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1.
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Bauverzeichnis:
Bauverzeichnis: Bei der erneuten Prüfung des händisch geführten Bauverzeichnisses wurde festgestellt, dass das Bauverzeichnis vervollständigt wurde und somit die Lücken, die der RPA seit 2019 immer wieder feststellte, geschlossen wurden. Frau Krämer hat dies zur vollsten Zufriedenheit des RPA`s erledigt. Dennoch ergeht der Hinweis, ob die Umstellung auf ein EDV Programm, auf lange Sicht gesehen, nicht die bessere Lösung wäre.
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Fr. Krämer von der Bauverwaltung wird diesbezüglich mit anderen Partnerkommunen sprechen, und in Erfahrungsaustaus treten. Ob das System umgestellt wird, hängt von den Gesprächen und Erfahrungen (Aufwand/Nutzen) ab.
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2.
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Verzeichnis Baumaßnahmen an Verkehrsflächen:
Das Bauamt möge künftig ein Verzeichnis führen, in dem alle Aufgrabungen durch Dritte auf Verkehrsflächen (Gehwege und Straßen) eingetragen werden. Sobald die Fertigstellungsmeldung der jeweiligen Baufirma eingetroffen ist, erfolgt eine Abnahme der Oberfläche. Kurz vor Ablauf der Gewährleistung erfolgt dann eine weitere Abnahme, um ggf. Nachbesserungen durch die Baufirmen fordern zu können. Es wird auch vorgeschlagen ein entsprechendes Merkblatt an die Baufirmen auszugeben, in dem die Regularien nochmal zusammengefasst sind. Vorschlag siehe im Anhang. Ziel ist es die Dauerhaftigkeit unserer Verkehrsflächen zu verbessern.
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Die Bauverwaltung bedankt sich für diesen sinnvollen Vorschlag. Es wird ab dem kommenden Jahr ein entsprechender Vorgang angelegt, versucht dieser Aufgabe gerecht zu werden. Aufgrund der ungemein großen Fülle an Bauaufgaben im Allgemeinen, und Aufgrabungen im Gemeindegebiet mit Volkach und den Stadtteilen im konkreten, kann nicht garantiert werden, dass die Anregung des Prüfungsausschusses zur Zufriedenheit umgesetzt werden kann. Die Verwaltung schlägt angesichts der stark zunehmenden baufachlichen Aufgaben (kilometerlange Aufgrabungen i.R. des künftigen Glasfaserausbaues in Volkach mit allen Stadtteilen, Nordheim und Sommerach vor, über die VG eine weitere Stelle auszuweisen. Zu bedenken ist, dass für die Vielzahl der gemeindlichen Bauaufgaben in der gesamten VG aktuell lediglich ca. 2,5 Technikerstellen existieren. Wobei eine Technikerstelle durch die Bauamtsleitung repräsentiert wird, die wegen der Leitungsfunktion nicht vollständig gezählt werden kann.
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3.
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Stellenmehrung Ordnungsamt:
Um im Ordnungsamt mehr Kapazitäten zu schaffen, sodass einerseits alte Rechnungen für Feuerwehreinsätze gestellt und andererseits vor Ort Termine z.B. bei Verstößen gegen Satzungen (z.B. Gastro) usw. durchgeführt werden können, bitten wir um die Schaffung einer weiteren Stelle im SG11.
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Dies fällt in den Zuständigkeitsbereich der Verwaltungsgemeinschaft.
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4.
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Getränke für Stadtratssitzungen:
Die Tische im Schelfenhaus stellt der Bauhof. Ist es möglich die Getränke mitzuliefern?
Es wurde im vergangenen Jahr schon moniert, dass die Getränke von der Touristinfo geliefert werden. Diese wurden zwar ab November günstiger, dennoch ist zu prüfen, ob es nicht noch günstiger wäre diese vom Bauhof bringen zu lassen und ein Lager im Bauhof zu haben bzw. im Schelfenhaus Getränke der Stadt zu lagern.
