Die Digitalisierung schreitet überall in der Gesellschaft weiter voran. Je nach Personengruppe wird die Digitalisierung jedoch unterschiedlich definiert.
Der Bürger möchte seine Behördengänge 24/7 online erledigen.
Die Verwaltungsmitarbeiter möchten ihre Unterlagen digital mit wenigen Mausklicks ablegen und wieder „heraussuchen“ können.
Die Verwaltungsgemeinschaft hat bereits entsprechende Anschaffungen getätigt und digitalisiert die Arbeitsprozesse für Mitarbeiter und Bürger fortwährend.
Als aktuelles Beispiel kann die Ausweisbeantragung im EWO gesehen werden.
Bis vor kurzem wurden mit dem Bürger die Daten erfasst und anschließend in Form eines Kontrollblattes ausgedruckt. Auf diesem Kontrollblatt wurde das Foto aufgeklebt und die Unterschrift des Bürgers eingeholt. Anschließend wurde das Kontrollblatt eingescannt und der Ausweis mit dem Scan bei der Bundesdruckerei angefordert.
Die technische Ausstattung ermöglicht es heute jedoch bereits, dass das Foto gescannt wird und die Unterschrift digital am Tablett im EWO eingeholt werden kann. Ein Ausdruck und die zughörigen Arbeiten entfallen somit.
Ähnlich kann mit weiteren Aufgaben verfahren werden, jedoch fehlen hier noch die programmtechnischen Voraussetzungen. Dies führt auch dazu, dass die Unterlagen („dauerhaft“) in Papier aufbewahrt werden müssen, da es sich hier um die Originale handelt.
Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben wird vorgeschlagen insbesondere die Programm-Module für das vorhandene VOIS im Bereich „Gewerberecht“ und „Fischereiwesen“ zu beschaffen. Die Fachfirmen wurden angefragt und haben entsprechende Angebote vorgelegt. Die Angebote beinhalten jeweils auch eine eAkte zur Digitalisierung weiterer (ergänzender) Unterlagen.
VOIS – GESO ist die Fachanwendung für das Gewerbewesen. Es wird wie beim Beispiel mit dem Ausweis eine vollständige digitale Antragserfassung und Speicherung vorgenommen. Weitere Unterlagen (z.B. ältere Unterlagen) können ergänzt werden.
Die Anschaffungskosten umfassen eine einmalige Lizenzgebühr sowie die variablen Kosten für die Installation und Schulung.
Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich 8.687,00 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich 1.713,60 Euro (brutto jährlich) für Wartung und Hosting.
VOIS – Fisch ist die Fachanwendung für das Fischereiwesen. Hier gilt das gleich wie bei VOIS-GEWO.
Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich 1.511,30 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich 357,00 Euro (brutto jährlich) für Wartung.
VOIS – BEV ist die Fachanwendung für das Behördliche Ermittlungsverfahren. Mit der Fachanwendung können Ordnungswidrigkeiten u.a. im Bereich Melde- und Ausweiswesen, aber auch anderer Verfahren durchgeführt und dokumentiert werden. Beim Aufrufen des Datenbestandes in VOIS wird auch das Ermittlungsverfahren angezeigt und kann ggf. entsprechend berücksichtigt werden. Sollten Ermittlungsverfahren seitens der Verwaltung ggf. nicht zum Erfolg führen, währen einzelne Verfahren an das Landratsamt zur Verfolgung und Ahndung abzugeben. Hier können die gesicherten Unterlagen für das weitere Verfahren zur Verfügung gestellt werden.
Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich 2.320,50 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich 514,08 Euro (brutto jährlich) für Wartung.
Autista e-Akte ist die elektronische Akte zum Standesamtsprogramm welches die elektronischen Register führt. Die Register werden durch sog. Sammelakten ergänzt, welches den größeren Anteil der (Papier-) Unterlagen darstellt. Zwischenzeitlich gibt es hier auch ergänzend eine e-Akte, die die papiergebundenen Unterlagen für die Zukunft (und Vergangenheit) ersetzen kann. Die e-Akte wird wie Autista selbst im Rechenzentrumsbetrieb betrieben. Das Standesamt ist an einer Einrichtung interessiert.
Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich jährlich 428,40 Euro (brutto jährlich) für Wartung.
Formularmodul ist die Web-Anwendung mit (in diesem Stand) 60 Modulen, mit denen die Verwaltungsgemeinschaft die gesetzliche Vorgabe des erfüllt, (alle) ihre Dienstleistungen auch online anzubieten. Die Dienstleistungen wurden für die Realisierung gesplittet. Einen Teil hat die AKDB im Auftrag des Freistaates erstellt, einen Teil die Firma komuna. Die Formulare der AKDB sind in der VG bereits verfügbar, die der Firma komuna fehlen aktuell noch. Die AKDB wird ihre Formulare künftig nicht mehr pflegen. Beim Bezug des Formularmoduls der Firma komuna würde diese die Pflege künftig mit fortführen.
Die Maßnahme wird mit 90% gefördert.
Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 26.418,00 Euro (brutto) einmalig sowie ab dem 25. Monat jährlich auf 5.355,00 Euro (brutto) für Wartung und Hosting. Das System kann später (auch durch individuelle Formulare) erweitert werden.
KIC DMS-APP ermöglicht den mobilen Zugriff auf den eigenen Datenbestand bzw. das eigene Nutzerprofil innerhals des DMS-Systems der Verwaltungsgemeinschaft. Der Zugriff erfolgt über eine gesicherte Internetverbindung
Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 3.570,00 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich auf 1.285,20 Euro (brutto) für die Softwarepflege.
KIC DMS-Archiv ist der Langzeitspeicher für ausgewählte Dokumente, Akten oder Vorgänge im DMS-System. Die Archivierung erfolgt revisionssicher durch die vorhandene FAST SilentCube. Die revisionssichere Archivierung ist die Voraussetzung für ein ersetzendes Scannen im Bereich des Finanzwesen. Das ersetzende Scannen für den Bereich des DMS wird derzeit geprüft.
Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 5.950,00 (brutto) einmalig sowie jährlich auf 1.884,96 Euro (brutto) für die Softwarepflege.
KIC DMS-Signatur ist die digitale Signatur von Schreiben wie dies bereits zum Beispiel im Anordnungswesen praktiziert wird. Der Einsatz im Bereich des DSM wird derzeit geprüft.
Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 2.082,50 (brutto) einmalig sowie jährlich auf 671,16 Euro (brutto) für die Softwarepflege Wartung und Hosting.
Die drei KIC-DMS-Module sind besonders für das Bauamt von Interesse, die die Beschaffung zeitnah erbeten.
