Datum: 18.11.2019
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal, Rathaus
Gremium: Stadtrat Volkach
Körperschaft: Stadt Volkach
Öffentliche Sitzung, 19:25 Uhr bis 21:30 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 21:30 Uhr bis 23:00 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
1	Bericht des Leiters des Jugendhauses
2	Kommunalwahl 2020 - Bestellung des/der Gemeindewahlleiters/-leiterin und eines Stellvertreters/einer Stellvertreterin
3	Abbruch des vorhandenen Wohnhauses und Neuanlage eines Parkplatzes in der Richard-Haupt-Straße 1 - hier: Vergabe der Planungsleistungen
4	Neubau barrierefreier Stadtzugang zwischen Mainlände und der Volkacher Innenstadt - hier: Vergabe der Vorplanung
5	Verlagerung des Busparkplatzes an der Fahrer Straße - hier: Vergabe der Planungsleistungen
6	Neugestaltung des Mainvorlandes - hier: Vergabe der Vorplanung
7	Teilerschließung Gewerbegebiet "Sonnenberg" - hier: Vergabe der Bauleistungen
8	Einsatzfahrzeug Helfer vor Ort - Zuschussantrag - Umwidmung
9	Bekanntgabe der Niederschrift über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2018
10	Erledigungsbericht zur örtlichen Prüfung der Jahresrechnung 2018
11	Feststellung der Jahresrechnung 2018
12	Entlastung der Jahresrechnung 2018
13	Bekanntgaben & Berichterstattungen
13.1	Bekanntgabe aus nichtöffentlicher Sitzung
13.2	weitere Bekanntgaben
14	Wünsche & Anträge
15	Bürger fragen - der Stadtrat antwortet

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1. Bericht des Leiters des Jugendhauses

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö	beschließend	1

Vorbericht

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2. Kommunalwahl 2020 - Bestellung des/der Gemeindewahlleiters/-leiterin und eines Stellvertreters/einer Stellvertreterin

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö	beschließend	2

Vorbericht

Dem Wahlleiter obliegt als Wahlorgan die Leitung der Wahl; er trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl innerhalb des Wahlkreises. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen: Bekanntmachung der Wahl, Aufforderung zur Einreichung von Wahlvorschlägen, Berufung der Mitglieder des Wahlausschusses, Entgegennahme, Prüfung und Bekanntgabe der Wahlvorschläge und Verkündung des Wahlergebnisses.

Zum Wahlleiter kann nicht berufen werden, wer bei der Wahl zum ersten Bürgermeister oder zum

Gemeinderat als sich bewerbende Person aufgestellt ist, für diese Wahlen eine Aufstellungsversammlung geleitet hat oder bei diesen Wahlen Beauftragter für den Wahlvorschlag

oder dessen Stellvertretung ist (Art. 5 Abs. 1 Satz 1 und Sätze 3 bis 4 GLKrWG). Die Berufung ist gemäß Art. 5 Abs. 1 Satz 5 GLKrWG unverzüglich dem Landratsamt als Rechtsaufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen.

Beschluss

Als Gemeindewahlleiterin:                Frau Margit KRÄMER und

als stv. Gemeindewahlleiter:        Herrn Gerhard WAGENHÄUSER.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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3. Abbruch des vorhandenen Wohnhauses und Neuanlage eines Parkplatzes in der Richard-Haupt-Straße 1 - hier: Vergabe der Planungsleistungen

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		3

Vorbericht

§§ 45 HOAI, HZ III, Mindestsatz, Leistungsphasen 1 – 9 mit 75 %, zzgl. Nebenkosten und örtliche Bauüberwachung sowie besondere Leistungen nach Aufwand.

(Das vorläufig ermittelte Honorar beläuft sich auf rund 17.200 € brutto incl. Nebenkosten, örtliche Bauüberwachung sowie besondere Leistungen).

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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4. Neubau barrierefreier Stadtzugang zwischen Mainlände und der Volkacher Innenstadt - hier: Vergabe der Vorplanung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		4

Vorbericht

In 2020 ist die Planung und in den Folgejahren die Ausführung vorgesehen.

Die Verwaltung forderte hierfür zunächst für die Vorplanung ein Angebot beim Büro Arc.Grün, Landschaftsarchitekten und Stadtplaner GmbH, Kitzingen, an, da anschließend evtl. grundsätzliche Änderungen der Planungsinhalte vorgenommen werden oder sich eine abschnittsweise Weiterplanung ergeben kann. Es bietet die Leistungen auf Grundlage der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure – HOAI – wie folgt an:

§§ 38 ff HOAI, Honorarzone IV, Leistungsumfang 13 %, zzgl. Nebenkosten sowie besondere Leistungen und MwSt.
(Das vorläufig ermittelte Honorar beläuft sich auf 2.068,60 € brutto incl. Nebenkosten, zzgl. besondere Leistungen bei Bedarf auf Regie.)

§§ 45 ff HOAI, Honorarzone III, Leistungsumfang 22 %, zzgl. Nebenkosten sowie besondere Leistungen und MwSt.
(Das vorläufig ermittelte Honorar beläuft sich auf 7.705,14 € brutto incl. Nebenkosten, zzgl. besondere Leistungen bei Bedarf auf Regie.)

§§ 41 ff HOAI, Honorarzone III, Leistungsumfang 22 %, zzgl. Nebenkosten sowie besondere Leistungen und MwSt.
(Das vorläufig ermittelte Honorar beläuft sich auf 15.180,47 € brutto incl. Nebenkosten, zzgl. besondere Leistungen bei Bedarf auf Regie).

