Der bestehende Leasing- und Servicevertrag ist bereits zum 31.10.2020 ausgelaufen und wurde bis 31.12.2020 bzw. 28.02.2021 verlängert. Aufgrund der Dringlichkeit der Angelegenheit (Angebotsbindungsfrist bis 31.12.2020) wäre die vorliegende Thematik in der Sitzung des Stadtrates am 17.12.2020 zu behandeln gewesen.
Vertragspartner der Stadt war bislang die Firma Wabeko.de Kopier- & Drucklösungen eK in Neu-Ulm, sowie die Firma BSA Systemhaus GmbH in Memmingen.
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Die Beratung der Stadt bezüglich der Neubeschaffung bzw. des Neuabschlusses eines Leasing- und Servicevertrages wurde am 05.03.2020 an die Firma officeoptimizer GmbH beauftragt, welche die Ausschreibung in einem Los für die Stadt Vöhringen samt dazugehöriger Außenstellen, Kindergärten und Schulen übernommen hat.
Es wurden von acht Interessenten, welche sich über das Deutsche Vergabeportal – DTVP registriert haben, die Ausschreibungsunterlagen angefordert.
Insgesamt wurden von fünf Bietern Angebot abgegeben.
Die Ausschreibungskriterien wurden mittels einer Bewertungsmatrix formuliert und bei den teilnehmenden Firmen abgefragt.
Die Wichtungskriterien wurden aufgeteilt in Gesamtkosten, Technik, Teststellung – Technik und Teststellung – Software-Lösung.
Im Ergebnis ergab der Angebotsvergleich, dass von der Firma Ditcon GmbH, Köln das wirtschaftlichste Angebot abgegeben wurde.
Herr Bürgermeister Neher hat insofern gemäß Art. 37 Abs. 3 GO anstelle des zuständigen Haupt- und Umweltausschusses als unaufschiebbares Geschäft den Zuschlag erteilt und den Auftrag für das ausgeschriebene Papier-Output-System auf Grundlage des Angebotes vom 20.08.2020 an den wirtschaftlich günstigsten Anbieter, die Firma Ditcon GmbH, 51149 Köln vergeben.
Mit der Firma Ditcon GmbH, 51149 Köln ist ein auf zunächst 60 Monate begrenzter Leasing- und Servicevertrag abgeschlossen worden.
Die monatlichen Kosten betragen 2.077,79 € (inkl. 19% MwSt).
In der vereinbarten Service- und Klickpauschale sind 123.615 Seiten s/w pro Monat und 20.273 Seiten Farbe pro Monat eingeschlossen.
Ebenso eingeschlossen ist der technische Service für die Kopiersysteme und die integrierten Softwareanwendungen, die Verbrauchsmaterialüberwachung und –bevorratung.
Die erforderlichen Mittel in Höhe von jährlich rd. 24.933,48 € (inkl. 19% MwSt) werden bei den einschlägigen Haushaltsstellen bereitgestellt.
