Datum: 17.03.2022
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Schelfenhaus, Festsaal
Gremium: Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Körperschaft: Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Öffentliche Sitzung, 17:45 Uhr bis 18:30 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
1	Widmung des Terroir-f-Punktes in Nordheim am Main für die Vornahme von Eheschließungen, Fl.Nr. 1149/1
2	Widmung von Trauorten für die Verwaltungsgemeinschaft Volkach
3	Bekanntgabe der Niederschrift über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2020 mit Erledigungsbericht
4	Feststellung der Jahresrechnung 2020
5	Entlastung der Jahresrechnung 2020
6	Vorlage der Jahresrechnung 2021
7	Finanzplan, Stellenplan und Haushaltssatzung mit Haushaltsplan der Verwaltungsgemeinschaft Volkach für das Haushaltsjahr 2022
8	Beratungsleistungen im Rahmen des Datenschutzes
9	Personalangelegenheit - Neueinstellung Mitarbeiter/in Klimaschutzmanagement
10	Personalangelegenheit - Neueinstellung Mitarbeiter/in EDV
11	Abschlusss eines Kooperationsvertrages
12	Bekanntgaben & Berichterstattung
13	Wünsche & Anträge

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1. Widmung des Terroir-f-Punktes in Nordheim am Main für die Vornahme von Eheschließungen, Fl.Nr. 1149/1

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö	beschließend	1

Vorbericht

Die Eheschließung muss:

• In würdiger Form vorgenommen werden, d.h. sich am Anstandsgefühl und Empfinden der Allgemeinheit orientieren.
• Ordnungsgemäß vorgenommen werden. Hierzu muss sich der zu widmende Ort innerhalb des Zuständigkeitsbereiches des jeweiligen Standesamtes befinden. 
• Die Beurkundung darf nicht gefährdet sein und der Ort muss frei von störenden Umgebungs- und Witterungseinflüssen sein und muss auch unter zumutbaren Bedingungen erreicht und genutzt werden können, d.h. bei unzumutbaren Umwelteinflüssen muss die Trauung in den Räumen des Standesamtes vorgenommen werden.
• Vorsichtsmaßnahmen gegen Wind werden getroffen, die Akten werden entsprechend gesichert. 
• Die Nutzung des Ortes muss durch die Gemeinde rechtlich gesichert sein. 

Künftige Eheschließende müssen aus Gründen der Gleichbehandlung die Wahl haben, welchen Eheschließungsort sie bevorzugen, soweit dies die Terminlage nach dem Prioritätsprinzip zulässt. 

Somit sind alle Kriterien für eine Eheschließung am Terroir-f-Punkt in den Nordheimer Weinbergen, Fl.-Nr. 1149/1, erfüllt. 

Der Terroir-f-Punkt muss noch zum Ort für Eheschließungen gewidmet werden.

Für den Mehraufwand außerhalb des Rathauses wird eine Gebühr fällig.

Der Gemeinderat Nordheim a. Main hat durch Beschluss in der Sitzung am 18.01.2022 den Terroir-f-Punkt in Nordheim a. Main als Ort zur Vornahme von Eheschließungen gewidmet. Zuständig für die Entscheidung, welcher Ort zur Vornahme von Eheschließungen bestimmt wird, ist jedoch die Verwaltungsgemeinschaft § 1 Abs. 2 PStG; Art. 1 Abs. 1 AGPStG; Art. 4 Abs. 1 Satz 1 VGemO.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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2. Widmung von Trauorten für die Verwaltungsgemeinschaft Volkach

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö	beschließend	2

Vorbericht

Zuständig für die Entscheidung, welcher Ort zur Vornahme von Eheschließungen bestimmt wird, ist jedoch die Verwaltungsgemeinschaft § 1 Abs. 2 PStG; Art. 1 Abs. 1 AGPStG; Art. 4 Abs. 1 Satz 1 VGemO.

Beschluss

Aussichtsturm Sommerach

Fähre in Nordheim a. Main

Fähre in Fahr

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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3. Bekanntgabe der Niederschrift über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2020 mit Erledigungsbericht

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö	beschließend	3

Vorbericht

Die Niederschrift zur Rechnungsprüfung wird dem Gremium hiermit zur Kenntnis gegeben.

