Zur Einführung des Ratsinformationssystems sind für die Gemeinderatsmitglieder noch die entsprechenden Grundlagen festzulegen.
Hierzu sind von den Mitgliedern des Gemeinderates zum einen die Datenschutzbelehrung Ratsinformationssystem (RIS), die Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation sowie die Erhebung personenbezogener Daten und Einwilligung zur Veröffentlichung personenbezogener Daten unterschrieben an die Verwaltung zurückzugeben und zum anderen auch die Erklärung, welche der nachstehend aufgeführten und vom Gemeinderat noch zu beschließenden drei Konstellationen das einzelne Gemeinderatsmitglied für die Gremienarbeit in Zukunft für sich wählt.
Auf Vorschlag der Verwaltung können die Gemeinderatsmitglieder aus folgenden drei Möglichkeiten wählen:
Möglichkeit 1:
Ausstattung des Gemeinderates mit einheitlichen Geräten - Zurverfügungstellung an Gemeinderatsmitglieder für jeweilige Gemeinderatsperiode
Im Vorfeld dieser Gemeinderatssitzung hat die Verwaltung Angebote eingeholt und mögliche Endgeräte miteinander verglichen. Im Ergebnis wird vorgeschlagen, folgende mobile Endgeräte anzuschaffen:
Apple iPad inkl. Hülle und Apple Pencil:
- Apple iPad 9. Generation 64 GB: Anschaffungskosten ca. 350 Euro brutto
- Apple Pencil 1. Generation: Anschaffungskosten ca. 100 Euro brutto
- Schutzhülle: Anschaffungskosten ca. 60 Euro brutto
Bereitstellung dieser Geräte an die Mitglieder des Gemeinderates für den Zeitraum ihrer Tätigkeit als Gemeinderat. Das Leihgerät ist Eigentum der Gemeinde Berg und zum Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Gemeinderat an die Gemeinde Berg zurückzugeben.
Diese mobilen Endgeräte sind grundsätzlich nur für dienstliche Zwecke vorgesehen.
Möglichkeit 2:
Verwendung eines privaten mobilen Endgerätes für die Gremiumsarbeit - Gewährung einer Aufwandsentschädigung für die Nutzung eigener mobiler Endgeräte
Die Gemeinderäte sind für die Beschaffung, Einrichtung, Wartung und Pflege ihrer
mobilen Endgeräte selbst verantwortlich.
Die entsprechende App muss in diesem Fall auf dem Endgerät installiert werden.
Unter der Voraussetzung, dass das Gemeinderatsmitglied am Ratsinformationssystem teilnimmt, wird eine pauschale Aufwandsentschädigung pro Gemeinderatsperiode in Höhe von 150 Euro als finanzieller Ausgleich für die Nutzung des eigenen Gerätes angesetzt. Bei Ausscheiden aus dem Gemeinderat vor Ablauf der Hälfte der Gemeinderatsperiode ist die Pauschale anteilig zurück zu erstatten.
Da die Einführung der digitalen Gremienarbeit für den Gemeinderat erst im Frühjahr 2024, also in der laufenden Gemeinderatsperiode (2020-2026) erfolgt, erhalten die Gemeinderäte für die laufende Periode noch eine pauschale Aufwandsentschädigung in Höhe von 50 Euro.
Möglichkeit 3:
Für die Gremienarbeit wird kein mobiles Endgerät gewünscht.
Hier sind die Sitzungsunterlagen von dem jeweiligen Gemeinderatsmitglied - sofern es für dieses zur Sitzung erforderlich ist - zu Hause selbst auszudrucken und zur Sitzung mitzunehmen.
Nach Vorstellung der oben aufgeführten drei Möglichkeiten ist im Gremium eine entsprechende Beschlussfassung vorzunehmen, ob diesen grundsätzlichen Konstellationen zugestimmt wird.
Im Anschluss entscheidet jedes einzelne Gemeinderatsmitglied selbst, welche der aufgezeigten Möglichkeiten es persönlich für sich für die Gremienarbeit wünscht.