Es wird gebeten, der Vergabe der Vorplanungsleistung an das Büro Arc.Grün, Kitzingen, zuzustimmen.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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5. Verlagerung des Busparkplatzes an der Fahrer Straße - hier: Vergabe der Planungsleistungen

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		5

Vorbericht

Zur Umsetzung ist nun die Vergabe der Planungsleistungen erforderlich. Das Büro Arc.Grün, Landschaftsarchitekten und Stadtplaner GmbH, Kitzingen, bietet die Leistungen auf Grundlage der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure – HOAI – wie folgt an:

§§ 45 ff HOAI, Honorarzone III, Leistungsumfang 100 %, zzgl. Nebenkosten, örtliche Bauüberwachung sowie besondere Leistungen auf Regie.

(Das vorläufig ermittelte Honorar beläuft sich auf rund 102.700 € brutto incl. Nebenkosten und örtliche Bauüberwachung zzgl. besondere Leistungen)

Es wird gebeten, der Vergabe der Planungsleistung an das Büro Arc.Grün, Kitzingen, zuzustimmen.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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6. Neugestaltung des Mainvorlandes - hier: Vergabe der Vorplanung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		6

Vorbericht

Zwischenzeitlich wurden Konzepte für den gesamten Bereich der Mainlände südlich und nördlich der Mainbrücke zwischen Hotelschiffsanlegestelle und Waterwalker erarbeitet. Der Planungsauftrag ist deshalb zu erweitern. Es bietet die Leistungen auf Basis der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure wie folgt an:

§§ 38 ff HOAI, HZ III, Mindestsatz, Leistungsphasen 1 + 2 mit 13 %

(Das vorläufig ermittelte Honorar beläuft sich auf rund 39.800 € brutto incl. Nebenkosten, zzgl. besondere Leistungen bei Bedarf auf Regie).

§§ 45 ff HOAI, HZ III, Mindestsatz, Leistungsphasen 1 + 2 mit 22 %

(Das vorläufig ermittelte Honorar beläuft sich auf rund 36.100 € brutto incl. Nebenkosten, zzgl. besondere Leistungen bei Bedarf auf Regie).

Es wird gebeten der Erweiterung des Auftrags für den gesamten Bereich des Mainvorlandes an das Büro Arc.Grün, Kitzingen, zuzustimmen.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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7. Teilerschließung Gewerbegebiet "Sonnenberg" - hier: Vergabe der Bauleistungen

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		7

Vorbericht

Die Firma Hoch- und Tiefbau Müller, Gerolzhofen, wurde im Rahmen einer freihändigen Vergabe gem. § 3 a Abs. 3 Nr. 2 VOB/A zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Sie hatte im Rahmen der Erschließung des zweiten Bauabschnittes in 2015 mit der ARGE Müller/NEWO Bau das günstigste Angebot abgegeben, in dem bereits die städtischen Ver- und Entsorgungsleitungen (Kanal und Wasser) in dem nun anstehenden Teilstück enthalten waren. Deshalb ist aus Gründen der Gewährleistung auf die Einholung weiterer Angebote verzichtet worden.

Die Firma Müller bietet die Leistungen zum Betrag von 74.921,16 € brutto an.

Nach Wertung durch das Ingenieurbüro Weimann, Dettelbach, wird die Vergabe an die Firma Hoch- und Tiefbau Müller, Gerolzhofen, vorgeschlagen.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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8. Einsatzfahrzeug Helfer vor Ort - Zuschussantrag - Umwidmung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		8

Vorbericht

Das Fahrzeug soll jedoch nunmehr geleast werden, ein Zuschussantrag wurde hierfür an die Verwaltungsgemeinschaft gestellt.

Für den zugesagten Zuschuss möchte die Bereitschaft anstatt des „Helfer vor Ort“ Fahrzeuges ein „All-Terrain-Vehicle“ (ca. 25.000 Euro) beschaffen und den bisherigen Rettungswagen zur mobilen Wache umrüsten lassen (ca. 8.000 Euro). Weitere 2.000 Euro werden für die Umrüstung des Fahrzeuges „Helfer vor Ort“ benötigt (Funk- und Navigationsausstattung, med. Ausstattung).

Beschluss

Die Auszahlung erfolgt nach Vorlage der Rechnung im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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9. Bekanntgabe der Niederschrift über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2018

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö	beschließend	9

Vorbericht

Die Niederschrift vom 25. Juni 2019 wird dem Gremium hiermit zur Kenntnis gegeben.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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10. Erledigungsbericht zur örtlichen Prüfung der Jahresrechnung 2018

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö	beschließend	10

Vorbericht

Die Kämmerei hat nachfolgend die Erledigung der Prüfungsfeststellungen zusammengestellt.

Textziffern

1 (20)	Erfassung des Vermögens Die Bestandsverzeichnisse über das bewegliche Vermögen werden derzeit in manueller Form geführt. Zukünftig sollten die Bestandsverzeichnisse elektronisch geführt werden.
	Das bewegliche Vermögen in den städt. Gebäuden (Kindergärten/Schelfenhaus/Hallen usw.) wurde im Frühjahr 2019 von einem Bauhofmitarbeiter aufgenommen und in handschriftlichen Listen festgehalten. Sobald es personell möglich ist, werden die Aufzeichnungen in der Inventarverwaltung des Programms „CIPKOM“ erfasst.

