Überörtliche Rechnungs- und Kassenprüfung durch BKPV;
Unterrichtung über Prüfungsfeststellungen der Haushaltsjahre 2018 – 2021
Gem. Art. 105 Abs. 1 GO werden die überörtlichen Rechnungs- und Kassenprüfungen bei den Mitgliedern des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands durch diesen Verband, bei den übrigen Gemeinden durch die staatlichen Rechnungsprüfungsstellen der Landratsämter durchgeführt (überörtliche Prüfungsorgane).
Über die überörtlichen Prüfungen sind Prüfungsberichte zu erstellen, deren Inhalt sich nach § 7 Abs. 1 bis 3 KommPrV richtet. Die Berichte werden an die geprüfte Gemeinde und an die Rechtsaufsichtsbehörde versandt (§ 8 KommPrV).
Auch wenn die Ergebnisse der überörtlichen Prüfung nicht mehr Grundlage für die Entlastung nach Art. 102 Abs. 4 sind, ist es geboten, den Gemeinderat über die wesentlichen Prüfungsfeststellungen zu unterrichten. Dies folgt aus Art. 30 Abs. 3, wonach der Gemeinderat die gesamte Gemeindeverwaltung überwacht. Dazu ist in jedem Fall eine Information über die Ergebnisse der überörtlichen Prüfung erforderlich, weil ohne deren Kenntnisse eine ordnungsgemäße Überwachung nicht möglich wäre.
Ihrem Wesen nach sind Prüfungsberichte gutachtliche Äußerungen, in denen die Ergebnisse der Prüfung dargestellt sind. Sie dienen in erster Linie der Unterrichtung des Gemeinderats und der anderen gemeindlichen Organe. Ob und ggf. welche Schlussfolgerungen im Einzelnen zu ziehen sind, entscheiden die zuständigen Organe der Gemeinde.
Die Rechtsaufsichtsbehörden erhalten die Prüfungsberichte in erster Linie zur Unterrichtung (VV Nr. 4 zu § 8 KommPrV). Sie haben aufgrund der Prüfungsberichte zu entscheiden,
- ob, in welchem Umfang und in welcher Weise es veranlasst erscheint, beratend tätig zu werden und sich weiter zu informieren und
- bei welchen Prüfungsfeststellungen rechtsaufsichtliche Maßnahmen geboten sind.
Dabei ist auf eine zügige Bereinigung der Beanstandungen zu achten (VV Nr. 5 zu § 8 KommPrV). Die Entscheidung, ob eine Prüfungsfeststellung erledigt ist, trifft die Rechtsaufsichtsbehörde, nicht das Prüfungsorgan.
Die Ergebnisse der überörtlichen Prüfungen werden grundsätzlich nicht veröffentlicht. Eine allgemeine Geheimhaltungspflicht besteht jedoch nicht. Der Auskunftsanspruch der Presse nach Art. 4 BayPrG bezieht sich lediglich auf den Inhalt der Prüfungsberichte. Dieser Anspruch richtet sich gegen die Prüfungsbehörde und ist gegenüber dem Behördenleiter (Bürgermeister) oder dem von diesem Beauftragten (Kämmerer) geltend zu machen. In allen Fällen sind die besonderen Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten zu beachten (vgl. Erl. 6 zu Art. 103 und Erl. 6 zu Art. 104).
Grundlage der nachfolgend aufgeführten Stellungnahmen der Verwaltung sind die Prüfungsfeststellungen aus dem Prüfbericht v. 01.08.2023 des Bayerischen kommunalen Prüfungsverbandes. Dieser wurde mit der Einladung zur heutigen Marktgemeinderatssitzung versandt.
HINWEIS:
TZ 1: Noch nicht erledigte bzw. beachtete Feststellungen aus vorangegangener Prüfung v. 24.10.2018.
TZ 2 - T26: Feststellungen aus aktueller Prüfung
Stellungnahmen Verwaltung:
TZ 1:
(1): Der Erschwerniszuschlagskatalog liegt noch immer nicht vor (wurde von den Tarifparteien
noch nicht ausgehandelt). Allerdings verringert sich das Problem mit jedem Wegfall (Renteneintritt oder Kündigung, da die Zulage bei Neueinstellungen nicht ausgegeben wird.
