300.35xx abgelöste Erschließungsbeiträge
7000.35xx Erstattungen für private Kanalhausanschlüsse und Zisternen
Leider wieder ein Beitrag zu mehr Bürokratie und Unübersichtlichkeit der Buchhaltung.
TZ 9 Kalkulation von Grundstückspreisen in Wohnbaugebieten
Im Prüfungszeitraum wurden u.a. die Bauplätze des Bebauungsplans „Röstergraben“ (19 Bauplätze) verkauft… Eine konkrete Aussage (Gegenüberstellung der Kosten/Erlöse) war während des Prüfungszeitraums noch nicht möglich, da die tatsächlichen Kosten (ggf. Schlussrechnungen) noch nicht zu bestimmen waren… Nach Aussage der Verwaltung werden nach Abschluss aller Verkäufe i.d.R. keine Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen aus den Baugebieten erstellt… Aus Sicht der Staatlichen Rechnungsprüfung wird empfohlen, dass zukünftig eine Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen aus den Baugebieten angestellt wird… U.E: sollten bei Grundstücksverkäufen von Kommunen v.a. die entstehenden infrastrukturellen Folgekosten wie Schule und Kindergartenausbau anteilig mitberücksichtigt werden.
Der Gemeinderat hat beim Verkauf von Grundstücken in den nächsten Baugebieten eine anteilige Berücksichtigung der notwendigen Folgekosten zu thematisieren, um einen entsprechenden höheren Überschuss aus der Veräußerung von Grundstücken zu generieren, auch im Hinblick auf die derzeitige finanzielle Situation der Gemeinde Walkertshofen.
Stellungnahme: Die Verkaufspreise der Grundstücke in den Baugebieten werden sorgfältig im Voraus kalkuliert. Ziel der Gemeinde ist es dabei nicht, maximale Einnahmen zu erzielen. Vielmehr soll in erster Linie die einheimische Bevölkerung mit bezahlbaren Wohnbauflächen versorgt werden. Deckung der tatsächlichen Kosten soll somit Ziel und Obergrenze der Bauplatzpreise sein. Da die Gemeinde nur die Haltung ihrer Einwohnerzahl und kein übermäßiges Wachstum anstrebt, genügt es der Gemeinde, wenn die bisherigen infrastrukturellen Einrichtungen wie bisher ausgelastet bleiben. Die meist einheimischen Bauplatzerwerber haben diese Einrichtungen wie die anderen Gemeindebürger auch mit allgemeinen Steuern oder besonderen Gebühren und Beiträgen finanziert oder müssen das noch tun.
TZ 10 NICHTÖFFENTLICH! Verträge mit LEW und LEW Verteilnetz über Straßenbeleuchtung samt Buchung der Kosten aus dem Leuchtmitteltauschvertrag
TZ 11 Entwässerungssatzung (EWS)
Die aktuell gültige Entwässerungssatzung … steht grundsätzlich im Einklang mit höherrangigem Recht… Das Bayerische Staatsministerium des Inneren hat mit Bekanntmachung vom 06.03.2012 ein neues Muster für eine Entwässerungssatzung … bekannt gemacht, auf das hier verwiesen wird. Die Stammsatzung stimmt überwiegend mit dem aktuellen Muster überein… [Es] fehlt in der EWS von 2018 die Anpassung der Überwachungsfristen von 10 auf 20 Jahre (§ 12 Muster-EWS).
Die Gemeinde hat entweder eine entsprechende Änderungssatzung oder eine Neufassung der EWS zu erlassen. Die überarbeitete Satzung sollte der Rechtsaufsicht zur Kenntnis vorgelegt werden.
Stellungnahme: Das Thema erscheint nicht vordringlich. Auf Wunsch des Gemeinderats kann gelegentlich eine neue Entwässerungssatzung beschlossen und bekannt gemacht werden.
