Im Rahmen der örtlichen Rechnungsprüfung am 26.11.2019 für das Haushaltsjahr bzw. Wirtschaftsjahr 2018 wurden dem Rechnungsprüfungsausschuss die Belege und Unterlagen des kameralen Haushaltes sowie des kaufmännisch geführten Regiebetriebes Abwasser zur Prüfung vorgelegt.
Mehrere Punkte wurden bereits im Rahmen der abschließenden Besprechung mündlich erörtert und erledigt.
Zu den sonstigen Erinnerungen und Anregungen bei der örtlichen Rechnungsprüfung wird folgendes berichtet:
1. Kassenwesen - Verwahrentgelte beliefen sich auf 53.757,89 Euro. Wegen der zurzeit hohen Kontostände soll eine Anlagemöglichkeit ohne Verwahrentgelt geprüft und wenn sinnvoll getätigt werden.
Zurzeit sind 9,0 Mio. € ohne Verwahrentgelt angelegt, dazu kommt eine weitere Million Euro für die lediglich die Hälfte der üblichen Verwahrentgelte zu zahlen ist. Grundsätzlich ist die Finanzverwaltung stets bemüht sinnvolle und vor allem zulässige Anlageformen zu eruieren. Meist müssen rentable Anlagen über mehrere Jahre angelegt werden und sind somit für diesen Zeitraum für die Gemeinde nicht mehr verfügbar. Nach Genehmigung des Haushaltes 2020 wird der planmäßige Rücklagenstand am Ende des Finanzplanungszeitraumes (2023) betrachtet und dann entschieden ob aufgrund der Gegebenheiten eine günstigere Anlageform in Betracht kommt.
2. Salzachklinik - Es wurden sehr viele Gutscheine für die kurzfristige Arbeitsübernahme bei Arbeitsausfällen ausgegeben. Sind Änderungen denkbar?
Wie bereits in der letztjährigen Rechnungsprüfung bemerkt, wurde im Jahr 2014 mit dem Personalrat in der Salzachklinik eine Betriebsvereinbarung über die Einteilung zur Arbeit an planmäßig arbeitsfreien Tagen geschlossen wurde.
In dieser Betriebsvereinbarung wurde geregelt, dass ein bereits genehmigter sowie bereits angetretener Freizeitausgleich nach Rücksprache mit dem Mitarbeiter widerrufen werden kann, wenn betriebsnotwendige Abläufe dies dringend erforderlich machen.
Für dieses Einspringen erhält der Mitarbeiter eine Vergütung pro eingeteilten Dienst in Höhe von 30,00 € brutto. Dem Beschäftigten bleibt es überlassen, ob er die monatliche Vergütung als Geldbonus oder als Sachbonus (bis zu einer Höhe von 44,00 €) wählt. Es ist auch eine Kombination zwischen Geld- und Sachbonus möglich, wenn z.B. die Obergrenze des Sachbonus überschritten wird.
Die Betriebsvereinbarung hat eine Laufzeit von einem Jahr und verlängert sich jeweils zum 01.04.
Die Gesamthöhe der ausgeschütteten Vergütung ist abhängig von der Anzahl der kurzfristigen Erkrankungen und der jeweiligen Belegung in den Abteilungen. Die Leitungskräfte wurden angewiesen, einen strengen Prüfungsmaßstab hierbei anzulegen und müssen das Einspringen schriftlich genehmigen.
Im Jahr 2018 sind 1.126 Krankheitstage mit insgesamt 5.408,20 Krankheitsstunden angefallen. Dies entspricht einer Quote von 6,43 % der Gesamtsollstunden. Im Jahr 2019 sind sogar 1.419 Krankheitstage mit insgesamt 8.811,77 Krankheitsstunden zu verzeichnen, was einer Quote von 9,90% entspricht.
Aufgrund dessen ist davon auszugehen, dass sich die Anzahl der Bonuszahlungen auch im Jahr 2019 nicht verringern wird.