(2): Wird zukünftig beachtet – mittlerweile erfolgen die örtlichen Rechnungsprüfungen stets fristgerecht
(3): Auch die Entlastungsbeschlüsse wurden mittlerweile nachgeholt und zukünftige Entlastungsbeschlüsse erfolgten fristgemäß
(4): Die Überziehung des Kassenkredits war temporär aufgrund ausstehender Fördermittel.
Der Kassenkreditrahmen wurde sicherheitshalber angepasst.
(5c): Wird umgesetzt
(5f): Wird in Zukunft öfters abgewickelt.
(5g): Wird künftig beachtet.
(6a): Die Kreditkartennutzug wurde in der Kassendienstanweisung konkretisiert (Fassung vom
01.07.2024)
(16): Der Beschluss zu den Mieterhöhungen in gemeindlichen Wohnungen wurde am 26.09.2023 gefasst und bereits umgesetzt. Die Mieten wurden zum 01.01.2024 im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten um 15% angepasst. Zum 01.01.2026 werden die Mieten nochmals um 5% angepasst.
TZ 2:
- Der Kassenfehlbetrag von rd. 138 T€ kam aufgrund nicht ausgebuchter Schwebeposten im Tagesabschluss zustande. Durch die Programmumstellung auf CIP-KD gab es anfängliche Schwierigkeiten. Die Beträge der gebuchten Schwebeposten wurden im Programm teilweise gesplittet, oder auf mehrere Beträge aufgeteilt, so dass eine konkrete Zuordnung leider nicht möglich war. Mit Hilfe der Komuna wurden die Schwebeposten bereinigt und ausgebucht.
- Es wird künftig darauf geachtet, dass die Schwebeposten, soweit möglich, auf ein Minimum reduziert werden. Da man aber von den einzelnen Sachämtern abhängig ist, ist dies leider immer nicht so schnell möglich.
- Unterschriften wurden alle nachgeholt und werden künftig regelmäßig unterschrieben.
- Die Tagesabschlüsse vom ME werden im Regelfall täglich durchgeführt.
Beim AZV wird darauf geachtet, den Tagesabschluss mind. 1x die Woche durchzuführen.
TZ 3:
Die aufgeführten Punkte wurden zum Teil bereits berücksichtigt. Alle weiteren werden mit der nächsten Anpassung der Kassendienstanweisung berücksichtigt.
TZ 4:
- Wird mit der Firma des EDV-Programmes geklärt, ob das Programm dies so verbuchen und auflisten kann.
- Die Feststellung wurde zur Kenntnis genommen.
c,d) Die Buchführung der Bücherei sowie das Bankkonto läuft jetzt alles über die
Gemeinde und CIP-KD.
e) Die Einnahmen der Bücherei werden jetzt zeitnah bei der Marktkasse eingezahlt und nicht mehr zu Hause aufbewahrt.
f) Wird künftig beachtet.
TZ 5:
a-d) Die Feststellung wurde zur Kenntnis genommen und wird künftig beachtet.
e) Die Bankkonten der einzelnen Kindergärten wurden aufgelöst.
TZ 6:
Das Seminar zur Mahnung und Vollstreckung aufgrund der Programmumstellung wurde nachgeholt.
Die Durchführung der Mahn- und Vollstreckungsaufträge wird zeitnah erledigt und künftig öfters und in regelmäßigen Abständen gemahnt und vollstreckt.
TZ 7:
Lt. Marktgemeinderatsbeschluss vom 04.01.2023 wurden sämtliche offene aussichtslose Forderungen erlassen.
TZ 8:
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und künftig beachtet.
TZ 9:
a) Wird künftig beachtet.
b) Die Bankkonten der Kindergärten wurden aufgelöst und beim AZV gibt es künftig keine Barauszahlungen.
c) Wird künftig beachtet.
d) Feststellung wurde zur Kenntnis genommen.
e) Wird künftig beachtet.
f) Feststellung wurde zur Kenntnis genommen.
g) Feststellung wurde zur Kenntnis genommen.
h) Ist aufgrund des eingeführten digitalen Anordnungswesen hinfällig.
i) Wird künftig beachtet.
j) Feststellung wurde zur Kenntnis genommen.
k) Wird künftig beachtet.