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Ein zweites Lager erscheint nicht sinnvoll. Es würden hier weitere Personalkosten durch den Bauhof anfallen. Es wäre dann auch immer zu überwachen, welche Getränke von wem für was geliefert werden, da im Schelfenhaus ständig verschiedene Veranstaltungen stattfinden.
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5.
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Mainschleifenhalle:
Die Gebühren sollten überprüft werden und gegebenenfalls für nicht örtliche Vereine und Firmen erhöht werden. Die Rechnungsstellung ist etwas verwirrend und sollte nachvollziehbarer gestaltet werden.
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Eine Gebührenerhöhung fand erst zum 01.02.2022 statt. Die Gebührenerhöhung wurde durch den Stadtrat beschlossen.
Bzgl. der Nachvollziehbarkeit der Rechnungsstellung wird jedem Rechnungsdokument eine Liste der abgerechneten Rechnungseinheiten bzw. Nutzungsstunden mit angehängt.
Eine Vereinheitlichung ist aufgrund der unterschiedlichen Buchungsverhalten zwischen Schule, Vereine etc. nicht möglich. Die Vereine haben generell als Einheit eine Viertelstunde hinterlegt,
die Schule eine Dreiviertelstunde. Hier eine Übersicht der im Programm erfassten Einheiten:
Kurz zur Erklärung: Da die Vereine auch „1,25“ oder „0,45“ oder „1,5“ etc. buchen, ist bei der Erfassung der gebuchten Zeiten dies im Programm nur so darstellbar.
Bei der nächsten Erhöhung wird eine weitere Differenzierung zu Lasten von Firmen und auswärtigen Vereinen geprüft.
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6.
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Straßenbeleuchtung:
Die längst fällige Umstellung auf LED sollte dringend gemacht werden.
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Auch die Verwaltung befürwortet die schnellstmögliche Umsetzung. Herr Schmitt von der ÜZ Mainfranken informierte den Stadtrat am 24.10.2022 zum akt. Sachstand Straßenbeleuchtung (LED-Umrüstung) Stadt Volkach und Ortsteile.
Zum aktuellen Projektstand:
Im Dezember 2021 hat die Verwaltung der Stadt Volkach einen Förderantrag (Projektsumme 118.000 €) zur Umstellung der Straßenbeleuchtung in der Stadt und den Ortsteilen auf LED Beleuchtung beim Projektträger Z.U.G. (Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbh gestellt. Durch die hohe Anzahl an Anträgen wird der Förderbescheid seitens ZUG voraussichtlich Ende 2022 erteilt (nach mehreren Beschwerden seitens der Stadt über die lange Bearbeitungsdauer und einem Anschreiben an die Geschäftsführerin). Dann kann die Beauftragung erfolgen. Vorher wäre die Beauftragung förderschädlich gewesen.
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7.
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Musikschulgebäude:
Der Keller der Musikschule sollte entrümpelt werden und besenrein einer sinnvollen Nutzung zugeführt werden.
Für die zurzeit nicht genutzten Dachbodenflächen (ca. 800 qm) der Musikschule sollte eine Machbarkeitsstudie für eine mittelfriste Nutzung durchgeführt werden, um sie bei der zukünftigen Flächenbedarfsplanung mit einbeziehen zu können.
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Wenn für den Haushalt im kommenden Jahr entsprechende Finanzmittel eingeplant werden, wird sich die Bauverwaltung dem Projekt annehmen. Bevor eine Machbarkeitsstudie sinnvoll erstellt werden kann, muss sich der Stadtrat über die zukünftigen Funktionen des Gebäudes / der Räume Gedanken machen (Verwaltungsräume, Vereinsräume, VHS, Kinderbetreuung, etc.).
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8.
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Oberflächenentwässerung ehem. Gasthof „Zum Lamm“:
Bei einem Ortstermin wurde festgestellt, dass der gesamte Parkplatz versiegelt und eine Schräge aufweist, so dass das Niederschlagswasser nicht auf dem eigenen Grundstück versickert, sondern in die öffentliche Kanalisation läuft. Dies sollte überprüft werden.
