Sachverhaltsdarstellung des Archives der Stadt Herrieden
Daten angezeigt aus Sitzung:
Jugend-, Kultur-, Sport, Tourismus, Partnerschaft, 18.07.2017
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
Aufgrund von Platzmangel des Archivs im Erdgeschoss der Musikschule und in der Altregistratur im Keller der Musikschule und Rathaus und der nicht optimalen klimatischen Bedingungen im Keller des Rathauses und im Keller der Musikschule hat Herr Brandl den Auftrag erteilt, nach einer Lösung zu suchen. Für die Registratur im Keller der Musikschule wurde ein Klimagerät angeschafft, um dort die klimatischen Verhältnisse zu verbessern. Ferner wurde die Überlegung angestoßen, dass die Akten der Langzeitregistratur elektronisch archiviert werden sollen, um damit das Platzproblem zu lösen. Da dies nur mit hohem Zeitaufwand und den daraus entstehenden hohen Personalkosten möglich ist, wurde Kontakt mit dem Kreisarchivpfleger Oskar Geidner aus Wolframs-Eschenbach aufgenommen. Herr Geidner hat uns mehrmals besucht und das Archiv in Augenschein genommen. Er hat bestätigt, dass der Platzmangel und die nicht optimalen klimatischen Bedingungen gegeben sind. Die Überlegungen der Stadt Herrieden die Altregistratur elektronisch zu archivieren
empfiehlt er nicht, da es derzeit noch kein Speichermedium gibt, welches eine sichere und langfristige Aufbewahrung gewährleistet. Ferner wäre eine elektronische Erfassung sehr zeitaufwendig und viel zu teuer. Die elektronische Archivierung kommt erst in Betracht, wenn eine elektronische Datenverarbeitung (DMS) in der Stadtverwaltung Herrieden eingeführt wird. Die Stadtverwaltung plant für das laufende Jahr 2017 die Umstellung auf Cipkom-Archiv, das bedeutet, dass für die Registratur der Kasse keine Belege mehr anfallen.
Herr Geidner hat folgende Vorgehensweise vorgeschlagen:
Die im Keller der Musikschule gelagerten Gesetzesblätter (GVBI, BGBI, AMBI,…..), Fundstelle, Staatsanzeiger, etc, können an die Kolpingfamilie als Altpapier abgegeben werden. Dadurch würde laut Aussage von Herrn Arnold etwa 1/3 Regalfläche frei werden, das entspricht einer Regalfläche von ca. 50 Metern. Dies wurde inzwischen durch Herrn Arnold veranlasst.
Die Archivalien des Stadtarchivs sind derzeit in Kartons verpackt, die nicht archivgeeignet sind. Die Archivalien sind umgehend in geeignete Archivkartons neu zu verpacken. Diese Archivkartons wurden bereits von Herrn Arnold bestellt und der Umpackungsprozess ist bereits in vollem Gange. Da die neuen Kartons eine andere Abmessung haben wird dadurch die freie Lagerkapazität im Archiv weiter gesteigert.
Wenn die Umverpackung abgeschlossen ist, hat sich Herr Geidner bereit erklärt, zusammen mit Herrn Arnold die Altregistratur durchzugehen und dann zu entscheiden, was in das Archiv der Stadt Herrieden überführt werden soll und was nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt werden kann. Der Stadt Herrieden entstehen dadurch keine Kosten, da Herr Geidner diese Arbeiten ehrenamtlich durchführt.
Durch diese Maßnahmen wird der Platzmangel im Archiv für die nächsten Jahre entschärft, ohne dass für die Stadt Herrieden größere Kosten entstanden sind. Ferner sind die Archivalien dann alle im Erdgeschoss der Musikschule untergebracht, wo die klimatischen Bedingungen optimal sind.
Sollte der Platz in diesem Raum für die Altregistratur nicht ausreichen, kann nach der Aussage von Herrn Geidner vorübergehend ein Teil der Altregistratur vom Erdgeschoss in den Keller der Musikschule verlegt werden, mit der Voraussetzung, dass dort die klimatischen Bedingungen eingehalten und überwacht werden, was derzeit von H. Arnold schon gewährleistet wird.
Datenstand vom 18.10.2017 14:19 Uhr
