Sport- und Kulturzentrum (ohne Hallenbad) - Einführung eines digitalen Hallenplaners - Information

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Daten angezeigt aus Sitzung:  65. Gemeinderatssitzung, 27.03.2025

Beratungsreihenfolge
Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.Lfd. BV-Nr.
Gemeinderatssitzung 65. Gemeinderatssitzung 27.03.2025 ö 2

Sachverhalt

In der 60. Sitzung des Gemeinderates vom 12.12.2024 wurde bereits über die Einführung eines digitalen Hallenplaners für das Sport- und Kulturzentrum informiert. 
Die Verwaltung schlägt die Einführung eines digitalen Hallenplaners vom Anbieter der Heimat-Info App vor, um die Buchung und Verwaltung unserer Halle zu vereinfachen.
Der digitale Hallenplaner ermöglicht eine transparente und effiziente Verwaltung der gemeindlichen Halle. Bürger, Vereine und Organisationen können freie Zeiten online einsehen und zum Teil auch selbstständig Buchungen vornehmen. Dadurch wird die Gemeindeverwaltung entlastet, da Anfragen und Terminabsprachen nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen.
Vorteile des digitalen Hallenplaners:
  • Einfache Online-Buchung für Bürger und Vereine
  • Transparente Belegung – freie und reservierte Zeiten sind jederzeit einsehbar
  • Benachrichtigungen für Buchungen und Änderungen
  • Entlastung der Verwaltung durch weniger Rückfragen und manuelle Koordination
  • Kostenfreie Nutzung für Vereine – diese können eigenständig Ihre Buchungen verwalten

Besonders für Sportvereine, Kulturvereine und andere Organisationen ist der digitale Hallenplaner eine Erleichterung, da Buchungen nicht mehr telefonisch oder per E-Mail koordiniert werden müssen. Der Hallenplaner wird direkt in die Berger Heimat-Info App und auf die Homepage der Gemeinde Berg integriert.
Benjamin Federl, der 2. Vorsitzende der Rock´n´Roll Abteilung des DJK, stellt den aktuellen Stand der Hallenbelegung vor. 
Der aktuelle Hallenbelegungsplan basiere auf einer Excel-Datei, die von Benjamin Federl bei der Errichtung der Turnhalle erstellt wurde. Zusätzlich existiere ein papierbasierter Kalender in der Gemeindeverwaltung für Sonderbelegungen, wie Schulveranstaltungen, Konzerte oder Turniere der Vereine. Diese Sonderbelegungen würden in einem PDF-Dokument gepflegt und regelmäßig an die beteiligten Einrichtungen verteilt.
Die derzeitige Vorgehensweise führe zu einem hohen Verwaltungsaufwand und einer mangelnden Übersichtlichkeit. Änderungen oder kurzfristige Nicht-Inanspruchnahmen von Hallenzeiten seien schwer zu koordinieren, da es keine zentrale, stets aktuelle Informationsquelle gäbe. Dies erschwere eine effiziente Nutzung der Turnhalle und führe oft zu Verwirrung bei den Nutzern.
Der vorgeschlagene digitale Hallenplaner solle diese Probleme lösen. Die Belegung der Halle soll künftig digital verwaltet werden und online einsehbar sein. Verschiedene Benutzergruppen – darunter die Gemeindeverwaltung, der Hausmeister und Hauptvereinsvertreter – würden einen Zugriff auf das System erhalten. Die Regelbelegung werde zentral digital gepflegt, während Anfragen für Sondernutzungen über ein Online-Antragsformular mit Pflichtfeldern gestellt werden würden. Änderungen bei Belegungen würden automatisch an die betroffenen Abteilungen, Vereine, Schulen und die Gemeindeverwaltung kommuniziert werden.
Die Einführung des digitalen Hallenplaners bringe mehrere Vorteile mit sich. Neben der Entlastung der Gemeindeverwaltung werde die „Zettelwirtschaft“ abgeschafft. Der Belegungsplan sei online öffentlich einsehbar, sodass auch außerhalb der Öffnungszeiten der Verwaltung Buchungen und Anpassungen möglich wären. Zudem ermögliche die digitale Lösung eine effizientere Nutzung der Halle, insbesondere bei der Aufteilung in Teilbereiche. Durch die zentrale Verwaltung werde die Planung von Veranstaltungen für alle Beteiligten erheblich erleichtert.
Martin Schmidmeier von der Firma Komdigital UG stellt den neu geplanten Hallenplaner vor – eine zeitgemäße Online-Lösung, die die bisherige, veraltete Excel-Verwaltung ersetzen solle. Dieses innovative Tool werde mit der Gemeindehomepage sowie der Heimat-Info-App verknüpft und ermögliche eine einfache und effiziente Reservierung der Halle.
Vereine und andere Interessierte könnten kostenfrei eine Anfrage stellen, um die Halle – entweder vollständig oder nur teilweise – zu reservieren. Über die Heimat-Info-App würden Nutzer stets den aktuellen Belegungsstand im Blick behalten und erhalten schnell Informationen über Änderungen oder neue Anfragen.
Die Bedienung sei intuitiv gestaltet, und Vereinsaccounts in der Heimat-Info-App können direkt für die Nutzung des Hallenplaners weiterverwendet werden. So werde eine transparente und benutzerfreundliche Hallenverwaltung ermöglicht, die jederzeit auf dem neuesten Stand sei.
Zusätzlich werde ein laufender Support angeboten, der bei Problemen wie vergessenen Passwörtern oder Unklarheiten zur Anwendung zur Verfügung stehe. Dieser Support werde direkt durch die Firma Komdigital UG bereitgestellt, sodass die Gemeindeverwaltung hierfür keine Ressourcen bereitstellen müsse. Auch IT-Beratung sei im Service enthalten.
Die App biete eine flexible Nutzung mit der Möglichkeit, beliebig viele Ressourcen zu integrieren. Zum Beispiel ein Partner-Tool, das es ermöglichen könne, vereinseigenes Equipment, wie zum Beispiel Biertischgarnituren oder andere Leihartikel, zu verwalten. Dies könnte zur Unterstützung des Vereinslebens dienen und gleichzeitig die Verwaltung oder Vereinsvorstände entlasten.