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Der Bauherr wurde von der Bauverwaltung diesbezüglich in der KW45/22 angeschrieben. Bislang hat die Bauverwaltung noch keine Rückmeldung erhalten.
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Stellplatzsatzung/Stellplätze:
Der Ablösefall aus dem Jahr 2017 (Aktenzeichen 12-6024/03/11(153183)) ist immer noch offen. Laut Bgm. weigert sich der Bauherr den Stellplatzablösevertrag zu unterschreiben. Falls dieser einen erneuten Bauantrag vorlegt, sollte dieser erst bewilligt werden, wenn der Vertrag unterschrieben und die Ablösesumme bezahlt wurde.
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Der besagte Eigentümer aus dem oben beschriebenen Fall, plant auf dem Nachbargrundstück aktuell die Sanierung der gesamten Liegenschaft (ehem. Gasthaus Zum Löwen). Die Bauverwaltung wird versuchen im Zuge der Bearbeitung des neuen Projektes mit dem Bauherrn und der Architektin eine einvernehmliche Lösung für das Stellplatz-Thema zu finden.
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Holzboden Schelfenhaus:
Der historische Holzboden im Schelfenhaus wurde immer noch nicht aufgearbeitet (wurde das erste Mal im RPA-Bericht 2019 aufgeführt), dies sollte endlich zeitnah passieren. Der Boden ist mittlerweile in einem sehr schlechten Zustand.
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Der Fußboden wurde bereits vermessen und von einem Restaurator begangen. Der Fußboden wird in Kürze auf Schäden kartiert. Um überhaupt ein Leistungsverzeichnis für die Beauftragung eines fachkundigen Restaurators zu erstellen, sind leider umfangreiche Voruntersuchungen erforderlich, z.B. wurde vom Denkmalschutz ein 3D-Scan der historischen Parkett-Teile vorgegeben. Anschließend wird ein Maßnahmenkatalog, sowie die Ausschreibung für die Instandsetzung angefertigt. Der Maßnahmenbeginn für die Instandsetzung ist für Frühjahr 2023 vorgesehen.
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Verpachtung von städt. landwirtschaftlichen Grundstücken:
Bezüglich der Verpachtung städtischer landwirtschaftlicher Flächen bittet der Rechnungsprüfungsausschuss um Überprüfung der folgenden Vorschläge:
a) Bei der Ausschreibung ist darauf hinzuwirken, dass nicht nur rein auf den höchst bietenden Pachtpreis geachtet wird, sondern zukünftig ein „Punktesystem“ eingeführt wird, bei dem Aspekte, wie einheimisch, Öko-/Biobetriebe (auch Anbauform, z.B. Hochstamm vor Halbstamm oder Grünwiese) mit ausschlaggebend sein sollten (siehe z.B. Modell Dettelbach).
b) Bei Obstbauflächen sollten im Falle einer Neuausschreibung nach Abschluss des Verfahrens der bisherige Pächter die Möglichkeit bekommen, die Pacht weiter zu betreiben, sofern er mit den Konditionen des Höchstbietenden einverstanden ist (ökologische Gründe!)
c) Der Pachtpreis soll (inflationär) angepasst werden dürfen.
d) Nach Ablauf der Pachtzeit sollte der Boden, auf Kosten des bisherigen Pächters, labortechnisch untersucht werden, um Misswirtschaften und nichtsachgemäße
Arbeitsgeräte Bodennutzung ahnden zu können.
In diesem Zusammenhang bittet der RPA, die Gestaltung der Verträge mit dem BKPV Bayern abzustimmen, um ein rechtlich sicheres Gerüst zu haben.
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Die Verwaltung wird zukünftig derartige Aspekte bei Pachtangeboten berücksichtigen und Anregungen vom „Modell Dettelbach“ einholen.
Es wird geprüft inwieweit die Anpassungsklausel in den Pachtverträgen mit aufgenommen werden kann. Daneben beinhalten langfristige Pachtverträge wie z.B. Campingplätze eine Anpassungsklausel.
