Herr Raichle, Sachbearbeiter der Verwaltung im Amt für Organisationsentwicklung & Digitalisierung, erläutert den Sachverhalt anhand der beiliegenden Präsentation.
Der Leiter des Amts für Organisationsentwicklung & Digitalisierung, Herr Denkel, fügt hinzu, dass die Umsetzung dieses Projekts sehr komplex sei und deshalb mehr Zeit eingeplant werden müsse, um alles testen zu können.
Stadtrat Fehrer zeigt sich zuversichtlich, da er bereits gute Erfahrungen bei der Nutzung von Dokumentenmanagementsystem in der Sozialstation gemacht hat.
Stadträtin Dr. Lorenz-Meyer erkundigt sich, in welcher Form bestehende Dokumente in das Dokumentenmanagement überführt werden.
Herr Raichle erläutert, dass dies stark abteilungsabhängig sei, da nicht jedes Dokument die gleiche Wichtung besitze. Es soll einerseits bei manchen Abteilungen alles digitalisiert werden, andererseits bei anderen Abteilungen nur ab einem bestimmten Stichtag.
Stadtrat Hübler wirft ein, ob es möglich wäre, den Stadtratsmitgliedern bestimmte Zugriffsrechte für die Akten im Dokumentenmanagement zuzuordnen.
Herr Denkel, informiert, dass die technischen Voraussetzungen vorhanden sein dürften.
Stadtrat Reich hinterfragt, ob man dadurch zu einer papierlosen Verwaltung übergeht und inwieweit das Personal dadurch entlastet wird.
Herr Raichle führt aus, dass eine papierlose Verwaltung unrealistisch sei, man jedoch auf eine papierärmere Verwaltung abzielt.
Herr Denkel ergänzt, dass die Personalentlastungen durch die Einführung des Dokumentenmanagementsystems sehr abteilungs-, prozess- und aufgabenabhängig seien, weshalb man sich für die drei Pilotabteilungen (Rechtsabteilung, Versicherungen, GT-Abwasser) entschieden hat.
Stadtrat Freiberg drückt seine Bedenken aus, dass die Pilotabteilungen zu klein gedacht seien und ob man den Test nicht auf ein gesamtes Amt ausweiten könnte.
Herr Raichle entgegnet, dass die Pilotabteilungen alle Aufgaben des Dokumentenmanagementsystems abdecken können und die Ausweitung der Testphase auf ein gesamtes Amt zu Problemen führen könnte.
