Die Niederschrift zur örtlichen Rechnungsprüfung 2021 der Stadt Heilsbronn und der Stadtwerke wurde im Info-Archiv bereitgestellt.
Der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses, Herr Prager, berichtet über die Prüfungstätigkeit im Rathaus am 24. und 25.11.2022 und stellt den Prüfungsbericht vor.
Im Anschluss gibt die Verwaltung ihre Stellungnahme dazu ab:
Zum Punkt 1) Haushaltsausgabereste
Gegenüber dem Haushaltsjahr 2020 liegen die Haushaltsausgabereste im Jahr 2021 deutlich niedriger. Ursächlich für das noch immer hohe Niveau der Haushaltsausgabereste im Jahr 2021 waren hauptsächlich noch nicht durchgeführte bzw. nicht vollendete Baumaßnahmen. Den größten Anteil der Haushaltsausgabereste hat dabei die Baumaßnahme KiTa-Neubau mit rd. 1,35 Mio. €. Gemäß § 79 Abs. 2 KommHV ist in der Haushaltsrechnung festzustellen, welche übertragbaren Ausgabemittel noch verfügbar sind und in welcher Höhe sie als Haushaltsausgabereste in das folgende Jahr übertragen werden. Eine Beschränkung, in welcher Höhe diese Übertragung maximal stattfinden darf, schreibt das kommunale Haushaltsrecht nicht vor. Die Verwaltung ist aber nach wie vor bestrebt, Haushaltsausgabereste nach Möglichkeit und Sinnhaftigkeit zu reduzieren.
Zum Punkt 2) Liegenschaften
Um die Raumsituation für alle Verwaltungsmitarbeitenden zu verbessern, wurde eine Auslagerung von weiteren Teilbereichen erforderlich. Im Juli 2022 wurden die Räumlichkeiten von den Stadtwerken sowie der Finanzverwaltung gerne bezogen.
Die Berechnung der Mietfläche erfolgt gem. Mietvertrag für gemeinsam genutzte Flächen (Flure, Schaltervorraum) zu 50 % und für andere gemeinsam genutzte Flure im UG und 1. OG auch teilweise nur zu 30 %. Die Nebenkosten werden anteilig zur angemieteten Fläche abgerechnet. Die Sparkasse trägt dabei auch Kosten mit, die auch städtische Zugänge sind (z. B. Schaltervorraum).
Zum Punkt 3) Personal/ Personalmanagement/ Digitalisierung
Die Verwaltung dankt dem Stadtrat und dem Rechnungsprüfungsausschuss dafür, dass die stetig steigenden personalintensiven Aufgabenmehrungen und Bürokratisierung erkannt wurde und der Stadtrat es möglich machte, zusätzliches Personal einzustellen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss widmete sich in seiner Prüfung besonders den Themen betriebliches Eingliederungsmanagement, betriebliches Gesundheitsmanagement, Personalgewinnung, elektronische Personalakte, Telefonanlage sowie Homeoffice und hat sich mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht.
- Betriebliches Eingliederungsmanagement
Ende des Jahres 2021 wurde bei der Stadt Heilsbronn das betriebliche Eingliederungsmanagement eingeführt.
Das betriebliche Eingliederungsmanagement ergibt sich aus §167 Abs. 2 SGB IX und besagt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, Mitarbeitende, die länger als 42 Tage innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig waren (zusammenhängend oder einzelne Erkrankungen), zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement einzuladen. In dem Gespräch oder auch Gesprächen soll gemeinsam erörtert werden, ob der Arbeitsplatz eventuell angepasst werden kann, um eine erneute Arbeitsunfähigkeit zu vermeiden. Es ist die freie Entscheidung der Mitarbeitenden, ob sie das Angebot annehmen und wenn ja, welche weiteren Personen neben der BEM-Beauftragten miteinbezogen werden sollen (z.B. Vorgesetze, Personalrat, Betriebsärztin etc.).
Im Jahr 2022 wurden zehn Mitarbeitende zum betrieblichen Eingliederungsmanagement eingeladen. Derzeit stehen zudem mehr als zehn Mitarbeitende auf der Liste, die eine Einladung erhalten müssen. Die Anzahl an Mitarbeitenden, die über diese Grenze von 42 Tagen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres kommen, ist bei der Stadt Heilsbronn überdurchschnittlich hoch.
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
Es ist erfreulich, dass die Gesundheit der Mitarbeitenden der Stadt Heilsbronn dem Prüfungsausschuss wichtig ist.