Es haben sich zwei Prüfungsfeststellungen, die nachfolgend aufgeführt sind, ergeben:

1	Rechnungsadressierung Wie in den Vorjahren festgestellt, sind Rechnungen oftmals an die Stadt Volkach adressiert, obwohl sie die Verwaltungsgemeinschaft Volkach betreffen. Die Sachbearbeiter werden erneut gebeten, zukünftig durch entsprechende Vermerke die Zuordnung klarzustellen bzw. die Rechnungssteller auf eine ordnungsgemäße Adressierung hinzuweisen.
alle	Die Sachbearbeiter wurden erneut darauf hingewiesen, zukünftig auf die richtige Adressierung der Rechnungen zu achten. Um Verwaltungsaufwand zu ersparen, soll neben der Adresse ein handschriftlicher Vermerk mit der richtigen Adressierung angebracht werden.
2	Dienstreisen der Beschäftigten Bei verschied. Beschäftigten wurden Auslagen für Dienstreisen erstattet. Zukünftig sind bei Dienstreisen die Genehmigungen durch den Vorgesetzten mit anzufügen.
SG10	Die Sachbearbeiterin wird darauf hingewiesen, dies zu beachten.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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4. Feststellung der Jahresrechnung 2020

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö	beschließend	4

Vorbericht

Die Jahresrechnung 2020 wurde vom Rechnungsprüfungsausschuss der Gemeinschaftsversammlung am 01. Juli 2021 örtlich geprüft und die Niederschrift bekannt gegeben.

Die Feststellung der Jahresrechnung wird vorgeschlagen.

Beschluss

Das Ergebnis der örtlichen Rechnungsprüfung wurde zur Kenntnis genommen.

Die angefallenen über- und außerplanmäßigen Ausgaben (Haushaltsüberschreitungen) werden,

soweit sie erheblich sind und nicht schon beschlossen wurden, hiermit gemäß Art. 66 Abs. 2 GO

nachträglich genehmigt. Die Jahresrechnung wird mit folgenden Ergebnissen festgestellt:

Ergebnis         Verwaltungs- haushalt Euro Vermögens- haushalt Euro insgesamt Euro Soll-Einnahmen 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08  Neue Haushaltseinnahmereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltseinnahmereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kasseneinnahmereste (-) 0,00 0,00  0,00  Summe bereinigte Soll-Einnahmen 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08  Soll-Ausgaben 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08  Neue Haushaltsausgabereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltsausgabereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kassenausgabereste (-) 0,00  0,00  0,00  Summe bereinigte Soll-Ausgaben 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08 Etwaiger Unterschied       0,00  0,00  0,00  darin sind enthalten Bezeichnung Euro-Betrag Haushaltsansatz Zuführung zum Vermögenshaushalt 0,00 € 23.276,00 € Überschuss (Zuführung an Allg.Rücklage) 0,00 € 0,00 € Entnahme aus der Allgem. Rücklage 49.031,69€ 24.224,00 € Zuführung vom Vermögenshaushalt 14.375,89 € 0,00 € Gesamtbetrag der beim Jahresabschluss unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder Unerledigte Verwahrgelder 3.808,40 € Unerledigte Vorschüsse -727,31 € Stand des Vermögens u.d. Schulden     zu Beginn des Haushaltsjahres am Ende des Haushaltsjahres Vermögen/Rücklagen 86.563,41 € 37.531,72 € Schulden 0,00 € 0,00 €

Weitere Einzelheiten sind den Unterlagen zur Haushaltsrechnung zu entnehmen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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5. Entlastung der Jahresrechnung 2020

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö	beschließend	5

Vorbericht

Die Örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2020 wurde am 01. Juli 2021 durchgeführt und der Erledigungsbericht bekannt gegeben.

Da keine Einwendungen erhoben wurden, wird die Entlastung der Jahresrechnung vorgeschlagen.

Beschluss

Der Verwaltung wird mit nachfolgenden Abschlusszahlen für die Jahresrechnung 2020 der

Verwaltungsgemeinschaft Volkach Entlastung erteilt.

(Der Gemeinschaftsvorsitzende, Herr Heiko Bäuerlein, hat an der Abstimmung nicht teilgenommen).

