Wie jede Kommune hat auch die Gemeinde Bodenwöhr einen großen Bedarf an IT-Gütern und –Dienstleistungen. Die Beschaffung ist in der Regel sehr aufwändig und kostenintensiv. Vor allem größere Anschaffungen, wie sie etwa im Schulbereich erforderlich sind, sind durch den Ausschreibungsprozess kompliziert, langwierig, vergleichsweise unflexibel und kostenintensiv.
Mit der Gründung der „Bayerischen Kommunalen IT-Einkaufsgenossenschaft e.G. (BayKIT e.G.)“ können kommunale IT-Beschaffungen der Genossenschaftsmitglieder zukünftig effizienter gestaltet und stark vereinfacht werden:
Die Einkaufsgenossenschaft ermittelt die Bedarfe ihrer Mitglieder und konsolidiert diese. Als Beschaffungsstelle (§ 120 Abs. 4 GWB) schreibt sie anschließend im Zuge eines zentralen Vergabe- und Einkaufsverfahrens entsprechende Rahmenverträge aus. Durch die Bündelung der Nachfrage vieler Mitglieder und den Abschluss von Rahmenverträgen werden günstigere Konditionen erzielt als das bei der getrennten, kleinteiligen und individuellen Beschaffung möglich ist. Alternativ können Mitglieder die Genossenschaft auch direkt beauftragten (§ 108 Abs. 4, 5 GWB).
Die operative Durchführung des Ausschreibungsverfahrens wird durch die AKDB Dienstleistungs- und Service GmbH (ADSG) durchgeführt. Diese ist ebenfalls Mitglied der BayKIT e.G. und wird als öffentlicher Auftraggeber mit der Durchführung des wesentlichen operativen Geschäfts beauftragt.
Nach Ausschreibung, Zuschlagserteilung und damit Abschluss des Rahmenvertrags können die Genossenschaftsmitglieder gemäß ihrem Bedarf Bestellungen durchführen. Die Bestellung erfolgt über ein Einkaufsportal (webshop). Es besteht keine Pflicht zur Abnahme von Mindestabnahmemengen. Die Lieferung der Ware wird nach Bestellung direkt durch die Rahmenvertragspartner erfolgen. Die erforderliche Dienstleistungsunterstützung bei Vor-Ort Services erfolgt dabei ebenfalls über (mit)ausgeschriebene Rahmenvertragspartner (u.a. Hersteller selbst oder Dritte).
Das Vorhaben genießt die Unterstützung des Bayerischen Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI), welches die Vereinbarkeit des Vorhabens mit den vergaberechtlichen Vorschriften aufsichtlich geprüft hat und es als rechtlich zulässig ansieht. Auch der Genossenschaftsverband Bayern hat das Vorhaben gutachterlich geprüft und betrachtet das Vorhaben positiv. Mit Eintrag vom 5.4.2024 wurde die BayKIT eG in das Genossenschaftsregister eingetragen. Zusammen mit Rudolf Schleyer, Vorstandsvorsitzender der AKDB, bildet Andreas Feller, Oberbürgermeister der Stadt Schwandorf, den Vorstand der BayKIT eG.
Die Kosten für die Mitgliedschaft in der Einkaufsgenossenschaft sind sehr gering. Neben der einmaligen Einlage (1.000 € Genossenschaftsanteil) ist ein jährlicher Mitgliedsbeitrag zu entrichten, dessen Beitragshöhe in der Generalversammlung festgelegt wurde. Er beträgt 400 € p.a.. Eine Nachschusspflicht besteht nicht.