2 (20)

Prüfung des Kommunalunternehmens „Stadtwerke Volkach“ Die Feststellungen des Abschlussprüfers vom BKPV sind zu beachten und die erforderlichen Maßnahmen sind zeitnah zu veranlassen. a) Das Stammkapital beträgt lt. Satzung 50.000 €, lt. Bilanz 504.866 €. Die Satzung ist zu ändern. b) Die Rechnungslegung entspricht nicht den Anforderungen des § 20 KUV, da die Anlagenbuchführung nicht aktuell ist. c) Die Fristen für die Aufstellung des Wirtschaftsplans und des Abschlusses wurden nicht eingehalten d) Es sind entsprechende Maßnahmen zu Korruptionsbekämpfung zu treffen. e) Eine Interne Revision besteht noch nicht. Hierfür könnte der RPA beauftragt werden. f) Die Erhebung der Gebühren weicht von der Satzung ab. Eine Anpassung der Satzung wie bei der Wasserabgabesatzung sollte erfolgen. g) Die Wirtschaftlichkeit des Kommunalunternehmens ist zu prüfen (Feststellungen des BKPV im Rahmen der überörtlichen Rechnungsprüfung 2013 bis 2016).

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses 2017 durch den BKPV wurden die Zahlen Stammkapital und Rücklagen vertauscht. Das Stammkapital beträgt richtigerweise 50.000 €. Dies wird bei der Erstellung des Jahresabschlusses 2018 (voraussichtlich im September 2019) berichtigt. Die Anlagenbuchführung wurde im Buchführungsprogramm „CipKom“ aktualisiert und vervollständigt. Die Fristen des Wirtschaftsplans und des Abschlusses werden zukünftig eingehalten. Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung wurden bereits unternommen. Jeder Mitarbeiter musste das Merkblatt „Verbot der Annahme von Belohnungen oder Geschenken durch die Bediensteten des Freistaates Bayern“ zur Kenntnis nehmen und unterschreiben. Ab dem Jahre 2018 hat der Rechnungsprüfungsausschuss des Stadtrats Volkach im Zuge der jährlichen örtlichen Jahresrechnung die interne Revision durchgeführt. Das Sachgebiet 10 wurde aufgefordert, die Beitrags- und Gebührensatzung zur Entwässerungssatzung, § 13 Abs. 2, wie folgt zu ändern: „Auf die Gebührenschuld sind zum 15. Mai, 15. August und 15. November jeden Jahres Vorauszahlungen in Höhe eines Viertels der Jahresabrechnung des Vorjahres zu leisten. Für die Kläranlagen (Krautheim, Obervolkach, Rimbach und Dimbach) und das Kanalnetz stehen in den nächsten Jahren noch große Investitionen an. Diese sollten weiterhin über das Kommunalunternehmen abgewickelt werden. Hierdurch kann der Investitionsaufwand und der Fremdmittelanteil transparenter dargestellt werden.

3 (12)

Rückstandsverzeichnis 3.1. Straßenausbaubeiträge Astheim HH-Stelle 6303.3520 Kostenpflichtiger (k.A.)        8.048 € - Lt. Vermerk „Stundung“ Erläuterung: Es liegt wegen der Ermittlung des Betrags Widerspruch gegen den Bescheid vor; Richtig wäre deshalb: Keine Stundung, sondern Aussetzung des strittigen Betrags von der Vollziehung Ein eingelegter Widerspruch ist zeitnah zu bearbeiten und zu verbescheiden. 3.2. Straßenausbaubeiträge Meißnerstraße Bei 2 Vorgängen jeweils der Vermerk „Widerspruch“ Widersprüche sind zeitnah zu bearbeiten bzw. zu erledigen. Ein Widerspruch hebt die Zahlungsverpflichtung grundsätzlich nicht auf! 3.3. Stellplatzablösung Zahlungsaufschub bis 01.07.2019: 16.500 € (Behandlung unter 5.2).

3.1 und 3.2 Die Einlegung eines Widerspruchs ist erst gegen den Endbescheid möglich (nicht gegen Vorausleistungsbescheide). 3.3 Siehe Anmerkungen zu TZ 5.2

4 (21)

Hausteile - Rechte  Von der Verwaltung werden Aufzeichnungen geführt, die jedoch nicht vollständig sind. Die Aufzeichnungen sollten vervollständigt werden. In Zukunft sollte es ermöglicht werden, auf die Rechteinhaber „einzuwirken“ bzw. das Recht zu entziehen; Stichwort Brandruine, Müllablagerungen usw.

Bei der Nutzung von Hausteilen handelt es sich um sehr alte Rechte, die von Generation zu Generation, Hauseigentümer zu Hauseigentümer, weitergegeben werden. Nicht in allen Fällen ist bekannt, wer welches Hausteil pflegt. Alle verfügbaren Informationen über die Nutzungen wurden in die Bestandspläne aufgenommen. Eine Lückenlose Aufzeichnung wäre mit einem sehr hohen Verwaltungsaufwand verbunden und ist derzeit nicht umsetzbar. Es wird jedoch ständig daran gearbeitet, Informationen von Grundstücksnachbarn u.a. über die Bewirtschafter zu erhalten. Bei Störungen wie Unkrautflug, unzureichende Pflege, Müllablagerungen usw. werden die Nutzungsberechtigten regelmäßig angeschrieben und zur Beseitigung der Missstände aufgefordert. Der Entzug der Nutzungsrechte und die Löschung der Eintragungen im Grundbuch werden derzeit nicht praktiziert. Um dies durchsetzen zu können, wäre ein Rechtsbeistand nötig. Es wird jedoch ständig auf freiwilliger Basis versucht, gegen Zahlung einer Entschädigung in Höhe von 110 € und der Übernahme der Notariats- und Grundbuchkosten, die Rechte abzulösen.