Ergebnis         Verwaltungs- haushalt Euro Vermögens- haushalt Euro insgesamt Euro Soll-Einnahmen 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08  Neue Haushaltseinnahmereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltseinnahmereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kasseneinnahmereste (-) 0,00 0,00  0,00  Summe bereinigte Soll-Einnahmen 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08  Soll-Ausgaben 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08  Neue Haushaltsausgabereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltsausgabereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kassenausgabereste (-) 0,00  0,00  0,00  Summe bereinigte Soll-Ausgaben 2.470.935,39  49.031,69  2.519.967,08 Etwaiger Unterschied       0,00  0,00  0,00  darin sind enthalten Bezeichnung Euro-Betrag Haushaltsansatz Zuführung zum Vermögenshaushalt 0,00 € 23.276,00 € Überschuss (Zuführung an Allg.Rücklage) 0,00 € 0,00 € Entnahme aus der Allgem. Rücklage 49.031,69€ 24.224,00 € Zuführung vom Vermögenshaushalt 14.375,89 € 0,00 € Gesamtbetrag der beim Jahresabschluss unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder Unerledigte Verwahrgelder 3.808,40 € Unerledigte Vorschüsse -727,31 € Stand des Vermögens u.d. Schulden     zu Beginn des Haushaltsjahres am Ende des Haushaltsjahres Vermögen/Rücklagen 86.563,41 € 37.531,72 € Schulden 0,00 € 0,00 €

Weitere Einzelheiten sind den Unterlagen zur Haushaltsrechnung zu entnehmen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 11, Dagegen: 0

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6. Vorlage der Jahresrechnung 2021

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö	beschließend	6

Vorbericht

In der Jahresrechnung ist das Ergebnis der Haushaltswirtschaft gem. § 77 KommHV nachzuweisen.
Die Jahresrechnung 2021, die hiermit der Gemeinschaftsversammlung zur Kenntnis gegeben wird,
schließt mit folgenden Ergebnissen ab und ist nach örtlicher Prüfung zur Feststellung und Entlastung
(erneut) vorzulegen.
Ergebnis					Verwaltungs- haushalt Euro	Vermögens- haushalt Euro		insgesamt Euro
Soll-Einnahmen					2.723.076,70	139.885.40		2.862.932,10
Neue Haushaltseinnahmereste (+)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Haushaltseinnahmereste (-)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Kasseneinnahmereste (-)					0,00	0,00		0,00
Summe bereinigte Soll-Einnahmen					2.723.076,70	139.855,40		2.862,932,10
Soll-Ausgaben					2.733.842,70	139.855,40		2.873.698,10
Neue Haushaltsausgabereste (+)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Haushaltsausgabereste (-)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Kassenausgabereste (-)					10.766,00	0,00		10.766,00
Summe bereinigte Soll-Ausgaben					2.723.076,70	139.855,40		2.862.932,10
Etwaiger Unterschied					0,00	0,00		0,00
darin sind enthalten
Bezeichnung			Euro-Betrag			Haushaltsansatz
Zuführung zum Vermögenshaushalt			139.776,40 €			40.000,00 €
Überschuss (Zuführung an Allg.Rücklage)			95.035,10 €			0,00 €
Entnahme aus der Allgem. Rücklage			0,00 €			25.500,00 €
Zuführung vom Vermögenshaushalt			0,00 €			0,00 €
Gesamtbetrag der beim Jahresabschluss unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder
Unerledigte Verwahrgelder						3.103,62 €
Unerledigte Vorschüsse						-560,03 €
Stand des Vermögens u.d. Schulden			zu Beginn des Haushaltsjahres			am Ende des Haushaltsjahres
Vermögen/Rücklagen			37.531,72 €			132.566,82 €
Schulden			0,00 €			0,00 €
Weitere Einzelheiten sind den Unterlagen zur Haushaltsrechnung zu entnehmen.

Beschluss

Die Jahresrechnung, der Rechenschaftsbericht mit dem Stand der Rücklagen, der Schulden und des Ver-mögens sowie die Entwicklung der wichtigsten Einnahmen und Ausgaben wurden zur Kenntnis genommen. Die Jahresrechnung ist nach örtlicher Prüfung zur Feststellung (erneut) vorzulegen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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7. Finanzplan, Stellenplan und Haushaltssatzung mit Haushaltsplan der Verwaltungsgemeinschaft Volkach für das Haushaltsjahr 2022

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö	beschließend	7

Vorbericht

Im Stellenplan nach § 6 KommHV sind 2 Beamtenstellen, 31,8 tariflich Beschäftigte und 
1 Auszubildende vorgesehen.

Bei der Aufstellung des Haushaltsplanes wurden die Zahlen der im Vorjahreshaushalt beschlossenen mittelfristigen Finanzplanung zugrunde gelegt und entsprechend der letzten Rechnungsergebnisse und der bisherigen Ergebnisse des laufenden Jahres fortgeschrieben.

Der zur Beratung vorliegende Arbeitshaushaltsplan ist in den Einnahmen und Ausgaben ausgeglichen. 

