Absehbare finanzielle und/oder personelle Auswirkungen einer Beschlussfassung:
Finanzielle Auswirkungen: Einmalig 4.490 Euro (netto), laufende Kosten i. H. v. 235 Euro (netto) monatlich.
In der Anlage zu diesem TOP befindet sich ein von der Cosmema GmbH übermitteltes Exposee, das einen ersten Eindruck zum sog. KI-Konversationsagenten VaiQ (im Unterschied zu herkömmlichen Chatbots) vermittelt. Erste selbstgewonnene Erfahrungen zeigen, dass diese neue Form der dauerhaft möglichen Konversation (24/7) mit Bürgerinnen und Bürgern zu sehr guten Ergebnissen führt. Im Unterschied zu Chatbots „kontert“ VaiQ nicht mit Gegenfragen oder Auswahlmöglichkeiten, ist stehts sachlich und neutral – selbst bei unsachlichen Fragestellungen. Die KI durchsucht dafür die Homepage der Gemeinde, keine verlinkten Seiten. So würde z. B. eine Anfrage zur Grund- und Mittelschule Haimhausen nicht direkt beantwortet werden, lediglich den entsprechenden Link zu deren Homepage auflisten. Der Markt Gaimersheim setzt VaiQ effektiv ein, sodass man sich dort selbst ein Bild von der Leistungsfähigkeit des „Tools“ machen kann:
Der Kostenfaktor ist nicht unerheblich, übersteigt z. B. die Kosten für die Nutzung so mancher Fachsoftware. Eine realistische Kosten-Nutzen-Betrachtung sollte vor einer tatsächlichen Entscheidung erfolgen, gerade vor dem Hintergrund der Kostenentwicklung im Verwaltungshaushalt. Zeitgleich sollten die möglichen Vorteile nicht außer Acht gelassen werden: Perspektivisch (Stichwort E-Government bzw. Onlinezugangsgesetz) kann VaiQ, bei entsprechender Nutzung durch die Bevölkerung, für eine nicht unerhebliche Entlastung in der Gemeindeverwaltung sorgen, z. B. Anfragen/Rückfragen ersparen und für Qualitätssicherung sorgen. Insbesondere die von Cosmema in Aussicht gestellte Weiterentwicklung lässt aufmerksam werden: VaiQ verlinkt die über die Homepage zur Verfügung gestellten Formulare, gemeindeeigene, aber auch die des Bayernportals. Angekündigt wurde nun, dass eine Form von Plausibilitätsprüfung eingebaut wird, sodass fehlende (jedoch notwendige) Angaben zu einer digitalen Ablehnung des Vorgangs führen könnten. Inwieweit das noch weit entfernte Zukunftsmusik darstellt, kann derzeit schwer abgeschätzt werden. Alleine jedoch diese Vision, nur vollständig und korrekt befüllte Unterlagen übermittelt zu bekommen, lässt aufhorchen.
Inwieweit es tatsächlich gewollt ist, eine solche Technikunterstützung mit dem Ziel der „Vermeidung unnötiger Kontakte“ einzusetzen, ist durchaus diskutabel. Menschen, die nicht technikaffin sind, werden KI sicherlich noch längere Zeit misstrauisch gegenüberstehen – was auch ihr gutes Recht ist. Persönliche Kontakte (direkt, oder telefonisch) sind insbesondere in einer kleinen Kommunalverwaltung nicht zu vernachlässigen. Die Prognosen bzgl. Personalentwicklung und Nachwuchskräftegewinnung zeigen dennoch klar auf, dass technische Unterstützung für die Verwaltung an Bedeutung gewinnen wird.
Kritisch zu sehen ist aus aktueller Sicht das Preismodell, da es sich nach der Anzahl der Anfragen richtet; das Preismodell bietet Staffelpreise an. Zu klären wäre hier insbesondere, ob sich „gesteuerte Fragen an VaiQ“ herausfiltern lassen, um nicht durch übermäßige automatisierte Abfragen ungewollte Kostensteigerungen zu verursachen.