Diskussionsverlauf

Im Gremium werden mehrere Anmerkungen zum neuen Hallenplaner gemacht, die im Folgenden beantwortet werden. 
Zunächst wurde die Frage aufgeworfen, wer als Administrator fungieren soll und wer Buchungen vornehmen kann. Es wurde erklärt, dass die Gemeindeverwaltung die eingehenden Anfragen erhält und dann entscheidet, ob diese bestätigt oder abgelehnt würden. Eine weitere Möglichkeit, die in Zukunft realisiert werden könne, sei die Ernennung eines oder mehreren Administratoren für den Fall, dass die Verwaltung verhindert wäre oder während ihrer Schließzeiten. Als mögliche Administratoren kämen beispielsweise der Hausmeister Patrick Lutz, Benjamin Federl oder Pia Nießlbeck in Betracht, die sich zur Übernahme der Freigabe im Vorfeld bereit erklärt hätten. Oder auch Abteilungs- oder Übungsleiter der Vereine als 3. Stufe der Administratoren. Allerdings wird zur Vorsicht gemahnt, dass wenn die Freigabe nicht über die Verwaltung erfolge, zu möglichen Verwirrungen führen könnte. Um Chaos zu vermeiden, müsse sichergestellt sein, dass der Sportunterricht und Veranstaltungen der Gemeinde weiterhin die höchste Priorität haben und die Gemeindeverwaltung die letzte Instanz für die Bestätigung und Freigabe bleibt.
Des Weiteren wird gefragt, ob Anfragen die durch die Verwaltung bestätigt wurden, auch automatisch in den Hallenplaner übertragen werden. Dies wird bejaht: Sobald die Verwaltung die Anfrage bestätigt, werde sie automatisch in den Hallenplaner eingetragen, sodass eine manuelle Pflege durch die Verwaltung nicht notwendig sei.
Einige Gremiumsmitglieder finden die Kosten von 99 Euro netto pro Monat zu hoch, finden jedoch das Konzept insgesamt gut, während andere die Kosten als gerechtfertigt empfinden. Es wird möglichen alternativen Lösungen gefragt. Diese wurden in der Vergangenheit geprüft, doch langfristig wären andere Optionen nicht günstiger.
Ein weiteres positives Feedback ist die Möglichkeit, unbegrenzt viele Ressourcen in den Hallenplaner zu integrieren. Herr Schmidmeier erklärt, dass auch eine differenzierte Einsichtbarkeit im Rahmen der Heimatinfo-APP von öffentlichen und nichtöffentlichen Daten möglich sei. Die Firma sei offen für weitere Anmerkungen und Anpassungen.
In Bezug auf die Verwaltung der Anfragen wird die Frage aufgeworfen, wie mit bestimmten Vereinigungen oder Personengruppen verfahren werde, die in der Gemeinde unerwünscht seien, etwa aufgrund verfassungswidriger Aktivitäten. Hier wird eine Sensibilisierung und eine klare Regelung gefordert.
Zusätzlich wird nach den Häufigkeiten von Terminverschiebungen oder der Notwendigkeit von Belegungsfreigaben gefragt. Benjamin Federl erklärt, dass solche Anpassungen bereits sehr oft vorgenommen werden, was den Bedarf an einer flexiblen und klaren Verwaltung der Belegung unterstreiche.
Schließlich wird die Frage gestellt, warum die Gemeinde Berg den Hallenplaner selbst entwickelt, anstatt bestehende Lösungen von anderen Kommunen zu nutzen. Patrick Bauer, IT-Beauftragter der Gemeinde Berg erläutert, dass alternative Lösungen geprüft wurden, jedoch die vorhandenen Optionen wie zum Beispiel des Bayerischen Gemeindetages, die derzeit noch in Planung sei, erst in drei bis fünf Jahren verfügbar sein werde oder zu hohe Kosten aufweisen. Aufgrund der Kosten-Nutzen-Abwägung habe sich die Gemeinde Berg entschieden, diese eigene Lösung in Zusammenarbeit mit der Firma Komdigital UG zu entwickeln.

Datenstand vom 10.04.2025 09:06 Uhr
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