3. Salzachklinik - Es ist eine sehr hohe Zahl an Überstunden aufgelaufen. Wie soll hier Abhilfe geschaffen werden?
Der Überstundenstand zum 31.12.2018 betrug in der Salzachklinik insgesamt 6.583,71 Stunden. Hierzu kommen noch Resturlaubstunden in Höhe von 1.672,40 Stunden. Am Ende des Jahres 2019 betrug der Überstundenstand insgesamt 6.669,32 Stunden, die Resturlaubstunden beliefen sich auf 1.765,60 Stunden.
Gründe für den Anstieg der Überstunden sind zum einen das relativ hohe Durchschnittsalter beim Personal verbunden mit länger anhaltenden Arbeitsunfähigkeitszeiten (siehe Punkt 3). Andererseits ist es nach wie vor schwierig, geeignetes Pflegepersonal auf dem Stellenmarkt zu akquirieren.
Es wird laufend versucht, Überstunden von Beschäftigten auszubezahlen. Hierbei ist jedoch die Akzeptanz nach wie vor sehr zurückhaltend.
4. Salzachklinik - Gibt es eine Funktionskontrolle bei der Solaranlage? Es sollte ein Wärmemengenzähler installiert werden um die Leistungsfähigkeit der Anlage zu dokumentieren.
Durch den Hausmeister wurde mitgeteilt, dass die Solaranlage mittlerweile wieder voll funktionsfähig ist. Durch die Fa. Aigner wurde ein Wärmemengenzähler eingebaut; Der Hausmeister wird künftig die Leistungsfähigkeit der Anlage schriftlich dokumentieren.
5. Salzachklinik - (5100.5250, BelegNr. 37) Anschaffung Patientenhandgeräte. Für was dienen diese und wurden diese tatsächlich repariert oder neu beschafft? Gab es im Falle der Neubeschaffung Gegenangebote?
Auf Nachfrage beim Hausmeister wurde mitgeteilt, dass 21 Stück repariert wurden, da eine Neuanschaffung nicht wirtschaftlich war. Der Preis für eine Neuanschaffung belief sich auf 277,00 € netto pro Stück, die Reparaturkosten beliefen sich auf 161,60 € bzw. 130,93 € netto pro Stück. Im Zuge der Reparatur wurden die Geräte eingeschickt und durch neuwertige Austauschgeräte ersetzt.
6. Salzachklinik - (5100.5000, BelegNr. 98) Warum gab es beim Austausch der defekten Notbeleuchtungen kein Angebot?
Durch den Hausmeister wurde diesbezüglich mitgeteilt, dass es sich hierbei um einen Austausch der im Jahr 2014 erstmals installierten Notbeleuchtungen handelte. Die 10 Leuchten wurden im Zuge allgemeiner Reparaturarbeiten ersetzt, eine gesonderte Ausschreibung erfolgte hierzu nicht.
7. Salzachklinik - Vorlage der Rechnungen in der Gemeindekasse erfolgt oft zeitverzögert, so dass die Skontofrist gefährdet ist.
Die Laufzeiten der Rechnungen haben sich in den letzten Jahren schon sehr deutlich verbessert. Aufgrund der Masse der zu bearbeitenden Rechnungen in der Salzachklinik (ca. 3000 Stück p.a.), kann es leider hin und wieder vorkommen, dass ein Beleg zeitverzögert bei der Gemeindekasse eintrifft und dann ein Skontoabzug nicht mehr möglich ist. Diese Ausnahmefälle betreffen fast ausnahmslos Kleinbeträge, so dass die finanziellen Nachteile überschaubar sind. Seitens der Krankenhausverwaltung wird jedoch nach wie vor versucht die Rechnungen in kürzest möglicher Zeit zur Gemeinde zu verbringen.
8. Salzachklinik - (5100.5000, BelegNr. 56, 5100.5250, BelegNr. 42): Warum wurden für den Belastungstest für das Notstromaggregat zwei Firmen beschäftigt?
