Datum: 14.06.2023
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Rathaus Nordheim am Main
Gremium: Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Körperschaft: Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 17:40 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 17:40 Uhr bis 18:10 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
01	Nachbesetzung von Hr. StR a.D Kornell im Rechnungsprüfungausschuss
02	Vorlage der Jahresrechnung 2022
03	Vorstellung eines neuen Mitarbeiters für die Geschäftsstellenleitung ab März 2024
04	Digitalisierung der Verwaltung - Weitere Ergänzungen im Bereich Bürgerservice
05	Bekanntgaben & Berichterstattung
06	Wünsche & Anträge

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01. Nachbesetzung von Hr. StR a.D Kornell im Rechnungsprüfungausschuss

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	14.06.2023	ö		01

Vorbericht

Mitglied im Rechnungsprüfungsausschuss der Verwaltungsgemeinschaft Volkach

Beschluss

Mitglied im Rechnungsprüfungsausschuss der Verwaltungsgemeinschaft Volkach

Engert Felix (Vertreter: Zarbo, Hirt, Krönert)

.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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02. Vorlage der Jahresrechnung 2022

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	14.06.2023	ö	beschließend	02

Vorbericht

In der Jahresrechnung ist das Ergebnis der Haushaltswirtschaft gem. § 77 KommHV nachzuweisen.
Die Jahresrechnung 2022, die hiermit der Gemeinschaftsversammlung zur Kenntnis gegeben wird,
schließt mit folgenden Ergebnissen ab und ist nach örtlicher Prüfung zur Feststellung und Entlastung
(erneut) vorzulegen.
Ergebnis					Verwaltungs- haushalt Euro	Vermögens- haushalt Euro		insgesamt Euro
Soll-Einnahmen					2.898.891,23	280.366,58		3.179.257,81
Neue Haushaltseinnahmereste (+)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Haushaltseinnahmereste (-)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Kasseneinnahmereste (-)					0,00	0,00		0,00
Summe bereinigte Soll-Einnahmen					2.898.891,23	280.366,58		3.179.257,81
Soll-Ausgaben					2.898.881,23	280.366,58		3.179.247,81
Neue Haushaltsausgabereste (+)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Haushaltsausgabereste (-)					0,00	0,00		0,00
Abgang alter Kassenausgabereste (-)					-10,00	0,00		-10,00
Summe bereinigte Soll-Ausgaben					2.898.891,23	280.366,58		3.179.257,81
Etwaiger Unterschied					0,00	0,00		0,00
darin sind enthalten
Bezeichnung			Euro-Betrag			Haushaltsansatz
Zuführung zum Vermögenshaushalt			280.366,58 €			40.000,00 €
Überschuss (Zuführung an Allg.Rücklage)			265.754,83 €			0,00 €
Entnahme aus der Allgem. Rücklage			0,00 €			36.000,00 €
Zuführung vom Vermögenshaushalt			0,00 €			0,00 €
Gesamtbetrag der beim Jahresabschluss unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder
Unerledigte Verwahrgelder						1.430,63 €
Unerledigte Vorschüsse						-551,78 €
Stand des Vermögens u.d. Schulden			zu Beginn des Haushaltsjahres			am Ende des Haushaltsjahres
Vermögen/Rücklagen			132.566,82 €			398.321,65 €
Schulden			0,00 €			0,00 €
Weitere Einzelheiten sind den Unterlagen zur Haushaltsrechnung zu entnehmen.

Beschluss

Die Jahresrechnung, der Rechenschaftsbericht mit dem Stand der Rücklagen, der Schulden und des Ver-mögens sowie die Entwicklung der wichtigsten Einnahmen und Ausgaben wurden zur Kenntnis genommen. Die Jahresrechnung ist nach örtlicher Prüfung zur Feststellung (erneut) vorzulegen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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03. Vorstellung eines neuen Mitarbeiters für die Geschäftsstellenleitung ab März 2024

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	14.06.2023	ö		03

Vorbericht

Zur Einarbeitung, zum Wissens-/Erfahrungstransfer und für die Übernahme von Sonderaufgaben wurde seit 01.04.2024 Herr Verwaltungsamtmann Dominik Lavinger eingestellt und von der VG Baunach zur VG Volkach versetzt. Herr Lavinger soll dann ab März 2024 die Geschäftsleitung übernehmen.

Bis dahin wird er zusätzlich mit Sonderaufgaben beauftragt, wie z.B. die weitere Digitalisierung der Verwaltung, den weiteren Ausbau der Onlinedienste für die Bürger und die organisatorische Vorbereitung des 2024 geplanten Umzugs des Melde-/Bürgeramtes und des Bauamtes. 

Herr Lavinger wird sich heute in der Sitzung vorstellen.