5 (12)

Stellplatzsatzung/Stellplätze 5.1. Herstellung der nach der Satzung erforderlichen Stellplätze Es ist sicher zu stellen, dass a) die Zahl der erforderlichen Stellplätze tatsächlich geschaffen werden b) Die Stellplätze entsprechend der Satzung gestaltet werden 5.2. Ablösung von Stellplätzen (§ 3 der Satzung) Die Ablösung der Stellplatzpflicht kommt eher selten vor. In einem Ablösefall wurde nicht nach der Satzung verfahren: Laut Satzung ist der Ablösevertrag vor Erteilung der Baugenehmigung abzuschließen (§ 3 Abs. 2 S. 1). D.h. der Vertrag ist im zeitlichen Zusammenhang mit der Erteilung der Baugenehmigung abzuschließen. Spätestens mit Erteilung der Genehmigung durch die Behörde (LRA) muss der Vertrag abgeschlossen sein. Eben VOR Erteilung der Baugenehmigung. Der Ablösebetrag ist gem. Satzung 3 Monate nach Abschluss des Vertrags fällig. Vorliegender Fall: Baugenehmigung lt. Bauverzeichnis vom 20.05.2015 Abschluss des Vertrags am 30.10.2017 Zahlung: im Zeitpunkt der RP noch nicht geleistet Weshalb? Rückstellung/Stundung wurde auf Antrag gewährt a) Erstmals: Mitte 2018 bis 12/2018 b) Verlängerung: 12/18 bis 7/19 Feststellung: Vertrag wurde erst ca. 2,5 Jahre nach Erteilung der Baugenehmigung abgeschlossen. Der Ablösebetrag wäre im Januar 2018 fällig gewesen (3 Monate nach Baugenehmigung). Erst 5 Monate nach Fälligkeit wurde Antrag auf Verlängerung der Zahlungsfrist gestellt. Es konnte nicht festgestellt werden, ob in dieser Zeit der Betrag angefordert wurde. Der Betrag ist einzufordern und künftig satzungsgemäß zu verfahren.

5.1 (wird in der Sitzung von Fr. Gistel-Gareiß erläutert) 5.2 Der Hinweis wird an die zuständigen Sachbearbeiter zur zukünftigen Beachtung weitergegeben. Im angesprochenen Fall bat der Bauherr um Aussetzung, da er den Stellplatznachweis auf einem noch in Planung befindlichen Vorhaben führen will, der eine Ablöse entbehrlich machen würde.

6 (12)

Herstellungsbeiträge für Kanal und Wasser für: a) Neubauten b) Gebäudeänderungen wie z.B. DG-Ausbau, Aufstockungen usw. Im sog. Bauverzeichnis werden die Bauanträge mit verschiedenen Daten vermerkt. U.a. wird festgehalten ob und wann Bescheide über Herstellungsbeiträge erlassen worden sind. In vielen Fällen gibt es in der dafür vorgesehenen Spalte keinen Eintrag. Aufgrund der persönlichen Kenntnis der Mitglieder des RPA wurde festgestellt, dass eine größere Anzahl von Maßnahmen bereits seit längerer Zeit fertig gestellt waren. Bescheide waren zum Zeitpunkt der Prüfung jedoch nicht erlassen. Der, zugegebenermaßen häufige Personalwechsel in der Vergangenheit kann nicht als alleiniger Grund für die „zögerliche“ Bescheid Erteilung herangezogen werden. Zukünftig ist Sorge zu tragen, dass die Bescheide über Herstellungsbeiträge für Wasser und Abwasser zeitnah erlassen werden. Über den Zeitpunkt der Fertigstellung der Baumaßnahme sind bei der Bauherrschaft ggf. Informationen anzufordern.

Die langjährige Praxis der seinerzeitigen Sachbearbeiterin hat sich sehr gut bewährt. Die Beiträge wurden jährlich erhoben. Wegen des Ruhestands der Mitarbeiterin im Herbst 2017 und Ausscheidens des nachgefolgten Sachbearbeiters im Herbst 2018 konnte in 2018 keine Verbescheidung erfolgen. Die jetzige Sachbearbeiterin musste im Laufe des letzten ¾ Jahres sowohl mehrere Software- als auch Lehrgänge im Beitragsrecht absolvieren. Dem Stadtrat wurde bereits in den Haushaltsberatungen im Frühjahr 2019 mitgeteilt, dass es aus diesen Gründen in 2018 keine beitragsrechtlichen Einnahmen für Kanal- und Wasser gab, diese dafür in 2019 mit vereinnahmt werden.

7 (12)

Manuelles Bauverzeichnis (Siehe auch Herstellungsbeiträge) Bauanträge und die entsprechenden Genehmigungen werden mit Datum und Nr. vermerkt. Vorgesehene Angaben fehlen jedoch teilweise. Folgende Angaben halten die Rechnungsprüfer für erforderlich: Zeitpunkt der Fertigstellung der Maßnahme Bescheiddatum und Höhe der festgesetzten Herstellungsbeiträge Der gegenwärtig zuständigen Bearbeiterin wurde eine Fallliste zur Ergänzung bzw. zwecks Erläuterung übergeben. Hinweis: Das Bauverzeichnis wurde bereits bei der vergangenen Prüfung angesprochen. U.a. wurde angeregt das Verzeichnis künftig elektronisch zu führen.