Herr Kilian Winkler von der Fa. Büchele, der zugleich auch bei der FFW Fridolfing aktiv ist, wurde vom Hausmeister beauftragt, dass Notstromaggregat der Feuerwehr anzuliefern und für die Zeit des Belastungstests anzuschließen. Durch Herrn Winkler wurde das Notstromaggregat anschließend auch wieder abtransportiert. Da der Stundensatz von Herrn Winkler günstiger ist als der Stundensatz der Fa. Zach, erschien diese Vorgehensweise sinnvoll.
9. Salzachklinik - Einkauf Sanitätsartikel; Über einen regionalen Einkaufsverband, z. B. mit den Kreiskliniken wäre nachzudenken.
Von Seiten der Verwaltung wird mitgeteilt, dass die Salzachklinik Fridolfing bereits seit Jahren Mitglied beim Einkaufsverbund ProSpitalia ist. Dieser Verbund umfasst 1.200 Einrichtungen aus dem Akut- und Pflegebereich und gewährleistet somit Top-Konditionen im Einkauf. Die Mitgliedslieferanten gewähren der Salzachklinik jährlich eine Bonusgutschrift auf den geleisteten Umsatz. Auch die SOB ist Mitglied bei ProSpitalia.
10. Die Kosten für die Abfallbehälter bei den Sitzbänken erscheinen hoch. Sind diese angemessen?
Bei der Bearbeitung wurde festgestellt, dass es sich bei diesem Fall um eine Beschaffung für den Dorfplatz handelt. Hierbei wurden bei dem Hersteller der Ruhebänke der die Erstausstattung geliefert hatte, sowohl zusätzliche Ruhebänke als auch zu dieser Serie angebotene Abfallbehälter ausgesucht. Mit der Beschaffung der passenden Abfallbehälter sollte ein harmonisches Gesamterscheinungsbild am Dorfplatz sichergestellt werden. In Anbetracht der hochwertigen Ausführung der Ruhebänke sind auch die Abfallbehälter vergleichsweise in einer wertigen Ausführung (z.B. Edelstahlgestell mit pulverbeschichteter Metallhülle) hergestellt. Künftig wird versucht nach sinnvollen und günstigeren Alternativprodukte Ausschau zu halten.
11. Salzachklinik - Welche anderen Einrichtungen werden mit welcher Anzahl von Mittagessen versorgt?
Durch die Verwaltung wird hierzu mitgeteilt, dass derzeit die Offene Ganztagsschule, der Gemeindekindergarten und das Haus für Kinder mit Krankenhausverpflegung versorgt werden. Die anfallenden Einnahmen werden jährlich bei der Haushaltsstelle 5100.5810 abgesetzt.
Im Jahr 2018 wurden insgesamt
- 5.981 Mittagessen für die OGT
- 7.662 (verkleinerte) Mittagessen für den Gemeindekindergarten und
- 7.038 (verkleinerte) Mittagessen für das Haus für Kinder
ausgeliefert.
Des Weiteren wurden noch geschätzt 1.600 Mittag- und Abendessen bzw. 1.400 Frühstücke bzw. Brotzeiten an das Personal ausgegeben.
12. Sozialfonds - Es sind hohe Kosten für Bankgebühren und Verwahrentgelte aufgelaufen (280,43 €)
Die Bankgebühren von monatlich ca. 5,00 Euro sind im Rahmen der sonst üblichen Gebühren, die auch bei anderen Konten oder Kreditinstituten zu entrichten sind. Dadurch dass das Sozialfondskonto ein Unterkonto der Gemeinde ist, teilt es auch das Schicksal, dass für alle Konten das Verwahrentgelt in Höhe von 0,5 % fällig ist. Bei Einrichtung des Sozialfonds wurde bestimmt, dass das Konto die Gemeinde im Rahmen ihrer Kontenstruktur verwalten soll. Eine Verringerung der Gebühren wäre lediglich möglich, wenn der Sozialfonds sich selbst verwaltet und ein eigenes Konto betreibt.
13. KoWo Fridolfing - Die Stromrechnungen für das KoWo Fridolfing weisen nicht die Gemeinde als Adressaten auf. Dies solle in Zukunft richtig gestellt werden.
