Datum: 30.10.2023
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal, Rathaus
Gremium: Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Körperschaft: Verwaltungsgemeinschaft Volkach
Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 17:20 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 17:20 Uhr bis 18:50 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
01	Bekanntgabe der Niederschrift über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2022 mit Erledigungsbericht
02	Feststellung der Jahresrechnung 2022
03	Entlastung der Jahresrechnung 2022
04	Personalangelegenheiten - Eröffnung der Möglichkeit von Leistungsbezügen gem. Art. 66 ff. Bayer. Besoldungsgesetz (BayBesG)
05	Bekanntgaben & Berichterstattung
06	Wünsche & Anträge

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01. Bekanntgabe der Niederschrift über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2022 mit Erledigungsbericht

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	30.10.2023	ö	beschließend	01

Vorbericht

Die Niederschrift zur Rechnungsprüfung wird dem Gremium hiermit zur Kenntnis gegeben.

Es haben sich fünf Prüfungsfeststellungen, die nachfolgend aufgeführt sind, ergeben:

Textziffern
1	HHSt. 0200.5500 (Haltung von Fahrzeugen): AONr. 7019: 229,36 € Reparatur Fensterheber Opel Meriva, KT-VO 11 HHSt. 0601.6370 (Sachbedarf für EDV-Anlagen): AONr. 2810: 3.702,79 € Beschaffung 13 Samsung Tablets HHSt. 0000.4090 (Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeiten) AONr. 4628: 513,00 € Stornogebühr Kloster Schöntal Betrifft jeweils die Stadt Volkach, warum fand eine Buchung auf die Verwaltungsgemeinschaft Volkach statt?
SG 10	Es handelt sich hier um Fehlbuchungen. Die Umbuchungen wurden vorgenommen.
2	Die Stellenanzeigen in der Main-Post sind verhältnismäßig sehr teuer. Bitte um Einzelfallprüfung, ob nur noch Online-Alternativen zweckmäßig sind.
SG10	Stellenanzeigen in der Mainpost erfolgen seit Jahren nur noch in begründeten Ausnahmefällen und dies nur in verkürzter Fassung mit dem Hinweis auf die Online-Alternativen. Bei den Online-Plattformen wurden aufgrund der Fülle der Ausschreibungen (tw. bis zu 10 parallel) „Flat-rates“ gebucht.
3	Die Kraftfahrtversicherungen für das Dienstauto erscheinen relativ hoch, da die Sachgebietsleiter einzeln versichert sind. Bitte um Alternativprüfung.
SG20	Der Beitrag der Kraftfahrtversicherung des Dienstautos (180,88 € jährlich) ist die gesetzliche Kraftfahrthaftpflichtversicherung.  Für die Sachgebietsleiter besteht eine Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung, diese bietet Deckungsschutz für Schäden am privaten Fahrzeug durch Dienstfahrten, infolge eines Unfalles oder Beschädigung.
4	Wie in den Vorjahren festgestellt, sind Rechnungen oftmals an die Stadt Volkach adressiert, obwohl sie die Verwaltungsgemeinschaft Volkach betreffen. Die Sachbearbeiter werden erneut gebeten, zukünftig durch entsprechende Vermerke die Zuordnung klarzustellen bzw. die Rechnungssteller auf eine ordnungsgemäße Adressierung hinzuweisen.
SG20	Die Sachbearbeiter wurden erneut darauf hingewiesen, zukünftig auf die richtige Adressierung der Rechnungen zu achten. Um Verwaltungsaufwand zu ersparen, soll neben der Adresse ein handschriftlicher Vermerk mit der richtigen Adressierung angebracht werden.
5	Laut VGem Beschluss Nr. 20 vom 04.08.2022 sollte die Fa. Thomas Kren zur Lieferung von Sicherungsbändern beauftragt werden. Der Lieferungsauftrag erging laut Rechnung dann an die Fa. SSI Schäfer Shop. Nach Auskunft wurde hier vor Auftragsvergabe nochmals eine aktuelle Preisabfrage durchgeführt. Hierdurch konnte nochmals ein günstigerer Einkaufspreis erzielt werden. Der EDV-Abteilung wird für diese Vorgehensweise ein ausdrückliches Lob ausgesprochen, hierdurch konnten ca. 3.000 € eingespart werden.
SG10	Das Lob wird weitergegeben.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 14, Dagegen: 0

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02. Feststellung der Jahresrechnung 2022

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	30.10.2023	ö	beschließend	02

Vorbericht

Die Jahresrechnung 2022 wurde vom Rechnungsprüfungsausschuss der Gemeinschaftsversammlung am 06. Juli 2023 örtlich geprüft und die Niederschrift bekannt gegeben.

Die Feststellung der Jahresrechnung wird vorgeschlagen.

Beschluss

Das Ergebnis der örtlichen Rechnungsprüfung wurde zur Kenntnis genommen.