Das manuelle Bauverzeichnis wird geführt, da das elektronische Verzeichnis TERA-BAN (für den Bauantrags-Status zwischen LRA und Stadt) keine Angaben für die stadtinternen Vermerke enthält. Diese Angaben sind jedoch für die Überwachung und Feststellung z.B. für Hausnummernzuteilungen, Beitragspflicht, statistische Zwecke etc. für das Bauamt sehr wichtig und die Handhabung auch sehr praktisch. Jeder Mitarbeiter kann bei Bedarf schnell darauf zugreifen. Leider gibt es keine entsprechende ergänzende Software zum TERA-BAN, die alles beinhaltet. Die Ergänzung des Zeitpunkts der Fertigstellung der Maßnahme ist aus dem TERA-BAN ersichtlich, sofern dem LRA die Mitteilung vom Bauherrn übersandt wird. Eine zusätzliche Aufnahme in das manuelle Verzeichnis ist für das Bauamt entbehrlich und würde zusätzlichen unnötigen Aufwand verursachen, da bei Bedarf, sofern wie vor erwähnt vom Bauherrn übermittelt, im TERA-BAN abrufbar. Eine Nachfrage bei anderen Behörden ergab, dass diese auch zusätzliche Verzeichnisse zwecks Kontrolle führen. Das Eintragen von Bescheiddatum und Höhe in das manuelle Verzeichnis würde zusätzlichen unnötigen Aufwand bedeuten. Diese Angaben sind schneller aus der Beitragssoftware bzw. aus dem Bescheid ersichtlich, der alle Grundlagen wie z.B. auch die Flächenberechnung etc. enthält.

8 (12)

Hallenbad Fenster in der Bademeister-Aufsichtskabine: Während der Bauausführung wurde kurzfristig umgeplant und ein zusätzliches, festverglastes Fenster in der Bademeister-Aufsichtskabine eingebaut, um den Kassenautomaten besser im Blickfeld zu haben. Der nachträgliche Fenstereinbau kostete ca. 10.000 Euro (zusätzl. Architektenhonorar, Verlegen von Leitungen, Brandschutz, Firmen-Nachträge, etc.) und war so erheblich teurer, als bei einer regulären Beplanung im Vorfeld. Die Stadt befindet sich in einem Rechtstreit mit einer Firma über eine Schluss-Forderung von 3.136,43 Euro, u. a. ist eine Baustellentür verschwunden und Bauzäune waren beschädigt. Die Kosten des Rechtsstreits und der Bearbeitungsaufwand in der Verwaltung / Rechtsanwalt stehen in keinem Verhältnis zur Streitsumme und zur Baumaßnahme. N.b.: Das Gewerk hatte an der Gesamtbausumme von 6.7 Mio. Euro einen Anteil von ca. 1 Mio. Euro. Hier ist - am besten schon im Vorfeld - ein Vergleich anzustreben, um Verwaltungsaufwand und Verfahrenskosten einzusparen. Mängelliste Hallenbad Die Mängelliste des Hallenbades umfasste ursprünglich 200 Punkte. Ein großer Teil ist mittlerweile erledigt. Die restlichen Mängel müssen mit den Fachleuten abgearbeitet werden, so dass der Stadt keine Nachteile entstehen. Bei solch großen Bauprojekten ist eine Information / ein Sachstandsbericht des Ratsgremiums hierüber wünschenswert.

Fenster in der Bademeister-Aufsichtskabine Das Fenster wurde bereits in der Planungsphase gewünscht. Da es sich um einen Brandschutzabschnitt handelte wurde jedoch aus Kostengründen darauf verzichtet, da Besucher bei evtl. Problemen am Automaten das Personal über die danebenliegende Glastüre erreichen können. Rechtsstreit Da es sich nicht nur um die eine Firma handelte wurden die Schlussforderungen mehrerer Firmen an einen Rechtsanwalt übergeben. Mängelliste Hierbei handelte es sich noch um Abnahmemängel, die von den Firmen zwischenzeitlich erledigt wurden. Zwischenzeitlich aufgetretene Gewährleistungsmängel werden gem. VOB, wie bei jedem Bauprojekt üblich, weiterverfolgt. Vereinzelt ist auch die Einschaltung von Gutachtern erforderlich.

9 (12)

Wasserschaden Kindergarten Volkach Die Stadt Volkach ist mit bisher 136.710 € Euro Schadenskosten in Vorleistung getreten. Der Wasserschaden ist mittlerweile 1 ½ Jahre (Dezember 2017!) her. Es konnte dem RPA keine Auskunft über den aktuellen Sachstand gegeben werden. Es sei ein Anwalt beauftragt. Bitte das Gremium zeitnah über den Sachstand informieren, wie der Schaden abgewickelt wird (Architekt, Baufirma, Versicherung?). Der Stadt darf durch den Schaden und die Vorleistung kein Nachteil entstehen.

Die Stadt Volkach wird in dieser Schadensangelegenheit von der Rechtsanwaltkanzlei Fries, Herrn Dr. Herrmann, vertreten. Da es für die Geltendmachung des Schadens keine Frist gibt, wird die Bauverwaltung nach der Urlaubszeit die Rechnungen und Unterlagen zusammenstellen und dem Rechtsanwaltbüro zur Geltendmachung übersenden. Die Sachbearbeiterin konnte die Abrechnung bisher nicht fertigstellen, da sie krankheitsbedingt schon seit längerer Zeit ausgefallen ist. Es wurde bereits recherchiert und versucht den Vorgang in Verbindung mit anderen Kollegen abzurechnen, was bisher allerdings noch nicht abschließend möglich war. Architekt und Bauunternehmer haften grundsätzlich als Gesamtschuldner.  Der Verschuldensanteil wird zwischen den Beiden geregelt. Da der Schaden allerdings auf einen Ausführungsfehler des Bauunternehmers zurückzuführen ist und der Architekten lediglich seine Aufsichtspflicht verletzt hat wird die Baufirma wohl überwiegend für den Schaden aufkommen müssen. Die Stadt Volkach bekommt den Schaden von der Versicherung erstattet.

