Datum: 22.09.2022
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal, Rathaus
Gremium: Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Körperschaft: Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Öffentliche Sitzung, 15:00 Uhr bis 15:05 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 15:05 Uhr bis 16:35 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
1	Überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2017 bis 2020 der Verwaltungsgemeinschaft Volkach
2	Bekanntgaben & Berichterstattung
3	Wünsche & Anträge

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1. Überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2017 bis 2020 der Verwaltungsgemeinschaft Volkach

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	22.09.2022	ö	beschließend	1

Vorbericht

Die Kämmerei hat nachfolgend die Erledigung der Prüfungsfeststellungen zusammengestellt:

Erledigungsbericht zum Prüfungsbericht vom 06.04.2022

Textziffern
1	Konten wurden nicht in den Büchern nachgewiesen.
	Die Nr. 1 (Sparkonto Kioskgemeinschaft) und 2 (Mietkaution) werden seit ihrer Anlage im Wertesachbuch geführt. Wobei Nr. 1 wegen Geringfügigkeit (0,90 €) aufgelöst wurde. Die Nr. 3 (Mietkaution) wird ab sofort im Wertesachbuch mitaufgenommen. Bei künftigen Mietkautionskonten (Sparbüchern) werden die Mieter eingetragen und der nötige Sperrvermerk für die Gemeinde eingetragen. Dies wurde der zuständigen Sachbearbeiterin beim Abschluss von künftigen Mietverträgen mitgeteilt.
2	Verfügungsberechtigung über Konten.
	Die Berechtigungen wurden wie oben aufgeführt mit Schreiben vom 09.02.2022 bei der Sparkasse Mainfranken und der Raiffeisenbank Volkacher Mainschleife geändert.
3	Unzulässige Buchungen im Verwahrbuch.
	a) VV-Konten für Stadtwerke Volkach KU Die Einnahmen aus der Personenkontenführung für die Kanalanschluss- und herstellungsbeiträge der Stadt Volkach und ihrer Ortsteile werden über das Konto der VGem. Volkach per Lastschrift eingezogen. Dies wird so praktiziert, da man für das Konto der Stadtwerke Volkach von jedem zahlungspflichtigen Einwohner ein neues SEPA-Mandat hätte einfordern müssen. Um diesen großen Verwaltungsaufwand zu umgehen, wurde diese Lösung vereinbart. Die aufgelaufenen Beträge auf den VV-Konten werden monatlich an die Stadtwerke überwiesen. b) VV-Konten für Geschäftsbesorgungsverträge (Bayerngrund) Bei Endabrechnung der Geschäftsbesorgungsverträge wird ein verbleibender Überschuss bzw. bestehendes Defizit dem Haushalt zugeführt bzw. entnommen. Zukünftig wird sowohl im Haushaltsplan, als auch in der Jahresrechnung die Abwicklung der Geschäftsbesorgungsverträge veranschlagt bzw. nachgewiesen. c) VV-Konten für Personal-/Elternbeirat Die Auflösung der Verwahrkonten wurde geprüft. Da sowohl der Personalrat, als auch der Elternbeirat nur temporär gewählt sind, würde bei Personenwechsel der Gremien ein hoher zusätzlicher Verwaltungsaufwand für die ständige Umschreibung/Neubeantragung der Berechtigungen entstehen. Da es sich um freiwillige Ehrenämter handelt und es immer schwieriger wird Personen zu finden, die diese Ämter übernehmen möchten, bleibt es zur Entlastung bis auf weiteres bei der vorgenannten Verfahrensweise. d) VV-Konten für Spenden Die Spendengelder sind überwiegend keinem speziellen Zweck zuzuordnen, sondern werden mit dem Hinweis „für soziale Zwecke“, etc. von Bürger/innen und Firmen überwiesen. Das Konto 565 (Brückendenkmal) wird 2022 aufgelöst werden, da die Spenden zur Beschaffung des Denkmals verwendet werden und das Denkmal 2022 eingeweiht werden soll. Die Kasse der VGem weist die Sachgebiete in regelmäßigen Abständen auf die Abwicklung der Spendengelder hin.
