Der Landkreis Lindau (Bodensee), im Folgenden Landkreis genannt, sowie die jeweiligen Landkreiskommunen, im Folgenden Sachaufwandsträger genannt, sehen die Notwendigkeit, die Systembetreuung an den Schulen im Landkreis Lindau (Bodensee) einheitlich zu regeln.
Der Landkreis und die Sachaufwandsträger haben sich dafür entschlossen, eine eigene IT-Abteilung für die Schulen aufzubauen, um so langfristig die Wartung und den Betrieb der IT sicherzustellen. Meist erfolgte die Betreuung der Schul-IT über Fachfirmen, die jeweils ihre eigenen Vorstellungen einbrachten.
Vor allem die Corona-Krise und der ab 2020 notwendige Distanzunterricht haben aufgezeigt, wie wichtig eine gute Infrastruktur bei der Schul-IT ist.
Daher ist der Freistaat Bayern von seiner bisherigen Haltung, dass die Betreuung der IT-Anlagen – über die stundenweise freigestellte Lehrkraft hinaus – ausschließlich Aufgabe der kommunalen Sachaufwandsträger sei, abgerückt und hat zusammen mit dem Bund ein Förderprogramm zur Unterstützung der Sachaufwandsträger bei der technischen IT-Administration an Schulen aufgelegt.
Unter Nutzung dieser Fördermöglichkeit sollen die bisher am Landratsamt bestehenden beiden Stellen zur IT-Betreuung an Schulen weiter ausgebaut werden. Mittels dieser interkommunalen Kooperation können effektive und synergetische professionelle Strukturen für die IT-Administration an den landkreiseigenen und den kommunalen Schulen aufgebaut und unterhalten werden.
Die Abteilung im Landratsamt soll nach aktuellem Stand wie folgt gebildet werden:
Die Kosten der neuen Abteilung würden sich wie folgt zusammensetzen:
Die Aufteilung der Kosten ergibt folgende Übersicht:
Auf die Gemeinde Hergatz würde ein kalkulatorischer Jahresbeitrag in Höhe von 984,07 € entfallen.
Aktuell werden in der Gemeinde Hergatz die Aufgaben vom Geschäftsstellenleiter der Gemeindeverwaltung Hergatz übernommen. Die Verwaltungskosten die dadurch entstehen, übersteigen deutlich die Kosten der interkommunalen Lösung (984,07 € / Jahr = 82 € / Monat).
Die interkommunale Zusammenarbeit wird über eine Zweckvereinbarung zwischen dem Landkreis Lindau und den einzelnen Landkreiskommunen begründet. Bisher haben die Landkreiskommunen bis auf Heimenkirch Interesse an einer solchen Zweckvereinbarung mitgeteilt und vereinzelt auch schon zustimmenden Beschluss gefasst.
Folgende Aufgabenverteilung ergibt sich durch die Zweckvereinbarung:
1 Ausstattung
- Ausschreibung
Die verwaltungstechnische Umsetzung erfolgt durch den Sachaufwandsträger. Aufträge bis zu 5.000 € werden durch die IT-Administration, nachdem der Sachaufwandsträger informiert wurde, vergeben. Sofern die Schulen eigenständig (budgetiert) sind, erfolgt die Ausschreibung durch die Schule. Technische und inhaltliche Beratung in Rücksprache mit der IT-Administration.
1.2 Abwicklung der Beschaffung
Die verwaltungstechnische Umsetzung erfolgt durch den Sachaufwandsträger.
1.3 Erstinstallation, Dokumentation
Die Systeminstallation und Dokumentation erfolgen durch die IT-Administration. Die Dokumentation wird durch den Sachaufwandsträger an die IT-Administration übermittelt. Die Dokumentation ist ein wichtiger Teil des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten.
1.4 Abnahme
1.4.1 Netzinfrastruktur, gelieferte Hard- und Software
Wichtigster Bestandteil der Abnahme des Kabelnetzes ist das vom beauftragten externen Dienstleister erstellte Messprotokoll, die bauliche Abnahme erfolgt gemeinsam mit dem Unternehmen durch Sachaufwandsträger und Schule. Verantwortlich für quantitative und qualitative Kontrolle ist der Sachaufwandsträger.
1.4.2 Installation
Der Sachaufwandsträger prüft in letzter Verantwortung die sachliche und rechnerische Richtigkeit und nimmt die Installationsleistung ab. Überprüfung der unterrichtlichen Funktionalitäten anhand der Beschaffungsunterlagen durch die Schule. Unterstützung durch und nach Rücksprache mit der IT-Administration.
1.4.3 Dokumentation
Der Sachaufwandsträger prüft die Dokumentation und nimmt sie ab, eventuell unterstützt durch die IT-Administration.
2 Laufender Betrieb
2.1 Weitere Anwendungssoftware
2.1.1 Softwareauswahl
Die Auswahl der Anwendungssoftware obliegt der Schule in Abstimmung mit ihrem Sachaufwandsträger.
2.1.2 Softwarebeschaffung, Lizenzverwaltung (Betriebssystem, Basisausstattung)
Erfolgt durch den Sachaufwandsträger unter Einbeziehung der Schulen.
2.1.3 Softwarebeschaffung (pädagogische Software)
Erfolgt durch die Schule.