10 (10)	Rechtsstreitigkeiten Bei allen anstehenden / laufenden Rechtsstreitigkeiten sollte der Stadtrat hiervon in Kenntnis gesetzt werden (TOP nö Bekanntgeben).
	Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und zukünftig beachtet.

11 (12)

Schelfenhaus Der historische Holzboden im Schelfenhaus sollte bereits seit 2 Jahren instandgesetzt werden. Haushaltsmittel (7901/5010 – 22.000 €) sind vorhanden. Er ist in einem sehr schlechten Zustand. Erschwerend kommt hinzu, dass wegen der anstehenden Sanierung auf die turnusgemäßen Pflegemaßnahmen verzichtet wurde. So leidet der Boden noch stärker. Der Boden muss baldmöglich aufgearbeitet, bzw. zumindest eingepflegt werden. Bei allen anstehenden / laufenden Rechtsstreitigkeiten sollte der Stadtrat hiervon in Kenntnis gesetzt werden (TOP nö Bekanntgeben).

Die Sanierung konnte wegen Erkrankung der Sachbearbeiterin noch nicht erfolgen. Sollte sich die Personalkapazität im Bauamt nicht entspannen wird versucht vorab nochmals eine Pflegemaßnahme ausführen zu lassen.

12 (13)

„Fest der Demokratie“ Bayer. Verfassung an der Konstitutionssäule in Gaibach Beim Bürgerfest Bayer. Verfassung hat die Stadt die Kosten der Sicherheitswache der Feuerwehr in Höhe von ca. 570 Euro bezahlt (Kostenstelle der Feuerwehr HHST 1300/6300, Beleg Nr. 51 bis 57 Veranstalter war der Bayer. Landtag/Staatsregierung. Die Kosten sollten komplett vom Veranstalter getragen werden. Die Stadt hat für ihre Aufwendungen einen Zuschuss vom Veranstalter erhalten. Dann müssten die Kosten auf die richtige Kostenstelle gebucht werden. Bitte die städt. Aufwendungen und die Zuschusshöhe mitteilen. Sollte der Zuschuss nicht ausreichen, sollte der Veranstalter in die Pflicht genommen werden.

Für das „Fest der Demokratie“ an der Konstitutionssäule in Gaibach waren in den Haushalt 2018 Einnahmen (Spenden/Zuschüsse) in Höhe von 3.000 € und Aufwendungen von 10.000 € eingestellt. Der Anteil der Stadt war mit 7.000 € kalkuliert. Der tatsächliche Aufwand der Stadt errechnet sich wie folgt: Einnahmen (Spenden und Zuschüsse): 10.870 € (Raiba Volkach 750 €, SPK 1.000 €, Heimatverein 1.620 €, LAG Ziel 1.000 €, Landkreis 5.000 €, Bayerische Volksstiftung 1.500 €). Ausgaben waren in Höhe von 18.142,54 € (3431/6319) zu verzeichnen. Hinzu kommt die Sicherheitswache der Feuerwehren in Höhe von 570,03 € (Umbuchung wegen Jahresabschluss nicht mehr möglich), Gesamtaufwand somit 18.712.57 €. Hieraus errechnet sich ein Zuschussanteil der Stadt Volkach in Höhe von 7.842,57 €. Dieser Betrag liegt um 842,57 € über dem kalkulierten städt. Anteil lt. HHPlan. Dies entspricht einer Kostenüberschreitung von 12 %. Stellungnahme SG 11 – Bereich „Feuerwehrwesen“ Am 17. Mai 2018 hielt die BBDO Live GmbH im Auftrag der Bayerischen Staatsregierung das große Bürgerfest „Gemeinsam Bayern feiern an der Konstitutionssäule“ in Gaibach ab. Im Zuge der Sicherheitskonzeption - verbunden mit dem Erlaubnisbescheid der Verwaltungsgemeinschaft Volkach (AZ: SG 11 – 1320/04 vom 09. Mai 2018/14. Mai 2018) - wurde hierfür eine Sicherheitswache nach Art. 4 Abs. 2 Satz 1 des Bayerischen Feuerwehrgesetzes – BayFwG angeordnet. Diese Sicherheitswache wurde von den Feuerwehren Volkach, Gaibach und Fahr durchgeführt. Die Stundenvergütungen waren nach § 11 Abs. 5 AVBayFwG direkt an die Feuerwehrdienstleistenden auszuzahlen. Der hierfür zugrunde gelegte Stundensatz ergibt sich aus der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern, für Bau und Verkehr vom 28. Juli 2017, Az. ID1-2234-2-2. Mit Feuerwehrleistungsbescheid vom 08.08.2019 wurde der gesamte Feuerwehreinsatz (Streckenkosten, Ausrückekostenstunden, Personalkosten) der BBDO Live GmbH „in Rechnung gestellt“. Der anzufordernde Kostensatz nach Art. 28 Abs. 2 Nr. 6 BayFwG beläuft sich auf EUR 5.064,10 – angeordnet auf 03/1300.1149. Stellungnahme SG 11 – Bereich „Verwendungsnachweise/Zuschüsse“ Alle vorliegenden Ein- und Ausgaben wurden in einem Verwendungsnachweis an den Bezirk Unterfranken (Unterfränkische Kulturstiftung) für die Bewilligung der maximal zugesagten Fördermittel von 7092,00 € eingereicht. Leider wurde der Antrag abgelehnt, weil einige kleine Aufträge seitens Dr. Feuerbach vor dem offiziellen Maßnahmenbeginn vergeben worden waren. Dies verstößt gegen die Förderrichtlinien. Frau Martin hat daraufhin mit dem Direktor der Bezirksverwaltung, Dr. Janke, gesprochen. Daraufhin haben wir eine neue Stellungnahme abgegeben, die in der nächsten Kulturausschusssitzung behandelt wird. In der Regel wird über die Anträge dort wohlwollend entschieden. Die nächste Sitzung ist nach Aussage von Gerlinde Martine jedoch erst 2020. Damit wird voraussichtlich der Geldeingang auch erst 2020 sein. Die beantragten Fördermittel belaufen sich auch 7.312,76 €, der maximal zugesagte Förderbetrag liegt wie erwähnt bei 7.092,00 €.