Die städtischen Pachtverträge werden durch die Verwaltung mit dem Bayerischen Gemeindetag abgestimmt.
Bodenproben können über Dr. Karl Heinz Nilles eingeholt werden. Die Verwaltung betrachtet es als kontraproduktiv. Die Bodenanalysen müssten vor Verpachtung des Grundstückes untersucht werden, diese Kosten müsste erstmals die Stadt tragen. Angesichts der oft geringen Pachterlöse ist dies ggf. unwirtschaftlich.
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Haushaltsdisziplin:
a) Feuerwehr / Löschwesen
HHst 1300 / 6300
Verschiedene Aufwendungen für Verwaltung und Betrieb
HH-Ansatz 28.000,-€; verfügt insgesamt 42.220,- €; Differenz 14220,- €
b) Instandhaltung und -maschinen
HHst 1300 / 5223
HH-Ansatz 20.000,-€; Rechnungsergebnis aktuell 27.219,63 €; Vorschlag 25.000,- €, da im Mittel der Jahre 25.000,- € reell waren.
c) Museum Barockscheune Unterhalt eigener Gebäude
HHst 3209 / 5010
HH-Ansatz 14.000,- €; Rechnungsergebnis aktuell 16.110,32 €; Differenz -2.110,32 €
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zu a) Das Defizit auf 1300.6300 resultiert aus dem Katastrophenhilfeeinsatz im Ahrtal.
Hier erhielten wir eine Kostenerstattung der Regierung von Unterfranken i.H.v. 22.821,50€.
Somit wären die veranschlagten Haushaltsmittel ohne dieses unvorhersehbare Schadensereignis ausreichend gewesen.
zu b) Die Maschineninstandhaltung wird zukünftig höher veranschlagt.
zu c) Der Grund für die Überschreitung des HH-Ansatzes war die Verteuerung der 2019 beschlossenen Mülltonnenboxen..
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Haushaltsstellen ohne Buchung:
Bildstöcke / Tortürme
HHst 3601 / 5144
Regelmäßig Haushaltsansätze, aber in den letzten Jahren keine Buchungen. Hier sollten regelmäßig kleinere Reparaturen durchgeführt werden, um dann großen Schäden vorzubeugen.
Sonst könnte man die Haushaltsstelle evtl. löschen / entfernen, da sie sonst ja nur Verwaltungsaufwand bedeutet.
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Die Haushaltsstelle könnte nach Rücksprache mit Fr. Gehring aufgelöst werden. Die Haushaltsmittel sollten zur Pflege unserer Kulturgüter (z.B. Bildstöcke) auf die HHst 3650.9450 transferiert werden.
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Stromverrechnung Gasthaus zur Krone in Escherndorf:
Hier ist aufgefallen, dass das Gasthaus zur Krone von der FFW- Escherndorf Strom bezieht.
Warum wird bei der Abrechnung keine Verwaltungsgebühr erhoben?
HHst 1300 / 5400; AO Nr. 423; Rechnungsnummer 2000 8912
Stromabrechnung für Kühlzelle vom 01.08.2017 – 30.06.2019: 316,71 €
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Ob eine Verwaltungsgebühr erhoben werden kann oder sollte, wird geprüft.
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Baumaßnahmen Krautheim:
Stichartige Überprüfung der Baumaßnahme „Dorferneuerung Krautheim (St 2744) ist die Neugestaltung der Ortsmitte „Dorfplatz“ sowie die Neugestaltung des „Kirchplatzes“ unterhalb der evangelischen Kirche im Rahmen einer Dorferneuerungsmaßnahme erfolgt. Weiterhin wurde die vorhandene Scheune am Dorfplatz im Rahmen der Maßnahme mit saniert.