2.1.4 Softwareinstallation inkl. Updates
Erfolgt durch den Systembetreuer der jeweiligen Schule, sofern dies im Rahmen der mitgelieferten Installations-Routine ohne weitere Eingriffe machbar ist und keine vertieften technischen Kenntnisse in Hardware, Netzinfrastruktur und Betriebssystemen erfordert. Bei Bedarf erfolgt Unterstützung durch die IT-Administration.
2.2 Wartung
2.2.1 Software Server-Bereich Optimierung, Updates (zum Beispiel Lastverteilung bei größeren Netzen), Einspielen von Patches erfolgt durch den Systembetreuer der jeweiligen Schule, bei Bedarf erfolgt Unterstützung durch die IT-Administration.
2.2.2 Monitoring (Server, Infrastruktur, aktive Komponenten)
Erfolgt mit Unterstützung der IT-Administration durch den Systembetreuer der jeweiligen Schule.
2.2.3 Reinigung und Pflege
2.2.3.1 Server, aktive Komponenten, Arbeitsstationen, Beamern und Boards erfolgt in festen Intervallen durch die IT-Administration.
2.2.3.2 Multifunktionsgeräte, Drucker, Kopierer, Scanner
Toner/Tinte nachfüllen, Papierstau entfernen. Vergleichbar mit der Wartung sonstiger Geräte (Dokumentenkamera) an der Schule wird je nach Vereinbarung zwischen Schule und Sachaufwandsträger geregelt.
2.3 Im Fehlerfall
2.3.1 Fehlermeldung
Erfolgt im ersten Schritt durch den Lehrer/Lehrerin an den Systembetreuer der jeweiligen Schule. Dieser bewertet die weitere Vorgehensweise.
2.3.2 Fehleranalyse
Bei einfachen Fehlern, die keine vertieften Kenntnisse in Hardware, Netzinfrastruktur und Betriebssystemen erfordern, durch den Systembetreuer, ansonsten Unterstützung durch die IT-Administration.
2.3.3 Fehlerbehebung
Bei einfachen Fehlern, die keine vertieften Kenntnisse in Hardware, Netzinfrastruktur und Betriebssystemen erfordern, durch den Systembetreuer, ansonsten Weitergabe an die IT-Administration.
2.3.4 Dokumentation (Fehler, Lösung)
Erfolgt nach der Fehlerbehebung durch den Systembetreuer oder die IT-Administration.
2.4 Netzverwaltung
2.4.1 Benutzerverwaltung
Durch den Systembetreuer der Schule oder eine entsprechend qualifizierte Person an der Schule.
Bei zentralen Netzwerklösungen bzw. bei Cloudlösungen ist die IT-Administration verantwortlich.
2.4.2 Schulinterne bzw. dienstliche E-Mail-Accounts
Wenn vorhanden Vergabe durch den Systembetreuer der Schule oder eine entsprechend qualifizierte Person an der Schule.
2.4.3 Laufende Datensicherung (Server)
Datensicherung wird technisch durch den Systembetreuer der Schule in Abstimmung mit der IT-Administration eingerichtet, dokumentiert, automatisiert ausgeführt und überprüft.
2.5 Dokumentation der Veränderungen
Protokollierung durch den Systembetreuer der Schule, den externen Dienstleister oder die IT-Administration.
2.6 Bestandsverwaltung
2.6.1 Inventarisierung (Hardware)
Die Schulen sind grundsätzlich zur Inventarisierung aller Sachwerte verpflichtet, also auch der EDV-Ausstattung. Die IT-Administration verfügt über eine zentrale Hardware-Datenbank, um unter anderem Gewährleistungsfälle abwickeln zu können. Der liefernde externe Dienstleister kann beispielsweise bereits im Auftrag verpflichtet werden, die gelieferte Hard-/Software in einer Excel-Tabelle zu dokumentieren.
2.6.2 Inventarisierung (Betriebssystem, Basisausstattung)
Lizenzverwaltung erfolgt durch die Schule in Zusammenarbeit mit der IT-Administration.
2.6.3 Inventarisierung (pädagogische Software)
Lizenzverwaltung erfolgt durch die Schule in Zusammenarbeit mit der IT-Administration.
2.6.4 Verwalten der Garantiezeiten und Gewährleistung
Erfolgt durch die Schule in Zusammenarbeit mit der IT-Administration unter Auswertung der Beschaffungsunterlagen.
2.6.5 Entsorgung
Durch den Sachaufwandsträger; bei Beschaffungen ist auf entsprechende Vertragsgestaltung zu achten.
2.7 Erstellen / Pflegen des Verfahrensverzeichnisses
2.8 Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten ergreifen/einrichten
2.9 Jugendmedienschutz (Inhaltsfilter)
Die Tätigkeiten 2.7 bis 2.9 erfolgen in enger Abstimmung zwischen Schule und Sachaufwandsträger.
Die Zweckvereinbarung könnte erstmals wieder zum Schuljahr 2026/2027 gekündigt werden.
Gemeinderätin Kirchmann und Gemeinderat Müller loben die interkommunale Zusammenarbeit. Gemeinderat Müller regt jedoch an, die Kostenberechnung nochmal zu prüfen. Bei der Berechnung der monatlichen Personalkosten wurde der Jahresbetrag durch 13 Monate geteilt.
