Der bisherige Leasingvertrag für die drei Geräte im Rathaus, in der Grundschule und im Kinderhaus endet zum 31.03.2022. Die monatliche Leasingrate betrug 481,95 Euro für alle drei Geräte.
Bisher wurden für die drei Geräte 15.500 schwarz/weiße Kopien bzw. Ausdrucke und 3.600 Farbkopien bzw. Farbdrucke pro Monat im Vertrag berücksichtigt.
Diese Anzahl war jedoch nicht ausreichend, so dass eine monatliche Nachzahlung notwendig war. Die Nachzahlungen betrugen in 18 Monaten 2020 und 2021 durchschnittlich 194,62 Euro monatlich. Die geringste Nachzahlung betrug 80,24 Euro in einem Monat, die höchste Nachzahlung 300,49 Euro in einem Monat. Durchschnittlich betrug daher die monatliche Zahlung 676,57 EUR.
Daher würde mit neuem Vertragsabschluss eine Anpassung der monatlichen Kopien auf den aktuellen Stand, 19.300 s/w- und 8.000 Farbkopien bzw. Ausdrucke erfolgen.
Sollten die monatlichen Kopien und Drucke rückläufig sein, ist im Vertrag eine einmalige Anpassung möglich.
Weiterhin wurde das Angebot um den vertraulichen Druck ergänzt, so dass die Geräte erst nach Vorlage eines personalisierten Chips oder Eingabe eines PINs drucken. Damit sind die aktuellen Anforderungen an den Datenschutz, vor allem in der Personal- und Steuerverwaltung, gewährleistet.
Da immer mehr Unterlagen digital empfangen und versendet werden, wird auch die Funktion scan to excel bzw. scan to word benötigt. Dies ermöglicht die Übertragung von pdf-Dokumenten in bearbeitbare Excel- oder Worddateien. Diese Funktion kostet monatlich 23,80 Euro für alle drei Geräte.
Das günstigste Angebot kam von der Firma printvision mit 760,18 Euro brutto im Monat.
Die Verträge beinhalten sämtliche Tonerwechsel (mit automatisierter Zustellung), Wartung und Reparaturen während der Laufzeit von 72 Monaten.
Das teuerste Angebot für die drei Liegenschaften lag bei 921,06 Euro pro Monat.
Der Stromverbrauch (Hardware) der neuen Systeme reduziert sich von 510,5 kWh auf 467,9 kWh und die CO2-Emissionen (Hardware) reduzieren sich von 301,2 kg auf 276,1 kg pro Jahr.
Ein Kaufangebot käme auf 24.178,88 Euro zusätzlich der Toner, des Wartungsvertrages, der möglichen Reparaturen, der Einweisung und der Lieferung. Die Toner (schwarz) kosten pro Stück ca. 60 EUR, die Toner (cyan, magenta und gelb) ca. 200 EUR pro Stück. Bei 11 schwarzen Toner und 15 farbigen Toner pro Jahr kommen daher jährlich zusätzliche Kosten für Toner in Höhe von 3.660,00 EUR bei einem Kaufangebot hinzu. Aufgrund der starken Nutzung und der damit zusammenhängenden kurzen Wartungsintervallen wird ein Kauf als unwirtschaftlich angesehen.
Bei einer Bestellung im Oktober kann die Lieferung ggf. bereits im Januar 2022 erfolgen, da zwar auch hier Lieferengpässe bestehen, aber Kranzberg an eine Großbestellung angehängt werden könnte. Die Umstellung könnte daher auch bereits im Januar (statt April) erfolgen.