Das Gesamtvolumen beträgt 2.981.400 €.

Der Verwaltungshaushalt umfasst 2.905.400 €, der Vermögenshaushalt 76.000 €.

Zur Deckung der Ausgaben stehen im Verwaltungshaushalt 493.400 € an sonstigen Einnahmen zu Verfügung. Der ungedeckte Bedarf erhöhte sich von 2.278.472 € im Jahre 2021 um 133.528 € (maßgeblich auf Grund der Tariferhöhungen) auf 2.412.000 € im Jahre 2022. Dieser Betrag ist als Umlage von den Mitgliedsgemeinden nach der Einwohnerzahl aufzubringen. Die Einwohnerzahl zum 30.06.2021 beträgt 11.272 Einwohner, also 48 Einwohner mehr als für 2021 anzusetzen waren. Hiernach ergibt sich eine Umlage von 214 €.

Es sind weder Kredite für Investitionen noch Verpflichtungsermächtigungen erforderlich. Der Höchstbetrag der Kassenkredite wird vorsorglich auf 484.000 € festgesetzt. Nähere Einzelheiten sind dem Vorbericht und den Anlagen zum Haushaltsplan zu entnehmen.

Nach Bekanntgabe des Vorberichts und Beratung der einzelnen Haushaltsansätze wird vorgeschlagen, dem Finanzplan, dem Stellenplan und der Haushaltssatzung mit ihren Anlagen sowie der Umlagenhöhe zuzustimmen.

Beschluss

Der Finanzplan für den Zeitraum bis 2025 wird anerkannt.

Im Stellenplan nach § 6 KommHV sind 2 Beamtenstellen, 31,8 tariflich Beschäftigte und 1 Auszubildende ausgewiesen.

Die Verwaltungsumlage für das Haushaltsjahr 2022 wird unter Zugrundelegung der Einwohnerzahl zum 30.06.2021 auf 214 € je Einwohner festgesetzt. Der Gesamtbetrag ist mit einem Viertel am 25. des ersten Quartalmonats fällig.

Die Haushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2022 wird in den Einnahmen und Ausgaben im Verwaltungshaushalt auf 2.905.400 € und im Vermögenshaushalt auf 76.000 € festgesetzt.

Kredite zur Finanzierung von Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen werden nicht aufgenommen. Verpflichtungsermächtigungen sind nicht anzusetzen. Der Höchstbetrag der Kassenkredite wird auf 484.000 € festgesetzt.

Die Haushaltssatzung tritt mit dem 1. Januar 2022 in Kraft.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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8. Beratungsleistungen im Rahmen des Datenschutzes

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö		8

Vorbericht

Die Teilstelle beinhaltete auch den Datenschutz aller von der VGem verwalteten Behörden und Einrichtungen (Mitgliedsgemeinden, Bauhöfe, KiTa`s etc.).

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Aufgabe mit 0,2 Stellen nicht ausreicht und auf ca. 0,3 erhöht werden müsste. Ein anderer geeigneter Beschäftigte/r, welcher mit Zusatzstunden die Aufgabe übernehmen könnte steht derzeit nicht zur Verfügung. 

Es wird deshalb geprüft, ob eine externe Vergabe sinnvoll ist. Es werden derzeit Gespräche mit Firmen geführt, welche die Aufgabe übernehmen würden. Die Kosten sich belaufen auf ca. 12.000 Euro für die Erstaufnahme und jährlich ca. 13.000 Euro für die Beratung und Übernahme des hauptamtlichen Datenschutzbeauftragten.

Die Teilstelle des Datenschutzbeauftragten (ca. 14.000 Euro/Jahr) würde nicht mehr besetzt werden. 

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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9. Personalangelegenheit - Neueinstellung Mitarbeiter/in Klimaschutzmanagement

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö		9

Vorbericht

Die Stelle ist im Stellenplan enthalten und mit EG 9 bis 11 bewertet, je nach Ausbildung.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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10. Personalangelegenheit - Neueinstellung Mitarbeiter/in EDV

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö		10

Vorbericht

Die Stelle ist im Stellenplan enthalten und mit EG 9 oder 10 bewertet, je nach Ausbildung. Das Auswahlverfahren läuft derzeit.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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11. Abschlusss eines Kooperationsvertrages

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö		11

Vorbericht

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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12. Bekanntgaben & Berichterstattung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö		12

Vorbericht

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13. Wünsche & Anträge

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	17.03.2022	ö		13

Vorbericht