Beschlussvorlage zur Zweckvereinbarung gem. Gesetz über die kommunale Zusammenarbeit (KommZG) zur Betreuung der Schul-IT an den Schulen im Landkreis Lindau (Bodensee)
Daten angezeigt aus Sitzung:
9. Sitzung des Stadtrates, 28.09.2022
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
In den letzten Jahren sind von Bund und Land eine Reihe von Förderprogrammen zur Schaffung einer zeitgemäßen und gut funktionierenden Infrastruktur an den Schulen und für die Anschaffung der Geräte für den (Distanz-)Unterricht aufgelegt worden. Alle bisherigen Förderverfahren wurden von der Stadt ausgeschöpft und erfolgreich umgesetzt.
Nachdem im Juli 2021 im Stadtrat das Digitalisierungskonzept der Schulen beschlossen und zusätzliche Mittel für die Umsetzung freigegeben wurden, hat die Verwaltung den Förderantrag für das Programm „DigitalPakt Schule“ gestellt (August 2021) und mit der Realisierung des Digitalisierungskonzeptes begonnen.
Im Jahr 2022 wurden in zeitlicher Abfolge nacheinander die Elektroinstallationen für die Herstellung der aktiven und passiven Infrastruktur an den Schulen realisiert und/oder verbessert. Derzeit sind alle Schulen bis auf die Grund- und Mittelschule Lindau (Standort Reutin) abgeschlossen. Bis spätestens Anfang Dezember 2022 wird auch dieser Standort voraussichtlich abgeschlossen werden.
Parallel wurde auf Basis eines Digitalisierungskonzepts eine weitere Anschaffung von über 1000 Geräten an den Schulen auf Basis eines europäischen Vergabeverfahrens in die Wege geleitet. Die Anschaffung erfolgt über 3 Jahre (2022-2024) in drei Tranchen. Die Vergabeentscheidung der ersten Tranche in Form von 4 Losen (PC-Technik, Präsentationstechnik, Tablets und LAN-Technik) wurde planmäßig in der Stadtratssitzung vom 05.05.2022 beschlossen und die Auslieferung und Einrichtung erfolgt derzeit an den Schulen.
Im August 2021 wurde bereits ein Förderprogramm für die IT-Administration an Schulen veröffentlicht. Die Schulaufwandsträger können aus diesen Mitteln sowohl eigenes Personal (Personalmittel für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren) als auch Administrations- und Supportverträge mit externen Dienstleistern (Sachmittel für professionelle Administrations- und Support-Strukturen) finanzieren. Bereits im Juli 2021 kam von Seiten des Stadtrats die Bitte um Prüfung, ob eine gemeinsame IT-Betreuung im gesamten Landkreis Lindau in Form eines Zweckvereinbarung realisiert werden könnte.
Zusammen mit dem Hauptamt prüfte das Amt für Organisationsentwicklung & Digitalisierung in den letzten Monaten intensiv eine mögliche Umsetzung dieser Idee. Zuletzt wurde hierzu im Hauptausschuss im März 2022 sowie in der Stadtratssitzung im Juli 2022 berichtet.
Seit Mitte September 2022 liegt nun ein finaler Entwurf dieser Zweckvereinbarung über die kommunale Zusammenarbeit zur Betreuung der Schul-IT an den Schulen im Landkreis Lindau seitens des Landratsamts vor. Ein Start ist zum 01.10.2022 geplant.
Fachliche Bewertung
Aufgrund der enorm steigenden Anzahl der zu betreuenden Schulgeräte, kann die Administration durch die IT-Abteilung der Stadtverwaltung mit dem heutigen Personal nicht realisiert werden. Sollte dennoch eine interne Betreuung angestrebt werden, rechnet das Amt für Organisationsentwicklung und Digitalisierung auf Basis einer breiten Umfrage an bayrischen Kommunen mit einem notwendigen Personalaufbau von 1,5-2,0 Vollzeitstellen in mind. E9c (Arbeitsplatzkosten von 96.100 € jährlich pro 1,0 Vollzeitstellen). Dies deckt sich mit der aktuellen Schätzung des bayrischen Städtetages von deutlich mehr als 100 € pro Schüler und Jahr (bei 1115 Schülern - Stand 2021) als Kosten für die interne IT-Betreuung in großen Kreisstädten. Eine schnelle Besetzung ist am derzeitigen Arbeitsmarkt nicht zu erwarten. Ggfs. müsste für die erste Phase auf Zeitarbeitsfirmen zurückgegriffen werden. Diese erhöht die Kosten um weitere 30-50%.
