Antrag der SPD: Bereitstellung der Sitzungsunterlagen über das RIS
Daten angezeigt aus Sitzung:
Sitzung des Gemeinderates, 26.06.2019
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
Die SPD Haimhausen stellte mit Schreiben vom 30.05.2019 den Antrag, die aktuelle Praxis der Bereitstellung von Unterlagen für Gremien (Ausschüsse, Gemeinderat) zu ändern bzw. zu überdenken. Konkret zielt der Antrag darauf ab, das RIS „wieder wie vor der Beschlussfassung des 13. Dezember 2018“ zu betreiben. Der Verwaltung obliegt, vgl. § 21 Abs. 1 GeschO, zu Anträgen aus der Mitte des Gemeinderats keine materielle Vorprüfung.
Verwaltungsanmerkung:
Die Mitglieder des Gemeinderats sind durch frühzeitige Übermittlung (postalisch oder elektronisch) der Unterlagen für Ausschüsse und Gemeinderatssitzungen in die Lage zu versetzen, sich ausreichend vorbereiten und in den Sitzungen Entscheidungen treffen zu können. Um zuletzt aufgetretene Probleme bzgl. der Bereitstellung zu bewältigen, dennoch dem Geist des Beschlusses vom 13. Dezember 2018 (Ziel: Information der Bürgerinnen und Bürger, Transparenz, offene Kommunikation) weiterhin Rechnung zu tragen, ist aus Sicht der Verwaltung folgende Vorgehensweise praktikabel:
- Freitags wird das sog. Bündel durch den Bauhof der Gemeinde verteilt. Darin enthalten sind die (bis einschl. Donnerstagnachmittag, ca. 16 Uhr) erstellten Tagesordnungen und Sachverhalte (öffentlich und nichtöffentlich) für die Haupt- und Bauausschusssitzung am folgenden Montag, sowie für die Gemeinderatssitzung am folgenden Donnerstag. Dies entspricht dem IST-Zustand.
- Gemeinderatsmitgliedern, die ihre Unterlagen in Papierform erhalten, stehen somit ab ca. Freitagmittag für Ausschuss und Gemeinderat alle vorhandenen Dokumente mit (teilweise vorläufigen) Inhalten zur Verfügung.
- Der identische Informationsstand ist auch für die RIS-Nutzer/innen zu erreichen. Im Fall des Haupt- und Bauausschusses besteht kein Problem, da durch den Schnappschuss am Freitag alle Unterlagen elektronisch zur Verfügung stehen. Im Fall des Gemeinderats konnte die technische Umsetzbarkeit geklärt werden. Für die heutige Sitzung sollten alle Unterlagen zugänglich gewesen sein.
- Die Unterlagen und Sachverhalte zum öffentlichen Teil des Haupt- und Bauausschusses stehen am Freitag den Bürgerinnen und Bürgern über das Internet / RIS zur Verfügung, so auch die Festlegung im dritten Beschluss zu TOP 2 am 13. Dezember 2018: „spätestens <…> zwei Tage vor einer Sitzung.“
- Änderungen an Unterlagen / Vorlagen für den Haupt- und Bauausschuss sowie für die Gemeinderatssitzung, die nach Donnerstag ca. 16 Uhr vorgenommen werden, erfolgen für Ausschussmitglieder (welche die Papierform erhalten) als Tischvorlage in der Sitzung, egal ob öffentlicher oder nichtöffentlicher Teil.
- Änderungen an Unterlagen / Vorlagen für den Haupt- und Bauausschuss, die nach Donnerstag ca. 16 Uhr vorgenommen werden, erfolgen für RIS-Nutzer/innen durch Aktualisierung im System (bzgl. öffentlichem Teil), und/oder als Tischvorlage in der Sitzung (bzgl. nichtöffentlichem Teil).
- Für die RIS-Nutzer/innen im Gemeinderat ist es möglich, Anpassungen / Änderungen des öffentlichen Sitzungsteils online nachzuverfolgen. Ab Dienstagmittag (Stichwort, vgl. oben, „zwei Tage vor der Sitzung“) werden die öffentlichen Unterlagen der Gemeinderatssitzung für die Bürgerinnen und Bürger veröffentlicht. Nach diesem Zeitpunkt (Dienstag, ca. 12 Uhr) erfolgende Änderungen an Sachverhalten etc. im nichtöffentlichen Teil erfolgen für RIS-nutzende Gemeinderatsmitglieder in Form einer Tischvorlage.
Beschluss
Es wird ein Arbeitskreis unter Teilnahme einer/eines Vertreterin/Vertreters jeder Fraktion/Gruppierung und unter Teilnahme der Verwaltung gebildet, mit der Zielsetzung, in ein bis maximal zw
ei Besprechungen für alle Beteiligten tragfähige Lösungen zu entwickeln.
Abstimmungsergebnis
Dafür: 16, Dagegen: 0
Datenstand vom 21.01.2020 12:08 Uhr