13 (12)	Parken per Handy, Parkster Er war nicht klar, ob das Handyparken mit der App „Parkster“ an den bewirtschafteten Wohnmobilstellplätzen eingerichtet ist. Bitte baldmöglich auch dort das Parken per Handy einführen. Durch das benutzerfreundliche System können die Parkerlöse gesteigert werden, weil dort die Tarife und Verweildauer höher als in der Altstadt sind.
	Parkster wurde aufgefordert das Handyparken an den Wohnmobilstellplätzen zu ermöglichen. Lt. Firma besteht dort allerdings ein schlechter Empfang.

14 (13)	Rechnungsbelege, rechnungsbegründende Unterlagen AO 7794: Die zugrundeliegende Eingangsrechnung und der darauf basierende Auszahlungsbeleg wurden von der gleichen Person geschrieben und festgestellt. Der Ersteller der Rechnung kann nicht die gleiche Person sein, die die Rechnung prüft und anordnet.
	In Zukunft werden die Rechnungen des Tourismusvereins Volkacher Mainschleife e.V. vom Kassier des Tourismusvereins, Herrn Peter Haupt, unterzeichnet.

15 (11)

Feuerwehren Der Feuerwehrbedarfsplan steht seit 4 Jahren immer noch aus. Auf die Dringlichkeit wird verwiesen. Mangels Feuerwehrbedarfsplan ist eine zielführende Beschaffung von Ausrüstung und Fahrzeugen kaum möglich.

Der Feuerwehrbedarfsplan ist in Bearbeitung. Die Angaben im Bedarfsplan wären nun noch zu ergänzen und zu verifizieren, bevor auf dieser Datenbasis ein Arbeitskreis über die künftigen Anschaffungsbedürfnisse entscheidet. Die weitere Fortschreibung des Feuerwehrbedarfplans ist stark gefährdet und kann ohne zusätzliche personelle Ressourcen derzeit nicht weiterbearbeitet werden. Die dahinterstehende Problematik ist der Sachgebiets- und Geschäftsleitung bekannt.

16 (12)

Prüfbericht techn. Rechnungsprüfung Prüfobjekte: 1. Hallenbad 2. Untere und obere Hauptstraße (Straßenbau) 3. Umgestaltung der Kartäuserstraße in Astheim Die stichprobenweise technischen Prüfung beinhaltet die kritische Würdigung, ob bei der Abwicklung in formeller und materieller Hinsicht richtig verfahren wurde. Bescheinigungen auf den Kassenanordnungen und den sie begründeten Unterlagen („sachlich und rechnerisch richtig") wurden durch Nachrechnen, Einsicht in Akten, persönliche Nachfragen und durch Ortsbesichtigungen auf die Richtigkeit hin überprüft. Zu 1. Hallenbad: Die für einen geordneten Projektablauf erforderlichen Schritte wurden in der Praxis teils übersprungen bzw. vermengt, mit der fast schon zwangsläufigen Folge von Planungsunstimmigkeiten, Bauablaufstörungen und Kostenüberschreitungen. Die bei der örtlichen Rechnungsprüfung angestellten Überlegungen hinsichtlich den terminlich und finanziell "aus dem Ruder" gelaufenen Gewerke, haben ihre Ursachen in den schwierigen Verhandlungen mit dem Planer, den Fachplanern und dem Projektsteuerer. Festzustellen ist: - vom Planer waren nicht alle notwendigen Planungsleistungen geklärt, verhandelt und in den Vertrag mit aufgenommen - der Vertrag mit dem Planer enthält keine Kostenobergrenze, wie es in vergleichbaren Fällen vom BKPV vorgeschlagen wird. Bei der Abstimmung im Ablauf der jeweiligen Leistungsphasen müssen die Interessen und Ziele zur rechten Zeit ermittelt und Zielkonflikte gelöst werden. Die in späteren Abschnitten als " Bauherrenwünsche" bezeichneten Änderungen sind nichts anderes als Nachbesserungen der Planung, weil hier vom Planer nicht frühzeitig über besser geeignete Varianten informiert wurde. Bei der nachweislich schwierigen Baumaßnahme war immer wieder eine sogenannte „Planung der Planung" als Teil der Projektsteuerung erforderlich. Der Schriftverkehr belegt die nicht einfachen Absprachen zwischen Planer, Projektsteuerer und Bauamt. Die Unstimmigkeiten im Bauablauf und die unterschiedlichen Arbeitsweisen der externen Planer waren nur durch einen unverhältnismäßig hohen Zeitaufwand durch das städtische Bauamt weitestgehend zu kompensieren. Die Einzahlungen und Auszahlungen sowie die Einnahmen und Ausgaben sind begründet und belegt. Entsprechend den umfangreichen maßnahmenspezifischen Änderungen kann der Bauverwaltung eine wirtschaftliche und sparsame Abwicklung trotz der geringen Personaldecke attestiert werden. Die Art und Weise der Abwicklung durch den Planer, der örtlichen Bauüberwachung und dem Projektsteuerer ist kritisch zu betrachten. Gemäß Paragraph 14 VOB/A ist für die vertragsgemäße Erfüllung bei öffentlichen Ausschreibungen eine Sicherheitsleistung erst ab einer voraussichtlichen Auftragssumme von 250.000,- € zu fordern. So gesehen ist zu überprüfen, ob bei kleineren Aufträgen generell auf Sicherheitsleistungen verzichtet werden soll/kann, da sehr zeitaufwendig (s. Hinweise BKPV). Im vorliegendem Beispiel Hallenbad: - Blitzschutzarbeiten: nur 272, 27 € Sicherheitseinbehalt - Verbundelemente: nur 746, 67 € Sicherheitseinbehalt