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04. Digitalisierung der Verwaltung - Weitere Ergänzungen im Bereich Bürgerservice

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	14.06.2023	ö		04

Vorbericht

Der Bürger möchte seine Behördengänge 24/7 online erledigen.

Die Verwaltungsmitarbeiter möchten ihre Unterlagen digital mit wenigen Mausklicks ablegen und wieder „heraussuchen“ können.

Die Verwaltungsgemeinschaft hat bereits entsprechende Anschaffungen getätigt und digitalisiert die Arbeitsprozesse für Mitarbeiter und Bürger fortwährend.

Als aktuelles Beispiel kann die Ausweisbeantragung im EWO gesehen werden. 

Bis vor kurzem wurden mit dem Bürger die Daten erfasst und anschließend in Form eines Kontrollblattes ausgedruckt. Auf diesem Kontrollblatt wurde das Foto aufgeklebt und die Unterschrift des Bürgers eingeholt. Anschließend wurde das Kontrollblatt eingescannt und der Ausweis mit dem Scan bei der Bundesdruckerei angefordert. 

Die technische Ausstattung ermöglicht es heute jedoch bereits, dass das Foto gescannt wird und die Unterschrift digital am Tablett im EWO eingeholt werden kann. Ein Ausdruck und die zughörigen Arbeiten entfallen somit. 

Ähnlich kann mit weiteren Aufgaben verfahren werden, jedoch fehlen hier noch die programmtechnischen Voraussetzungen. Dies führt auch dazu, dass die Unterlagen („dauerhaft“) in Papier aufbewahrt werden müssen, da es sich hier um die Originale handelt. 

Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben wird vorgeschlagen insbesondere die Programm-Module für das vorhandene VOIS im Bereich „Gewerberecht“ und „Fischereiwesen“ zu beschaffen. Die Fachfirmen wurden angefragt und haben entsprechende Angebote vorgelegt. Die Angebote beinhalten jeweils auch eine eAkte zur Digitalisierung weiterer (ergänzender) Unterlagen.

VOIS – GESO ist die Fachanwendung für das Gewerbewesen. Es wird wie beim Beispiel mit dem Ausweis eine vollständige digitale Antragserfassung und Speicherung vorgenommen. Weitere Unterlagen (z.B. ältere Unterlagen) können ergänzt werden.

Die Anschaffungskosten umfassen eine einmalige Lizenzgebühr sowie die variablen Kosten für die Installation und Schulung.

Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich 8.687,00 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich 1.713,60 Euro (brutto jährlich) für Wartung und Hosting.

VOIS – Fisch ist die Fachanwendung für das Fischereiwesen. Hier gilt das gleich wie bei VOIS-GEWO.

Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich 1.511,30 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich 357,00 Euro (brutto jährlich) für Wartung.

VOIS – BEV ist die Fachanwendung für das Behördliche Ermittlungsverfahren. Mit der Fachanwendung können Ordnungswidrigkeiten u.a. im Bereich Melde- und Ausweiswesen, aber auch anderer Verfahren durchgeführt und dokumentiert werden. Beim Aufrufen des Datenbestandes in VOIS wird auch das Ermittlungsverfahren angezeigt und kann ggf. entsprechend berücksichtigt werden. Sollten Ermittlungsverfahren seitens der Verwaltung ggf. nicht zum Erfolg führen, währen einzelne Verfahren an das Landratsamt zur Verfolgung und Ahndung abzugeben. Hier können die gesicherten Unterlagen für das weitere Verfahren zur Verfügung gestellt werden.

Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich 2.320,50 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich 514,08 Euro (brutto jährlich) für Wartung.

Autista e-Akte ist die elektronische Akte zum Standesamtsprogramm welches die elektronischen Register führt. Die Register werden durch sog. Sammelakten ergänzt, welches den größeren Anteil der (Papier-) Unterlagen darstellt. Zwischenzeitlich gibt es hier auch ergänzend eine e-Akte, die die papiergebundenen Unterlagen für die Zukunft (und Vergangenheit) ersetzen kann. Die e-Akte wird wie Autista selbst im Rechenzentrumsbetrieb betrieben. Das Standesamt ist an einer Einrichtung interessiert.

Die Kosten belaufen sich auf voraussichtlich jährlich 428,40 Euro (brutto jährlich) für Wartung.

Formularmodul ist die Web-Anwendung mit (in diesem Stand) 60 Modulen, mit denen die Verwaltungsgemeinschaft die gesetzliche Vorgabe des erfüllt, (alle) ihre Dienstleistungen auch online anzubieten. Die Dienstleistungen wurden für die Realisierung gesplittet. Einen Teil hat die AKDB im Auftrag des Freistaates erstellt, einen Teil die Firma komuna. Die Formulare der AKDB sind in der VG bereits verfügbar, die der Firma komuna fehlen aktuell noch. Die AKDB wird ihre Formulare künftig nicht mehr pflegen. Beim Bezug des Formularmoduls der Firma komuna würde diese die Pflege künftig mit fortführen.