Die Bezeichnung des Adressaten wurde von der E.on irrtümlich falsch erfasst. Bei den Schlussrechnungen wurde diese bereits korrigiert. Die Stromabrechnungen für die Wohnungen laufen ohnehin künftig auf die Mieter.
14. Gebäudebewirtschaftung - Strom für Kirchenanstrahlung, Prüfung ob dies in Zukunft noch notwendig ist.
Die Kirchenverwaltung wurde über den Sachverhalt informiert und hat am 14.11.2019 schriftlich mitgeteilt, dass ab sofort die Kirchenanstrahlung ab 22.00 Uhr beendet wird.
15. Gemeindestraßen - Keine Vergleichsangebote bei Gehbahnmarkierungen (gelbe Fußabdrücke).
Die ausführende Firma hatte bereits 2015 entsprechende Markierungen angebracht. Damals wurde auch bei einem weiteren Anbieter nachgefragt, jedoch hatte dieser kein Interesse bekundet. Weil es sich um Markierungsarbeiten mit Spezialmaterial handelt, sind die Firmen die solche Arbeiten anbieten sehr schwer zu finden. Da man durchwegs gute Erfahrungen mit der Markierungsfirma hatte, wurde diese für den Folgeauftrag erneut beauftragt.
16. Badesee - Erhöhter Stromverbrauch beim Kiosk gegenüber 2017. Sind die benutzten Elektrogeräte ausreichend sparsam?
Bei den geprüften Belegen handelte es sich um zwei verschiedene Abnahmestellen (Kiosk und Duschen / WC), so dass diese nicht unmittelbar verglichen werden können. Bei dem Zähler mit dem erhöhten Wert (6.803 kWh) handelte es sich um den der Duschen, bei dem 2017 noch ein Verbrauch von 80 kWh abgerechnet wurde. Auf Nachfrage wurde bestätigt, dass in der sich im WC-Bereich befindlichen Kraftstromsteckdose der Pizzaofen des Kioskbetreibers angesteckt wurde, da die Stromversorgung innerhalb des Kiosks dafür nicht ausreichend war. Somit wurde 2018 auch noch der Restverbrauch 2017 abgerechnet, was für den höheren Wert sorgte. Da dieser Zähler nicht in die Betriebskostenabrechnung mit dem Pächter mit eingeflossen ist, wird nun seitens der Gemeindekasse eine rückwirkende Betriebsmittelabrechnung eingeleitet. Beim Kiosk beträgt der Jahresmittelwert 4.690 kWh und ist in den letzten drei Jahren stets rückläufig gewesen.
Werte über die Energieeffizienz der vom Pächter beschafften Geräte liegen der Gemeinde nicht vor. Im Rahmen des Pachtvertrages ist keine Einschränkung oder Reglementierung diesbezüglich enthalten. Es ist jedoch davon auszugehen, dass aufgrund von unternehmerischen und wirtschaftlichen Überlegungen effiziente Geräte zum Einsatz kommen.
17. Beschaffungswesen - Wer darf was beschaffen und wie werden die Belege geprüft und behandelt?
Grundsätzlich obliegen die Beschaffungen im Rahmen der haushaltsrechtlichen Voraussetzungen den jeweiligen Dienststellenleitern, bzw. Abteilungsleitern (z. B. Bauhofleiter, Kindergartenleiterin). Diese können dann aufgrund ihres Delegations- und Weisungsrechts die Befugnisse einzelnen Mitarbeitern übertragen wobei die grundsätzliche Verantwortung, dass die Beschaffung ordnungsgemäß durchgeführt wird, bei dem Vorgesetzten verbleibt. Ebenso verhält es sich bei der Prüfung der eingehenden Rechnungen. Die Rechnungen werden von dem Sachbearbeiter geprüft, mit einer Unterschrift versehen und schnellstmöglich an die Gemeindekasse weitergeleitet. Für einen reibungslosen Ablauf der Geschäfte hat sich diese Vorgehensweise als die praktikabelste erwiesen.