4	Eine Bereinigung der Kasseneinnahmereste wäre erforderlich.
	a) Uneinbringliche Forderung Die Rückstände für bereits eröffnete Insolvenzverfahren wurden für die PK-Nr. 0101079, 0101302, 0101731 und 0102012 im Jahre 2022 niedergeschlagen. Bei den PK-Nr. 0100957 und 0102198 wird das laufende Jahr noch abgewartet, dann erfolgt ebenfalls eine Niederschlagung. Die uneinbringlichen Forderungen für die PK-Nr. 0100690, 01018026 und 0103990 wurden ebenfalls niedergeschlagen. Die restlichen uneinbringlichen Forderungen für die PK-Nr. 0100631, 0174994 und 0145981 werden im September 2022 bei der örtlichen Rechnungsprüfung der Jahresrechnung der Stadt Volkach mit den Rechnungsprüfern besprochen und dann dem Stadtrat zeitnah in seiner Sitzung zur Niederschlagung vorgelegt. b) Überschreitung Fälligkeit Die Vorgehensweise beim Überschreiten der Fälligkeiten wurde ab dem Jahre 2022 wieder angepasst, da die Corona-Pandemie bzw. der Lockdown beendet ist. Es werden keine Zahlungserinnerungen mehr erstellt, sondern gleich Mahnungen versendet. Bei Nichtzahlung wird von der Kasse die Vollstreckung zeitnah eingeleitet.
5	Ergänzende Feststellungen und Hinweise zum Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen.
	a) Verwahrung der Fährkasse Fähre Fahr: Im Benehmen mit den Fährmännern wird eine Aufbewahrungsmöglichkeit des Kassenbarbestandes geprüft. Entweder wird ein zentraler Tresor im städt. Fährhaus (Maingasse) untergebracht oder jeder Fährmann erhält für seine Privaträume einen städtischen Tresor, der nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben ist. Je nach Lösung wird der Versicherungsschutz im Rahmen der Kassenversicherung mit dem Versicherungsträger geklärt. Fähre Nordheim a. Main: Für den Kassenbarbestand der Mainfähre Nordheim a. Main wurde bereits ein zentraler Tresor im Fährhaus (Mainstraße) beschafft. b) Ausstattung der Fährkasse mit Wechselgeld Nach Rücksprache mit den Fährmännern reicht der ausgegebene Wechselgeldvorschuss aus. Es ist keine Aufstockung vorgesehen. Die Fährmänner wurden nochmals strikt darauf hingewiesen, dass keine privaten Mittel in der Barkasse vorgehalten werden dürfen. Bei temporärem Mehrbedarf (Veranstaltungen, Sommer-/Ferienzeit) wird Kontakt mit den zuständigen Sachbearbeitern aufgenommen und ggf. eine Erhöhung des Wechselgeldvorschusses veranlasst. c) Zugriff auf die Barkasse des Bürgerbüros Eine Sachbearbeiterin wurde zur Kassenverantwortlichen benannt. Dies bedeutet, dass ab sofort nur noch die Kassenverantwortliche Zugriffsrecht in die Barkasse des Bürgerbüros hat. Sämtliche Zahlungen müssen durch die Kassenverantwortliche abgewickelt werden. Bei Urlaub wird ein Übergabeprotokoll mit Aufnahme des Bestandes gefertigt. Nach Rückkehr wird wiederum ein Protokoll der Übergabe erstellt. d) Bestandsnachweis Museum Barockscheune Das Sachgebiet 13 führt künftig eine Inventurliste, welche den Anfangsstand zu Saisonbeginn und den Endbestand der Bücher zum Saisonende erfasst. Mittels Einnahmeabrechnungen des Museums sind die Verkäufe entsprechend nachzuvollziehen und müssen am Saisonende mit den Stückzahlen im Museum übereinstimmen. e) Prüfung Tresorinhalt Der Tresorinhalt wurde überprüft und die nicht mehr zu verwahrenden Gegenstände (Gedenkmünzen, Bücher) wurden ins städt. Archiv verbracht bzw. verwertet. f) Überarbeitung Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen der VG Volkach wurde bezüglich der Regelungen der Anlegung von Rücklagen ergänzt und allen Beschäftigten bekanntgegeben. g) Bekanntmachung Haushaltssatzung  Die Bekanntmachung und Zugänglichkeit der Haushaltssatzung samt ihren Anlagen wurden bereits für den Haushalt 2022 angepasst.