Die Maßnahme wird mit 90% gefördert. 

Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 26.418,00 Euro (brutto) einmalig sowie ab dem 25. Monat jährlich auf 5.355,00 Euro (brutto) für Wartung und Hosting. Das System kann später (auch durch individuelle Formulare) erweitert werden.

KIC DMS-APP ermöglicht den mobilen Zugriff auf den eigenen Datenbestand bzw. das eigene Nutzerprofil innerhals des DMS-Systems der Verwaltungsgemeinschaft. Der Zugriff erfolgt über eine gesicherte Internetverbindung

Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 3.570,00 Euro (brutto) einmalig sowie jährlich auf 1.285,20 Euro (brutto) für die Softwarepflege. 

KIC DMS-Archiv ist der Langzeitspeicher für ausgewählte Dokumente, Akten oder Vorgänge im DMS-System. Die Archivierung erfolgt revisionssicher durch die vorhandene FAST SilentCube. Die revisionssichere Archivierung ist die Voraussetzung für ein ersetzendes Scannen im Bereich des Finanzwesen. Das ersetzende Scannen für den Bereich des DMS wird derzeit geprüft.

Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 5.950,00 (brutto) einmalig sowie jährlich auf 1.884,96 Euro (brutto) für die Softwarepflege. 

KIC DMS-Signatur ist die digitale Signatur von Schreiben wie dies bereits zum Beispiel im Anordnungswesen praktiziert wird. Der Einsatz im Bereich des DSM wird derzeit geprüft.

Die Kosten belaufen sich voraussichtlich auf 2.082,50 (brutto) einmalig sowie jährlich auf 671,16 Euro (brutto) für die Softwarepflege Wartung und Hosting. 

Die drei KIC-DMS-Module sind besonders für das Bauamt von Interesse, die die Beschaffung zeitnah erbeten.

Beschluss

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, das Formularmodul der Firma komuna gemäß deren Angebot vom 14:04:2023 in Höhe von voraussichtlich einmalig 26:418,00 Euro (brutto) und jährlich 5:355,00 Euro (brutto – ab dem 25. Monat) zu beauftragen. Es muss sichergestellt werden, dass bei der Bestellung die Fördervoraussetzungen erfüllt sind und eine entsprechende Abrechnung mit der Förderstelle fristgerecht erfolgen kann.

VOIS-GESO

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, das Programmodul GESO für das sich im Einsatz befindliche VOIS der Firma MoKomm gemäß deren Angebot vom 03.05.2023 in Höhe von voraussichtlich einmalig 8.687 Euro (brutto) und jährlich 1.713,60 Euro (brutto) zu beauftragen. 

VOIS-FISCH

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, das Programmodul FISCH für das sich im Einsatz befindliche VOIS der Firma MoKomm gemäß deren Angebot vom 03.05.2023 in Höhe von voraussichtlich einmalig 1:511;30 Euro (brutto) und jährlich 357,00 Euro (brutto) zu beauftragen. 

VOIS-BEV

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, das Programmodul BEV für das sich im Einsatz befindliche VOIS der Firma komuna gemäß deren Angebot vom 14.04.2023 in Höhe von voraussichtlich einmalig 2.320,50 Euro (brutto) und jährlich 514,08 Euro (brutto) zu beauftragen. 

Die außerplanmäßigen Ausgaben werden in der notwendigen Höhe genehmigt.

Autista e-Akte

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, das Programmodul e-Akte für das sich im Einsatz befindliche Autista der Firma AKDB gemäß deren Angebot in Höhe von voraussichtlich jährlich 428,40 Euro (brutto) zu beauftragen. 

KIC-Erweiterungen

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, die o.g. angebotenen Programmmodule für das Dokumentmanagementsystem in diesem Jahr noch nicht zu beschaffen. Für das Jahr 2024 sollen entsprechende Haushaltsmittel eingeplant werden, da die Beschaffung für das kommende Jahr angedacht ist.

Die außerplanmäßigen Ausgaben werden in der notwendigen Höhe genehmigt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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05. Bekanntgaben & Berichterstattung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	14.06.2023	ö		05

Vorbericht

In der letzten Sitzung vom 16.02.2023 wurde beschlossen, dass das Standesamt Kolitzheim vom Standesamt Volkach übernommen wird. Hierüber wird ein Vertrag mit der Gemeinde Kolitzheim geschlossen. Die Übernahme ist zum 01.01.2024 geplant.

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06. Wünsche & Anträge

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	14.06.2023	ö		06

Vorbericht