Einzelmaßnahmen der Scheunensanierung:
- Statische Sicherung der nördlichen Wandseite
- Ausbesserungen am schadhaften Dachstuhl
- Erneuerung der Dacheindeckung
- Einbau einer behindertengerechten WC-Anlage
- Verlegung eines neuen Betonpflasters
- Wärmebehandlung des Dachstuhls gegen Pilz- und Ungezieferbefall
- Sanierung des Fachwerks am Ostgiebel
- Einbau dreier Dachliegefenster
- Ausschachtung des Erdbodens im Gewölbekeller und Verlegung eines neuen Betonpflasters
- Erneuerung Hoftor
- Zugangstreppe Gewölbe
Bei den einzelnen Gewerken wurden die
a) formellen Prüfungen
b) rechnerischen Prüfungen
c) sachlichen Prüfungen
durchgeführt und auf eine ordnungsgemäße Abwicklung hin überprüft.
Zu a)
Die Unterlagen wurden ordnungsgemäß und sauber geführt. Die Buchungen wurden ordnungsgemäß belegt, entsprechend den Formvorschriften. Die einschlägigen Rechtsgrundlagen aus dem Vergabe- und Vertragsrecht wurden eingehalten.
Zu b)
Die Kassenanordnungen, einschließlich der sie begründeten Unterlagen waren rechnerisch richtig vollzogen. Die Zuweisungen der Zuwendungen aus dem Förderprogramm der Dorferneuerungsrichtlinien werden ordnungsgemäß abgewickelt.
Zu c)
Der Haushaltsplan wurde eingehalten, die Erträge und Einzahlungen erfolgten rechtzeitig. Beschlüsse des Volkacher Stadtrates wurden richtig ausgeführt und umgesetzt. Die Buchungen sind ausreichend belegt. Der Schriftverkehr ist im Dokumentenmanagementsystem der Stadt Volkach eingepflegt (KIC).
Hinweis: Aufgrund des Datenschutzes besteht keine Zugriffsmöglichkeit für den RPA.
Die Vergabedokumente liegen übersichtlich und komplett vor. Der Nachweis der wirtschaftlichen Vergaben wurde erbracht. Die Kostenkontrolle und Kostenverfolgung wurden nachvollziehbar dokumentiert.
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Wird zur Kenntnis genommen.
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Zur Niederschrift der örtlichen Rechnungsprüfung der Jahresrechnung 2019/2020 gab die Verwaltung ihre Stellungnahmen und Hinweise ab:
- Zu Pkt. 24/2 aus 2020, Zustandsbewertungen Brücken:
Nach DIN 1076 sind Zustandsbewertungen alle 3 Jahre (Haupt- und Nebenprüfung) vorzulegen. Lt Stellungnahme der Bauverwaltung zum RP-Bericht „werden die Zustandsberichte in den kommenden Wochen vorgelegt“. Die Bauverwaltung wird gebeten die Zustandsberichte vorzulegen, Sanierungen und Erneuerungen zu priorisieren und dem Stadtrat für die Haushaltsberatungen mitzuteilen.
- Zu Pkt. 24/3 aus 2020, Zustandsbewertungen öffentl. Straßen:
Lt. Stellungnahme der Verwaltung zum RP-Bericht 2020 „hat die Bauverwaltung für 2022 ein Pilotprojekt geplant. Die Ergebnisse und die geplanten weiteren Schritte werden dem Stadtrat vorgelegt“.
Um einen Sachstandsbericht wird gebeten.
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Stellungnahme zu Pkt. 24/2 aus 2020, Zustandsbewertung Brücken:
Für die Überprüfung der Brücken werden noch in 2022 Angebote von geeigneten Gutachtern eingeholt. Es ist geplant für das Jahr 2023 eine Prüfung aller Brücken durchzuführen. Erst dann können konkrete Kostenansätze beziffert, und für den Haushalt vorbereitet werden.
Stellungnahme zu Pkt. 24/3 aus 2020, Zustandsbewertungen öffentl. Straßen:
Dieses Projekt muss aufgrund der umfangreichen technischen Aufgaben in der Bauverwaltung zurückgestellt werden. Außerdem wird ab 2023 der Glasfaserausbau vieler Volkacher Ortsteile stattfinden. Im Zuge dessen werden wir versuchen mit der ausführenden Firma möglichst viele Flächen (wo sinnvoll) zu erneuern.
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