Gesunde Mitarbeitende sind in der Regel motivierter und arbeiten auch effizienter. Ein betriebliches Gesundheitsmanagement trägt hierzu bei. Im besten Fall werden dadurch auch Krankheitszeiten verringert. Betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst ein breites Spektrum. Denkbar sind beispielsweise Sportkurse, ein Obstkorb oder ergonomische Ausstattung der Arbeitsplätze.
Ein Bestandteil des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist auch eine betriebliche Zusatzkrankenversicherung, die von Haupt- und Finanzausschuss zuletzt Zustimmung erhielt.
Weitere Projekte in diesem Bereich sind geplant.
- Personalgewinnung
Auch die Stadt Heilsbronn tut sich schwer, geeignetes Personal zu gewinnen. Dies zieht sich durch alle Bereiche. Man spricht derzeit von einem sogenannten Arbeitnehmermarkt. Es gibt nicht genug BewerberInnen, um die offenen Stellen der Arbeitgeber zufriedenstellend zu besetzen.
Um die Präsenz, besonders bei potentiellen Auszubildenden, zu erhöhen, ist die Stadt Heilsbronn auf der jährlichen Ausbildungsbörse vertreten und bietet dieses Jahr auch zum ersten Mal ein Girls‘ Day-Angebot am städtischen Bauhof an.
Des Weiteren leisten regelmäßig sowohl Kurzzeit- als auch LangzeitpraktikantInnen ihr Praktikum bei der Stadt Heilsbronn ab.
Einheitliche Regelungen zum Home-Office und die Einführung von sog. „Bikeleasing“ tragen weiter zur Attraktivität der Stadt Heilsbronn als Arbeitgeber bei. Erwähnt sei hier auch das Betriebliche Eingliederungsmanagement, das Betriebliche Gesundheitsmanagement sowie die Durchführung von psychischen Gefährdungsbeurteilungen.
- Elektronische Personalakte
Die Verwaltung begrüßt die Zustimmung des Prüfungsausschusses bei der Einführung einer elektronischen Personalakte. Eine solche Akte erleichtert das Arbeiten und alles andere ist heute auch nicht mehr zeitgemäß. Die dicken Ordner im Schrank würden damit der Vergangenheit angehören. Natürlich passiert eine solche Umstellung nicht von heute auf morgen. Zu beachten sind hier jedoch besonders hohe Datenschutzanforderungen.
Die Weichen für eine elektronische Personalakte wurden bereits gestellt. Im Haushalt wurden die entsprechenden Mittel veranschlagt und es wurde ein Angebot eingeholt. Diese Software würde sich anbieten, da hierüber die Lohnabrechnung läuft und die Stadt Heilsbronn ein weiteres Modul, die elektronische Personalakte, dazu buchen könnte.
- Telefonanlage
Eine Weiterleitung der Anrufe auf den Arbeitsplatztelefonen zu einer beliebigen externen Nummer (Mobil oder privater Festnetzanschluss) ist möglich und wird bereits genutzt. Der Umstand, dass momentan vermehrt Anrufe im Bürgerservice (Telefonzentrale) auflaufen, ist eine Folgeerscheinung der Umstellung von zweistelligen auf dreistelligen Durchwahlen. Nach aktuellem Kenntnisstand ist dies auf eine bestimmte Einstellung im Heimrouter der jeweiligen Anrufer zurückzuführen. Die bestehende Telefonanlage wurde im Jahr 2019 runderneuert. Nach einem Betrieb von ca. 5 bis 6 Jahren kann eine Erneuerung aus wirtschaftlichen Gründen durchaus sinnvoll sein.
Funktionale Erweiterungen an der bestehenden Anlage sind je nach gewünschtem Feature durch zusätzliche Hardwarekomponenten oder Softwarelizenzen möglich. Hinsichtlich einer künftigen Erneuerung werden verschiedene technische Möglichkeiten in Betracht gezogen. Die Auswahl wird dann u.a. anhand der Kriterien Funktionalität, Datenschutz/Sicherheit, Wartungsaufwand, Kosten und ökologischen Gesichtspunkten getroffen.