TZ 12 NICHTÖFFENTLICH! Entwässerungsgebührensatzung (BGS-EWS)
TZ 13 Satzung über Aufwendungs- und Kostenersatz Feuerwehr
Die Satzung über Aufwendungs- und Kostenersatz für Einsätze und andere Leistungen gemeindlicher Feuerwehren datiert vom 17.06.2014 mit entsprechender Anlage… Seit dieser Zeit haben sich Änderungen im Sach- und Fahrzeugbestand … ergeben; ebenso scheinen die angesetzten Personalkosten nicht mehr realistisch.
Die Gemeinde sollte in eigener Verantwortung sobald als möglich über einen Satzungsneuerlass entscheiden sowie die Überarbeitung der Anlage (Verzeichnis der Pauschalsätze) veranlassen und kurz darüber berichten (z.B. Kopie der neuen Satzung an die Rechtsaufsicht).
Stellungnahme: Die Angelegenheit ist nicht dringlich. Gelegentlich wären die neuen Pauschalsätze zu kalkulieren und eine neue Satzung zu erlassen.
TZ 14 Abwasserabgabe Kleineinleiter
Über das Fortbestehen der Satzung zur Erhebung einer Kommunalabgabe zur Abwälzung der Abwasserabgabe … sollte in eigener Zuständigkeit entschieden werden, ob für die Satzung noch Bedarf besteht.
Nach endgültiger Klärung des Sachverhalts, dass im Gemeindegebiet keine abgabepflichtigen Grundstücke vorhanden sind, ist die Satzung aufzuheben.
Stellungnahme: Die Satzung wurde in 2021 aufgehoben.
TZ 15 Abberufung von Verbandsmitgliedern aus der Schulverbandsversammlung Walkertshofen
Stellt eine Gemeinde wegen Rückgang ihrer Verbandsschüler/innen zum Stichtag zu viele Verbandsräte, sind sie durch den Gemeinderat vor der nächsten Verbandsversammlung abzuberufen.
Die Gemeinde hat wegen der Anzahl der Verbandsschüler zum jeweiligen Stichtag regelmäßig (jährlich) zu prüfen, ob die entsprechende Anzahl der Verbandsräte gestellt wird. Durch den Gemeinderat sind vor der nächsten Verbandsversammlung die entsprechenden Verbandsmitglieder abzuberufen (Art. 9 Abs. 3 Satz 3 BaySchFG). Auf die zukünftige Beachtung wird hingewiesen.
Alternative: Nach Art. 31 Abs. 1 Sätze 1 bis 3 KommZG besteht eine weitere Möglichkeit … Die Verbandssatzung kann bestimmen, dass einzelne oder alle Verbandsmitglieder mehrere Vertreter in die Verbandsversammlung entsenden… Eine Ergänzung der Verbandssatzung ist [in diesem Fall] zwingend erforderlich…
Stellungnahme: Im Rahmen der überörtlichen Rechnungsprüfung des Schulverbands Walkertshofen wurde der Kommunalaufsicht bereits mit Mail vom 06.12.2023 das folgende weitere Vorgehen vorgeschlagen:
„Es besteht das grundsätzliche und einvernehmliche Bedürfnis, die Schulverbandsversammlung weiterhin aus 6 Mitgliedern, das heißt aus jeweils dem Bürgermeister und einem weiteren Gemeinderatsmitglied je Gemeinde bestehen zu lassen. Wir würden dieses Thema zunächst in den Gemeinderäten behandeln und die Bestellung des zweiten Gemeinderatsmitglieds im Hinblick auf die von der Schulverbandsversammlung neu zu beschließende Verbandssatzung bestätigen lassen.