Die Feststellungen/Hinweise werden zur Kenntnis genommen. Es kann nur bestätigt werden, dass die gesetzlichen Vorgaben für das öffentliche Auftragswesen leider nicht immer zu optimalen und zufriedenstellenden Ergebnissen für die Kommunen führen.

17 (12)

Zu 2. Untere und obere Hauptstraße Die Maßnahme wurde stichproben- und mehrjahresbezogen geprüft. Gegenstand der Prüfung waren das Vergabe- und Nachtragsmanagement: a. Vergabe: Das Vergaberecht schreibt dem öffentlichen Auftraggeber nicht nur vor, wie er einen zu vergebenden Auftrag in einem strukturierten Vergabeverfahren auszuschreiben hat. Das Vergaberecht greift vielmehr noch weiter in die Entscheidungshoheit des öffentlichen Auftraggebers ein und diktiert ihm darüber hinaus in einem entscheidenden Punkt, wie er seine Ausschreibung zu gestalten hat. Nach § 97 Abs. 3 S. 2 GWB sind Leistungen in der Menge aufgeteilt (Teil Lose) und getrennt nach Art oder Fachgebiete (Fachlose) zu vergeben. Ein beauftragtes Ingenieurbüro hat hinsichtlich eines erhöhten zeitlichen, organisatorischen und personellen Aufwands, welcher stets mit der losweisen Vergabe einhergeht, natürlich ein Interesse an einer Gesamtvergabe. Bei einer losweisen Vergabe der unteren Hauptstraße hätten sich entsprechend der nachfolgenden Aufstellung Einsparungen in Höhe von 59.211,35 Euro erzielen lassen. Ergebnis " Los" Kanal- und Wasserleitungsarbeiten: 1. Firma H:          345.257,26 € 2. Bietergemeinschaft M/N          404.468,61 € Ergebnis " Los" Straßenbaumaßnahme   „Sommeracher Tor" 1. Bietergemeinschaft M/N             58.974,26 € Ergebnis " Los" Straßenbau  1. Bietergemeinschaft M/N           839.356,03 € Auftragssumme Gesamtvergabe        1.302.798,90 € wie durchgeführt Auftragssumme bei losweiser Vergabe        1.243.587,55 € Mögliche Einsparung bei losweiser Vergabe:             59. 211,35 €        ============= Bei einer losweisen Vergabe hätte die Firma H, für das Los „Kanal- und Wasserleitungsarbeiten“ den Zuschlag erhalten. Die Bietergemeinschaft M/N hätte für das Los „Straßenbau“ und das Los „Straßenbaumaßnahme Sommeracher Tor“ den Zuschlag erhalten. Bei der durchgeführten Gesamtvergabe wurde der Auftrag an die Bietergemeinschaft M/N vergeben. Alle Firmen sind fachkundig, leistungsfähig, dem Bauherren und den Ingenieurbüros bekannt und hätten die Maßnahme sicherlich mit der gleichen Qualität gemeinsam abgewickelt. Angesichts der Einsparungen in Höhe von fast 60.000 Euro sollte künftig hierauf besonders geachtet werden. Falls keine losweise Vergabe erfolgt, sollte eine Begründung beigefügt werden. b. Nachtragsmanagement: Die stichprobenartige Prüfung hinsichtlich der Abwicklung der Nachtragsangebote ergab keine Beanstandungen.

Die Feststellungen/Hinweise werden zur Kenntnis genommen. Bei einer derartig anspruchsvollen Maßnahme wie der Umgestaltung der Hauptstraße lag es im Interesse der Stadt, dass es für die beteiligten Anwohner, Gewerbetreibenden und gastronomischen Betriebe zu einem möglichst reibungslosen Ablauf kommt, was bei einer losweisen Vergabe an unterschiedliche Firmen nicht gewährleistet gewesen wäre.

18 (12)	Umgestaltung der Kartäuser Straße in Astheim Die stichprobenartige Prüfung hinsichtlich Vergabe und Abwicklung ergab keine Beanstandungen.
	Die Feststellung (keine Beanstandung) wird zur Kenntnis genommen.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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11. Feststellung der Jahresrechnung 2018

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö	beschließend	11

Vorbericht

Die Feststellung der Jahresrechnung wird vorgeschlagen.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 19, Dagegen: 0

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12. Entlastung der Jahresrechnung 2018

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö	beschließend	12

Vorbericht

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 18, Dagegen: 0

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13. Bekanntgaben & Berichterstattungen

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		13

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13.1. Bekanntgabe aus nichtöffentlicher Sitzung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		13.1

Vorbericht

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13.2. weitere Bekanntgaben

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		13.2

Vorbericht

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14. Wünsche & Anträge

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		14

Vorbericht

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15. Bürger fragen - der Stadtrat antwortet

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Stadtrat Volkach (Stadt Volkach)	Stadtratssitzung Volkach	18.11.2019	ö		15

Vorbericht