Die Gemeinde Grünwald führte 2012 eine EU-weite Ausschreibung über Mäharbeiten im Gemeindegebiet durch. Die vertraglich vereinbarten Entgelte umfassen vergaberechtlich eine Mehr- oder Minderung der ausgeschriebenen Mähflächen von 20 %. Durch den Erwerb der weitläufigen Grundstücksflächen an der Oberen Eierwiese durch die Gemeinde Grünwald nahm die zu pflegende gemeindliche Gesamtmähfläche um 61.596 m² zu; bei den Landschaftsrasenflächen trat sogar eine Verdopplung ein. Folglich mussten die Mäharbeiten für die Obere Eierwiese ausgeschrieben werden. Ausgehend vom zu erwarteten Ausschreibungsergebnis wurde die Form einer beschränkten Ausschreibung gemäß den Bestimmungen der Verdingungsordnung für Dienstleistungen (VOL) gewählt, da aus rechtlichen Gründen die Notwendigkeit einer EU-weite Ausschreibung nicht gegeben war. Die Ausschreibung wurde vom Ausschreibungsbüro Abold Solution + Partner, Herrn Abold begleitet.
Der Großteil der Gemeinbedarfsfläche (45.796 m²) soll als Landschaftsrasen mit 3-maliger Mahd gepflegt werden. Beim Planungskonzept für die Obere Eierwiese wurde jedoch auch eine 4.100 m² umfassende Hundewiese ausgewiesen. Erfahrungsgemäß wünschen sich Hundebesitzer eine Grünfläche mit geringer Rasenhöhe, um die Hinterlassenschaften Ihrer Vierbeiner leichter aufheben zu können. Um dies zu ermöglichen wurde nicht nur der eingezäunte Bewegungshain, sondern auch die Hundewiese als Gebrauchsrasenfläche mit einer 7-maligen Mahd mit Aufnahme und Entsorgung des Schnittgutes ausgeschrieben. Um den vorrangigen Nutzen der Oberen Eierwiese durch die Bürger im Rahmen ihrer Freizeit nicht einzuschränken wurden die Mäharbeiten auf die Werktage Montag bis Freitag auf die Zeit zwischen 7.30 - 12.00 Uhr und 13.00 - 19.00 Uhr beschränkt.
Sieben Interessenten haben die Ausschreibungsunterlagen angefordert. Fünf Bieter haben Angebote abgegeben.
andelt sich hierbei um folgende Firmen:
Bei den abgegebenen Angeboten handelt es sich um marktübliche Preise. Ein Angebot, jedoch im Preisspiegel mit aufgeführt, musste von der Wertung ausgeschlossen werden. Das wirtschaftlichste Angebot mit 15.212,32 € gab die Dr. Hofmann Gesellschaft für Grundstückspflege mbH aus 80975 München ab. Aufgrund der Referenzliste, des Gesamtumsatzes und der sonstigen vollständig eingereichten Angebotsunterlagen kann die Firma Dr. Hofmann empfohlen werden.
Bei der Bewertung des wirtschaftlichen Angebotes wurde eine Vergabematrix herangezogen:
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Kriterium
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Preis
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Überwachungskonzept
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Entfernung
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max. Punkte
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Punkte
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max. 100
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10
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10
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120
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Die Bewertungsmaßstäbe für die Vergabekriterien wurden wie folgt festgelegt:
Gesamtpreis
Die Vergabe der Punkte erfolgt hier auf Basis des Preises. Der beste (niedrigste) Preis erhält 100 Punkte, wobei Dumpingpreise bereits eine Stufe vor der Vergabematrix bei der Prüfung der Angemessenheit der Preise ausgeschlossen werden. Alle weiteren Preise erhalten einen Abzug je nach Preisunterschied zum niedrigsten Preis, wobei ein Prozent Preisunterschied einem Punkt entspricht. Hier zum Beispiel: Bei einem Preisunterschied von 12 % erhält der Bieter nur noch 88 Punkte, für den höheren Preis.
Bestes Überwachungs- und Reportingkonzept
Der Bieter erhält im Rahmen der Bewertung 10 Punkte, wenn er nachweisen kann, dass er über das beste Überwachungskonzept der Mähflächen, insbesondere hinsichtlich Wuchs-höhe und Arbeitseinsatzplanung verfügt, ergänzt um eine direkte Reportingkonzeption gegenüber der Gemeinde, um eine langfristig gesicherte Pflege der beauftragten Flächen sicherzustellen.
Entfernung der Betriebsstätte zum Rathaus
Bieter mit einer ausführenden Betriebsstätte in max. 10 km Entfernung zum Rathaus, erhalten im Rahmen der Bewertung der Vergabematrix 10 Punkte. Dies ist aus ökologischen Gründen und ebenso wegen der kurzen Reaktionszeit zur sofortigen Behebung von Reklamationen z. B. bei Verunreinigung von angrenzenden Flächen relevant.
Der Vertrag gilt bis zum 31.03.2016 mit der Möglichkeit der Verlängerung um jeweils ein Jahr, wenn er nicht spätestens sechs Monate vor Vertragsende gekündigt wird, längstens bis zum 31.03.2023. Durch diese zeitliche Abstimmung mit dem anderen bestehenden Mähvertrag ist es möglich, dass beide Mähverträge ggf. zeitgleich von der Gemeinde beendet und die Mähflächen gemeinsam Eu-weit ausgeschrieben werden können.
Der angebotene Preis – im Falle der Vertragsverlängerung - gilt als Festpreis bis zum 31.03.2017. Eine Anpassung der vereinbarten Entgelte kann zum 1. April eines Jahres verlangt werden und ist jeweils bis spätestens zum 31.03. des Vorjahres (erstmals zum 31.03.2016) unter Beifügung der Berechnung und ihrer Grundlagen geltend zu machen. Eine Entgeltanpassung kann vom Unternehmer beantragt werden, wenn die Änderung der Personalkosten nachweislich zu einer gesamten Preisänderung von mehr als 4 % führt.