TZ 10:
a) Backup wurde komplett überarbeitet. Es wurde ein physikalischer Server angeschafft, der sich in einem ausgelagerten Netz befindet. Sicherungssoftware Veeam Backup & Recovery wurde komplett überarbeitet. Wir sichern nach dem "Großvater, Vater, Sohn - Prinzip". Unsere Datensicherungsbänder sind Wochen, und Monatsbänder und werden in einem brandsicheren Tresor in einem anderen Brandabschnitt aufbewahrt.
b) Virenschutz aktuell.
c) Sämtliche Updates werden von dem Tool NinjaOne verwaltet und regelmäßig an die PC´s und Server verteilt. Der Windows Server 2008 wurde abgeschaltet.
TZ 11:
a) Passwörter-Komplexitätsvoraussetzung: mindestens 8 Zeichen, eine Zahl, Groß, und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen. Kontosperrung nach 10 fehlgeschlagenen Versuchen.
b) Benutzergruppe "Domain-Admins" wurde überarbeitet.
c) noch offen
TZ 12:
Teilweise umgesetzt. Rest in Bearbeitung.
TZ 13:
a) Diese Regelung wird im Rahmen der nächsten Anpassung der Kassendienstanweisung berücksichtigt.
b) Empfehlung wird berücksichtigt.
c) Softwarelösung wird mit dem Anbieter "komuna" geklärt.
d) Empfehlung wird zur Kenntnis genommen und intern diskutiert.
TZ 14:
a) u. b) Wird mit Softwareanbieter Komuna abgeklärt
c) Wird über Sparkasse abgeklärt
TZ 15:
a)
aa) Der Markt Eggolsheim ist sich dieses Umstandes bewusst. Da Baugrundstücke entlang der Entwicklungsachse Nürnberg-Bamberg weiterhin stark nachgefragt werden, ist das Kostenrisiko überschaubar. Die Bodenrichtwerte stiegen die letzten Jahre stark an, sodass dem Markt auch bei etwas längerer Haltedauer eines Bauplatzes kein Wertverlust entsteht.
bb) Bei der Bergstraße ergab die Schlussabrechnung eine leichte Überdeckung.
cc) Die Schirnaidler Straße ist leider noch nicht schlussgerechnet, voraussichtlich sind auch hier die Kosten gedeckt. Künftig sollen die Verträge so gestaltet werden, dass eine Schlussabrechnung erfolgen kann.
dd) Die Grundstückskosten für die öffentlichen Erschließungsflächen eines Baugebietes werden künftig in die Berechnung einkalkuliert.
- Die Überlassung von zwei voll erschlossenen Baugrundstücken an den Verkäufer der Baugebiets-Fläche war unabdingbarer Bestandteil der Vereinbarung zum Kaufvertrag mit dem Grundstückseigentümer. Daher ist bei der Kostengegenüberstellung das gesamte Baugebiet zu betrachten. Die Endabrechnung dieses Baugebietes ist für den Markt Eggolsheim insgesamt sehr positiv. Zum Zeitpunkt der Grundstücksverhandlungen ist man allerdings von einer einfacheren Erschließung mit einer kurzen Erschließungsstraße innerhalb des Baugebietes und einem Wendehammer ausgegangen. Im Rahmen der Planungen der Erschließung durch ein Ingenieurbüro hat sich allerdings herausgestellt, dass die Zufahrt zum Baugebiet über die Bergstraße den Anforderungen nicht entspricht und auch hier ein Vollausbau erforderlich ist. Die Mehrbelastung für den Markt Eggolsheim hins. der Erschließungsbeiträge dieser beiden Grundstücke beruht auf dieser Fehleinschätzung. Bei künftigen Erschließungsmaßnahmen wird der Markt Eggolsheim möglichst frühzeitig ein Ingenieurbüro einschalten, um derartige Kosten-Überraschungen zu vermeiden.
c) Diese Anmerkung wird zur Kenntnis genommen und bei künftigen Vereinbarungen
das Vertragsmuster des BayGT berücksichtigt.
d) Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen und bei künftigen Erschließungsmaßnahmen durch einen Erschließungsträger nach Möglichkeit berücksichtigt.
e) Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen und bei künftigen Erschließungsmaßnahmen durch einen Erschließungsträger berücksichtigt.
f) Unter d) wird auf eine VOB-Ausschreibung verwiesen: Somit wäre eine vierjährige Gewährleistung gegeben. Wir werden die Thematik mit künftigen Erschließungs-trägern besprechen und nach Möglichkeit eine fünfjährige Gewährleistung vereinbaren.
