Nach dem aktuellen Rechtsstand darf das Einwohnermeldeamt die Daten von meldepflichtigen Einwohnern – und die zum Nachweis Ihrer Richtigkeit erforderlichen Hinweise – nur solange aufbewahren bzw. speichern und verwenden, wie diese zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind.
Das heißt im Detail: 5 Jahre nach dem Wegzug oder Tod eines Einwohners werden sämtliche Hinweise aus diesem Datenbestand gelöscht. Dies beinhaltet unter anderem die Daten zum Familienstand, Religion, Verknüpfungen zu Familienmitgliedern, etc.
Nur ein Grundgerüst des Datensatzes bleibt erhalten, aber auch dieser wird nach 50 Jahren komplett gelöscht.
Dies birgt künftig in der Praxis jedoch große Probleme. Gerade bei Anfragen durch die Rentenversicherung oder auch bei Erbenermittlungen muss auf diese alten Datensätze zurückgegriffen werden.
Das Bundesmeldegesetz sieht vor, dass zu löschende Daten einem Archiv angeboten werden können.
Bisher war eine digitale Archivierung kein Thema, da diese Daten im Programm des Einwohnermeldeamtes in einer Archivtabelle „zwischenarchiviert“ wurden.
Dies ist künftig aber nicht mehr zulässig und möglich.
Die Firma komuna bietet für dieses Problem das Archivierungsprogramm „archivo an.
Dieses digitale Langzeitarchiv ist mit dem Einwohnermeldeprogramm Vois verknüpft, und überführt nach dem Bundesmelderecht automisch die zu archivierenden Daten.
Der Kaufpreis für das digitale Langzeitarchiv beträgt 2.500,- €
Für Installation und Einweisung wird ein Stundensatz von 125,- € berechnet.
Vier Stunden werden hierfür voraussichtlich benötigt.
Somit muss mit Installationskosten von 500,- € gerechnet werden.
Die Kosten für die Softwarepflege belaufen sich auf 50,- € monatlich.