6	Verbesserung der System- und Netzwerksicherheit.
	a) Verbesserung beim Virenschutz Für die Verbesserung des Virenschutzes wurde die zeitgesteuerte Überprüfung aktiviert und wird einmal die Woche durchgeführt. Der Virenschutz wurde auf allen Systemen kontrolliert und nachinstalliert, die Patch-Stand wird einmal die Woche oder nach Meldungen auf den neusten Stand gebracht. b) Sicherung der Transaktionsprotokolle bei SQL Server-Datenbanken Die EDV Abteilung steht mit den Software-Anbietern von AKDB und Komuna in Kontakt, um dieses zu ändern. c) Fehlende Anbindung mehrerer Arbeitsplatzrechner in WSUS Da es in der Vergangenheit immer wieder zu Problemen mit dem Wsus-Server gekommen ist, hat man sich entschieden das Softwareverteilungsprogramm Baramundi anzuschaffen und die Updates über dieses Programm zu verteilen. d) Anpassen der Kennwortrichtlinie Die Kennwortrichtlinien werden gemeinsam mit dem ISB überarbeitet und nach den neusten Empfehlungen des LSI und dem BSI umgesetzt.
7	Absicherung der finanzwirksamen Verfahren.
	a) Zugang zu mehreren Datenbanken finanzwirksamer Verfahren Auch hier steht die EDV Abteilung mit den Softwarehäusern in Kontakt, da eine Umstellung der Software Meso und OK. Wahl ansteht und das abgestellt werden soll. b) Ungeeignete Absicherung von Verfahrenszugängen Die externe Gebührenkasse war zum Zeitpunkt der Überprüfung nicht mehr in Gebrauch. c) Zugriff auf Schnittstellendateien Die Zugriffsrechte werden zeitnah überprüft und angepasst.
8	Maßnahmen zur Verbesserung der Kassensicherheit beim Einsatz finanzwirksamer Verfahren.
	a) Restriktive Rechtevergabe in CIP-KD aa) Eine Funktionstrennung ist hier aus organisatorischen und personellen Gründen nicht praktikabel. Sowohl die Kassenverwalterin, als auch die Kämmerin sind die ersten Ansprechpartner für die Nutzer der Finanzsoftware und haben die erforderlichen fachlichen Kenntnisse. Der Administrator ist rein für die techn. Serversysteme und Netzwerke zuständig. In den einzelnen Fachverfahren ist er nicht mit der Programm-Handhabung vertraut. bb) Zwei „admin“-Benutzerkonten wurden personalisiert, sodass ab sofort eine Zuordnung zu den Beschäftigten ersichtlich ist. Ein „admin“-Benutzerkonto (admin3) konnte durch Umorganisation vollständig gelöscht werden. cc) Sämtliche Benutzerkonten wurden im Hinblick auf ihre Zugriffsrechte überprüft. Die notwendigen Änderungen wurden vorgenommen. Teilweise war aufgrund von sachgebietsübergreifenden Aufgabenstrukturen keine Anpassung möglich. dd) Die „Historienpflege“-berechtigung wurde der Sachbearbeiterin (Steueramt1) entzogen. Ab sofort wird die Berechtigung nur im Einzelfall, wie vorgeschlagen, im 4-Augen-Prinzip erteilt. b) Sichere Aufbewahrung der Signaturkarten Die Signaturkarten werden ab sofort im persönlichen Rollcontainer der Sachbearbeiter aufbewahrt. Nach Dienstschluss werden die Container verschlossen und der zugehörige Schlüssel von den Beschäftigten mitgenommen. c) Organisatorische Regelungen zum Einsatz des elektronischen Anordungsworkflows Die Erstellung der geforderten Dienstanweisung ist in Arbeit und wird nach Fertigstellung in Kürze in Kraft gesetzt werden.
9	Stelle des Geschäftsleiters und Leiters Amtes 1 Hauptverwaltung zu hoch bewertet.