TZ 16:
a) Ablösebeiträge werden künftig entsprechend den Vorgaben der EBS ermittelt.
b) Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen. Ob das bisher als Parkplatz festgelegte Grundstück tatsächlich Parkplatz wird, ist derzeit offen. Im Rahmen einer Änderung des Bebauungsplanes wurde das Grundstück zwischenzeitlich als GE-Fläche ausgewiesen.
c) Die archäologischen Untersuchungen betrafen nur zu einem geringen Teil die Straßenflächen, sondern hauptsächlich die Baugrundstücke; daher waren sie hauptsächlich dem Verkaufspreis zuzuordnen.
d) Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen und künftig beachtet.
TZ 17:
Die Hinweise zum Baugebiet im Bereich Weingarten in Unterstürmig (jetzt Marterlwiese) werden zur Kenntnis genommen und bei künftigen Baugebieten ohne Bebauungsplan beachtet.
TZ 18:
Diese Hinweise sind dem Markt Eggolsheim bewusst. Der Ablösebetrag war am oberen Rand kalkuliert. Im Sinne einer Gleichbehandlung aller Beteiligten und einer weiterhin wohlwollenden Gesinnung zur Gemeinde, aber auch unter allen Betroffenen wurde die Entscheidung so getroffen. Die finanzielle Einbuße für den Haushalt des Marktes Eggolsheim war überschaubar.
TZ 19:
a) Die Hinweise werden bei künftigen Auftragsvergaben berücksichtigt.
b) Beweissicherungen werden künftig nicht in den beitragsfähigen Aufwand einkalkuliert.
TZ 20:
a-c) Wird zur Kenntnis genommen künftig beachtet.
TZ 21:
Die Feststellungen und Empfehlungen werden im Rahmen der nächsten Gebühren-kalkulation (spätestens im Jahr 2026) berücksichtigt.
TZ 22:
Die Gebührenkalkulation mit Erstellung und Fortführung eines Anlagennachweises wurde an Schulte & Röder vergeben. Die Punkte werden/wurden beachtet.
TZ 23:
Die Feststellungen und Empfehlungen werden im Rahmen der nächsten Änderungs-satzung zur Friedhofssatzung berücksichtigt.
TZ 24:
- Wird zur Kenntnis genommen und umgesetzt.
- Die Stundensätze wurden zum 01.01.2024 mit einem neuem Gemeinkostenzuschlag von 15% berechnet. Der Gemeinkostenzuschlag von 15% wurde nach Beratung durch den Bayerischen Gemeindetag (Personalreferent Dr. Große-Verspohl) gewählt. Er und die Neukalkulation basiert auf eine Veröffentlichung in der "Bayerischen Gemeindekasse" (Seite 501 VÖ GK 21/2023 Ziffer 4.). Der neu zu verrechnende Stundensatz liegt bei insgesamt 50,56 € (brutto). Eine Regelmäßige Überprüfung der Kalkulation ist obligatorisch.
- Der Fahrzeugeinsatz ist bei sämtlichen Arbeiten immer inkludiert, da kein Arbeiter isoliert ohne Fahrzeug unterwegs ist. Somit werden die Kosten aus unserer Sicht korrekt umgelegt. Die weiteren Hinweise werden zur Kenntnis genommen und zeitnah umgesetzt.
- Vom Aufrunden der Beträge wird künftig abgesehen.
- Dies wurde bereits vollzogen (siehe b)).
- Nutzung der vorgeschlagenen Schnittstelle mit Softwareanbieter in Klärung.
TZ 25:
Die Reisekostenpauschale wird ab dem Jahr 2026 entsprechend überprüft und ggf. neu festgesetzt.
TZ 26:
Die Punkte werden künftig berücksichtigt.
Auf Anregung des Marktgemeinderates soll der Prüfbericht im Rahmen einer Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses noch einmal thematisiert werden.
