In der aktuell geltenden Geschäftsordnung für den Gemeinderat Bodenwöhr wurde für die Wahlperiode 2020 – 2026 gem. § 32 Abs. 1 Satz 3 das jahrgangsweise Binden der Niederschriften beschlossen.
Auf Anregung unseres Rechnungsprüfers Herrn Guder könnte die Gemeindeverwaltung, da diese mit einer revisionssicheren Ablage, dem DMS-Archiv arbeitet, die Niederschriften auch nur noch digital ablegen. Damit würde das Binden der Niederschriften für die Zukunft eingespart werden.
Auch wurde mit dem Bayerischen Gemeindetag Rücksprache gehalten, der uns ebenfalls mitteilte, das gem. den Vorschriften nichts dagegen spricht, die Niederschriften nur noch digital abzulegen. Die Gemeindeverwaltung schlägt deshalb vor, den § 32 Abs. 1 Satz 3 der Geschäftsordnung für den Gemeinderat Bodenwöhr wie folgt abzuändern:
Die Niederschriften sind getrennt nach öffentlichen und nichtöffentlichen Niederschriften im DMS-Archiv revisionssicher digital und unveränderbar abzulegen.
Des Weiteren sieht die aktuell geltende Geschäftsordnung für den Gemeinderat Bodenwöhr gem. § 23 Abs. 1 vor, dass die Gemeinderatsmitglieder schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen werden.
Grundsätzlich haben alle Gemeinderatsmitglieder ihr Einverständnis zur elektronischen Ladung gegeben. Auch wenn in der Geschäftsordnung so nicht vorgesehen, wurde die Sitzungsladung bisher auch noch zusätzlich per Post versandt.
Da es aktuell leider mit der Postzustellung immer wieder Probleme gibt, sodass Briefe verspätet bis überhaupt nicht zugstellt werden, soll in Zukunft die Ladung nur noch elektronisch und nicht mehr per Post versandt werden.
Diese Anregung kam ebenfalls auch von einem Gemeinderatsmitglied, welches bereits schon zweimal keine schriftliche Ladung per Post erhalten hat.
Aus diesem Grund schlägt die Gemeindeverwaltung vor, den § 23 Abs. 1 der Geschäftsordnung für den Gemeinderat Bodenwöhr wie folgt zu ändern:
Vorschlag des Bayerischen Gemeindetags bei Elektronischer Ladung und Einsatz eines Ratsinformationssystems
(1) Die Gemeinderatsmitglieder werden mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen, indem der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt werden. Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.
(2) Die Tagesordnung geht zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 1 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.
(3) Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit sowie des Datenschutzes nicht entgegenstehen. Die weiteren Unterlagen werden grundsätzlich nur elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 1 zur Verfügung gestellt.
Weiterhin schlägt die Verwaltung vor, die feste Bestimmung des Sitzungsorts unter § 21 Abs. 2 der Geschäftsordnung für den Gemeinderat Bodenwöhr zu entfernen.
Wie bereits bekannt, wurde ein Teil des Sitzungssaales im Rathaus für ein weiteres benötigtes Büro abgetrennt. Die verbleibende Größe reicht zwar noch für eine Gemeinderatssitzung, allerdings ohne große Beteiligung der Öffentlichkeit, welche so nicht mehr möglich ist. Bisher hat sich das Abhalten der Gemeinderatssitzungen im Foyer der Hammerseehalle als praktikabel erwiesen. Als Alternative kommt z.B. auch das Feuerwehrhaus in Frage. Den Sitzungsort zu bestimmen ist grds. Aufgabe des ersten Bürgermeisters. Aus diesem Grund muss der Sitzungsort auch nicht zwingend in der Geschäftsordnung festgelegt werden. Um hier flexibel reagieren zu können, schlägt die Verwaltung vor, den § 21 Abs. 2 wie folgt zu ändern:
(2) Die Sitzungen finden in der Regel am letzten Donnerstag im Monat im Foyer der Hammerseehalle in Bodenwöhr statt; sie beginnen in der Regel um 19.00 Uhr und sollen um 22.00 Uhr beendet sein. In der Einladung (§ 23) kann im Einzelfall etwas anderes bestimmt werden.
