Das Bauamt soll in den kommenden Jahren organisatorisch umfassend modernisiert und zukunftsgerecht ausgerichtet werden. Dafür sind auch bauliche Maßnahmen erforderlich.
Bereits letztes Jahr wurden Mittel für den Umbau des Bürgerservice Bauen eingestellt. Mit Hinblick auf die anstehende Organisationsentwicklung der Gesamtverwaltung, erfolgt der Umbau des Bauamtes nun ganzheitlich und beinhaltet neben baulichen Maßnahmen auch eine umfassende Digitalisierung und Modernisierung insgesamt.
Der Umbau des Bauamtes und die umfangreiche Digitalisierung der Aufgaben und Arbeitsabläufe werden durch das neu gegründete Amt für Organisationsentwicklung und Digitalisierung mitkoordiniert und sollen gleichzeitig als Pilotprojekt für die gesamte Weiterentwicklung der Verwaltung dienen. Die hier gemachten Erfahrungen sollen in die nachfolgende Entwicklung der einzelnen Ämter einfließen.
1. Kernthemen der Neuausrichtung
1.1 Bürgerservice Bauen (BSB) und Barrierefreiheit
- Bauliche Etablierung des „Bürgerservice Bauen“ mit ausgeprägter Serviceorientierung und uneingeschränkter, barrierefreier Erreichbarkeit für die Öffentlichkeit.
- Organisatorische Neuordnung der Abteilungen und der Stabsstelle Mobilität im Gebäude, um den Bürgerservice bestmöglich und effizient zu gewährleisten.
1.2 Digitalisierung
- Optimierung und Digitalisierung der Hauptabläufe/ -prozesse des Bauamtes (z.B. „digitaler Bauantrag“)
- Hintergrund: Digitale Bauantragsstellung ist ab 2023 verpflichtend zu ermöglichen.
- Planung & Einführung der Digitalen Bauakte
- Verscannung & Attribuierung der „Altakten“ für digitalen und ortsunabhängigen Zugriff
- Ziel: Papierloses Büro
- Flexibilisierung des Arbeitsalltags durch die weitere Ermöglichung von mobilem Arbeiten
- Hintergrund: Schriftverkehr mit Verwaltungsgericht hat ab 2022 ausschließlich digital zu erfolgen.
1.3 Schonung wertvoller Raumressourcen
- Sukzessive, zukunftsorientierte Umgestaltung vieler Arbeitsplätze für größtmögliche Flexibilität bei deren Nutzung („Clean Space“)
- Clean Spaces sollen auch Mitarbeiter:innen aus anderen Ämtern zur Verfügung stehen
- Durch Clean Spaces und mobilem Arbeiten sollen Raumressourcen gespart werden, die in den letzten Jahren durch die Splittung vieler Stellen in Teilzeit und die gewachsenen Aufgabengebiete knapp geworden sind
- Der Bürgerservice Bauen soll im bestehenden Bauamtsgebäude abgebildet werden. Das Gebäude soll flexibel und effizient genutzt werden; Bauliche Erweiterungen sollen nicht stattfinden
- Homeoffice soll weiter ermöglicht werden, die Mitarbeiter entsprechend ausgestattet werden
1.4 Beitrag zur Verkehrswende
- Verbesserung des Angebotes für die Nutzung von Dienstfahrrädern und Pedelecs, zur Reduzierung der Nutzung von Privat-PKW bei Dienstfahrten
- Zu diesem Zweck Herstellung eines Fahrradhauses mit Lademöglichkeit für Diensträder; Eine Verortung ist zwischen den bestehenden Fahrradständen entlang der Nordseite des Bauamtes vorgesehen (Hinweis: In 2019 sind allein in der Abteilung Hochbau ca. 5000 km Dienstfahrten mit privat PKW absolviert worden)
2. Zur Neuordnung der Abteilungen und Arbeitsplätze:
2.1 „clean space“
Beginnend mit den in den Plänen dargestellten „clean space“ Arbeitsplätzen sollen im Bauamt zukünftig sukzessive möglichst viele der Büroarbeitsplätze übergreifend und flexibel nutzbar werden. Aufgrund der hohen Dichte an Arbeitsplätzen ist davon auszugehen, dass diese auch als „break out“ Arbeitsplätze genutzt werden.
2.2 602 (Bauordnung, Bauverwaltung)
Funktionen, die dem Bürgerservice Bauen zugeordnet sind, sollen im Erdgeschoss angesiedelt werden. Alle Räume des Bürgerservice Bauen sind barrierefrei erreichbar.
Für den Bürgerservice sind erforderlich und während der Öffnungszeiten des BSB ständig verfügbar (→ im Plan schraffiert):
- angemessener Wartebereich mit Flächen für öffentliche Auslegungen
- offen gestaltetes Empfangsbüro
- Beratungsraum (während Öffnungszeiten immer für BSB reserviert)
- Beratungsraum und „clean space“ im Besprechungsraum kann für die digitale Akteneinsicht den Bürgern zur Verfügung gestellt werden oder auch bei digitalen Auslegungen genutzt werden.
2.3 601 (Stadtplanung)
Durch die Neuorganisation ist die Stadtplanung nicht mehr direkt im Baugenehmigungsverfahren eingebunden. Die Funktion ist somit stärker intern geprägt und kann im ersten Obergeschoss untergebracht werden. Einzig die Vermessung ist im Erdgeschoss vorgesehen, da viele technische Geräte für den Außendienst verwendet werden. Dafür sollte möglichst kein Geschoss per Treppe überwunden werden müssen.
2.4 603 (Hochbau)
Der Hochbau als vorwiegend interne Nutzung verbleibt im Dachgeschoss.
Mit der Einrichtung eines zusätzlichen, allgemein nutzbaren „clean space“ Arbeitsplatzes wird die Nutzung soweit wie möglich verdichtet.
2.5 Amtsleitung
Aus Gründen der Raumverteilung insgesamt ergibt sich, dass die Amtsleitung sinnvollerweise im Erdgeschoss (jetziges Büro Abteilungsleitung Stadtplanung) verortet wird.
2.6 Stabsstelle Mobilität
Durch die Neuorganisation werden die heutigen Mobilitätsräumlichkeiten für den Bürgerservice-Bauen beansprucht.
Die Stabsstelle wird aus räumlichen Gründen und aufgrund der fachlichen Kooperationsmöglichkeiten im ersten Obergeschoss bei der Stadtplanung angesiedelt.
2.7 Teamraum / Besprechung
Das ehemalige Büro der „GTL Projekte“ wird als Besprechungs- und Teamraum sowie Teeküche multifunktional ausgelegt und beherbergt als Ausweichbüro noch zwei „clean space“ Arbeitsplätze.
Dieser Raum soll neben den Bauamtsmitarbeiter:innen allen Mitarbeiter:innen der Verwaltung zur Verfügung stehen.