Die angefallenen über- und außerplanmäßigen Ausgaben (Haushaltsüberschreitungen) werden,

soweit sie erheblich sind und nicht schon beschlossen wurden, hiermit gemäß Art. 66 Abs. 2 GO

nachträglich genehmigt. Die Jahresrechnung wird mit folgenden Ergebnissen festgestellt:

Ergebnis         Verwaltungs- haushalt Euro Vermögens- haushalt Euro insgesamt Euro Soll-Einnahmen 2.898.891,23  280.366,58  3.179.257,81  Neue Haushaltseinnahmereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltseinnahmereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kasseneinnahmereste (-) 0,00 0,00  0,00  Summe bereinigte Soll-Einnahmen 2.898.891,23  280.366,58  3.179.257,81  Soll-Ausgaben 2.898.881,23  280.366,58  3.179.247,81  Neue Haushaltsausgabereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltsausgabereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kassenausgabereste (-) -10,00  0,00  -10,00 Summe bereinigte Soll-Ausgaben 2.898.891,23  280.366,58  3.179.257,81 Etwaiger Unterschied       0,00  0,00  0,00  darin sind enthalten Bezeichnung Euro-Betrag Haushaltsansatz Zuführung zum Vermögenshaushalt 280.366,58 € 40.000,00 € Überschuss (Zuführung an Allg.Rücklage) 266.754,83 € 0,00 € Entnahme aus der Allgem. Rücklage 0,00 € 36.000,00 € Zuführung vom Vermögenshaushalt 0,00 € 0,00 € Gesamtbetrag der beim Jahresabschluss unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder Unerledigte Verwahrgelder 1.430,63 € Unerledigte Vorschüsse -551,78 € Stand des Vermögens u.d. Schulden     zu Beginn des Haushaltsjahres am Ende des Haushaltsjahres Vermögen/Rücklagen 132.566,82 € 398.321,65 € Schulden 0,00 € 0,00 €

Weitere Einzelheiten sind den Unterlagen zur Haushaltsrechnung zu entnehmen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 14, Dagegen: 0

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03. Entlastung der Jahresrechnung 2022

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	30.10.2023	ö	beschließend	03

Vorbericht

Die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2022 wurde am 06. Juli 2023 durchgeführt und die Niederschrift mit Erledigungsbericht bekannt gegeben.

Da keine Einwendungen erhoben wurden, wird die Entlastung der Jahresrechnung vorgeschlagen.

Beschluss

Der Verwaltung wird mit nachfolgenden Abschlusszahlen für die Jahresrechnung 2022 der

Verwaltungsgemeinschaft Volkach Entlastung erteilt.

(Der Gemeinschaftsvorsitzende, Herr Heiko Bäuerlein, hat an der Abstimmung nicht teilgenommen).

Ergebnis         Verwaltungs- haushalt Euro Vermögens- haushalt Euro insgesamt Euro Soll-Einnahmen 2.898.891,23  280.366,58  3.179.257,81  Neue Haushaltseinnahmereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltseinnahmereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kasseneinnahmereste (-) 0,00 0,00  0,00  Summe bereinigte Soll-Einnahmen 2.898.891,23  280.366,58  3.179.257,81  Soll-Ausgaben 2.898.881,23  280.366,58  3.179.247,81  Neue Haushaltsausgabereste (+) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Haushaltsausgabereste (-) 0,00  0,00  0,00  Abgang alter Kassenausgabereste (-) -10,00  0,00  -10,00 Summe bereinigte Soll-Ausgaben 2.898.891,23  280.366,58  3.179.257,81 Etwaiger Unterschied       0,00  0,00  0,00  darin sind enthalten Bezeichnung Euro-Betrag Haushaltsansatz Zuführung zum Vermögenshaushalt 280.366,58 € 40.000,00 € Überschuss (Zuführung an Allg.Rücklage) 266.754,83 € 0,00 € Entnahme aus der Allgem. Rücklage 0,00 € 36.000,00 € Zuführung vom Vermögenshaushalt 0,00 € 0,00 € Gesamtbetrag der beim Jahresabschluss unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder Unerledigte Verwahrgelder 1.430,63 € Unerledigte Vorschüsse -551,78 € Stand des Vermögens u.d. Schulden     zu Beginn des Haushaltsjahres am Ende des Haushaltsjahres Vermögen/Rücklagen 132.566,82 € 398.321,65 € Schulden 0,00 € 0,00 €

Weitere Einzelheiten sind den Unterlagen zur Haushaltsrechnung zu entnehmen.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0

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04. Personalangelegenheiten - Eröffnung der Möglichkeit von Leistungsbezügen gem. Art. 66 ff. Bayer. Besoldungsgesetz (BayBesG)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	30.10.2023	ö		04

Vorbericht

Bei nahezu allen Dienstherren ist dieses Instrument auch im Beamtenbereich seit langem eingeführt (z. B: Freistaat Bayern). Um dieses Instrument der Leistungskomponenten grundsätzlich überhaupt anwenden zu können, ist ein Beschluss nötig.

Beschluss

Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 1

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05. Bekanntgaben & Berichterstattung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	30.10.2023	ö		05

Vorbericht

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06. Wünsche & Anträge

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Gemeinschaftsversammlung Verwaltungsgemeinschaft Volkach (Verwaltungsgemeinschaft Volkach)	Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach	30.10.2023	ö		06

Vorbericht