- Homeoffice
Um den Beschäftigten in der Verwaltung eine Möglichkeit des „mobilen Arbeiten“ anzubieten, wird die Software „Teamviewer“ eingesetzt. Diese ermöglicht einen Fernzugriff auf den Arbeits-PC im Rathaus von beispielsweise einem Rechner im Heimnetzwerk aus. Die Vorteile dieser Homeoffice- Variante sind eine solide Cybersicherheit als auch die Bereitstellung der gewohnten Arbeitsdesktopumgebung des Benutzers. Dadurch ergeben sich für das Arbeiten von zu Hause aus funktional nur geringe Einschränkungen im Vergleich zum Arbeiten vor Ort im Rathaus. Ein Nachteil ist hierbei, dass während des mobilen Arbeitens der PC im Rathaus durchgehend laufen muss. Nach einer Alternative, die neben dem gewohnten Komfort auch ökologische Aspekte mit berücksichtigt wird bereits gesucht. Es ist aus technischer Sicht allerdings ratsam hier noch den Umbau des internen Netzwerkes als auch der Serverlandschaft abzuwarten. Dadurch ergeben sich dann hierfür wesentlich mehr Möglichkeiten, als die aktuelle IT-Infrastruktur momentan bietet.
- IT-Allgemein
Da die internen IT- Personalkapazitäten für die Umsetzung der aktuellen als auch künftigen Anforderungen ausgeschöpft sind, wird das Jahr 2023 vor allem durch organisatorische Änderungen geprägt sein. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der stärkeren Einbindung externer Dienstleister. Grundvoraussetzung für eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit mit diesen ist dabei die Neuausrichtung der internen Prozesse bezüglich Change- (Umsetzung von techn. Änderungen) und Incidentmanagement (Beseitigungen von techn. Problemen/ Fehlern). Um diese Prozesse effizient und sinnvoll gestalten zu können, werden neben diversen organisatorischen Maßnahmen auch administrative Systeme, unter anderem eine zentrale Softwareverteilung eingeführt. Auch die Einführung eines sog. Ticketsystems zur Auftragsverwaltung wird geprüft.
Erst wenn diese organisatorische Transformation weitgehend abgeschlossen ist, stehen ausreichende Ressourcen zur Verfügung um Projekte in einer Größenordnung wie die oben beschriebenen adäquat durchführen zu können.
Bei allen Änderungen ist zu beachten, dass einmal außer Haus gegebene Leistungen kaum mehr zurückgeholt werden können und im Fall von Betriebsaufgaben etc. erhebliche Lücken entstehen könnten. Zudem sind Kontrollverlust und Sicherheitsaspekte zu bedenken.
Ab 01.08.2023 wird die Aufgabenverteilung so umgestellt, dass eine Vollzeitkraft für die Betreuung bzw. Wartung der Hard- und Software zuständig sein wird, so dass der Systemverwalter Freiräume für Planung und Konzeption hat.
- Digitaler Posteingang
Nachdem im Juli 2020 bereits der Rechnungseingang sowie der Rechnungsbearbeitungsprozess (Elektronische Anordnungswesen) komplett digitalisiert wurde, folgte ab 1. November 2022 nun die Einführung der elektronischen Postverteilung. Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben und ein effizienteres Arbeiten (u. a. auch im Homeoffice) zu ermöglichen, erfolgt die Verteilung der Eingangspost elektronisch über unser bestehendes Dokumentenmanagementsystem. Dies verursacht keinerlei Kosten. Dokumente, die nicht eingescannt werden können, wie bspw. Baupläne, Werbeprospekte o. ä., müssen weiterhin manuell verteilt werden. Vorteil dabei ist auch die Ersparnis von langen Postverteilungswegen in verschiedenen Gebäuden (Rathaus, Bürgerservice, Sparkasse).
Zum Punkt 4) Bauhof
Wesentlicher Punkt der energetischen Sanierung des Bauhofs ist eine Neukonzeptionierung der Wärmeversorgung. Hier wurde uns Mitte Oktober eine Vorabversion der Variantenbetrachtung durch das IB IGA übermittelt. Hierin wird die Wärmeversorgung durch PV-Anlage mit Wärmepumpen und Hackschnitzelanlage verglichen. Bei beiden Varianten bleibt eine Spitzenlastdeckung durch eine Gastherme erhalten.
Die Entscheidung, welche Variante beplant werden soll, war für die heutige Stadtratssitzung vorgesehen, musste jedoch wegen umfangreicher Tagesordnung noch einmal verschoben werden.
Zum Punkt 5) Friedhof
- Friedhofsgebühren
Eine fällige Neukalkulation der Friedhofsgebühren soll im Zuge der Erweiterung der Urnenwand vorgenommen werden. Dabei werden die angesprochenen Themen aufgegriffen.
- Leichenhalle: Beheizung/ Abdichtung Türen, Anpassung Friedhof an Klimafolgen
Diese Themen werden aktuell aufgegriffen und rasch umzusetzende Lösungsansätze gesucht.
Der 1. Bürgermeister Dr. Pfeiffer bedankt sich bei den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses (Frau Schaaf, Frau Rauh, Herr Prager, Herr Frank) für die Prüfungstätigkeit.