Daraufhin würden wir von der Schulverbandsversammlung (mit weiterhin sechs Mitgliedern) die neue Verbandssatzung beschließen lassen. Darin würden wir uns sehr nahe an das Muster aus Bonengel/Kitzeder halten, das Sie uns empfohlen haben, und u.a. folgende Regelungen vorsehen: … Regelung der Mitglieder der Schulverbandsversammlung mit Bürgermeister und einem gewählten Gemeinderatsmitglied je Gemeinde nach Art. 31 Abs. 1 Sätze 1 bis 3 KommZG …
Auf die vorherige Abberufung und anschließende Neubestellung von Mitgliedern der Schulverbandsversammlung möchten wir gerne verzichten.“
Das Landratsamt hat dieser Vorgehensweise zugestimmt. Die entsprechende Behandlung im Gemeinderat Walkertshofen ist für den 30.01.2024 vorgesehen.
TZ 16 Mietvertrag Grundschule Walkertshofen
Zwischen der Gemeinde Walkertshofen und dem Schulverband Walkertshofen besteht ein Mietvertrag vom 31.01.2017… Der Mietzins setzt sich aus einer jährlichen stetigen kalkulatorischen Abschreibung auf die von der Vermieterin … getätigten Investitionen und einer jährlichen kalkulatorischen Verzinsung des jeweiligen Restbuchwerts zusammen… Die Heizungsanlage der Grundschule Walkertshofen wird seit mehreren Jahren … mit kalkulatorischer Abschreibung und Verzinsung für die Berechnung des Mietzinses berücksichtigt. Eine Regelung im o.g. Mietvertrag ist nicht vorhanden.
- Heizanlage (6,67 % Abschreibung/jährlich)
Die kalkulatorischen Verzinsungen betragen jährlich 5 % … Die Verzinsung i.H.v. 5,0 % ist u.E. nicht mehr sachgerecht.
Der Mietvertrag ist zu überarbeiten. Der Betrag der kalkulatorischen Verzinsung … ist in eigenem Ermessen zu überarbeiten. Des Weiteren sind Ergänzungen im Hinblick auf die Abschreibung und Verzinsung der Heizungsanlage erforderlich.
Stellungnahme: Im Rahmen der überörtlichen Rechnungsprüfung des Schulverbands schlägt die Verwaltung hier das Folgende vor:
- In § 5 Abs. 3, 4 und 5 sind Vereinbarungen für die Abschreibung der Pelletheizung aufzunehmen. Diese wurde bisher in die Mietberechnung einbezogen, hatte aber keine explizite vertragliche Grundlage.
- In § 5 Abs. 5 des Vertrags wäre ein reduzierter kalkulatorischer Zins festzulegen. Die Verwaltung würde 3,5 % vorschlagen.
TZ 17 Nutzung Schulturnhalle TSV Walkertshofen
Die Gemeinde Walkertshofen überlässt die Turnhalle der Grundschule Walkertshofen (nach dem Belegungsplan zu über 40 %) nach der entsprechenden Nutzungsvereinbarung unentgeltlich... [Die Nettomiete wird als Zuschuss durchgebucht.] Eine Beteiligung an den Betriebskosten erfolgt bisher nicht …
Mit dem TSV Walkertshofen ist ein Mietvertrag bzw. Benutzungsvertrag abzuschließen mit entsprechenden Regelungen zur Abrechnung der Betriebskosten. Eine zusätzliche Übernahme bzw. Verzicht der laufenden Betriebskosten bzw. Betriebskostenbeteiligung [ist] in Anbetracht der entgeltlosen Überlassung der Räumlichkeiten nicht statthaft.
Stellungnahme: Im Mietvertrag zwischen Gemeinde und Schulverband ist eine Regelung über die Abrechnung der Nebenkosten für die Turnhallennutzung durch den TSV enthalten. Danach darf der Schulverband diese Nebenkosten an die Gemeinde abrechnen, was bisher unterblieben ist. Die Verwaltung geht davon aus, dass der Schulverband diese Nebenkosten künftig abrechnen wird. Dies war Thema in der überörtlichen Rechnungsprüfung für den Schulverband.
Die Gemeinde kann diese Kosten dann vertraglich an den Verein abwälzen.