Die sehr aktuelle Schätzung durch Experten von ca. 170.000 € jährlich für die Vergabe der IT-Betreuung an eine externen Anbieter beläuft sich auf mind. 153 € pro Schüler pro Jahr Ein voraussichtliches, europäisches Vergabeverfahren würde zusätzlich ~3-5 Monate Zeit und zusätzliche interne Kosten (Belastung Beschaffungsamt) wie externe Kosten (Beratungsleistung Managed Service Konzeption) verursachen.
Das Landratsamt (LRA) schätzt die Kosten derzeit in mehrere Varianten mit drei oder vier Mitarbeitern, sowie mit und ohne Förderung (siehe Anhang). Dadurch, dass nach derzeitigem Stand die meisten Kommunen ihre vorbehaltliche Zustimmung rückgemeldet haben, hält die Stadtverwaltung Lindau die Variante 2 & 3 mit vier Mitarbeitern für die realistischste. Ohne Förderung würden die Gesamtkosten für alle Kommunen 299.437 € jährlich betragen. Hinzu kommen nach Ansicht der Stadtverwaltung Lindau in der LRA-Kalkulation nicht enthaltende Arbeitgeberanteile bei den Personalkosten in Höhe von 63.943 € jährlich. Von den Gesamtkosten aller Sachaufwandsträger trägt die Stadt Lindau mit 1115 Schülern verteilt auf 6 Schulen 15,04% - 45.041 € + 9.618 € (zusätzliche Arbeitgeberanteile). Die Zweckvereinbarung gilt zunächst für volle 5 Jahre, um die Ausgabenstabilität für alle Teilnehmer zu gewährleisten. Die Aufgabenverteilung entspricht den Vorstellungen der Stadtverwaltung Lindau. Die grobe Planung der Meilensteine zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Betreuung-Konstrukts erscheint ambitioniert und realistisch.
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Kosten
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Eigener
Ressourcenaufbau*
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Vergabe nach
Extern**
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Teilnahme Zweckvereinbarung***
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Arbeitsplatzkosten / Personalkosten
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ab 144.000 € / Jahr
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~ 151.000 € / Jahr
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~ 60.000 € / Jahr
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Ausschreibung / Vergabe
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+ 19.200 € / einmalig
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Förderung
bis 2024
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~ 30.000 € / Jahr
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~ 30.000 € / Jahr
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~ 30.000 € / Jahr
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*Quelle: eigener Aufwandsschätzung & Umfrage des Bayrischen Städtetags
**Quelle: Kostenschätzung externe Beratung
***Quelle: Kostenschätzung durch Kostenkalkulation des Landratsamts Lindau für das erste Jahr
Trotz der langen Vertragslaufzeit und den heute nicht genau zu definierenden zukünftigen Kosten, empfiehlt das Amt für Organisationsentwicklung & Digitalisierung zusammen mit dem Hauptamt eine Teilnahme an der Zweckvereinbarung. Gründe hierfür sind u.a. die zu erwartenden geringeren Kosten auf Basis der damit möglichen Skalierbarkeit der IT-Betreuung im Landkreis Lindau, sowie der zu erwartenden effektiveren und synergetisch professionelleren Strukturen.
Gleichzeitig empfehlen wir in den Haushalt 2023 eine aufgerundete Ausgabenposition von 60.000 € jährlich laufende Kosten einzustellen. Mit Fördergeldern von ca. 30.000 € jährlich bis 2024 (einmalige Fördersumme von 50.997 € aus Bundesmitteln und 4 x 14.157 €) bleiben so ca. 30.000 € nicht förderfähige Kosten pro Jahr bis 2024. Über eine Anschlussförderung ist derzeit landesseitig noch nicht entschieden.
Finanzielle Auswirkungen
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einmalig
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laufend
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Finanzielle Auswirkungen:
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60.000 €
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Mittel stehen nicht zur Verfügung
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Haushaltsstelle/
Deckungsvorschlag
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Neue, dedizierte Haushaltsstelle wird durch Kämmerei erstellt.
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Beschluss
- Der Stadtrat nimmt die Empfehlung der Stadtverwaltung bzgl. der IT-Betreuung der Schulen zur Kenntnis und stimmt dieser zu.
Die Verwaltung wird beauftragt, der Zweckvereinbarung über die kommunale Zusammenarbeit (KommZG) zur Betreuung der Schul-IT an den Schulen im Landkreis Lindau (Bodensee) beizutreten.
Die zur Umsetzung benötigten Mittel werden in den Haushalt 2023 veranschlagt.
Abstimmungsergebnis
Dafür: 25, Dagegen: 0
Datenstand vom 14.10.2022 14:14 Uhr