	Die Feststellung der Prüfung, dass die im Geschäftsverteilungsplan genannten Unterstellungen nur formeller Natur sein, entspricht nicht den Tatsachen, sondern wird faktisch auch entsprechend in der täglichen Praxis ausgeübt. Auch in schwierigen Grundstücksgeschäften (Gewerbe, Landwirtschaft) ist der Stelleninhaber regelmäßig involviert. Der Stelleninhaber verfügt zwar nicht über die geforderte Studienausbildung. Die Tätigkeit wird jedoch bereits seit 2003 ausgeübt, vorher war er 10 Jahre Stellvertreter. Die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten wurden durch die Berufserfahrung erworben.  Die zukünftige Eingruppierung der/des Nachfolgers/in richtet sich nach der Ausbildung und den dann übertragenen Aufgaben. Danach wird der Stellenplan, falls erforderlich, angepasst.
10	Unzulässige Überschreitung der regelmäßigen Arbeitszeit.
	a) Überschreitung monatliche Sollstundenzahl Die Programmierung der Zeiterfassung hinsichtlich der Trennung zwischen Geitzeitstunden und Mehrarbeitsstunden konnte wegen Arbeitsüberlastung im EDV Bereich leider noch nicht vollzogen werden. Durch die Stellenmehrung kann dies jedoch nun kurzfristig umgesetzt werden. Eine Kontrolle der Stundenzettel der Mitarbeiter erfolgt monatlich durch den Geschäftsstellenleiter.  Die Genehmigung der Überschreitungen erfolgt stillschweigend ohne Vermerk. Zur besseren Nachkontrolle wird in Zukunft ein entsprechender Prüfvermerk angebracht. b) Überschreitung tägliche Höchstarbeitszeit Eine Anpassung der Programmierung ist bereits mit den zuständigen Mitarbeitern besprochen und wird zeitnah umgesetzt. Gem. § 18 Abs. 1 Nr. 2 AzG ist das Arbeitszeitgesetz nicht anzuwenden auf Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zur selbständigen Entscheidung in Personalangelegenheiten befugt sind. Dies trifft auf den Leiter der Geschäftsstelle und deren Stellvertreterin zu.  Bei dem Mitarbeiter, welcher unter das Arbeitszeitgesetzt fällt, werden zukünftig entsprechende Kontrollen durchgeführt.
11	Auszahlung von Zeitguthaben an Beschäftigte.
	Die Programmierung der Zeiterfassung hinsichtlich der Trennung zwischen Gleitzeitstunden und Mehrarbeitsstunden wird zum 01.10.2022 umgesetzt. Bei der in der Prüfungsbemerkung genannten Stunden kann man davon ausgehen, dass diese aus Mehrarbeit außerhalb der Gleitzeit resultieren, da die Betroffene regelmäßig an Sitzungen der Stadt- und Gemeinderäte und deren Ausschüsse teilgenommen hat.
12	Die Übernahme der Kosten für Geschenke durch die VG war unzulässig.
	Der Gemeinschaftsvorsitzende ist laut Geschäftsordnung ermächtigt, freiwillige Zuwendungen in der genannten Höhe zu gewähren. Diese sind an Externe (Vereine, Ehrenamtliche etc.) zulässig und sollten auch an eigenes Personal zulässig sein.  Kleine Geschenke an ausscheidende langjährige Beschäftigte sind gesellschaftlich üblich und anerkannt. Durch die Regelung wird eine Gerechtigkeit unter den Beschäftigten erreicht. Diese sollte beibehalten werden. Es kommt nur ca. einmal im Jahr vor.
13	Sonstige Hinweise zum Personalwesen.
	a) Entgeltgruppe in Arbeitsverträgen Die Forderung ist unrealistisch und ist in der Praxis aus Erfahrung nicht umsetzbar.  Ein Beschäftigter wird, vor allem beim derzeitigen Fachkräftemangel, einen Arbeitsvertrag nicht unterschreiben, wenn er nicht vertraglich zugesichert bekommt, in welche Altersstufe er eingereiht wird. Wir können deshalb keine Umstellung vornehmen, da es weder ein rechtliches noch ein finanzielles Problem darstellt. b) Inhalt von Personalakten Die Mitarbeiter/innen wurden auf die Beachtung hingewiesen.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0

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2. Bekanntgaben & Berichterstattung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	22.09.2022	ö		2

Vorbericht

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3. Wünsche & Anträge

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	22.09.2022	ö		3

Vorbericht