Von der Gemeinde Grünwald wurde eine Ausschreibung zur Speisenbelieferung an die Kindergärten, Krippen und Horte durchgeführt.
Zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die begleitende Beratung während der Ausschreibung wurde durch die Unternehmensberatung B.O.B. GmbH Großküchenplanung & gastronomische Systemberatung von der Gemeinde Grünwald beauftrag.
Als Grundlage für die gastronomischen Lieferleistungen wurde ein Leistungsverzeichnis zugrunde gelegt, das folgendes regelt:
Lieferbedingungen
Qualität
Preiskalkulationen etc.
Als Liefer- und Aufbereitungssystem wurde ausschließlich das Cook & chill – Verfahren festgelegt. Bieter die dieses System nicht angeboten haben, wurden aus der Wertung genommen.
Ausschreibungsform
Nach einem öffentlichen Vorauswahlverfahren wurde eine beschränkte Ausschreibung durchgeführt.
Bewerber:
13 Firmen haben nachgefragt bzw. wurden kontaktiert
9 Firmen wurden nach dem Vorauswahlverfahren in die engere Wahl genommen.
5 Firmen haben ein Angebot abgegeben.
3 Firmen wurden in die enge Wahl aufgenommen und zu Bietergesprächen eingeladen:
Angebote
5 Bieter haben ein Angebot eingereicht.
Prüfung der Angebote (LV-Konformität – Qualitätsvorgaben – cook & chill als Maßgabe)
Die Angebote der Bieter wurden inhaltlich und rechnerisch von B.O.B. überprüft.
Sachliche Angebotsbewertung auf Grundlage der vorgegebenen Bewertungskriterien und Gewichtung:
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1. Nach Einheitspreis für ein Essen (Durchschnittspreis)
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40 % Gewichtung
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2. Nach Fertigungstiefe und Herstellungsverfahren
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30 % Gewichtung
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3. Nach Qualität gemäß Leistungsverzeichnis und Wertung nach den Bietergesprächen und Referenzbesuchen
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30 % Gewichtung
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Rangfolge gemäß vorstehender Bewertungskriterien einschließlich Einheitspreis
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Rang - Firma / Bieter
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Punktezahl nicht gewichtet (von 190 möglichen Punkten)
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Punktezahl gemäß vorstehender Prozentsätze gewichtet
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1. A) Fresh Catering
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180 Punkte (97,3 %)
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96,92 %
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2. B)
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178 Punkte (96,2 %)
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96,41 %
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3. C)
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162 Punkte (87,6 %)
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87,18 %
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Persönlicher Eindruck der Projektbeteiligten nach dem Probeessen
Mit den 3 Bestbietern wurde jeweils ein Probeessen durchgeführt. Am Probeessen nahmen die Vertreter der Gemeinde Grünwald sowie stellvertretend Leiterinnen der Kindertagesstätten teil.
Der vor Ort jeweils erhaltene Gesamteindruck sowie die Qualität des Probeessens ergibt folgendes Ranking:
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1. A) Fresh Catering
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Qualität anspruchsvoll (Note 1)
Dienstleistungskonzept wirkt sehr individuell und für den Anspruch der Gemeinde Grünwald gut geeignet.
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2. B)
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Qualität (Note 2)
Dienstleistungskonzept wirkt individuell und für den Anspruch der Gemeinde Grünwald geeignet.
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3. C)
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Qualität vergleichbar zu Ist-Situation (Note 3)
Dienstleistungskonzept wirkt nicht so individuell wie bei vorstehenden Bietern.
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Rechnerische Prüfung der Angebote (40 % Gewichtung)
Die Gesamt-Auftragssumme pro Jahr errechnet sich wie folgt (Ranking nach Preis):
Gegenüberstellung der Essenspreise (netto zzgl. MWSt)
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aktuelle Preise
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neue Preise
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Krippen
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3,05 €
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3,00 €
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Kindergarten
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3,26 €
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3,20 €
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Horte
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3,48 €
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3,40 €
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Die Preise werden wie bisher in gleicher Höhe an die Eltern weitergegeben.
Zusammenfassende Bewertung und Vergabeempfehlung:
Entsprechend dem Ergebnis der Ausschreibungsauswertung wird eine Vergabe an die Fa. Fresh Catering mit Wirkung ab 01.01.2016 empfohlen, mit einer ersten Vertragslaufzeit von 1 Jahr mit anschließender unbefristeter Verlängerung und einer Kündigungsfrist von jeweils 6 Monaten zum Monatsende.
Der Finanzausschuss vom 16.07.2015 empfiehlt dem Gemeinderat einstimmig die Vergabe der Speisenlieferung an die Kindertagesstätten sowie die Horte mit Wirkung ab dem 01.01.2016 an die Firma Fresh Catering zu einem Menüpreis in den Krippen in Höhe von 3,00 €, in den Kindergärten in Höhe von 3,20 € sowie in den Horten in Höhe von 3,40 € mit einer ersten Vertragslaufzeit von 1 Jahr und einer Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Ende der ersten Vertragslaufzeit, mit anschließender unbefristeter Verlängerung und einer Kündigungsfrist von jeweils 6 Monaten zum Monatsende, zu vergeben.
